大型施工企業檔案信息化建設應用研究

文｜中交第二公路工程局有限公司 韓佳麗

2020年9 月,國務院國資委印發《關于加快推進國有企業數字化轉型工作的通知》,這是新時期國企數字化改革重要的支撐,國企應深刻認識到加快檔案工作數字化轉型的迫切性,認識到數字化、信息化轉型是提升檔案管理水平、改善服務能力、促進高質量發展的內在要求,更是新時期國企培育新增長點、打開嶄新局面的強大引擎。

1.檔案信息化工作開展背景

1.1 企業數字化轉型與內外部環境變化催生智慧檔案管理

隨著云計算、人工智能技術的廣泛深度應用，數據驅動的企業數字化轉型正在加快推進，企業管理模式、商業模式處于巨大變革之中，企業檔案工作數字化轉型勢在必行。同時，依法治檔、多元共治、數字轉型、服務優先等已成為企業檔案工作的發展趨勢，企業檔案的管理對象、業務流程、服務方式、管控模式等也隨之變化，迫切需要一種更加科學、規范、高效、安全的檔案管理模式。

1.2 現行檔案管理模式下的痛點和問題驅動智慧檔案管理

近年來，中交二公局檔案管理工作按照“統一領導、分級管理”原則，檔案館管理企業總部和局中標項目檔案，下屬單位檔案室管理公司和公司中標項目檔案。此模式下，檔案資源分散、歸檔工作質效低、檔案利用效率低、檔案信息資源開發利用程度低等問題日益顯現。

1.3 企業智慧檔案館建設為智慧檔案管理研究奠定堅實基礎

為適應檔案工作新形勢、新變化、新要求，切實提升檔案工作圍繞中心、服務大局的能力，2017年，中交二公局從智能檔案設施設備、智慧檔案綜合管理系統、室存檔案數字化等方面入手，啟動智慧檔案館建設工作。2020年6月，現代化檔案館正式投入使用，建設經驗與行業領先的設施設備等優勢為開展企業智慧檔案管理、檔案信息化建設研究打下堅實基礎。

2.企業檔案信息化工作現狀調研

中交二公局檔案工作團隊通過文獻檢索，以企業檔案管理模式、智慧檔案館、檔案信息化等為關鍵詞進行查閱發現，對于企業檔案信息化管理研究，現階段國內外已有一些相對前沿的研究成果，如《湖南省綠色檔案館建設現狀及對策研究》提出了從節能、監督、信息化、智能化四方面加快綠色檔案館建設的基本策略[1]。《檔案智能管理的特點與智能服務模式分析》闡釋了檔案智能信息服務模式,為建立廣覆蓋、多樣化、多途徑的檔案智能信息服務體系,實現檔案信息化帶來的智慧服務和個性化服務提出了建設性意見[2]。《邊緣計算對智慧檔案館建設模式的影響研究》提出了智慧檔案館建設的“云邊模式”，并對智慧檔案館發展邊緣計算需要解決的邊緣計算部署、信息安全與用戶隱私、多源異構平臺數據共享等問題進行研究[3]。

3.加快推進檔案信息化工作舉措

中交二公局始終將高效服務企業中心工作作為檔案信息化建設的出發點和落腳點，堅持集中部署、統一運維、同步推廣、全面應用、持續優化的工作思路，把檔案信息化作為檔案工作轉型升級的重要抓手，聚焦檔案資源體系、利用體系、安全體系、治理體系建設。

3.1 深入推進智慧檔案綜合管理系統建設

建設初期，印發了《關于征集檔案信息化建設需求的通知》文件，組織征集各單位檔案信息化建設需求。通過搭建智慧檔案綜合管理系統，有效集成庫房環境管理系統（包括智能密集柜、恒溫、恒濕、防水、防火監控等子系統）、電子檔案管理系統等，最終實現電子檔案實時移交、在線查閱、異地異質備份和庫房全方位管理。通過虛擬庫房、條形碼等技術手段將實體檔案與電子檔案雙向聯動，真正實現傳統檔案與檔案庫房的智慧化管理。2020年12月，智慧檔案綜合管理系統正式上線運行。

在建設過程中，堅持軟件硬件“兩手抓”，無縫對接企業PM 系統、BASE 系統、OA 系統、財務系統、光盤刻錄檢測一體機系統等業務系統，全面集成智能密集架、智能監控及恒溫、恒濕、防水、防火監控等環境子系統，規劃部署總部和下屬單位等23 個全宗500 余個檔案庫，實現了電子檔案的在線移交歸檔、查閱利用和異質異地備份。

3.2 全面推進各級單位室存檔案數字化工作

2019-2021 年，大力推進檔案資源體系建設，優化資源結構，簡化檔案移交接收工作流程，加快檔案信息資源整合進度，從系統數據庫建設、室存檔案數字化、增量檔案電子化、發布館藏檔案目錄等方面發力，促使全局數字檔案收、存、管、用工作常態化、規范化、智能化開展。

（1）全面開展室存檔案數字化工作

2019年，啟動局總部室存檔案數字化工作，分九批組織局屬各單位檔案業務部門負責人觀摩和檔案管理人員助勤學習，累計完成70 萬頁數字化掃描、8 萬余條目錄著錄和數據掛接工作。

2020年初，印發《室存檔案數字化工作指導意見》《檔案數字化工作規范》文件，統一工作要求，明確驗收標準，有序指導下屬各單位開展檔案數字化工作，累計完成6975.8 萬頁檔案數字化和329.07 萬條著錄工作，通過智慧檔案綜合管理系統實現順利移交，為整合企業檔案資源奠定堅實基礎。

（2）有序推進增量檔案電子化工作

2021年3 月，印發《關于深入推進檔案信息化工作的通知》，結合上級單位電子檔案管理要求，進一步明確了電子檔案管理工作思路，并指導局屬單位做好新增電子檔案的管理工作。上半年，智慧檔案綜合管理系統與OA、浪潮系統建立了數據歸檔接口，實現了電子數據的線上整理、移交和歸檔。

（3）發布館藏檔案目錄信息

檔案館在全面接收企業總部各部門、局屬單位電子檔案的基礎上，重點審核各類檔案電子目錄和檔案數據的真實性、完整性、可用性、安全性，分類整理電子目錄，完善著錄項，形成電子目錄數據庫，并通過智慧檔案綜合管理系統向全局職工開放，實現企業室存檔案目錄資源數據信息的集成、共享與利用。

3.3 持續推進系統功能和流程優化工作

常態化溝通機制，堅持檔案系統在使用中優化、在優化中使用，定期聽取系統用戶對于系統的使用意見和建議，研究分析優化升級的具體項目，組織實施系統的優化升級工作。系統上線至今，已優化實時統計、線上移交、檢索、借閱等功能及流程200 余項，系統的便捷程度和使用質效顯著提高。

3.4 大力推廣智慧檔案綜合管理系統應用

根據實際工作需要，中交二公局構建覆蓋總部、各公司、項目的三級管理體系，統一為每個全宗單位配置了相應的全宗管理員、檔案管理員、兼職檔案員、普通用戶等系統角色和權限，確保在冊職工均可正常登錄使用系統。同時，組織下屬單位和項目開展了多次系統推廣使用培訓、現場宣貫活動，印發了檔案系統操作手冊和操作視頻，有效提升全員檔案系統意識和操作技能。

4.檔案信息化建設成效

新時期，中交二公局深刻認識到管理企業數據資源和知識資源的重要性，積極帶動各級檔案管理人員主動改進傳統管理觀念，將檔案的收、管、存、用工作由手工環境逐步遷移到信息化環境，將檔案工作重心由管理紙質檔案資源逐步轉變為管理電子檔案資源，將檔案粗放式管理逐漸轉變為精細化管理，加快探索挖掘檔案信息資源價值，推動檔案工作走向法治，走向開放，走向現代化。

4.1 真實、完整記錄企業發展偉大歷程

近年來，中交二公局創新利用信息化手段，嚴把歸檔質量關、檔案安全關和利用關，不斷強化管控，有效夯實了檔案業務工作基礎。目前，企業檔案館館藏紙質檔案共10.3 萬余卷，5.5 萬余件，電子檔案及數字化成果約21TB，涵蓋了管理類檔案、合同檔案、會計檔案、建設項目檔案、設備儀器檔案、業績檔案、實物檔案、聲像檔案、重大活動檔案等多個門類，完整珍藏著建局以來取得的一系列豐碩成果。

4.2 傳承企業文化基因，賡續紅色血脈

中交二公局檔案館珍藏的“兩路精神”等紅色檔案時刻訴說著革命先輩“特別能吃苦、特別能戰斗、特別能奉獻”的艱苦創業英勇事跡，已經成為企業紅色教育的重要教材。在上級單位建黨一百周年主題展覽及黨史學習教育活動籌備中，檔案管理人員主動溝通、積極配合，為活動提供各類珍品檔案數十件。

4.3 構建了完善的檔案信息化工作體系

現代化檔案工作體系的核心在于利用信息化手段做好日常檔案收集、歸檔、保管和利用工作：加強企業總部、下屬各單位檔案集中統一管理，規范檔案全宗，提高歸檔文件質量，提升檔案內容管理水平；牢固樹立“應收盡收、應歸盡歸”思想，堅持結構優化與質量管控兩手抓，加強企業發展戰略和中心工作等重點領域檔案收集工作；定期組織到期檔案鑒定處置工作，暢通檔案資源出、入口，實現檔案資源結構調整與優化；加快檔案數字化載體和利用方式的轉型，加大信息技術在檔案工作中的應用，電子檔案的安全保管、異質異地備份等，完善、優化檔案利用功能，進一步提升檔案服務主業的質效，為企業各項職能活動提供有力的信息支撐。

4.4 助力企業生產經營、市場開發等中心工作

方便快捷的檔案利用平臺、豐富全面的檔案資源體系極大提升了檔案服務主業的質效，為企業各項職能活動提供有力的信息支撐。中交二公局檔案館2021年借出業績檔案1315 卷，助力市場開發部門投標290 余次，檔案工作圍繞中心、服務大局作用愈發明顯。

5.結束語

為適應新形勢新要求,更好地滿足企業高質量發展和員工用檔需求,應著重從提升全員檔案意識、深入推進檔案信息化建設、搭建檔案信息化平臺等方面持續創新探究企業檔案信息化建設方案,為新時代企業發展奠定基礎。