高校財務智能線上報銷模式實施與分析

［摘 要］近年來，隨著互聯網和人工智能的發展，各高校財務工作的信息化程度逐步提升，同時隨著高校科研“放管服”改革的深入推進，智能線上報銷成為未來財務工作的主要改革方向。文章主要以X高校為例，分析X高校實施線上預約報銷后取得的成效和存在的問題，對問題進行總結提煉并提出相關建議，以期為其他高校順利實施全程智能線上報銷工作提供參考。

［關鍵詞］線上報銷；智能報銷；高校

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2023.04.019

［中圖分類號］F234.4 ［文獻標識碼］A ［文章編號］1673-0194（2023）04-0058-04

0" " "引 言

2019年政府工作任務指出，要在推動科技體制改革舉措落地見效上下功夫，絕不能讓改革政策停留在口頭上、紙面上，要精簡程序、簡化手續，把科研人員從煩瑣的表格中解放出來。隨著高校“放管服”政策的實施以及在多種內外部因素的影響下，高校財務的服務方式改革迫在眉睫。在制度規章范圍內和財務管理原則下，高校財務如何更好地服務全體師生、服務學校事業發展，如何依托信息化實現智能報銷和遠程服務，如何建立起便捷、高效的科研經費報銷管理機制成為各方關注的焦點［1］。近年來，“互聯網+”在各行各業發展得如火如荼，教育經費逐年增加，以X高校為例，其2022年的財政撥款收入增長11.16%，財務業務量逐年猛增，2021年的總記賬憑證數比2020年驟增35 732條。X高校財務處緊緊把握財務信息化、智能化發展趨勢，深入學校各院系調研，到兄弟院校實地考察，綜合分析對比調研和考察情況，對財務信息系統進行整合、對報銷流程進行優化，并于2019年11月推出預約報賬系統，而后于2020年在校內進行全面推廣。

1" " "網上預約報賬發展現狀

目前，X高校的預約報賬系統是與財務核算、工資、酬金等系統融為一體的財務報賬平臺，但受多種內外在因素的影響，未能實現全程智能線上報銷。但當前已有模式與以往線下接單報銷模式相比，報賬效率得到了極大的提高，報銷人員的報賬體驗得到了提升，報銷人員業務辦理的等待時間縮短。現階段，X高校財務信息門戶結構如圖1所示。

目前，X高校網上預約報賬的報銷流程是登錄學校財務處的網上預約報銷系統，選擇網上預約報賬，申請新的報銷單業務，選擇業務大類，包括日常報銷業務、國內旅費業務、暫借款業務、酬金申報和校內經費轉賬業務。以日常報銷業務為例，經辦人需填寫項目編號，系統會自動索引項目負責人，而后經辦人按照順序填寫附件張數、轉賬方式、摘要，下一步填寫各報銷項目下的報銷金額，再下一步填寫轉賬或匯款信息。對于校內師生，輸入工號或學號即可索引賬戶信息；對于匯款公司，若系統內之前已有報銷人錄入的公司信息，也可利用關鍵詞自動索引公司匯款賬戶信息，在信息確認無誤后便可上傳附件。項目負責人在審核報銷時，可對線上上傳的附件一清二楚。審批通過后，經辦人打印出預約報銷單，將所有發票和報銷相關材料附到預約單后面，而后掃描預約單號就近投到投遞機中。財務人員會在每天的規定時間取出預約報銷單，整理好后通過財務物流系統分配給各制單人，制單人制單完畢交由財務復核人復核，復核后的報銷單據再根據項目資金來源交由銀行出納或國庫出納進行付款。復核人員復核后，款項即可到達預約單預約的收款單位或個人賬戶。從預約到最后付款的全部過程，經辦人可在預約系統全程查詢預約單的報銷進度。

2" " "網上預約報賬取得的成效

2.1" "基本實現無接觸式投遞報銷單據，解決了現場報銷排隊難問題

以往的線下報賬模式，需要經辦人員在財務處前臺排隊等候，制單人員現場核驗報銷單據是否齊全、審批簽字流程是否完善，逐張核對報銷單據的真實性、完整性和合規性，然后進行現場做賬，需做完當前經辦人的所有單據，才能接待下一位經辦人。若是卡在科研課題結題時點或是年末，報銷業務量驟增，將會有大量教師和學生擠在財務處辦公大廳，辦公環境嘈雜，財務人員被動接單，高強度無間歇式做賬，極大地增加了財務人員的工作壓力，也占用了報賬師生的科研時間［2］。在使用預約報賬系統后，財務處可全天無休隨時接單，師生可利用零碎時間進行網上預約報賬，實現無接觸式投遞報賬，避免人員聚集，也極大節省了師生報銷的等候時間，提高了師生的報賬體驗，讓師生報銷更加便捷和高效。此外，預約系統上線后，財務人員還可以根據預約單數量提前規劃每日做單量，自己把控工作節奏，在提升工作效率的同時，也提升財務人員的工作幸福指數。

2.2" "項目負責人線上簽字審批流程，解決了科研報銷人員簽字難問題

在以往的線下報銷流程中，科研報銷人員需要提前整理好票據，線下找項目負責人簽字，若金額超限，還需要線下繼續尋找分管校領導、總會計師或校長簽字。在這個過程中難免會碰到審批負責人有課或是開會、出差的情況，負責人無法審批就會導致報銷流程停滯，極大地拖延了報銷時效。此外，科研報銷人員為簽字來回奔波耗時耗力，擠占了大量的科研工作時間［3］。在預約報銷系統上線后，其針對不同的經費賬號、不同的報銷金額分別設置了不同的審批人，同時X高校在手機微信公眾號上設置了微財務模塊，集查詢、報賬、簽批、微信提醒于一體，審批負責人可隨時進行報賬簽批，能夠極大提高審批效率，縮短報銷單審批周期，發揮網上報賬跨時空的優越性。

2.3" "報銷全流程可視化，解決了經費預算管理難問題

在以往線下報銷的過程中，科研項目負責人需要親自或是安排學生前往財務部門人工窗口查詢經費使用情況。在網上報賬系統得到應用后，報銷人員發起報銷申請時，財務系統會通過凍結項目預算來避免超支，同時財務系統會根據項目預算書預設經費支出科目額度。例如，當報銷金額超出支出科目設定的可用資金額度時，報銷人將無法提交報銷操作，這樣能夠加強項目經費的預算管理。此外，科研項目負責人可通過電腦端或微信公眾號，隨時查詢自己名下各項目的經費使用情況，同時科研項目負責人還可下載往年項目經費的所有報銷明細文件，及時掌握科研團隊的預算經費使用情況，以便更好地分配科研經費，提高預算經費的執行率。另外，網上報賬系統得到應用后，科研報銷人員也可以通過網上報賬物流系統進行物流追溯。報賬完成后，財務處公眾號也會推送報賬成功提醒，踐行“讓數據多跑腿，讓科研人員少跑路”的宗旨［4］，順應國家“放管服”的改革號召，為科研人員簡除煩苛、松綁減負，增強科研人員的自主性和積極性。

2.4" "財務核算自動化，提高了財務人員的制單效率

在以往需要線下報賬的時期，財務人員需在財務系統手動輸入項目代碼、科目代碼以及憑證摘要等來完成記賬憑證，這實際就是將傳統的手工做賬改為電腦端人工輸入做賬分錄，并沒有在實質上改變傳統的做賬模式，在年底業務量驟增時，財務人員經常需要加班加點做單子，傳統做賬模式低效率的特點逐漸顯現。此外，由于財務人員不了解部分科研活動的具體內容，可能在手工選擇報銷科目時與原預算支出不符，這將會影響科研項目的結題驗收工作。在實現網上報賬后，財務人員只需在做賬系統中輸入預約單號，系統就會根據報銷人預填的業務類別和費用事項自動生成與之相匹配的財務會計或預算會計科目及明細，并根據報銷人預填的摘要自動生成憑證摘要，與之相關的付款信息也會自動索引到做賬系統，基本實現了財務核算的自動化，極大地提升了財務人員的做單效率和做單準確性。

3" " "線上報銷存在的問題與建議

3.1" "財務報銷信息不對稱，收單模式待優化

基于內控管理原則，網上報賬系統的經辦人和項目審批人不能為同一人，但目前校內大量青年教師并沒有自己的科研團隊，只能自己報銷或是由學生報銷項目經費。但是，受學生畢業離校影響，報銷經辦人員也一直在周期性輪動，往往會出現新的經辦學生對報銷流程、報銷所需材料、報銷手續等不熟悉的情況。例如，要想報銷試劑耗材，需要在校內試劑耗材庫登記入庫，并且在報銷時需將試劑耗材的入庫單打印出來作為報銷材料之一，而有的新手報銷人員甚至連試劑耗材平臺是什么都不清楚；又如，只有發放勞務費才需要走酬金預約系統，而有的學生或教師卻在酬金系統進行預約報銷操作。諸如此類的報銷行為產生了大量的返單退單，在一定程度上降低了報銷效率。究其原因，一方面是網上預約報銷的業務流程指引不夠清晰、簡潔、完善；另一方面是網上預約報銷沒有設置預審環節。

鑒于此，建議財務處對各種業務類型的報銷流程進行梳理，在財務處官網常年置頂并設置報銷指引鏈接，提供每類業務必須具備的材料清單，如針對需要入庫的材料或固定資產，相應頁面可設置國資處入庫平臺鏈接，方便報銷經辦人員直接登錄辦理入庫。此外，財務處應主動對接校內各學院，可定期線上或線下開展網上報銷系統操作培訓或財務相關政策宣講，減少信息不對稱，讓新手報銷人員對各業務類型、報銷流程和手續更加了解。此外，為保障前端投遞機收單的規范性和手續完整性、減少問題單，可在此環節安排財務人員進行線上預審，提高前置審核的有效性，確保后續環節順暢。

3.2" "電子票據報銷沒有實現無紙化，會計檔案歸檔方式待優化

2016年1月1日起，財政部和國家檔案局聯合發布的《會計檔案管理辦法》正式施行，明確了電子檔案的法律效力。但是，大部分高校目前仍然需要報銷人將電子發票逐張打印下來，并逐張簽字“本人承諾此張發票僅報銷一次”才能完成報賬，這完全違背了國家施行電子發票的初衷。此外，雖然X高校目前已經上線電子發票驗證模塊，但是由于現在紙質發票和電子發票仍然在同時使用，所以網上預約報銷流程中的發票驗證環節為可選環節，有些報銷人不驗證電子發票就可進入下一步。另外，自行打印的電子發票的清晰度不一，增加了系統辨別真偽的難度，制單人員要人工對比打印的電子發票，增加了重復報銷的風險。如果僅在發票環節實現無紙化，財務報銷環節卻還遵循有紙化辦公，那電子發票就沒有實現真正意義上的普及。此外，紙質檔案在傳遞過程中易丟失、損毀，若在報銷過程中不慎遺失，將對財務工作產生惡劣的影響。近年來，政府頻繁開展各種巡查和審計整改工作，需要經常翻閱原始會計檔案，紙質檔案翻找查閱的流程比較煩瑣，會給會計檔案管理人員增加工作量。

鑒于此，建議財務處聯合軟件開發公司升級電子票據無紙化報銷端口，利用圖像識別技術、票據查驗接口等技術和工具實現增值稅電子發票驗真、記錄數字證書，保證將各種電子票據無篡改地存入電子檔案管理平臺，使電子票據真正實現無紙化；通過系統核驗，保證增值稅電子發票僅能報銷一次；在憑證制單時，關聯報銷的增值稅電子發票；實現增值稅電子發票的管理歸檔，且能夠提供電子檔案的查詢服務，實現財務環節無紙化辦公，真正實現電子發票的普及。

3.3" "智能計算和填單未實現，外部信息錄入方式待優化

目前，X高校網上預約報賬涉及的外部信息皆為手工錄入或是表格導入，未能實現圖像識別、自動計算和填報功能。例如，當涉及差旅費報銷時，報銷人需逐段錄入出差時間、地點、交通方式、票據金額等，遇到多地點出差或是多人員出差的情況，手續更為煩瑣，并且財務人員制單時也需逐人逐張核對報銷內容，對于出差業務量多的單位，此種方式會嚴重影響財務人員的做賬效率。另外，當涉及外部轉賬信息錄入時，如給預約報賬系統中未有的新公司匯款或是給新的校外人員發放資金時，需要人工輸入匯款信息，難免會出現報銷人員輸錯信息的情況，這樣會導致后續有其他報銷人員給該公司或人員匯款時，系統會自動推送錯誤的匯款信息，嚴重影響報銷進程和報銷效率。

鑒于此，建議財務處聯合軟件開發商利用圖像識別技術、高拍儀等技術和工具，通過拍照、文件選擇等方式上傳圖像，智能識別票據中的代碼、抬頭、金額等核心要素，自動匹配填報費用項，自動填寫報銷金額、對方單位銀行賬戶信息等［5］。針對差旅業務，與各大訂票平臺共同構建差旅服務，支持平臺票據一鍵報銷、統一結算。在財務系統實現從差旅申請、車票購買、住宿預訂、差旅補助到差旅報銷的一站式服務，出差結束后支持從訂票平臺自動導入電子票據，智能化填寫差旅費報銷單，提高財務工作效率。

4" " "結 語

在信息化程度逐步提升的大背景下，智能線上報銷是未來高校財務工作的主要發展方向。智能線上報銷的實施可以實現師生零接觸式報賬、全天無等候式接單，讓數據多跑腿、科研人員少跑路，實現財務核算自動化、會計檔案電子化等多種功能。筆者期望通過本文的研究，高校可以聯合軟件開發公司，利用信息化、人工智能等各種高科技手段和工具，解決目前存在的問題，實現財務全智能線上報銷，進一步提升高校智慧財務的服務水平和服務質量，以期為高校的發展提供有力的保障。

主要參考文獻

［1］沈曉杰.高校財務制度下智能線上報銷的實現與思考［J］.現代審計與會計，2021（10）：35-36.

［2］鄧珌龍.“智能化財務”視角下科學事業單位網上報銷優化研究［J］.現代商貿工業，2022（15）：154-157.

［3］嚴曉利.高校財務全程線上報銷實施方略［J］.商業會計，2020（23）：112-115.

［4］陳偉曉，黃青山.高校線上線下一體化財務報銷模式研究［J］.教育財會研究，2021（3）：67-71.

［5］王阿樂.利用信息化手段解決高校科研經費“報銷繁”問題的探討［J］.財會通訊，2021（1）：158-162.