對房屋建筑與市政基礎設施工程檔案的幾點思考

劉滌塵

(中鐵十六局集團置業投資有限公司，北京 100018)

0 前 言

房屋建筑與市政基礎設施工程檔案，就是對與房屋建筑與市政基礎設施工程相關的、具有參考價值的文字資料、圖片、照片和聲像資料的統稱。房屋建筑與市政基礎設施工程檔案管理是一項系統性管理工程，從施工單位對檔案進行收集、整理、保管到交付，到檔案管理部門接收、歸檔、整理和利用，需要以相關法律法規為準則，以相關管理制度和工作機制為依據，做到科學性和嚴謹性相統一，準確性和應用性相結合，切實為城市規劃發展提供數據參考。

1 加強房屋建筑與市政基礎設施工程檔案重要性

1.1 為城市規劃建設提供數據參考

城市規劃方案的制定是一個復雜性系統工程，需要對人口流動、城市建筑等影響因素進行動態模擬，對城市全貌進行科學準確的預測。在這個過程中，需要依照嚴謹、科學的工作流程，需要大量城市建設歷史數據的支持，才能保證城市規劃方案的科學性和合理性。在城市規劃方案的諸多數據中，市政工程檔案是制定城市規劃方案的重要依據。近年來，我國城市化建設加快，市政工程檔案為城市規劃建設提供了有力的技術數據支持，提升了城市規劃宏觀調控效率和微觀執行力度。其中，通過市政工程檔案原始數據進行系統分析，再現城市建設的歷史面貌和現有發展狀況，并從中找到城市規劃進程中遺留下來的問題，發現問題背后的隱患，為城市規劃方案制定提供歷史經驗和改進建議。

1.2 為智慧化城市發展提供研究支持

“智慧化城市”理念的提出，為城市規劃發展提供了新思路和新路徑。智慧化城市發展研究離不開城市建設檔案的數據支持。城市建設檔案是對城市規劃歷史進程的重要資料，囊括了城市拆遷、改建擴建和新建工程的檔案資料，反映了城市規劃歷史進程和現有全貌，為智慧化城市研究提供了資料依據。對城市建設檔案進行科學管理，是城市化進程的根本要求，也是城市規劃科學發展的基本需要；對城市建設檔案進行科學分析，可以為市政工程建設提供規劃依據，對房屋建筑擴建和改建提供歷史經驗支持和數據分析支撐，對新建選址和規劃提供重要參考，為智慧化城市建設提供基本保障。

2 房屋建筑與市政基礎設施工程檔案存在的問題

2.1 檔案收集拖沓且效率低

市政基礎設施工程是一項復雜性系統工程。從空間上來講，由于工程規模大，需要多個施工單位分標段承包施工；從時間上來講，由于工程周期長，需要分期施工，每個施工階段工程又劃分為多個標段，由多個單位分段施工。在此施工背景下，由每個施工單位負責本段工程檔案的收集，而每個施工分期各單位檔案的收集時間不同，造成檔案眾多、完成時間不同、內容各異的復雜情況，給檔案收集工作造成了巨大的挑戰。目前，在工程建設中，檔案收集工作效率不高，從制度層面看，管理制度和監督機制不健全，造成崗位責任制落實不到位；從實施層面上看，檔案收集工作機制不完善，不能有序開展，導致收集效率低下、檔案收集拖沓的現象時有發生。

2.2 檔案接收的內容不全面

當下，城市化進程加快，對市政基礎設施工程施工進度提出了較高的要求，為實現施工進度目標，一些市政工程往往匆忙上馬，報建手續滯后。在此情況下，會造成檔案資料不完整，不符合規范等后果。此外，工程檔案的整理和記錄需要和施工進度相對應，需要工程檔案管理人員適時跟蹤工程進度，準確、全面地記錄工程進展情況。但在實際工作中，由于一些企業的重視度不夠，投入的人力、物力資源有限，再加上檔案資料收集需要工程的整個流程，跨度大、任務量繁重，往往造成檔案資料不齊全、資料數據不準確、檔案內容不規范的現象。另外，城市建設工程周期長，對于已經收集的檔案資料需要合理保存。由于檔案收集管理制度不完善，造成檔案資料流失，也是導致檔案內容不全面的原因之一。

2.3 市政工程檔案的相關法律制度欠缺

隨著城市化進程的快速推進，城市規劃建設步伐逐漸加快，市政基礎設施建設規模持續擴大，房屋建筑工程數量快速遞增，導致各類工程檔案數量暴增，給城市建設檔案管理工作提出了新挑戰，也對提升城市建設檔案管理制度保障提出了新要求。現階段，我國現有市政工程檔案管理相關的法律法規已經不能適應檔案管理工作的迫切需求，建立健全相關法律法規重要性日益凸顯。在此背景下，我國現有的城市建設檔案管理制度和工作機制尚不完善，檔案管理、監督工作缺失科學管理制度依據，檔案管理運行工作欠缺高效工作機制制約，導致城市建設檔案管理工作問題頻發，阻礙了市政工程檔案管理的順暢運行。

2.4 檔案信息化建設不到位

檔案信息化建設是智慧化城市的基本要求，信息化建設是推動檔案管理高效化、科學化的重要手段。當下，信息化技術已經在各行業得到廣泛應用，但在現階段城市建設檔案管理工作中，信息化技術應用剛剛起步，還沒有建立完善的檔案管理信息化系統，在檔案資料的輸入、儲存、分析和管理等方面，還沒有實現智能化、信息化管理體系。在檔案的收集、整理、保存等方面，一些單位仍以人工為主，效率低，準確性差，檔案資料的保存風險增大，嚴重地制約了城市建設檔案的管理工作。

2.5 監督、指導、協調力度薄弱

檔案管理制度、監督機制的構建是檔案管理工作順暢進行的根本保障。現階段，城市建設檔案管理體系尚不健全，在管理目標、管理措施、監督協調機制以及指導內容等方面存在諸多問題，無法為目前城市建設檔案現狀提供制度支持。特別是在檔案的收集、整理以及檔案利用等方面，由于缺乏規范管理，導致各流程難以實現階段性目標，無法為下一個流程工作提供支持。鑒于此，構建科學合理的檔案管理體系至關重要，應建立完善的管理制度和監督機制，保證檔案前期收集整理工作達到目標要求，提升檔案資料的信息利用效率和效果。因此，建立健全檔案管理體系，促進檔案管理工作高效、高質量地進行，是檔案管理工作的重要內容。

3 房屋建筑與市政基礎設施工程檔案對策

3.1 建立健全檔案收集和管理規章制度和監管制度

為了提升城市建設檔案收集質量，檔案管理部門要切實履行監督職責，以相關法律法規為準則，以本地城建檔案管理條例為標準，對在建的市政基礎建設工程檔案管理進行檢查。主要包括以下檢查內容：一是對檔案管理制度進行檢查，確認是否建立崗位責任制，是否建立層層落實制度，是否落實到個人，是否明確工程負責人和檔案收集人員的責任；二是對檔案管理工作機制進行檢查，確認是否明確檔案管理工作的實施步驟、實施方法、檔案分類、質量標準以及時間規劃等內容；三是檢查是否建立檔案保管制度，對檔案資料室、檔案保管方式以及保管制度是否合理合規；四是對檔案管理工作責任制度進行檢查，確認是否依據檔案保管的流程，把責任制度落實到個人，并建立相應的責任追究制度。通過有效監管，提升各施工單位的檔案歸檔意識，加大管理力度和資源投入，并完善檔案管理的各項規章制度，確保檔案收集、整理、保管和移交高效率、高質量地完成。

3.2 提高檔案歸檔的質量

一般來說，城市建設檔案里的文字資料、圖片、照片等資料都是施工設計單位、建設單位和監理單位收集完成的，資料種類多、周期長，涉及的單位多，必須保證檔案資料全面、真實、準確，確保檔案歸檔的質量。因此，要從制度層面和實施層面入手，為檔案歸檔質量提供制度保障。要根據工程建設的周期性、施工種類和各施工單位的數量，制定檔案歸檔的整體歸檔制度，依照工程名稱、工程時間、工程類別等方面，對檔案進行科學分類，制定相應的歸檔要求。在此基礎上，明確各施工單位需要提交檔案的質量標準，并確定交付形式、交付時間和角度數量等，保證檔案歸檔高效率、高質量地完成。

3.3 推進檔案信息化建設,實現檔案資源共享與技能水平

目前，城市建設檔案管理信息化建設逐漸推進，城市建設工程的數量和規模持續增多，增加了城市建設檔案的管理工作難度，對檔案管理人員的專業水平和專業技能水平都提出了更高要求。在此背景下，加強檔案管理隊伍的素質建設，成為城市建設檔案管理的重要內容。為此，城市建設檔案管理部門要加大資源投入力度，做好管理隊伍的素質建設及提高業務管推進檔案信息化建設：一是引進專業素質能力強、檔案管理經驗豐富的人才，充實檔案管理隊伍；二是對檔案管理人員進行定期培訓，提升他們的質量意識、理論水平和實操能力；三是不斷完善檔案管理工作機制，并建立相應責任制度和獎懲制度，激發管理人員的積極性，提升自我約束能力和專業技能；四是建立創新管理獎勵機制，激勵管理人員在工作中發現問題，創新性解決問題，不斷改進檔案管理工作，在工作中實現自我價值，實現檔案資源共享。

3.4 在檔案收集、管理過程中加強領導，明確責任

構建科學合理的檔案管理制度和工作機制，是城市建設檔案管理工作的重要內容。首先，要提升相關領導和檔案管理人員的檔案質量管理意識，充分認識檔案管理質量對后期檔案應用的重要性，并把這種工作態度融入到具體工作中，做到在具體工作中嚴格要求、精益求精，保證檔案管理工作的高效性和高質量完成。其次，城市建設檔案管理部門要根據工作中發現的問題，不斷完善檔案管理制度，保證工作機制落實到個人，明確每個人的職責和權限以及應承擔的責任。最后，把工作機制落實到每一個細節，并制定相應的監督檢查制度，明確監督檢查的具體步驟、內容和時間，一旦發現問題，要及時采取修正措施，并做到舉一反三，對檔案管理全流程進行系統檢查，確保檔案管理工作的順暢有序進行。

3.5 完善檔案管理體制,健全檔案管理網絡

信息化技術的發展和普及，為城市建設檔案管理提供了完善的技術支撐。城市建設檔案管理內容繁雜，包括大量的圖片以及各類文字資料，從收集、接收、歸檔整理以及后期的利用，都對管理工作的準確性和高效性提出了較高的要求。而檔案管理流程與信息化處理系統的工作流程類似，而信息化處理系統能夠極大地提高檔案管理工作的效率，很好地規避檔案管理工作中易出現的問題，并能在網絡化技術下，實現資源共享，為檔案應用提供了便利。為此，落實檔案管理信息化建設，要做好以下方面：一是主管部門要加大資金投入，為城市建設檔案管理部門更新信息化設備，實現檔案管理全流程的信息化、系統化；二是加大資源投入，充實檔案管理專業人才隊伍；三是定期開展各項培訓活動，提升檔案工作人員的專業素質和專業技能。

4 結束語

隨著城市化進程的快速推進，房屋建筑和市政基礎設施工程檔案的重要性日益凸顯，對于城市規劃和發展具有極其重要的意義。現階段，我國房屋建筑和市政基礎設施工程檔案尚存在檔案收集拖沓且效率低、檔案接收的內容不全面、市政工程檔案的相關法律制度欠缺等問題，嚴重阻礙了城市建設檔案管理的順暢運行，影響了城市化進程的發展。為此，要加大力度，建立健全檔案收集和管理規章制度以及監管制度，提高檔案歸檔的質量，提高信息化建設,完善檔案管理制度,健全檔案管理工作機制，加強隊伍素質建設，提升城市建設檔案管理工作的高效運行，為城市規劃發展提供科學、準確的數據支持。

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