民營中小型科技企業財務管理工具的運用

摘 要：在當前的經濟形勢下，民營中小型科技企業所面對的市場競爭日益激烈，內部經營環境也在不斷變化，為了應對現階段的挑戰以及激烈的市場競爭，需要通過加強財務管理工具運用來支撐企業運營。本文通過對A公司的全面預算管理、成本管理、財務信息共享等重點模塊進行分析，總結出民營中小型科技企業財務管理的經驗與不足，以期為相關工作開展提供思路與借鑒。

關鍵詞：全面預算管理；成本管理；財務信息共享

一、A公司財務管理基本情況

A公司是專門從事軟件開發的企業，人數不到200人，屬市中小型科技企業，省高新技術企業，江蘇省重點布局內的軟件企業。企業及上級母公司共有財務人員10名，使用用友U8財務軟件、U8人力資源管理軟件，A公司與母公司財務部已初步建立基礎財務信息共享平臺。

目前公司依據自身管理需要，依托用友ERP等管理軟件，借助管理會計思想，通過對現有管理方式的不斷完善、改進，建設了一套包含財務核算、資金管理、全面預算、項目管理的集團化的信息化管理系統，得益于管理會計工具的應用，集團初步實現了“業務協同、管理集中、科學決策”，本文將從全面預算、成本管理、財務信息共享平臺三方面，闡述A公司在企業管理會計工具應用方面取得的一些經驗。

二、全面預算管理工具應用

（一）全面預算制定

A公司在2007年即引入了全面預算工具，預算實行固定預算和彈性預算相結合的方式來制定，內容包含收入利潤預算、資金預算、投資預算等。每年年底之前，公司會制定下年的公司發展總體目標，主要包括下年的收入指標、利潤指標、戰略發展方向、內部研發課題等，充分討論后把總體目標分解到各個業務部門。各個業務部門經過幾輪磋商，根據全年任務制定各部門費用預算，從而形成每個部門的收入利潤、資金以及投資預算。業務部門于每年1月把預算數據報到財務部門，財務部門對各業務部門的預算進行匯總，上報管理層進行預算審批，管理層收到預算后，與各個業務部門開會討論預算數據的合理性，充分溝通后作出批復，財務根據批復后的預算，對各部門的日常花費情況進行控制。

（二）全面預算控制與分析

由于商業項目具有不可預測性，項目細節難以事先預測，只有在與客戶談判時，才能了解客戶的實際需要，為了彌補預算實施中的這一缺陷，公司設立了預評估機制，即與客戶的溝通結果出來后，應對項目收、支總體情況進行預算評估，同時作為報價依據進行報價。在與客戶談判成功，合同訂立后，公司開項目啟動會前，各項目經理需制定詳細預算、開發內容及進程，報項目管理部備案之后立項。憑立項審批后的預算，采購部進行采購、支付、報銷。項目經理按開發內容、開發進度、項目預算控制開發進程。項目管理部設立預算預警機制，每月、每周進行跟蹤，實時發送項目進程報告。作為軟件開發企業，不涉及大量材料采購，支出中大部分是人工成本費用，所以人員預算上，實行一人一崗定崗定員的策略。對于核心開發工程師，實行匯報工時制度，配合項目預算進行控制。

總體來看，全面預算作為戰略實施工具，在企業中得到了廣泛的應用。但如果全面預算實施不做必要的頂層設計，將會使得該工具不能發揮其應有的作用，反而使得預算演變成為財務配合業務部制作的數字游戲。實踐證明，根據公司業務實際情況，將全面預算工具與企業信息化相結合、與其他管理會計工具相結合，比如績效考核工具，才能增強員工執行預算的積極性。比如，我公司是將工程師的項目投入工時作為考核事項，詳細到半小時工作內容，并通過信息系統進行實時歸集，使得工程師能夠專注每一個小時的工作內容，督促其更好地為公司服務，當然，有條件的公司可以嘗試與平衡計分卡等工具結合運用，從財務、顧客、內部過程、學習與成長幾個維度設計關鍵指標，與全面預算協同，促進戰略實施，將取得事半功倍的效果。

（三）全面預算調整

全面預算實施時，需要根據業務的開展特點進行微調，將不可能事前預測的業務，先行制定粗略目標，后根據實際洽談時的結果進行預算評估，修正先前的粗略指標，比如我公司在做項目預算時，只有與客戶溝通后，才能了解客戶的實際需求，然后才能將實際需求落實為項目預算，根據業務特點，公司也將具體項目預算與項目投標、報價結合起來，既達到了預算管控的目的，又能將業務報價進行了規范化、標準化，不但獲得了業務部支持，又使得財務管控數據準確，取得了很好的效果。

三、成本管理工具應用

成本管理包括成本預測、成本決策、成本計劃、成本核算、成本控制、成本分析、成本考核等。

A公司在成本管理方面，分為日常經營成本、項目成本兩大類進行管控，根據成本的性質，具體管控方式也有不同，說明如下：

日常經營成本方面，每年變動幅度不大，公司在匯總以往發生成本的基礎上進行成本預測。后續對日常經營成本是有序記錄，每月分析出上漲原因，直接進行有針對性的管理控制。

項目成本方面，公司把項目成本又細分為項目直接成本和項目間接成本。項目直接成本包括：人工成本、材料成本、期間費用、稅金成本。項目間接成本主要為企業管理成本。對項目直接成本，公司注重的是過程管理和控制，在項目立項時，就有嚴格的預算審批，項目管理部在管理過程中，跟蹤項目進程和已發生的所有項目成本做對比，進行項目實施、花費一條線管理。對項目間接發生的成本費用，實行與以往費用參照對比，分析上漲和下降的原因，及時發現管理過程中的缺陷。

在人工成本控制方面，最主要是從提高人員技術水平和提高工作效率入手，主要由項目經理和技術負責人進行管控，人事協助管理。A公司將人工成本分為三大塊進行管理，即開發人工成本、測試人工成本、維護人工成本。開發人工成本、測試人工成本是項目實際開發過程中消耗的開發測試人工成本，而維護人工成本是項目完成后項目的后繼維護成本，公司設定值為發生額的5%（根據每年實際發生的維護成本調整比例，借此考核項目完成的質量）。

在材料成本控制方面，目前實行集團大采購戰略，統一由母公司采購部議價采購，最大限度節約采購資源和提高與供應商議價能力。集團采取對供應商統一詢價、議價并至少選取三家供應商進行價格比較的原則。供應商列入公司采購供應商目錄。

在期間費用控制方面，公司制定相應的制度進行約束管理。期間費用主要為項目實施過程中的差旅費、資料費等。

在稅金成本方面，由于科技企業加軟件企業的特點，在稅收上有諸多優惠，需要根據不同的業務類別，選擇不同的稅率。公司要求財務部門每年開展最新稅收政策培訓，尤其是市場銷售、部門經理人員，每年要求接受培訓一次。充分了解公司目前稅收政策、能享受的稅收優惠等。

經過上述成本管理，A公司在成本控制方面取得不小成績，不但為公司降低了成本，也規范了公司相關業務管理流程。但也存在不少需要改進的地方，比如公司在成本分析和成本考核方面相對薄弱，也未能通過信息系統進行智能化分析，公司在全面成本管理和控制上還不完善，目前僅實現了部分功能。如何通過企業成本管理和成本控制使企業適應市場變化并實現企業利潤最大化，還需要繼續探索，企業戰略與成本管理如何更好地結合也是公司下一步探索的課題。

成本管理是企業管理的核心之一，一個企業成本的管控水平直接影響著公司的盈利水平，成本也是管理會計研究的重要課題。業務的差異也使得成本管理內容、管理方式存在著巨大的差別，企業要想管控好成本，必須結合各自業務的特點，找出成本管理的關鍵點，將成本管理與公司的全面預算、彈性預算、信息化系統、戰略結合起來，充分利用信息化手段進行成本數據歸集，將大大減小數據歸集的工作量。

四、財務信息共享平臺建設

A公司的母公司從管理需求出發，建立了財務信息共享平臺，對相關財務數據進行共享，這不但使得各部門可以隨時了解本部門財務執行數據情況，便于其隨時修訂工作目標，也使得公司能夠隨時掌握整體運營狀況，及時調整工作重點，對公司執行狀況進行糾偏。財務信息共享平臺成為聯系公司各個部門的紐帶，為公司健康發展提供了保障。現將操作中的一些經驗分享如下：

首先，統一會計核算和財務管理。A公司及所屬母公司實施財務統一管理，所有財務活動歸母公司財務總監統一協調管理；所有公司都執行統一的會計核算制度、財務管理制度；執行統一的會計政策、會計科目、會計核算辦法；統一績效評價口徑。統一政策實施以后，各子公司財務仍自行掌管各自的財務信息，但要保證信息統計口徑的一致性、實時性、正確性、及時性。

其次，實現報表自動化編報。公司統一設定報表格式，并實現了大部分單體報表自動生成、自動完成報表合并的過程，避免了數據在不同地點、不同系統中傳遞時可能發生的錯誤。

再次，基礎檔案設定共享權限。具體做法是將諸如銷售合同（電子版掃描件、紙質文件）等基礎檔案包統一上傳到公司服務器上，項目管理部、財務部、采購部可以通過遠程訪問，并按權限查看相關內容。

每個部門按照公司規定流程開展業務，及時更新本部門信息，并隨時上傳到公司服務器。比如，銷售合同檔案上傳到公司項目服務器上，這個銷售合同就變成項目，進入公司項目管理系統，按項目進行管理，這樣可以及時反饋出項目的各項信息，比如收入、預算、費用、哪個項目經理和團隊在實施、進程、問題等等。財務信息在這里展現的是開票多少、已收款金額、成本發生額、稅金。這使得各個項目執行信息在管理系統中一目了然。月底系統也會對應各業務板塊項目實施情況，自動生成各業務板塊項目執行的具體情況。

在財務管理方面，公司進行了優化、調整，將財務部分為兩大版塊：會計部和資金管理部。會計部負責核算，所屬財務人員通過專業分組，實施標準化作業，并定期進行培訓，使得核算效率和會計技能得到顯著提高。這樣，各子公司財務負責人可以從繁瑣的重復性勞動中解脫出來，專門負責財務管理工作，能夠節省出更多的時間和精力將管理工作做精做細，通過對子公司業務過程和結果進行監控，促使各公司規范財務行為。由于數據集中、信息集中、管理集中、規則統一，各企業的財務數據和經濟信息不統一的問題得到了很好的解決。

資金管理部負責公司日常資金的統一管理工作。具體包括對外投融資和擔保、銀行賬戶管理、資金實時監控。公司對外投融資和擔保，必須由資金管理部統一安排，統一審批。嚴禁私自買賣證券；嚴禁私自投資、理財；嚴禁未經批準私自對外擔保。該類業務達到規定數額，須上報董事會審批。在銀行賬戶管理方面，各子公司的出納統一劃歸資金管理部管理，作為資金部成員，由資金管理部經理統一管理。對外付款，最終審核部門為資金管理部。公司每筆資金支出均經資金管理部審核后方可支付。

財務共享平臺的實施，推動了公司統一管理、統一核算，加大了公司管控力度，加強了財務對各項業務執行情況的監督，完善了內部控制流程，降低了公司經營風險，加快了公司數據的收集、整理、分析效率，給公司帶來了很好的管理效益及經濟效益。但仍然存在著很大的發展空間。財務共享中心的搭建，是企業信息化發展的必然產物，也是互聯網、大數據時代企業必然的選擇，但由于成本的原因，很多中小企業難以一下步入財務共享中心時代，需要一個漸進的過程，可以根據各自資金實力及業務發展特點，結合公司經營現狀，利用管理會計思維，借助管理會計相關工具，對公司重要的數據、流程、制度、核算等內容先行進行統一規范。在軟件方面，借助OA系統+財務系統，完成業務審批流程規范、統一，初步與各部門進行簡單的共享，有重點地共享，促進公司管理升級，在逐步積累經驗后，在公司發展的適當時機推行全面共享中心的建立，這既可避免盲目投入，又可以積累經驗，增加實施財務共享中心的成功概率。

五、案例總結

A公司通過將全面預算、成本控制、財務共享中心的結合運用，實現了項目管控、資金管控、業務流程管控，不但提高了員工執行的積極性，也給企業發展帶來了活力。目前，大多數中小企業面臨的財務管理問題是：融資困難，資金嚴重不足；投資能力較弱，投資缺乏科學性；財務控制薄弱；管理模式僵化，管理觀念陳舊，管理會計工具了解得不多，運用得更少，這大大制約了企業的發展。中小企業推行管理會計難的根本原因，主要是管理成本的問題。人少，管理程序復雜后，會人為增加管理成本。為了達到管理的目的，需結合公司業務的實際特點，有選擇地使用管理工具，將管理工具簡化，盡量運用成熟的管理方法，提高企業財務管理水平。各個管理工具基本都是相輔相成的，需要結合運用才能達到互相促進的效果，公司在推行一種管理工具的時候，應當借鑒行業內先進企業的經驗，必要時通過各種途徑做深入調研，實施前做好頂層設計，并不斷進行持續改進，才能取得更好的效果。

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