淺議項目管理知識體系在招標采購管理中的運用策略

陳歌新

（甘肅省招標中心有限公司，甘肅 蘭州 730000）

隨著科學技術不斷進步，企業生產、管理逐漸向自動化、機械化、智能化趨勢發展，使得人工成本已經大體趨于穩定狀態，基本沒有壓縮空間。但結合企業供應鏈來看，在物資采購方面，依然存在較大幅度的價格變化。招標采購是現代企業應用較廣的一種采購方法，相對于傳統采購方法而言更加集中，能夠有效降低采購成本，可以為企業創造更高利潤。另外，招標采購方式具有公平、公正、透明的優勢，可以從根源上減少貪污腐敗、暗箱操作等違法行為，有利于提高企業綜合管理能力。然而，隨著招標采購規模的逐漸擴大，各種新問題和新挑戰也隨之而來。為了在保證采購質量、采購效率的同時，盡可能避免采購問題的出現。需要管理人員從招標采購的規劃階段、實施階段以及收尾階段入手，將項目管理知識體系深入滲透到整個采購過程，從而將潛在問題杜絕在根源處。

1 項目管理知識體系概述

項目管理知識體系是為各種項目管理的學習者、應用者和研究者提供的一種標準化、科學化知識體系。該體系能夠從宏觀角度和微觀角度，為管理工作提供指導意見，并且可以很好的兼容不同管理技術、管理工具，可以實現多項管理工作有效融合、靈活對接基本目標。

2 科學劃分招標采購管理階段

基于項目管理知識體系的招標采購管理，可以劃分為以下環節，分別為規劃階段、實施階段以及收尾階段。其中規劃階段是根據企業項目采購決策，制定科學合理的采購方案，并準確識別供應商。實施階段則是強化買賣雙方的溝通交流，并簽訂詳細合同。履約管控階段是由企業和政府部門嚴格按照法律法規履行監管義務，及時發現招標采購中存在的問題，并采取措施解決，從而降低風險，減少成本，促進招標活動順利進行。收尾階段則是對招標采購遺留問題進行科學處理。具體分析如下。

2.1 規劃階段

招標采購規劃階段，是整個采購管理工作的第一步，在該階段運用項目管理知識體系，可以為招標采購目標系統建立、制定科學合理的招標采購管理方案奠定良好基礎。該環節需要重點分析招標采購需求。即依據項目信息，結合項目管理工作進行市場調查，確保調查內容具有真實性和針對性。

所謂項目信息，包括資金來源、技術條件、項目規模等多個方面。在此基礎上，要深入研究影響招標采購管理的各種因素，從而提高管理方案制定的可行性。具體來說，在項目需求分析過程中，首先需要利用各種技術手段采集信息，并在企業內部開展調研工作，強化部門與部門之間的溝通。另外，要在市場調查基礎上，明確影響招標采購的各種市場因素，并采取措施防范。最后根據詳細的項目需求，制定招標采購目標。該環節對于招標采購管理而言十分重要。

在制定招標采購目標時，要結合實際情況全面落實招標采購技術，同時分析各管理條件。在掌握企業招標采購需求基礎上，獲取健全、完整的信息和數據，從而為制定招標采購目標奠定良好基礎。另外，構建招標采購目標系統。在此過程中，相關人員需要根據不同的招標采購目標和特點，盡可能提高招標采購的經濟效益，并在分析多樣化影響因素的同時，將招標采購目標進行詳細分解，確保彼此之間相互協調，同時識別各種技術，為提高招標采購管理水平提供保障。除此之外，在制定招標采購目標時，還要給予目標范圍、目標層級相應重視，以此來提高管理目標群體的豐富程度，而后確定招標采購目標的關鍵點。

在招標采購管理方案制定過程中，由于其具有專業性、系統性、動態性特點，所以在實際落實中需要注意以下要點：第一，明確項目采購的基本信息。第二，對招標采購需求進行分析，并反復梳理分析結果。第三，在確定招標采購目標的同時，確定招標采購管理的工作內容。第四，全面落實與招標采購管理相關的技術和規范。第五，在制定科學、可行的招標采購管理方案基礎上明確指導要求。

2.2 實施階段

實施階段是招標采購的關鍵環節，該環節涉及內容較廣、流程較多，包括招標策劃、簽訂合同等多個方面。在落實過程中并，選擇合適的中標單位至關重要。通常情況下，實施階段需要反復進行，一直到招標采購任務完成為止，具體分析如下。

（1）制定健全、完善招標采購方案。只有保證招標采購方案切實可行，才能夠為各項工作順利開展奠定基礎，從而保證采購活動達到標準。結合以往工作經驗進行分析，為了制定出合理的招標采購方案，需要提前做好策劃工作，策劃內容要涵蓋關鍵節點、采購進度、采購周期、組織分工等。這些環節既存在獨立性，又存在關聯性，并且各要素之間相互依存、相互制約，其中任何一個環節出現問題，都會直接影響招標采購的科學性和有效性。也正因如此，所以該環節并認定為招標采購管理的重中之重。

（2）給予設置招投標采購實施環節關鍵控制點的工作相應重視。管理人員需要嚴格落實招標采購管理制度和要求，按照招標采購標準流程，在了解關鍵點影響因素的同時，合理設置管理控制點。

在此過程中要注意，需要確保各項工作在法律允許的情況下完成，確保控制點內容設置與法律法規相符，能夠切實得到法律體系保護，從而有效預防風險，全面提高招標管理水平。

（3）做好合同授予環節管理工作。合同授予環節是招標采購管理的關鍵環節，其工作內容較多，包括以下幾個方面：首先，在合同簽約前，雙方要對合同內容進行詳細分析，確保合同條款明確、合理，如有疑問需要及時協調并修正。其次，主持或者直接參與到雙方合同締約談判環節。第三，在確保合同準確無誤的情況下進行簽約，并履行各自法律義務。

2.3 履約管控階段

招投標履約管控階段，主要對中標人行為進行規范，確保其嚴格履行合同內容。該階段工作內容包括招標采購控制管理、合同實施效果管理等方面。在合同實施效果管理過程中，需要管理人員在了解合同內容基礎上，對中標人進行跟蹤檢查，并對合同履行情況進行嚴格審計，而后整合管理結果，分析其中是否存在不足之處或違規之處，并及時指出和改正。在招標采購控制管理過程中，首先要給予檢查工作和考核工作相應重視，檢查主體通常來源于企業內部。從企業角度進行分析，需要嚴格按照國家出臺的法律法規，以及制定的招標采購管理方案，對中標單位的采購團隊工作進展進行檢查和考核，如果發現問題，需要及時與中標單位溝通并改正，在保證采購活動順利進行的同時，有效降低采購成本，從而為企業創造最大化效益。另外，企業需要給予檢查和考核，對招標采購管理工作進行及時考核，以此來降低潛在風險發生率。與此同時，政府部門需要充分發揮自身主導作用，積極參與到招標采購監督管理工作中。政府在監管采購行為方面有不可推卸的責任，需要相關管理人員嚴格按照法律法規，從多個角度依法開展監管工作，確保采購活動順利進行。

2.4 收尾階段

收尾階段是招標采購管理工作的最終環節，該環節的主要工作是驗收招標采購工作內容，并交付工作成果。同時總結招標采購中出現的各種問題，并分析問題出現的原因，對問題進行處理。具體分析如下：

第一，對招標采購該工作進行確認，確保所有工作符合標準、通過驗收，并交付成果。如果招標采購過程中涉及到索賠等問題，需要及時處理。

第二，對招標采購資料、信息進行整理，并形成檔案，做好檔案管理工作，為后續查詢提供便利。

第三，對招標采購進行總結，并科學評價，從而更加全面的掌握招標項目的實施情況，并在項目中吸取經驗和教訓，總結歸納出有價值的理論知識，為后續招標采購提供參考和借鑒。

3 項目管理知識體系在招標采購管理中的運用策略

3.1 組織策略

由上文分析可以看出，招標采購工作具有復雜性、專業性、系統性特點，并且涉及內容較廣，各環節之間存在關聯性，其中任何一個環節出現紕漏，都會直接影響招標采購管理水平。所以在運用項目管理知識體系過程中，可以基于邏輯關系，明確各項目進度的主要管理內容，并在此基礎上編制科學合理的組織保障計劃。招標單位接收任務后，需要根據采購項目的性質和特點，明確投標要求，并選擇資質過關、經驗豐富的采購人員，從而保證組織形式科學、合理，有效提高采購團隊綜合素養，確保其能夠在落實采購任務時嚴格規范自身行為，堅持落實規章制度。

除此之外，招標單位還要結合招標采購工作分解內容以及責任機制，編制人力資源管理計劃，分析招標采購過程中資源投入情況，包括人力、物力、財力，為合理控制成本奠定基礎。

3.2 技術策略

技術策略主要針對招標采購工作在實施過程中的溝通、交流方面。招標采購會產生諸多信息，確保這些信息準確傳達、高效傳遞，才能夠使各部門、各崗位達成共識。溝通交流的最終成果，與雙方回應情況息息相關。在招標采購過程中，溝通交流主要集中在內部溝通和外部溝通方面。眾所周知，招標采購涉及人員和崗位較多，包括招標人、投標人、評標人、管理人員等。如果各參與主體之間缺乏溝通，則容易阻礙招標采購工作順利進行，甚至會增加采購成本，為企業造成不可預估的損失。對此，需要采用信息化技術強化溝通，信息技術具有共享性、開放性特點，能夠為提高管理行為的科學性和規范性奠定基礎，從而有效提高招標采購管理水平，盡可能降低運營風險。所以，企業在應用項目管理知識體系開展招投標采購管理活動時，要不斷強化信息化建設，充分發揮技術優勢。

3.3 經濟策略

招標采購管理的主要目標，在于保證采購質量的同時減少采購成本，有效提高企業經濟效益。所以在招標采購管理過程中，應用項目管理知識體系，還要重視關注經濟策略。具體來說，企業需要不斷優化和完善費用管理制度，在招標過程中嚴格按照規章制度完成審批、審核等工作。另外，對于企業中的各種資源，需要統籌規劃、合理分配、有效利用，盡量避免不必要的資源和資金浪費。除此之外，還應重視人力資源管理，這也是降低成本、提高效益的關鍵所在，企業需要對人力資源進行合理安排，保證在招標采購環節做到各司其職，避免出現一人身兼多職或窩工現象，從而節約人力成本。企業也可以采用招標項目群管理手段，為實現信息高效傳遞、實時共享目標提供保障。

3.4 合同策略

合同是招標采購過程中的主要法律依據，需要雙方嚴格履行，在出現問題時將其作為維護自身利益的主要依據。所以在招標采購管理過程中，要做好合同管理工作。雙方在簽訂合同簽訂，需要對合同內容進行分析，確保合同內容給涵蓋采購項目、交貨日期、貨物價格、質量指標等內容，并且條款權責明確，具備法律效益。在此基礎上嚴格落實合同內容，能夠對招標采購各環節進行科學管控，從而降低風險發生率。

4 結語

綜上所述，招標采購管理涉及內容較廣，容易受各種因素影響產生風險，從而增加采購成本。為了避免這一問題，可以采用項目管理知識體系開展管理工作，并從經濟、技術、組織、合同四個角度，對招標采購各環節進行合理管控，及時發現其中存在的問題，從而將潛在問題和隱患杜絕在源頭，有效提高企業經濟效益。