新時期加強農業科研單位科技檔案保密工作的思考

張俊濤

（遼寧省海洋水產科學研究院，遼寧大連 116023）

0 引言

對于農業科研單位而言，其屬于國家科學研究以及技術開發的重要基地，因此其中會存在涉密文件與存儲介質。農業科技檔案包括項目驗收、技術推廣、成果獎勵等環節中形成的試驗記錄、綜述報告、文獻調研及論文和專著等科研材料。農業科技檔案是農業科學知識產權和專利技術的重要憑證，更是保證科研生產、創新以及經濟建設的關鍵材料，其自身具備較多作用，包括工作查考、經驗總結、科學研究以及技術交流等。農業科研單位的科技檔案保密工作關系到國家利益和科技發展，屬于國家保密工作中的一個重要部分。通過農業科技檔案保密工作的良好開展，一方面，能夠提升科研人員的主動性，另一方面，農業科技成果推廣應用工作會得以良好開展。

1 農業科技檔案概述

1.1 農業科技檔案信息資源的作用

農業科技檔案是在農業生產活動、農業科研活動、農業經營活動中形成的具有查考價值、需要歸檔保存的文字資料，農業科技檔案能夠真實的反映出農業科學技術活動的全部過程以及具體成果，屬于儲備農業科技知識及信息的重要載體。做好農業科技檔案工作，有助于現代農業科研成果的良好轉化與推廣，逐漸將科學技術轉化為現實生產力。整個環節，保證農業科研檔案資料的準確性、完整性以及安全性，能夠實現科學技術的逐步向上轉移。近年來，在眾多農業科技檔案管理人員的共同努力下，農業科技檔案已經在現代農業經濟發展中起到了不可或缺的作用。

1.2 農業科技檔案的特點

簡單來講，農業科技檔案是一個綜合性的龐大系統，其具備較多特點，包括組成因素多、技術密集以及知識密集等，所以其檔案會涉及到多方面內容，具備較強的專業性。并且，農業科技活動會與自然條件存在較為密切的聯系。農業生產需要較長的周期，一種農作物整個生長周期少則幾個月，多則幾年，在優良品種的選育成功，也需要眾多人的共同努力。以上的這些特點，決定著農業科研活動需要持續進行，不斷的進行探索，所形成的檔案信息數量也尤為龐大。

2 農業科研單位科技檔案保密工作中存在的問題

當前，在不斷發展中凸顯出了兩個特征，一是經濟全球化，二是人類活動信息化。世界已成為一個地球村，各國之間均存在較為密切的聯系，我國農業科研單位科技檔案保密工作面臨較大的挑戰，做好農業科研單位科技檔案保密工作尤為重要，不過就當前農業科研單位科技檔案保密工作而言，仍然存在一定的問題，因此，需要對這些問題進行細致的分析，具體如下。

2.1 認識不到位

現階段，一些農業科研單位不具備較強的保密意識，在安全管理上較為松散，對保密培訓工作投入不夠。農業科研單位沒有單獨的信息保密安全技術部門，不具備相關的技術人員，需要由非專業的管理人員負責這方面的工作。一些農業科技人員并沒有自信的收集并整理科研工作資料，例如原始記錄、數據分析、查新報告與成果發表等，并且未及時歸檔，并未做好相應的保密工作[1]。而且，在網絡信息時代，科研人員內部學術交流過程中，會用到各種媒介例如打印機、復印機、傳真機以及移動硬盤等，這些媒介的使用，很容易導致科研資料泄密。同時，加強科技檔案的保密工作需要投入大量的管理成本和財力成本，導致部分涉密工作人員內生動力不足、責任心不強，對科技檔案保密工作積極性不高。

2.2 對科技檔案保密工作的內容不明確

當前，許多農業科研單位，在科技檔案保密工作上只是關注上級單位印發的涉密文件，特別是基層單位，其并不清楚國家明確的涉密事項，對單位具體的保密內容不明確。定密不準的問題主要表現為無密亂定、低密高定、高密低定以及解密不及時等[2]。而對涉密工作人員培訓的對象較為固定，并且具備單一性，而單位的其他職工對科技檔案保密事項范圍并不了解。

2.3 管理制度不健全

國家已頒布的相關法律法規，能夠對檔案工作的開展提供有力依據，不過不能全面的適應科技檔案保密工作中的內容多樣性、范圍拓展性、儲量集中性等特點。現存的保密制度建設往往具備不夠健全，指導性以及操作性較差，不能很好的與保密管理工作與防范技術發展相匹配，配套建設較落后[3]。雖然目前各個農業科研單位基本上都建立了檔案管理的相關規章制度，但對科技檔案保密工作普遍不夠重視，軟硬件投入不足，科技檔案保密制度存在不夠細化、缺乏可操作性等問題。既缺乏針對科技檔案保密的激勵和補償機制，又缺乏操作性強的針對違規、失職等問題的問責制度，致使科技檔案保密工作往往無章可循，存在失密隱患。

3 農業科研單位科技檔案保密工作應采取的對策

針對于當前農業科研單位科技檔案保密工作中存在的問題，應針對性的制定出有效的應對方案，保證農業科研單位科技檔案保密工作的良好開展，保證檔案作用的良好發揮。

3.1 強化相關人員的科技檔案保密意識

科技檔案管理人員的綜合素質和業務水平直接決定了科技檔案保密工作的質量。科技檔案管理人員應學習更多的科技檔案管理知識，不斷加強科技檔案保密意識，使自身的能力能夠符合現代化農業科技檔案保密工作的要求[4]。同時，建議加強科技檔案涉密人員定期培訓工作，培養保密工作的責任感和使命感，提高對涉密事項范圍的認知，明確涉密事項和非涉密事項的界限。科技檔案保密工作人人有責，要求全單位職工積極參與，齊抓共管。除涉密人員外，定期對從事非涉密工作的科研人員及第一線科技工作者進行科技保密法律法規的宣傳和培訓，強化農業科研資料和成果對農業科研單位乃至對國家農業生產安全的重要性，樹立“科技檔案保密工作，人人有責”的理念，強化保密觀念的同時，進一步提升防范意識，更好的開展保密工作[5]。

3.2 全面落實科技檔案保密工作分工責任制

加強農業科研單位科技檔案保密工作的關鍵是細化工作責任，制定具體措施，確定各項涉密科技檔案的負責人，建立嚴格的審批程序。加強涉密載體管理，抓好涉密電腦和手機使用的保密管理。根據不同部門職能，分類明確保密要求，將保密工作分解到各職能部門[6]。充分發揮各級領導、科技項目管理部門及各級保密工作部門的協調作用，重點開展科技檔案保密工作。在完善、科學的科技成果保密管理體系下，各盡其職，提升管理效果。當單位的組織機構發生變化時，隨時調整和充實科技檔案保密工作職能部門的人員構成，明確各自的領導和管理職責[7]。

3.3 加強制度建設

只有在完善的保密制度下，才能保證科技檔案保密工作的良好開展，農業科研單位要根據實際工作，有針對性地制定本單位的科技檔案保密工作細則，做到有法可依、有章可循。科技檔案保密工作的各項規章制度應當條文嚴密而簡明，以利于增強其可操作性。將科研材料的形成、積累工作納入科技檔案保密工作計劃，確保各個材料更好的移交給檔案部門。對科技檔案進行定期的檢查、校對，使農業科研資料的收集、管理、使用以及科研交流中的保密工作落到實處，切實杜絕科技檔案的失秘隱患。對重要的涉密崗位，應進行保密約定簽署，確定出人員的具體職責，確保不會因為人員離職，發生泄密問題。科技檔案保密制度應與各部門的規章制度相協調，使各職能部門在實施管理中有章可循。例如，結合單位績效考評機制，建立更完善的保密工作獎懲制度，激勵科研人員把工作落實到涉密項目的各個環節中去，將失泄密扼殺在萌芽狀態[8]。

3.4 加強涉密要害部門和人員的管理

現階段，保密業務相關管理要求已經逐步實施，對于科技檔案保密工作而言，勢必會在農業科研單位深入開展。基于保密對象、保密要求明確的情況下，加強涉密要害部門和涉密人員的管理工作顯得尤為必要。首先，要強化相關保密要害部門辦公場所的安全防范，在保密工作人員及保密技術防護等方面加大要求。需要為涉密部門配置專門的碎紙機、文件柜以及保密電腦等[9]。無論是已經完成的科研項目，還是正在進行的科研項目，均應做好相應的監督管理工作，對各項工作進一步規范，包括項目的策劃環節、項目的立項環節、項目合同簽訂環節以及項目實施環節等，均要安排專人進行資料管理。所有涉密計算機及各類存儲介質均登記造冊，標定密級。設立相對隱蔽以及集中的辦公場所，將安裝裝置安裝上，包括報警裝置、防盜裝置以及電子監控等，嚴禁涉密計算機連接互聯網，進行實時檢查、審計。做好涉密硬件的更新換代，有效改善涉密要害部門的保密條件。同時加強對涉密人員的監督和管理，實行上崗保密資格認證、在崗履職考核和失職調離管理，涉密人員離職需實行脫密期管理[10]。

3.5 積極推進信息化建設

第一，部分檔案紙質材料電子化，初步建立檔案數據庫。根據實際期限與產生年份，將庫存紙質檔案轉換成電子化材料，構建檔案數據庫。近年來電子計算機得以廣泛應用，產生的較多檔案資料已存在原有的電子材料，所以可以按照檔案內容對電子材料進行收集，針對無法進行原始電子檔案收集或找到的檔案，可以通過掃描儀或者其他設備進行電子文檔轉換。第二，構建紙質檔案及電子檔案雙軌保管運行機制。對電子檔案管理制度進行完善，明確電子文件的歸檔要求及歸檔范圍，確保電子文件的準確性以及完整性。組織檔案管理人員學習檔案管理的相關知識，樹立電子檔案及紙質檔案雙軌收集以及整理立卷的觀念，基于電子文件歸檔以紙質文件歸檔為主的原則，保證兩種檔案的檔號一致，從而實現檔案數字化，對電子檔案數據庫進行完善，以便后期更好的進行檔案管理網上數據交流對接。第三，構建檔案網絡管理系統。在單位內部，構建檔案數據庫，設立相應的功能模塊，具備對下屬單位立卷歸檔以及調檔查詢等功能，實現網上檔案管理，同時要與檔案管理同步，進行分區管理；單位的所有部門均要有臨時數據庫，產生的材料在辦理完成后，需要進行及時的立卷歸檔，并且還應定期的對這些數據進行檢定與歸檔。以上工作開展過程中，均要遵循嚴格的保密原則，避免檔案信息泄露。

3.6 注重檔案安全管理

農業科研單位科技檔案管理中，檔案安全尤為重要，本著對黨、國家、社會人民的高度負責，相應的檔案工作人員需要認識到檔案安全的重要意義，主動的從行動上以及思想上，將檔案安全放在第一位，對檔案室的安防設備進行定期的檢查，對于檔案庫房而言，其作為存放檔案的主要場所，屬于檔案保密的關鍵所在，因此，檔案庫房需要符合檔案保管的專業要求。庫房與閱覽室以及辦公室應區分開來，做到專房專用，不可將臨時建筑當作檔案庫房，應具備較高的堅固性，遠離水源、水源以及污染源，滿足防潮、防火、防水等基本要求，不可存在僥幸心理，注重檔案安全管理工作。

3.7 強化領導責任制

首先，實施嚴格的領導責任制，構建專業能力強的保密領導小組，對相應的管理職責加以明確，確保各項工作的良好落實。其次，按照檔案法、保密法等相關條例、規定及制度，對農業科研單位科技檔案保密管理制度進行完善，并從科技檔案保密職責、涉密計算機管理維護方案、保密手冊、科技檔案泄密應急措施等，從整體上強化科技檔案管理職責。最后，落實檔案檢查制度。因為農業科研單位屬于長期從事農業科研、服務等工作的事業單位，農忙時，專職的檔案以及保密人員需要從事農業勞作，所以在農業科技保密工作上提出了更高的要求。對于科研檔案保密部門，應進行相應的安全專項檢查，及時發現工作中存在的問題，針對性的加以解決，避免發生檔案泄漏事件。

4 結語

綜上所述，在農業科研單位中農業科技檔案是較為重要的資料載體，其中包含較多的重要信息資源，是單位生存和發展的重要依據，關系到黨和國家的根本利益。新時期農業科研單位的科技檔案保密工作任重而道遠，保密工作是一項預防性工作，而非事后彌補漏洞。在新形勢下，農業科研單位的科技檔案保密工作必須著眼長遠、積極防范、突出重點，在發揮好科技檔案最大效能的前提下，切實保障科技檔案信息資源的安全性。