高流轉率調劑書庫文獻清點實踐研究

劉 哲

（深圳圖書館，廣東 深圳 518036）

1 引言

文獻清點是圖書館文獻管理工作的內容之一，針對不同類型的書庫應制定不同的清點策略。目前國內大多數大中型公共圖書館館藏文獻基本采用三線典藏制的布局，即按照圖書文獻利用率的高低及新舊程度，結合服務方式方法，將藏書依次劃分為3個層次，組成一、二、三線書庫的布局體制：一線書庫為開架輔助書庫，二線書庫為閉架或半開架輔助書庫，三線書庫為基本書庫。調劑書庫是二線書庫中的一種類型，具備文獻調劑和配送的功能，一般情況下是面向地區圖書館網或單個圖書館的服務網點提供文獻支持服務，書庫文獻及數據的準確性是圖書館精準服務的必要保障。

2 高流轉率調劑書庫文獻清點的必要性

調劑書庫是“用于保存圖書館文獻資料，同時可具備物流調配、文獻加工、文獻查閱、外借服務等功能的多元化儲存空間”[1]。深圳圖書館立足服務扁平化，在全市建立了由235個自助服務點組成的服務網絡，有效彌補了基層圖書館服務點不足、文獻利用率不高、文獻借閱不便的缺陷，將圖書館服務送到市民身邊，提供無差異、便捷化、均等化服務。同時，為了對此服務網絡提供文獻支撐，深圳圖書館專門建立兼具存儲文獻和物流調配功能的調劑書庫，其主要具有如下兩個特點。

2.1 圖書流轉率高

調劑書庫圖書總量動態保持在10萬冊左右，每日為全市自助服務點提供圖書配送上架和還書回庫的作業，每日出入庫總量均值超過1.1萬冊，日流轉率大于5%。

2.2 閉架管理，操作員眾多

基于上述原因，調劑書庫既有二線輔助書庫閉架管理的特點，又具有一線書庫流轉率高、經手人次較多的特點，在書庫日常運營中容易出現交接程序差錯、實物差錯、數據差錯等情況，與常規的圖書館閉架書庫相比，更容易出現圖書實物、圖書資產、服務數據不符的問題，因此需要結合調劑書庫的服務特點，制定并嚴格執行相應出入庫流程，定期或不定期開展圖書清點工作，確保文獻資產安全，為服務一線提供精準的文獻保障。

3 清點流程的設計

深圳圖書館是國內最早全面應用RFID技術的公共圖書館，也是最早將RFID技術應用到文獻清點的圖書館。2010年至2020年，該館已累計實施4次開架服務區的文獻清點，積累了豐富的工作經驗。筆者認為，基于圖書館常規文獻清點流程的信息采集、數據比對、后續處理3個環節[2]，具體文獻清點工作流程分階段做如下設計。

3.1 前期準備

書庫文獻清點需做好前期準備工作，包括服務準備、數據準備、設備準備和人員準備。

3.1.1 明確時間。針對書庫文獻流通率高、每日出入庫作業時間較長的特點，為確保采集數據的準確性，采集當日停止服務點圖書配送，服務部門提前一周時間對外進行服務告知。

3.1.2 數據準備。清點當日采集作業開始前備份書庫館藏數據以及該庫文獻遷移數據檔案。

3.1.3 設備準備和人員準備。為避免對圖書配送服務造成更多影響，文獻清點工作計劃在一個工作日內完成，以此為目標測算采集設備和人員數量；同時，為處理清點過程中發現RFID標簽故障的問題，需配備設備以便現場更換標簽。

3.2 數據采集

3.2.1 基礎采集。基礎采集流程包括制定數據采集計劃、規范作業流程、按照作業效率劃分采集區域、匯總采集數據等工作，在安排采集線路時應考慮多種因素，科學設計、周密部署，保證清點工作高效、安全，比如在新冠肺炎疫情期間，要考慮采集時序的因素，避免交叉作業。

3.2.2 補充采集。對數據比對結果中不在架狀態集中的區域進行二次采集，避免漏采。

習近平總書記曾強調：國無德不興，人無德不立。文化育人的最終目標便是提高學生的人文精神，幫助學生學會為人處世之道，成為“正能量”的繼承者與傳播者。現今，拜金主義、享樂主義、極端個人主義等不良風氣盛行，摧殘著青年大學生的身心健康，這時候便更需要發揮優秀傳統文化的巨大作用，來提高學生的道德素質和職業素質。正處于社會轉型關鍵時期的中國，不僅需要技能水平高超的人才，更需要德才兼備的全能型人才，將優秀傳統文化植根于學生心中，有利于提高學生的綜合素質，加強學生道德意識，深入貫徹落實立德樹人的根本原則。

3.3 數據比對及分析

將采集數據與備份數據進行比對，確定館藏地點、服務地點和資產狀態相符的圖書為在架狀態，其余為不在架狀態，并歸類分析原因，匯總形成初步清點結果。

3.4 文獻跟蹤

全面梳理對清點結果準確性造成影響的因素，如數據采集環節和文獻交接環節，以及不在架文獻后續可能出現的流通環節和存放地點等進行定期跟蹤梳理，及時修訂清點結果。

4 清點實踐和結果分析

按照以上清點工作流程，深圳圖書館近期開展了一次調劑書庫文獻清點工作。實踐證明，這一流程設計科學、嚴謹、高效、安全，值得在以后的工作實踐中堅持和推廣應用。現結合清點實踐和清點結果做以下分析。

4.1 清點過程及結果

根據系統統計數據，本次清點應在架圖書99255冊，清點工作有12名工作人員，劃分成6個采集組，兩名工作人員1組，配備6套RFID采集設備，規定在1個工作日內完成清點工作。經過數據采集，共獲得不重復圖書條碼99497個，經過數據篩查，去除其中館藏地點和服務地點參數不符的圖書1192冊，與應在架圖書數據比對，初步得出應在未在架（未采集到）條碼950個。其后30天內，對不在架圖書進行查找，并對部分架位進行針對性核對，對可能有漏采的區域進行補充采集，持續開展數據跟蹤，最終確定不在架圖書為64冊，不在架率為0.06%，在后續服務中仍會定期對不在架圖書進行數據跟蹤并修正清點結果。

4.2 清點結果分析及文獻跟蹤方法

4.2.1 數據分析

通過對未在架的950個圖書條碼補充采集和數據跟蹤，篩除漏采、未歸架、文獻遷移、文獻剔除等影響因素的數據，初步清點出應在未在架圖書133冊。具體做法為：①漏采文獻數據分析：通過整理未采集到條碼的題名、索書號等館藏信息，劃出書庫內需要補采的大致區域實施補充采集，共采集到231冊漏采圖書。②在庫但未及時歸架文獻數據分析：經追蹤發現，950冊圖書中有25冊因在采集前作為問題圖書（書標、條形碼破損或RFID標簽故障等）未歸架，存放在書庫角落未被采集。③已被調整遷移文獻數據分析：950冊圖書數據中有543冊在前期圖書遷移數據中被找到，造成該情況的原因是在圖書遷移出庫時沒有及時更新系統數據，致使該數據仍然保留在調劑書庫。④文獻已被剔除：通過整理950冊圖書清單，發現有18冊圖書數據屬于剔除狀態，圖書實物已被剔除處理。

4.2.2 文獻跟蹤

在數據采集后30天內，對不在架的133冊圖書進行數據跟蹤，有67冊在圖書館服務系統中發生服務點變更（已被配送至服務點），兩冊圖書發生剔除操作，說明上述69冊圖書事實存在，未被跟蹤到的圖書為64冊，確定為不在架。

5 文獻清點方式對比研究

圖書館在應用RFID技術前普遍采用條形碼技術進行文獻管理，文獻清點采用人工+條形碼采集設備。目前圖書館已普遍采用RFID技術實現文獻管理，除了實現自助借還、資產管理等功能，還能夠通過層架標系統進行文獻定位，突破線性排架的局限，實現靈活排架，解決錯架亂架等問題[3]。在RFID技術支持下，圖書館文獻清點增加了兩種方式：人工+RFID采集設備和機器人自動盤點。

5.1 3個清點案例

筆者采用3個案例對3種不同的清點方式進行比較。案例一為南京師范大學華夏教育圖書館中文樣本書庫清點案例[4]，采用人工+條形碼采集方式；案例二為深圳圖書館對調劑書庫清點的案例，采用人工+RFID采集設備；案例三為武漢大學圖書館應用盤點機器人進行盤點的案例[5]。

人工采集的特點是人力、設備投入數量大，采集效率低，采集精度較高，漏采率低。案例一采用人工+條形碼采集設備的方式，由27名工作人員劃分為9個采集組，利用6個工作日，共清點書刊203，592冊，丟失率（未點到率）約為2.1%[4]。

在圖書館應用RFID技術后，人工采集效率得到大幅提升。案例二采用人工+RFID采集設備的方式，由12名工作人員劃分為6個采集組，利用1個工作日完成99，685冊文獻數據采集的工作任務，從數據分析和跟蹤情況看，在清點過程中屬于漏采數據為325冊，包括補充采集（231冊）、未歸架（25冊）和數據跟蹤（69冊），綜合漏采率為0.33%（325/99，255）。

相對于人工采集，機器人自動清點有采集效率高、節省人力成本的優勢，準確率也逐步提升。在案例三中，盤點機器人自動盤點每千冊圖書平均用時折算為183秒，盤點效率約為人工的5.5倍，圖書定位準確性約為96.83%[5]。

5.2 關鍵指標對比

第一，盤點機器人效率最高。筆者采用人工+RFID采集設備對567本樣本圖書進行盤點，平均用時為573秒，人工效率折算為每千冊圖書平均用時約1010秒。案例一和案例二都是實際發生的較大規模文獻清點工作實踐，這兩種方式的工作效率很大程度上受到文獻數量、參與人數、任務規劃等因素的影響。根據實際測算，以每天實際工作7個小時計，案例一每千冊圖書平均用時折算為6684秒，案例二則為1518秒，而機器人自動盤點的效率約為人工+條形碼采集方式的36.5倍，約為人工+RFID采集方式的8.3倍。

第二，人工+RFID采集準確性最高。案例一沒有漏采數據記錄，直接將未點到率定性為丟失率，即使將人為操作方式客觀上存在漏采的因素計算在內，漏采率不會超過丟失率，即不超過2.1%；案例二有比較準確的漏采率統計，為0.33%；案例三圖書定位準確性約為96.83%，相應漏采率為3.17%。

6 文獻清點方式的選擇

基于上述對不同清點方式的對比分析，筆者認為，圖書館在制定清點方案時，應針對不同的清點對象，從清點目的出發，綜合考慮效率和準確性因素，選擇適合的清點方式。

6.1 開架書庫宜采用盤點機器人方式

一線開架書庫的使用者以讀者為主，需要進行經常性文獻整理、順架、定位等作業，側重于圖書定位準確性，兼顧文獻資產管理，因此可以將文獻清點和日常文獻整理工作相結合，優先選擇采用盤點機器人清點方式，建立高頻率的清點機制，且清點工作可以在夜間閉館后實施，以減少開館期間對服務的影響，既能按照定位數據開展整架順架工作，也能綜合利用多頻率清點結果，以便及時發現存在的問題，采取措施進行優化整改。

6.2 閉架輔助書庫宜采用人工+RFID采集方式

二線書庫，如本館的調劑書庫，采取的是閉架管理模式，但文獻進出頻繁，流轉率甚至高于一線開架書庫，其使用者以圖書管理人員為主，在實際運轉中因管理疏漏易導致文獻遺失情況，對該類書庫進行清點的目的更側重于文獻資產管理，對清點結果的準確性有較高要求。同時，為避免對服務的影響，清點頻率要求較低。在書庫布局方面，按照《圖書館建筑設計規范》的要求，閉架書庫的書架間距通常低于開架書庫，只有0.75m～1.2m（常用書架）或0.6m～1.0m（不常用書架）[6]，圖書館閉架書庫的書架間距普遍較窄，不利于盤點機器人展開作業。鑒于此類書庫的清點頻率要求較低，對數據采集質量要求較高，筆者認為采用漏采率相對較低的人工+RFID采集方式更為適宜。

7 結語

關于閉架管理的二線書庫，從理論上講，儲存文獻的安全屬性較高。而像深圳圖書館這樣的調劑書庫，與常規的二線書庫有所不同，它既實施閉架管理，也需要為高流通率的基層圖書館服務網絡提供文獻支撐，操作人員多，每天出入庫文獻數量大，所以書庫本身也具有了高流轉率的特點。同時，隨著公共圖書館服務社會化的發展趨勢，越來越多的社會機構參與圖書館日常業務，圖書館業內也存在顧慮，外包企業的不專業，容易導致圖書館服務質量下降[7]。因此需要在制定管理規范和操作流程的基礎上，加強業務培訓與交流，建立監督監管機制，通過建立規范的文獻清點機制，定期對文獻的流通情況進行檢查，約束合作方認真執行業務規范和操作流程，及時發現各環節存在的問題，提出整改要求，及時糾正差錯，避免發生同類錯誤，給圖書館文獻資產造成不應有的損失。文獻清點是圖書館書庫管理的常規性工作，是對圖書館館藏資源結構、館藏管理動態以及文獻利用率等進行評估的重要依據，也是圖書館落實主體責任、強化質量管理的手段，必須堅持經常，立足實際，做到科學、準確、安全、高效。