基于HRP系統的合同全流程信息化管理實踐

［摘 要］隨著公立醫院的發展，合同管理成為其經濟管理的重要內容。文章通過解讀關于醫院合同管理要求的國家政策，總結醫院傳統合同管理面臨的主要問題，并根據問題提出建立合同全流程管理系統。基于HRP 系統構建合同管理模塊，將合同簽訂、執行、歸檔納入合同管理系統，提高工作效率，實現對合同的動態監控，完善醫院的內部管理體系。

［關鍵詞］HRP系統；合同管理；全流程管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2023.04.062

［中圖分類號］R197.32 ［文獻標識碼］A ［文章編號］1673-0194（2023）04-0194-04

0" " "引 言

近年來，隨著公立醫院的逐步改革，公立醫院參與的經濟活動越來越多，由此簽訂的經濟合同數量逐年增多［1］。2021年1月，國家衛生健康委和國家中醫藥管理局聯合印發了《公立醫院內部控制管理辦法》（國衛財務發〔2020〕31號），指出業務層面的風險評估中應當重點關注是否有效監控合同履行情況，同時強調要推動公立醫院內部控制信息化建設，優化合同管理流程，實現合同管理與預算管理相結合。現如今，信息技術普遍應用于各行各業，合同管理的信息化也應該逐步提上日程，盡早做到有效控制合同簽訂及履行過程中存在的風險，使合同處于實時動態管理之中。

醫院資源規劃（Hospital Resource Planning，HRP）管理平臺通過綜合管理醫院已有信息系統的資源，建立規范的財務及醫療物資管理系統，來提升醫院的綜合運營管理能力、增強推動醫院持續發展的動力［2］。為提高醫院合同管理信息化水平，要將醫院經濟合同管理融入HRP系統，使經濟合同全流程得到有效管理。

1" " "公立醫院傳統合同管理的主要問題

1.1" "合同審批效率低

公立醫院合同簽訂需要多部門聯合審批，合同種類不同，審批部門及審批流程也不同。線下合同審批需要合同發起人將合同及其他相關紙質資料上報法規處，并由法規處轉其他部門審批。在此過程中，發起人無法實時查看合同流轉部門、流轉狀態及審批部門對合同提出的修改意見，這就導致發起部門無法把控合同的審批時間，也無法及時推進此項工作，所有審批過程中發現的問題需在紙質合同返回之后才能逐一進行協商修改，并且要在修改之后重新發起審批，時效性較差。

1.2" "合同之間的關聯性差

合同簽訂之后，若在后續工作中遇到特殊情況，雙方會根據實際情況在協商之后對原合同允許變更的條款進行補充或變更，此時會簽訂補充合同，且條款以補充合同為準。目前，醫院內留存的補充合同與原合同均為紙質版，二者無法進行有效關聯，這就有可能導致合同在執行過程中出現應用錯誤條款的情況，為其他部門的工作埋下隱患。若對方無法按照合同約定的條款執行，院方有權要求解除合同，而紙質合同無法體現這個狀態，后續其他部門有可能錯誤地執行這個合同，給醫院造成不必要的損失。

1.3" "合同與固定資產關聯性差

合同內容涉及具體的服務項目或具體的固定資產，但服務項目信息和醫院固定資產信息無法與紙質合同進行關聯。以固定資產為例，雖然公立醫院有固定資產管理系統，但這個系統是獨立的，是一個信息“孤島”，既不能通過合同查詢資產的執行情況，也不能通過資產信息查詢合同的詳細內容，無法完成合同追溯工作［3］。

1.4" "合同與財務報銷過程獨立

固定資產的財務報銷需要經辦人將審批報銷申請單、發票及合同等紙質憑證交財務部門，由其核實之后進行支付。合同情況、固定資產入庫情況與固定資產支付情況各自獨立進行，無法及時反映目前合同執行的狀態，在合同臺賬中無法查詢合同是否支付、支付比例為多少［4］。固定資產管理系統無法查詢到支付情況，財務系統無法查詢到入庫情況及合同相關信息。

1.5" "合同歸檔不合理

現階段，大部分公立醫院使用Excel臺賬式管理模式管理合同，無法確保合同數據的精確完整。隨著醫院業務量的增大，合同數量也在逐年增長，繼續以傳統模式管理合同非常落后且工作量巨大，合同檔案的存放也會占用大量的空間，后續查詢合同也是一項大工程。

2" " "HRP系統構建

通過對多部門進行調研訪談，整理出完整的業務流程，利用已有信息化工具對整理出的業務流程進行全面規劃。HRP系統包括固定資產管理系統及財務系統，結合這兩個系統的業務流程，在合同全生命周期中進行風險控制。合同管理系統與固定資產管理系統關聯，可以根據固定資產管理系統查詢合同的執行情況，包括是否入庫、入庫時間及使用科室等，也可以根據合同管理系統查詢固定資產的中標通知書、合同文本及合同簽訂時間等信息。合同管理系統后續也會與醫院檔案管理系統做接口，可以將已簽訂的合同實時傳遞到醫院檔案管理系統中，實現合同的電子歸檔，使后續查詢更為方便。

2.1" "準備工作

對合同涉及的數據進行規范和梳理，為數據標準化分析打下堅實基礎。具體體現為規范合同模板、規范固定資產名稱、設置供應商信息庫等基礎工作。

（1）建立合同模板，多方搜集醫院簽訂的各類合同，如貨物類、服務類、基建類等，根據各類合同的具體情況建立合同模板庫。在后續簽訂不同種類的合同時，可調用不同的合同模板。

（2）建立標準化固定資產庫，屬于醫療器械的需要使用注冊證名稱命名，不屬醫療器械的需要統一使用官方認定的名稱命名，不能使用俗稱。對資產進行分類管理。

（3）建立供應商及生產商信息庫，內容包括公司名稱、聯系電話、負責人。

（4）與醫院現有的辦公自動化（Office Automati-on ，OA）系統連接，利用OA系統完成合同的線上審批工作。

2.2" "合同全流程設計

合同全流程管理包括合同簽訂；合同歸檔；簽訂之后的合同直接被固定資產管理系統引用進行固定資產入庫；固定資產管理系統中的入庫單生成固定資產審批報銷單，直接被財務記賬系統引用，執行合同，由此實現合同的全流程管理。合同管理業務流程如圖1所示。

2.2.1" "合同草擬和簽訂

合同草擬階段，在HRP合同管理模塊填寫合同的主要內容，包括標的物名稱、數量、單價、總價、有效期、采購方式、執行預算、簽約對方及生產企業等合同基本信息。根據填寫的基本信息選取合同模板，生成電子合同，支持直接將草稿合同作為附件上傳。系統自動生成合同號，合同號具有唯一性。填寫完整的合同在OA系統中由各部門進行初步審核，此過程可在HRP系統中實時查詢，滿足與審核部門實時溝通的要求，合同草擬階段結束后，系統顯示審批通過。當簽訂補充協議時，需要在合同草擬過程中標注此合同為副合同，并登記原合同號及合同名稱，做到兩份合同相關聯。在執行過程中參考兩份合同執行，方便追溯。在合同草擬過程中需要規定合同中標的物的交貨日期，并設置提醒功能，防止供應商惡意超期供貨。

合同簽訂階段，審核通過的草擬合同自動轉入合同簽訂階段。合同簽訂流程也在OA系統中進行，最終由各審批部門負責人簽字確認生成合同聯審單。在相關負責人填寫合同簽訂日期后，合同狀態自動更改為履行。若合同因多方面原因需要作廢，相關負責人要將合同狀態由履行更修改為作廢。

2.2.2" "合同歸檔

選中可以歸檔的合同，點選需要歸檔的資料，保存歸檔。當已上傳的歸檔資料不全面時，可在此繼續上傳資料，已作廢的合同在此處需要上傳因作廢合同產生的所有材料并歸檔。

2.2.3" "合同履行

HRP系統支持合同管理系統與固定資產管理系統關聯。合同簽訂之后，供應商如未在合同約定時間內交貨，系統會及時提醒，工作人員根據提醒及時督促對方供貨。已供貨設備在固定資產管理系統進行資產入庫時可引入合同，并生成入庫單，引用入庫單可生成付款單，進入財務記賬系統，完成合同履行。

2.2.4" "追蹤分析

提前在系統中將監測條款設置完整，監測驗收、入庫等不同階段，將系統執行的內容和監測條款進行對照，做到可以對設備的不同進度進行追蹤提醒。針對不同的合同類型，負責人要在合同履行過程中設置不同的提醒內容，根據提醒對各審批環節進行優化。

3" " "合同關聯情況

合同管理板塊上線之后，簽訂完成的合同可以在HRP系統中的驗收、入庫、歸檔等環節被直接引用，入庫單又可生成付款單，確保合同能夠關聯驗收、入庫和支付3個主要的合同履行環節。

4" " "使用效果

（1）從醫院精細化管理來看，該系統能夠實現合同的實時動態管理，使各業務部門能快速準確地查詢到合同動態，同時設置了數據查詢、統計、分析功能，為決策層提供數據支持［5］。此外，該系統實現了合同管理、財務管理、固定資產管理系統相銜接，能夠動態掌握設備的執行情況，促進醫院精細化、綜合化、規范化管理［6］。

（2）從醫院內控角度來看，合同控制是醫院經濟活動重要的管理部分，系統對合同的草擬、簽訂、執行等風險點進行了有效控制，能夠確保醫院的經濟活動合法合規。各部門可以隨時查詢合同的執行情況，有助于各管理部門之間進行有效溝通，減少信息不對稱，以便更好地完成本職工作。

5" " "展 望

合同管理系統上線已半年有余，在此過程中，公立醫院根據實際工作內容持續對系統進行優化。后續系統的統計分析功能還有待提升，現階段系統不能根據數據統計直觀地找出合同全生命周期內的薄弱環節，需要人為參與分析，合同執行率統計也有偏差，還需要進一步優化。《公立醫院全面預算管理制度實施辦法》（國衛財務發〔2020〕30號）要求所有公立醫院建立并實行全面預算管理，將預算作為開展各項業務活動和經濟活動的基本依據，還要其上報預算執行情況，并對預算差異較大的情況進行分析。而現階段，合同管理模塊和預算管理模塊分離，有可能出現超預算簽訂合同的情況，導致合同簽訂缺少依據；合同執行完畢之后無法及時反饋到預算管理系統，不能體現預算執行情況；已簽訂合同的設備受各種因素影響，長期未執行，現階段無法用數據來實現具體分析。期待未來能夠在數據的支持下，制定相應的制度來規范合同的執行，推進醫院的全面預算管理工作。

6" " "結 語

通過合同管理線上實踐表明：以 HRP 系統為基礎拓展的合同管理模塊，對合同從草擬、簽訂到執行、統計分析，進行全流程動態管理，可以使信息資源在合理的權限下實現分配共享，保證合同管理層次清楚、流程規范，提高工作效率，降低合同風險，財務系統管理也提高了醫院合同付款審核的效率，完善醫院的內控體系，進一步降低醫院的運營風險。

主要參考文獻

［1］仇惠.醫院經濟合同管理的問題探討［J］.會計師，2021（1）：110-111.

［2］陳宏志，傅玉，王友俊，等.基于HRP系統的醫院經濟合同履行環節內部控制探討［J］.衛生經濟研究，2019（1）：69-71.

［3］宋玉雍.淺議公立醫院經濟合同管理［J］.衛生經濟研究，2017（3）：21-23.

［4］謝雨晴，聶麗麗.全生命周期醫院合同管理系統的設計與實現［J］.中國數字醫學，2018（11）：70-72，11.

［5］谷今一，計虹.基于HRP系統的線上合同審簽管理實踐［J］.中國衛生信息管理雜志，2020（5）：632-636.

［6］吳秀龍，鐘嘉慧.淺析HRP系統合同管理模塊在醫院合同付款審核中的作用［J］.當代會計，2019（15）：65-66.