提高事業單位檔案管理水平的對策分析

王立杰 赤峰市紅山區城市管護服務中心

在事業單位的發展中，檔案管理是一項比較重要的工作內容。作為事業單位管理崗位的基本工作，檔案可以記錄單位的發展歷程及事項內容，是評定事業單位成長能力，評價人才培養效益和發展潛力的重要標準。事業單位檔案管理水平直接影響著自身的發展和工作效率。事業單位在發展中會產生大量的內部檔案資料，同時受到檔案管理人員個人因素的影響，容易出現一些管理方面的問題，一般包括對檔案管理重視程度不夠、管理人員專業素質較低、檔案管理制度不完善等。現主要對當前的事業單位檔案管理工作進行分析和研究，提出具體的提高檔案管理水平的措施，從而為相關人員提供有用參考和幫助。

事業單位檔案管理工作概述

對當前事業單位的創新改革狀況進行深入了解，可以發現，檔案管理是一項比較重要的工作。盡管檔案管理不能直接決定事業單位的經濟效益和服務質量，但是因其本身具有豐富的信息儲備功能和精準的數據支持功能，有利于事業單位的進一步發展。事業單位需要積極落實日常業務活動的管控工作，全面加大檔案管理各項工作力度，將檔案管理工作的價值體現出來，避免單位在檔案管理工作流程方面出現不規范現象，保證事業單位檔案管理工作開展的高效性和穩定性。隨著科學技術的發展和進步，檔案管理工作也發生了一定的變化，其正在朝著信息化的方向發展。因此，檔案管理人員必須及時更新自身的知識儲備，掌握更多的信息化管理技術和手段，并對現有的技術進行科學優化與配置，進一步提高事業單位的檔案管理水平。

事業單位檔案管理的意義

有利于提升檔案管理的實效性

首先，事業單位實際的檔案管理工作必須要加強管理措施和手段的創新，加快推進先進管理理念和手段的應用，這可以在一定程度上顯著減少檔案管理工作的人力和物力等方面的成本支出，使得檔案管理的實效性得到明顯提升。其次，提高事業單位檔案管理水平，建立信息化的檔案管理平臺和數據庫，提供良好的檢索服務，從而實現檔案資源的科學配置和應用，將檔案價值充分發揮出來。最后，事業單位的檔案涉及的內容較多，具備重要的憑證價值和參考價值，可以為事業單位的發展和相關管理工作的進行提供原始數據和憑證，為相關決策提供科學依據和參考。

有利于保證檔案資源的完整性和真實性

首先，提高事業單位檔案管理水平，結合創新化問題對檔案管理內容、具體流程和方法進行統一明確和配置，減少檔案管理中的各項問題和漏洞，使得檔案資源能夠準確反映出事業單位的各項工作。其次，檔案資源包括事業單位的各項工作內容，可以為事業單位各項工作的創新發展提供有力支持和保障，逐漸解決傳統管理模式中存在的問題，提高檔案類目設置、信息資料立卷歸檔和信息資料利用的質量及效率，避免出現重要檔案資料和信息丟失、損壞的情況，實現快速清退、更新和銷毀的基本功能，保障檔案管理工作秩序。

事業單位檔案管理現狀

事業單位檔案管理制度不完善

在事業單位的發展過程中，檔案管理工作中仍舊存在相關制度不完善的問題。結合總體的發展情況可以得知，現階段事業單位的檔案管理制度本身并不是很先進，難以與當前的社會經濟背景緊密聯系，無法很好地適應檔案的保管環境和管理要求。尤其是在當前信息化時代下，事業單位檔案管理的效率必須要實現全面提高，然而當前事業單位的檔案管理制度更加符合傳統管理模式，導致檔案管理問題層出不窮，且單位的部分工作無法得到科學的指導。與此同時，部分事業單位只是在某些方面對已有的檔案管理制度做出了合理改進和優化，沒有對整體的制度內容作出根本性的創新與調整，也就無法起到有效的規范和約束作用。

檔案管理重視程度不夠

事業單位采用的檔案管理模式和管理方法長時間得不到創新和優化，對檔案管理工作的重視程度較低，主要體現在三個方面。首先，事業單位檔案管理工作涉及的信息資料比較多，整體工作具有很大的難度，管理人員需要花費大量時間對相關信息資料進行收集和處理，檔案管理效益在短時間內難以得到提升，部分人員也會直接忽略此項工作。其次，檔案管理本身工作量較大，對人力和物力的需求非常大，然而由于其無法在短時間內獲得良好的經濟效益，部分事業單位沒有在此項工作中投入資金和資源。最后，檔案管理的封閉性和邊緣性比較強，管理人員在實際管理工作中的積極性比較低。現階段，事業單位的公益性比較明顯，部分檔案信息屬于公共資源，普通民眾閱讀檔案信息的機會逐漸增多。部分檔案管理人員缺乏現代服務意識，在工作中的服務意識不強，從而不利于與普通民眾之間的溝通與交流。

檔案管理人員專業技術能力不強

事業單位檔案管理人員的專業技術能力也是需要關注的重點之一。檔案管理水平的提高離不開大量資源的支持和幫助，但是部分事業單位在檔案管理中投入的資源較少，從而無法引進大量的專業人才從事此項管理工作。與此同時，檔案管理對個人專業素質和業務能力有著較高的要求，部分人員沒有參與過檔案管理工作，因此個人經驗并不多。此外，受到工作環境的影響，很多管理人員缺乏一定的管理能力，從而限制了檔案管理水平的提高。

檔案管理信息化程度不高

現代化信息技術的發展和應用為許多行業帶來了更大的上升空間和更多的發展資源，許多單位都在積極引進現代化信息技術創新檔案管理工作。部分事業單位在日常工作中不使用計算機等設備，從而直接影響了檔案管理信息化創新工作的全面落實。與此同時，部分設備在系統開發中難以起到實際作用和效果，系統訪問受到很大的限制，在訪問人數較多的情況下會發生卡頓和服務器停運等問題。事業單位還缺少現代化信息技術的支持和幫助，沒有形成良好的現代化管理意識，從而在一定程度上影響了檔案管理工作的效率。

提高事業單位檔案管理水平的措施

建立完善的檔案管理制度

首先，事業單位需要根據自身發展水平和經濟實力建立完善的檔案管理制度，對其中的各項管理職能作出有效指示和說明，充分體現出檔案管理的效果和效益。同時，對現階段的規章制度進行科學分析和統籌規劃，采取有效的優化與改進措施，解決制度中存在的滯后性問題，并在掌握實際管理需求的情況下開展規范化處理和操作，從而提高制度的完整性。另外，事業單位應對現有制度進行全面調查和分析，對其中的部分制度內容進行調整和優化，保證其符合工作實際要求。事業單位應積極借鑒其他部門和管理人員的成功經驗，使檔案管理協調性在原有的基礎上達到最佳，提高制度的規范程度。事業單位在完善檔案管理制度的基礎上，還可以采用獎懲機制來提高管理的質量和效率。對在檔案管理中表現不合格的人員應進行適當懲罰，而對表現比較良好的人員則應給予獎勵，同時提供相應的晉升渠道，使其能夠更加高效地投入工作中。

加強檔案管理信息化建設工作

對事業單位檔案管理工作情況進行分析可以得知，此項工作比較復雜，并且需要花費大量的時間和精力。由于傳統的事業單位檔案管理模式對人力資源的需求較高，單位應盡可能避免出現信息遺漏問題。事業單位應通過應用互聯網技術，提高檔案管理的信息化水平，使其朝著智能化和數字化的方向發展。首先，做好檔案信息庫開發工作，對各項檔案信息進行歸檔處理，對檔案管理內容進行適當創新，使其以數字化的方式實現錄入。其次，應用信息化檔案方式建立檔案管理體系，同時規范人員和信息化檔案的建設要求內容。最后，按照信息化檔案管理方式要求采取責任分配制度。將檔案管理中的職責和需求具體落實到每個管理人員身上，保證檔案管理工作的高效性，通過信息化技術，達到事業單位檔案科學管理的目標。

創新檔案管理模式

事業單位應進一步加強對檔案管理工作重要性和實際意義的認知與了解，結合自身發展要求和時代變化特征適當轉變管理方式和管理理念，使檔案管理工作朝著更加符合社會發展需求的方向轉變。現階段，隨著我國總體經濟實力和發展水平的顯著提高，社會組織逐漸朝著多元化的方向發展，事業單位所承擔的社會責任也越來越大。因此，事業單位應提高對社會化運作的重視程度。而已有的檔案管理模式無法滿足當前的管理需求，為了進一步提高管理效果，必須要對其進行創新和優化，使得檔案管理的工作重心放在信息整理分析等方面，實現社會價值。事業單位應在記錄自身相關信息的同時，根據實際發展需求采取有針對性的措施，加大檔案管理模式的創新力度，使得事業單位檔案管理工作的效率得到全面提升。

提高檔案管理人員的專業素養

事業單位檔案管理工作本身專業性較強，因此對管理人員的個人專業素質和業務能力提出了更加嚴格的要求。對當前的檔案管理工作現狀進行分析，可以得知，事業單位檔案管理人員應與其他人員做好溝通工作，根據自身的實際需求對相關檔案展開科學整理和分析，從不同層面上對檔案進行探究，通過目錄方式實現檔案數據和相關信息資料的歸納，為高效率的檔案利用提供便利條件。同時，還應轉變傳統管理中的注重存放、忽視調動的檔案使用觀念。管理人員應結合專業制度要求將相關檔案資料和信息進行分類存放和管理，在保證正常使用需求的情況下實現便捷存放和管理。此外，事業單位需要加強對管理人員的培訓，確保其能夠正確認識檔案管理工作的作用和意義，切實符合時代發展的需求，降低管理工作的操作阻力，保證協同工作任務目標的實現。事業單位還應積極落實管理人員的責任教育工作，提高其對檔案管理工作的積極性和主動性，使其樹立正確的責任觀，避免出現管理方面的問題。

完善管理理念，創新服務內容

在新時期，事業單位檔案管理工作的開展，需要將各種全新的管理模式引入工作中。通過完善管理理念，結合全新的技術手段，創新服務意識，可以保證檔案管理工作更加有效地開展。因此，對于檔案管理工作來說，將全新的管理理念應用在工作中，不僅要對工作內容、服務等方面進行創新，還要加強對檔案管理的重視程度，從而為事業單位的積極發展提供支持。首先，在大數據時代，檔案管理模式要朝著智能化、現代化、自動化方向發展。這就要求檔案管理人員緊跟時代發展的潮流，提高自身文化知識水平，積極轉變管理理念，在繼承傳統管理模式優勢的同時，研究出全新的管理方式，并通過各種全新技術的有效應用，保證工作更加高效地開展。其次，為了保證充分發揮檔案的作用，創新檔案服務內容，還需要轉變檔案服務模式，健全服務體系，在保證重要信息安全的基礎上，擴大檔案的公開范圍，及時更新信息，拓寬服務的渠道，從而保證社會大眾可以更加方便地獲取檔案相關資源。最后，需要加強領導以及全體人員對檔案管理工作重要性的認識，并對資源配置進行有效優化，確保管理工作順利開展。事業單位領導者應提高對檔案管理的重視程度，并對自身承擔的管理責任作出準確說明，明確檔案管理的優勢，制定相應的工作規范制度。

建立信息資源共享平臺

在事業單位發展過程中，檔案現代化管理需要對現有的管理方法和管理模式進行科學改進和優化，同時還需要借助現代化技術建立專門的信息資源共享平臺。事業單位需要及時發現自身檔案管理中的各項問題，制定科學有效的解決措施和方案，保證檔案管理的實效性，實現檔案管理機制的標準化和規范化。事業單位中的檔案管理部門應保證檔案現代化管理滿足實際的管理規定和要求，相關的管理工作必須要有完善的法律規定作為依據和基礎保障。事業單位的檔案管理部門在完成基礎檔案信息收集和整理工作后，還需要進行檔案歸檔處理，管理人員要保持較強的嚴謹性，避免發生檔案信息丟失和損壞問題。事業單位應建立現代化的信息資源共享平臺，整理并錄入相關的檔案信息，使當前的檔案管理水平得到顯著提高。

綜上所述，檔案管理是事業單位中的一項重要工作，領導者和相關管理人員必須要提高對其的重視程度，從而有效保證事業單位發展的穩定性。事業單位要結合自身實際情況制定完善的檔案管理措施，創新檔案管理模式和手段，為自身的可持續發展提供便利條件。事業單位要想進一步提高檔案管理質量和效率，就必須要明確檔案管理工作中存在的問題，采取科學有效的解決措施，提高檔案管理的整體水平，為各項工作的開展提供可靠保障。