高校會計檔案電子化建設探析

［摘 要］高校會計檔案是每一筆會計業務的真實記錄，反映了高校經濟業績、財務收支狀況等諸多數據，是發揮會計監督、分析、決策等職能不可缺少的基礎和依據。隨著高校各項事業的蓬勃發展，會計檔案管理越來越重要，高校可以借助智慧校園平臺，從管理模式、流程設計、共享系統、人才建設等多路徑加強會計檔案電子信息化建設。

［關鍵詞］高校會計檔案；檔案電子化；財務信息化

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2023.04.029

［中圖分類號］F810.6；TP391；G647.24 ［文獻標識碼］A ［文章編號］1673-0194（2023）04-0089-03

0" " "引 言

隨著高校規模日益擴大，高校在管理、教學、科研中的經濟業務越來越多，會計檔案數量也在不斷增加，對高校的會計檔案管理工作提出了新的要求。過去的紙質檔案管理方法已不能滿足學校發展需要，高校亟須搭上大智移云的信息化列車，探索出高校會計檔案電子信息化管理的新路徑。

1" " "會計檔案電子信息化的實施背景

隨著信息技術不斷發展，電子票據在越來越多的領域得到推廣和應用。2016年1月1日起施行的《會計檔案管理辦法》規定，會計檔案包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。2020年，財政部、國家檔案局聯合下發《關于規范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》，明確指出“來源合法、真實的電子會計憑證與紙質會計憑證具有同等法律效力”。2021年，財政部印發《會計改革與發展“十四五”規劃綱要》，提出了“以數字化技術為支撐，以會計審計工作數字化轉型為抓手，推動會計職能實現拓展升級”的總體目標［1］。國家檔案局2022年7月1日頒布實施了12項行業標準，其中《電子會計檔案管理規范》對電子會計資料形成、收集、整理、歸檔和電子會計檔案保管、統計、利用、鑒定、處置等檔案流程工作進行了詳細的要求。《行政事業單位一般公共預算支出財務報銷電子會計憑證檔案管理技術規范》則進一步對行政事業單位如何做好電子會計憑證的采集、組件、歸檔、存儲、統計利用以及相關系統銜接等具體環節提出明確的要求。這兩個行業規范的出臺對高校實現會計檔案電子化有著指導性意義，會計檔案正隨著計算機的廣泛應用及電算化會計的實施而逐步走向信息化。

2" " "高校實行會計檔案電子化的作用

大學治理涉及學校的方方面面。教育經費的投入使用效益報告、預算管理的精細化要求、內部控制的考核評價等一系列會計改革措施一方面使得會計業務量激增，另一方面也大大增加了會計檔案的數量。對這些資料如何高效地進行存儲管理和使用調閱，從一個側面也反映了大學的財務治理水平。高校會計檔案電子化不僅有利于提高管理效率，降低會計信息的生產、傳輸和存儲成本，而且能夠更好地實現檔案的價值。

2.1" "有效提高會計檔案管理和利用的工作效率

傳統的紙質會計檔案管理工作模式主要依靠人工來完成，從會計檔案的收集、整理、歸檔到檔案的查閱、登記、復印等工作都是由單位的會計或者檔案管理人員進行操作，這些簡單重復的工作占用了會計人員大量的時間。隨著學校各方審計檢查、科研結項等工作力度的加大，教師檔案查詢需求也在逐漸增加，人們越來越渴望有一種方式能夠高效快捷地獲取數據。尤其是近幾年受疫情影響，居家辦公成為常態，大量紙質票據無法及時傳遞到財務人員手里，給業務報銷帶來極大的困難，如遇上級安排的緊急任務需要調閱會計資料時更是困難重重。會計檔案電子化后，財務處可在檔案查詢系統中設置一定的安全訪問權限，教師通過互聯網能夠隨時隨地鏈接、查詢，下載打印檢索到的數字化的原始資料，不僅大大減少了查閱紙質檔案的工作量，節約了大量的時間成本，而且提高了檔案的利用率，增強了教職工的財務體驗感。

2.2" "有效提升會計檔案保存的信息質量

會計檔案的裝訂一般采用在憑證或賬簿的左側打孔方式，一些外來的原始附件信息緊靠左側，裝訂后容易出現信息不完整的情況，造成信息查找困難。檔案的原始附件種類繁多，一些熱敏紙如銀行自動柜員機打印的收付款回單、超市消費的流水小票、出租車自動打印的行程單等不能永久保存，其熱敏涂層會在空氣中氧化，產生自然褪色的現象，票據上的字跡慢慢變得不清晰直至消失，給后續查找數據帶來很大困難。同時，由于各類經費審計、檢查的需要，同一本憑證可能會被不同的教師多次查詢、復印，導致票據損壞或脫落等問題，嚴重影響會計檔案的完整性。實行會計檔案電子化后，取得第一手原始資料時就會進行電子化采集，并按一定的順序存檔，從而保證了檔案信息的清晰完整。電子化的檔案數據保存時間可無限期延長，教師登錄檔案查詢系統，就可以多次查詢獲取所需數據［2］。

2.3" "有利于節約會計檔案的管理成本

相較于原先的紙質發票，電子發票報銷時除本身需要打印紙質版外，還需要在國家稅務總局網站上查驗真偽并打印其結果一同作為報銷附件，無形中增加了紙質會計檔案資料數量。與之相適應的，高校需要騰出更大的存儲空間來容納這些檔案，物理成本增大。新《會計檔案管理辦法》調整了會計檔案定期的保管期限，改為10年和30年，較之前的辦法有所延長，檔案的時間成本增加。實行會計檔案電子化后，紙質檔案在進行信息完全采集后裝訂成冊，可以直接按年裝箱處理，不需要花費人力和物力去進行上架、下架，在很大程度上節省了庫房存儲空間，節約了會計檔案的管理成本。

2.4" "有利于對會計數據的深度挖掘

紙質檔案因其局限性，無法充分發揮數據的利用價值，跨年度的財務對比分析沒有有效的支撐。會計檔案電子化后，檔案數據管理平臺通過圖像識別技術提取項目庫建設資料、績效考評等重要數據，并與預算系統、賬務系統的數據進行多維度分析，推動電子會計數據的深度開發和有效利用，為高校決策層、管理層提供更具參考價值的會計信息［3］。

3" " "高校會計檔案管理現狀

當前，各高校都在積極推進智慧校園建設，財務信息化的發展也從單機版、網絡版、企業資源計劃（Enterprise Resource Planning，ERP）模式再到共享服務中心、財務機器人，財務管理效力發生了巨大變化，但忽視了對會計檔案的管理，在信息化管理上存在薄弱環節和各種弊端。

3.1" "管理模式亟待改進

目前的會計檔案管理依然延續著傳統的模式，即每月財務人員將所有的原始憑證歸類附在相應的記賬憑證后面裝訂成冊，打印封皮封底，裝入憑證盒，年末進行造冊登記，移交學校檔案管理部門。即便已經實行會計電算化的單位，年末依然需要將各類總賬、明細分類賬簿、財務報表打印裝訂成冊、裝盒，完成登記移交工作。財務部門不得不抽出專門的時間組織人員去完成這些工作，加之現在很多高校都是多校區辦公，且距離相隔較遠，資料的傳遞費時費力，教師對財務服務的體驗感大大降低。

3.2" "檔案數量急劇增加

國家對教育越來越重視，投入的教育經費、科研經費也在逐年遞增，每一筆經費的背后都會有票據作支撐，再加上國家對經費的管理要求愈加細致和嚴格，形成會計檔案的資料大幅增加。有的高校一個月的憑證數量可能是以前一年的憑證量，工作壓力可想而知。大量的會計檔案不僅需要一定的人力來完成，而且需要足夠的空間來容納。隨著新檔案管理辦法的出臺，檔案保管期限延長、容納空間不足的問題嚴重困擾著高校的管理者。

3.3" "信息化水平相對滯后

會計電算化推行了十多年，財務人員可以利用先進的預算管理系統、賬務處理系統、報表系統等進行單位的會計核算和管理，但會計檔案管理始終沒有打通“最后一公里”，游離在信息化之外。一方面，高校在積極推進智慧校園的建設，無紙化辦公、預約報賬、在線審批等功能深受教師歡迎；另一方面，由此產生的數據如何按照一定的標準進行數字化記錄和保存，是檔案電子信息化工作的難點。

3.4" "專業人才隊伍不足

在傳統的管理模式下，檔案處理業務相對簡單，對計算機操作知識要求不高，很多高校是安排臨近退休的財務人員專職負責檔案的核對、裝訂、登記、查詢等工作，大家按部就班，很少思考如何利用現代化手段去改進會計檔案管理的新思路。實際上，科技發展日新月異，檔案信息化不僅要改變傳統的會計檔案工作環境和運行模式，而且要打破會計檔案工作者原有的思想觀念和知識結構，現代化檔案管理工作迫切需要一批既懂計算機技術，又熟悉財務信息化建設的復合型專業人才隊伍，以更好地適應電子會計工作的需要。

4nbsp; " "加強高校會計檔案電子信息化建設的路徑

會計檔案要實現信息化，需要和財務系統等相關系統充分對接。尤其是全面實行票據電子化以后，現金流、票據流、賬務流要有機聯系起來，最終形成電子化的檔案資料。

4.1" "區分檔案來源，管理實行雙軌制

分為兩種情況，一種是對已經產生的歷史數據，根據業務性質及查詢的頻次來分類管理，對業務發生頻繁、屬學校重點工作內容、利用效率較高的檔案組織人力全部進行影像化處理，對一些特殊業務、利用率相對較低的檔案仍然采取原來的紙質檔案管理方式［4］；另一種是針對現階段新產生的會計數據，不再要求存檔紙質版，直接按照新《會計檔案管理辦法》通知精神接收其電子數據，建立相應的檔案管理系統，完成電子會計檔案建立、保管、移交、銷毀等整個流程［5］。雙軌制管理模式將在相當長一段時間存在。隨著時間推移，信息技術水平不斷提高，全電時代來臨，最終實現檔案完全電子化管理。

4.2" "優化流程，實現數據“數字化”

在檔案電子化運行過程中，要針對具體的業務需求，規范紙質和電子檔案的替換和審批流程。例如，在報銷環節，要確定紙質資料的粘貼規范、電子信息的采集方式、票據系統與賬務系統業務如何關聯等內容，并重新優化工作流程，對電子和紙質會計資料建立完善的索引體系。同時，根據《中華人民共和國會計法》《會計檔案管理辦法》等有關法律法規，學校要出臺本單位會計檔案管理辦法，規范紙質檔案和電子檔案流程，特別是電子檔案的管理規定和管理模式等，確保檔案資料的手續完備、安全完整［5］。

4.3" "加快財務信息化進程，搭建財務共享平臺

高校要搭上智慧校園的快車，加快業財融合，積極完善單位內部控制職能在信息化場景下的嵌入和發揮，加強單位績效管理，深入推動會計信息化建設。一是建立大數據平臺，通過圖像識別技術實現自動提取電子發票信息、自動查重驗真，并通過和賬務、科研、資產、教務、學工等其他系統數據的互聯共享，深度挖掘會計數據，探索形成可拓展、可聚合、可比對的會計數據要素［1］，提升數據治理水平，更好地幫助領導決策。二是建立檔案管理和查詢系統，采集、存儲會計檔案信息，建立嚴謹的權限控制體系，通過賬簿、憑證和附件的影像化關聯實現電子會計檔案信息的網絡共享和異地訪問。

4.4" "培養專業性人才，建立安全有效的防范機制

會計檔案信息采集是電子化的核心工作。為保證信息質量，高校可以設置檔案電子化崗位，指定專人負責信息的采集，統一原始數據的格式，規范進行影像資料的掃描，不僅不用再專門組織培訓，還可避免因電子票據不清晰等出現反復退單的情況，從而保證電子檔案的準確性。在人才的選配上，可優先考慮有計算機、網絡專業背景的人員，兼顧數據管理和數據維護工作，及時發現計算機系統的不足之處，保障系統安全。電子數據的安全是財務信息化的關鍵，要注重加強日常安全防護意識，建立相關的財務預警系統，架設多層安全關卡，設置防火墻，要對財務信息進行加密處理，加強網絡風險防范，防止數據泄露、被篡改及損毀的風險。建立電子會計資料備份制度，加強對會計資料存儲設備的物理保護，減少自然災害、意外事故和人為破壞的影響。

主要參考文獻

［1］佚名.《會計改革與發展“十四五”規劃綱要》解讀：會計人才培養［J］.中國總會計師，2022（2）：13-14.

［2］奚曉雪.高校會計憑證的影像化工作研究：以T大學為例［J］.財會通訊，2019（13）：52-54.

［3］饒艷超.電子檔案在會計領域應用的價值實現條件和實現路徑［J］.財務與會計，2021（3）：65-69.

［4］茍于泉，謝巖清，郭宏宇，等.電子會計憑證應用研究：以高校財務管理為例［J］.沈陽大學學報：社會科學版，2021（23）：410-415.

［5］張鵬.高校電子會計檔案實現路徑分析：以山東大學為例［J］.辦公室業務，2020（10）：70-72.