對信息化環(huán)境下工程檔案著錄的思考

文｜深圳市城市建設檔案館 謝志釗

1.背景

1.1 信息化建設快速推進

習近平總書記早在2016年就提出“要以信息化推進國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化”。2019年黨的十九屆四中全會提出“推進數(shù)字政府建設，加強數(shù)據(jù)有序共享”，將數(shù)字政府建設提升至國家頂層設計層面。近年隨著“一網(wǎng)通辦”“最多跑一次”等快速發(fā)展，以信息化推進治理現(xiàn)代化取得重大進展，城建檔案事業(yè)所依托的環(huán)境、條件均已發(fā)生了重大的變化。

1.2 城建檔案管理機構服務職能愈發(fā)凸顯

以往城建檔案管理機構很大一部分精力是參與工程檔案預驗收與接收竣工檔案，城建檔案管理機構的服務職能相對較弱。[1]隨著“放管服”改革的推進，2019年3月國務院辦公廳印發(fā)《關于全面開展工程建設項目審批制度改革的實施意見》，住房和城鄉(xiāng)建設部同時也對《城市建設檔案管理規(guī)定》和《城市地下管線工程檔案管理辦法》進行了修訂，改革后以工程竣工聯(lián)合驗收取代工程檔案預驗收。實行聯(lián)合驗收后多項驗收同時進行，城建檔案驗收只能容缺受理，城建檔案管理部門的行政色彩進一步淡化。與此同時，信息化環(huán)境下城建檔案服務的途徑和方式更為豐富，城建檔案管理機構的服務職能也愈發(fā)凸顯，這一轉(zhuǎn)變對城建檔案信息資源開發(fā)提出了更高的要求。而只有主動深入挖掘城建檔案，做好城建檔案信息資源建設，才能夯實城建檔案的服務基礎，提升服務能力。

2.工程檔案著錄的意義

國際檔案理事會發(fā)布的《國際標準-檔案著錄規(guī)則（總則）》對檔案著錄的定義是：通過捕獲、分析、組織和記錄用于識別、管理、定位和說明檔案內(nèi)容、背景、來源系統(tǒng)的相關信息，建立對著錄對象及其組成部分準確描述的過程。工程檔案著錄項的設置能否反映建設的專業(yè)內(nèi)容和規(guī)律、著錄的內(nèi)容是否準確、著錄是否有統(tǒng)一規(guī)范的采集標準是能否做好城建檔案信息資源開發(fā)的關鍵。因此，著錄是城建檔案信息資源開發(fā)的基礎性工作，做好著錄工作才能發(fā)揮城建檔案在信息統(tǒng)計和資政方面的作用，為城市建設和管理提供支撐。

3.工程檔案著錄存在的問題

工程檔案著錄對信息資源利用開發(fā)至關重要，但目前工程檔案著錄普遍質(zhì)量不高，存在諸多問題，難以滿足城建檔案管理機構信息資源利用開發(fā)的需求。

3.1 著錄項的設置不合理

以深圳為例，此前著錄項的設置未結(jié)合建設工程全生命周期管理，尤其是未考慮工程竣工驗收后運維的需求。由此導致著錄項不能較為全面地反映建設工程的基本信息和專業(yè)內(nèi)容，查詢利用難以檢索等。例如，房屋建筑工程中項目級的著錄缺少宗地號，工程級的著錄缺少建筑物編碼，導致無法與已有的地理空間實體要素進行掛接，未能實現(xiàn)工程項目落圖。由于商業(yè)項目在建設過程及竣工后更名頻繁，用戶查檔時提供變更后的名稱，著錄時可能是報建等過程中的名稱，未實現(xiàn)落圖的工程項目在查詢利用時就有很大可能檢索不到。此外，缺少反映工程項目多重屬性的標識項對統(tǒng)計和資政工作造成極大不便，如統(tǒng)計哪些工程用于興辦初中，缺少分類項的情況下，只能通過項目的名稱進行查找。“初級中學”“初中”“中學”“學校”等均為關鍵詞，篩選工作量大且容易遺漏。還有部分著錄項的名稱與《城市建設檔案著錄規(guī)范》（GB/T 50323-2001）（以下簡稱規(guī)范）的規(guī)定有差異，如《規(guī)范》中項目級工程預算和工程結(jié)算這兩項，深圳對應的則是總投資額，概念模糊不清，常有著錄工作者對此感到疑惑。

3.2 著錄內(nèi)容準確性不高

著錄內(nèi)容準確性不高最大的原因在于著錄層級多，著錄項多且專業(yè)性強導致著錄難度大，著錄過程人工干預也較多，而著錄人員的專業(yè)素養(yǎng)往往難以滿足著錄工作的高要求，如筆者在著錄核查過程中發(fā)現(xiàn)著錄人員填寫建設規(guī)模的時候數(shù)值中多一個或者少一個0 的情況時有發(fā)生，還有把A 棟的著錄信息填成了B 棟等。此外，重復著錄現(xiàn)象普遍也是著錄內(nèi)容準確性不高的重要原因，如建設規(guī)模較大的項目往往由多個單項工程組成，如果在形成資料時資料員沒有區(qū)分清楚每一單項工程的建筑面積，著錄人員采集數(shù)據(jù)時就會重復計算部分或全部面積。大量的著錄內(nèi)容不準確將直接影響統(tǒng)計數(shù)據(jù)的準確性，城建檔案信息資源深度開發(fā)與資政作用也無從談起。

3.3 著錄數(shù)據(jù)采集標準不統(tǒng)一

著錄數(shù)據(jù)采集標準不統(tǒng)一指的是一個著錄項可能有多個數(shù)據(jù)來源，且不同來源的著錄數(shù)據(jù)常常出現(xiàn)不一致，相互矛盾的現(xiàn)象，如消防驗收、規(guī)劃驗收與竣工驗收記錄的建筑地上層數(shù)和建筑高度不一致。工程檔案著錄的主要依據(jù)是2001年發(fā)布的《規(guī)范》，但規(guī)范的對象主要是著錄層級和著錄項的設置，對于著錄項數(shù)據(jù)的來源并未作出規(guī)定。著錄數(shù)據(jù)缺乏統(tǒng)一的采集標準導致著錄信息的權威性遭到質(zhì)疑，影響服務對象對城建檔案信息的信任度，不利于城建檔案信息資源的進一步開發(fā)。

4.信息化環(huán)境下提高工程檔案著錄質(zhì)量的對策

4.1 完善著錄項設置

隨著信息化的發(fā)展，《規(guī)范》中的著錄項已不足以滿足工程后期運維和城建檔案信息統(tǒng)計等信息資源開發(fā)的需求。城建檔案管理機構應結(jié)合建設工程全生命周期管理和城建檔案信息資源開發(fā)的需求適當增加著錄項。

增加反映地理空間特征的著錄項，如項目級著錄增加宗地號，單項工程級著錄增加建筑物編碼或地理坐標等，通過著錄項與城市基礎地理信息數(shù)據(jù)庫中的地理空間要素進行掛接，實現(xiàn)城建檔案可視化展示和查詢，解決因項目頻繁更名而無法檢索的問題。

在項目級著錄增加體現(xiàn)工程項目功能、形態(tài)等屬性的分類標識項。城建檔案主要是依據(jù)《城市建設檔案分類大綱》（以下簡稱“大綱”）進行分類。《大綱》把城建檔案劃分為18 大類和102 個屬類，主要是用于工程項目檔案編號。《大綱》劃分的大類和屬類范圍較大，且檔案編號具有唯一性，難以解決一個項目對應多個類別的問題。現(xiàn)今城市的管理愈發(fā)精細，為了便于信息統(tǒng)計和支持決策，除了通過檔案編號體現(xiàn)工程項目類別，結(jié)合《大綱》在項目級著錄中設置分類標識項，給予項目一對多的，能夠反映其多重屬性的分類標識愈發(fā)重要，如機場在深圳地方標準《建筑物基本指標、功能分類及編碼》中屬于城市交通設施建筑，但機場配套的倉庫和酒店分別屬于倉儲物流建筑和旅游業(yè)建筑。以深圳寶安機場為例，T3 航站樓除候機功能，在分類時應給予酒店、汽車站和辦公用房等相應的分類標識，完善的分類標識是城建信息資源的相互關聯(lián)和深度開發(fā)的基礎。

城建檔案管理機構根據(jù)自身定位和職責增加滿足城市精細化管理需求的著錄項，如深圳城建檔案館隸屬于住房建設部門，為更好地支持住房建設工作，未來可結(jié)合BIM 模型等技術將單項工程的著錄細化到以“戶”為單位，增加反映戶數(shù)、面積等信息的著錄項。形成以“戶”為單位的結(jié)構化數(shù)據(jù)，實現(xiàn)以“戶”為單位的著錄意味著城建檔案管理機構統(tǒng)計時也能細化到“戶”，能夠為工程建設和住房保障等領域的決策提供數(shù)據(jù)支撐。如對不同面積戶數(shù)進行分別統(tǒng)計可以了解市場對不同面積住宅的需求，推動保障性住房建設更好地與人民群眾的需求相契合。[2]

4.2 對接歸檔文件形成部門業(yè)務系統(tǒng)，實現(xiàn)著錄信息自動采集

在實現(xiàn)工程文件電子化和著錄信息自動采集之前，與發(fā)改、規(guī)劃和建設等參與工程建設審批驗收的部門或政務服務數(shù)據(jù)管理部門的業(yè)務系統(tǒng)對接，自動采集工程檔案著錄所需要的信息有助于減少著錄過程的人工干預和提高著錄的準確性。另一方面，直接從業(yè)務系統(tǒng)抓取著錄信息有助于厘清城建檔案信息資源開發(fā)利用中的權責問題。以前城建檔案管理機構在挖掘館藏信息資源，希望在資政方面發(fā)揮更大的作用時，往往會忌憚于要承擔著錄內(nèi)容不準確的責任而束手束腳。通過業(yè)務系統(tǒng)對接實現(xiàn)著錄信息自動抓取后，各部門對各自提供的數(shù)據(jù)負責，城建檔案管理機構將能夠更好地發(fā)揮信息統(tǒng)計和資政等作用。目前能夠通過業(yè)務系統(tǒng)對接實現(xiàn)著錄信息抓取的主要是以下兩類：一是工程行政審批相關信息的抓取，如立項、規(guī)劃許可和施工許可需要分別從發(fā)改、規(guī)劃和建設部門抓取。二是工程驗收相關信息的抓取，實行聯(lián)合驗收后，規(guī)劃、消防、節(jié)能等驗收信息均可通過聯(lián)合驗收平臺抓取。工程預結(jié)算、開竣工時間、建設規(guī)模等諸多著錄信息都在其中。

4.3 推進工程文件電子化

工程文件的電子化將對著錄產(chǎn)生顛覆性的影響，是提高工程檔案著錄質(zhì)量最重要的途徑。云計算、區(qū)塊鏈和物聯(lián)網(wǎng)等新一代信息技術的發(fā)展為工程項目建設管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供了技術支撐。《中華人民共和國檔案法》《電子檔案單套管理一般要求》和《建設電子文件與電子檔案管理規(guī)范》（CJJ/T 117-2017）等標準的發(fā)布則為工程文件電子化提供了法規(guī)標準保障。目前，深圳正致力于推動建設工程管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型，即建設工程管理全過程、全方位、全要素數(shù)字化，通過推動施工圖審查、施工管理、工程檢測等業(yè)務流程數(shù)字化實現(xiàn)工程文件電子化和工程檔案交付數(shù)字化。元數(shù)據(jù)是描述文件內(nèi)容、背景、結(jié)構及其整個管理過程的數(shù)據(jù)，而要實現(xiàn)工程檔案數(shù)字化交付，制定建設電子文件元數(shù)據(jù)標準（簡稱“元數(shù)據(jù)標準”）是必不可少的。

元數(shù)據(jù)標準的制定需結(jié)合工程檔案著錄的需求，明確每一類建設電子文件元數(shù)據(jù)采集的節(jié)點和需要采集的元數(shù)據(jù)項目。[3]此外，由于元數(shù)據(jù)依賴于系統(tǒng)的特性以及采集的巨大工作量，元數(shù)據(jù)標準需要嵌入系統(tǒng)，即將元數(shù)據(jù)的采集規(guī)則事先在業(yè)務系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)中設置好從而實現(xiàn)元數(shù)據(jù)自動采集，如單位工程名稱的來源是建設部門批復的施工許可證，采集元數(shù)據(jù)時需對應施工許可證工程名稱欄目進行采集。城建檔案管理機構推進工程文件電子化時，可結(jié)合自身信息資源利用開發(fā)的需求與2020年12月施行的《建設工程檔案信息數(shù)據(jù)采集標準》（T/CECS 707-2020）來制定工程檔案元數(shù)據(jù)采集標準，工程文件電子化和元數(shù)據(jù)的應用將極大減少工程檔案著錄工作量（尤其是案卷級和文件級著錄），提高著錄質(zhì)量。

5.結(jié)語

由于篇幅與經(jīng)驗所限，本文著重于在“面”上對提高工程檔案著錄質(zhì)量的對策進行闡述，對于對策中具體的“點”不再一一展開詳細論述。如何設置反映工程項目的功能等屬性的分類標識項；如何高效實現(xiàn)細化到“戶”的結(jié)構化著錄體系；工程檔案元數(shù)據(jù)應該采集哪些數(shù)據(jù)以及元數(shù)據(jù)自動采集與自動著錄的實現(xiàn)路徑等問題對信息環(huán)境下工程檔案著錄的變革十分關鍵，筆者將在今后的實踐中持續(xù)研究加以完善。