企業內部控制之合同管理存在的問題及對策探討

文/阮艷（東方出版中心有限公司）

隨著全球經濟的飛速發展，外部市場環境的瞬息萬變，給企業的經營發展帶來了多種機遇的同時也迎來了多種挑戰。數以千計的企業紛紛出現，國外企業也紛紛涌入國內，搶占國內市場，使得國內企業間的競爭愈發激烈。為了在激烈的市場競爭中立足，更好地維護企業的合法權益，合同作為企業實現經濟利益的重要載體，則提高合同管理意識就顯得非常重要和非常必要。好的合同管理可促使企業的經濟行為更加規范，預防經濟糾紛和法律糾紛；也能促進企業內部控制以及管理經營水平的提升，防治因為合同管理不當而對企業造成經營風險以及影響經濟效益。

一、企業內部控制之合同管理的重要性、目的和原則

在企業發展的過程中，管理者在關注經營效益的同時也應提高企業經營中的風險防范意識，而內部控制則是提升企業管理水平以及控制風險的有力手段，其為企業的整體發展以及戰略目標順利實現提供有力的保障。企業內部控制像一張“網”，以全方位、立體的方式滲透到管理的各個方面，又像一條“直線”能將每一項管理制度串聯在一起，貫通各個業務的各個環節，提高經營管理的效率。此外，企業內部控制也是一個動態的過程，它能在保障制度有效執行的同時，對不科學和不規范的環節及時進行調整改進，從而保障企業在執行中不偏離企業的經營目標。

因此，企業內部控制是一種以風險管理為導向的管理模式，通過對風險的了解和防范，確保企業能夠穩定、長效發展，這對企業競爭力提升以及持續發展至關重要。

為了加強和規范企業內部控制管理，財政部在2009年發布的《企業內部控制基本規范》中就有相關明確的規定，其提出內部控制主要的目標是實現企業經營管理能夠合法合規進行，確保企業資產安全以及財務報告等信息的準確性和全面性，促進企業經營效果的提升，最終實現發展目標及戰略目標。

在內部控制中，合同管理是重要部分，是防范企業風險的重要環節。因此，合同管理應該盡可能做到全業務、全崗位、全過程的管理。加強合同管理的目的，其一是為了促進合同有效履行，維護企業的合法權益，降低經營管理風險；其二是在財務方面實現經營成本的合理控制，以合同為依據測算預計的現金流入和流出，為資金合理有效率的運用提供保障，為企業的運營和進一步發展未雨綢繆，促進企業經濟利益最大化的實現。因此，我們必須要正確認識到合同管理在企業內部控制管理乃至企業運營管理中的重要性。

加強合同管理，其遵循的原則應當與企業內部控制的基本原則相一致。即應遵從：

（1）全面性原則。合同管理應當貫穿合同訂立、合同履行、合同登記和合同糾紛處理等全過程，盡可能地覆蓋企業的各項業務及工作內容。

（2）重要性原則。合同管理體現全面性的同時，還需要遵循重要性的原則對涉及的一些重要事項以及關鍵內容重點關注，必要的時候要針對這些重要性事項及內容采取預控手段，避免后續出現問題或者降低問題影響。

（3）制衡性原則。合同管理開展中還需要體現制衡性原則，要針對企業內部結構、部門設置、責任落實及分配、工作流程等建立制約和監督，確保良好的運營效率。

（4）適應性原則。合同管理中，要求簽訂的內容要依據國家政策及企業實情，保持和企業經營管理、市場水平、工作范圍等的適應性，且還要結合外部大環境實時發展做好經濟活動工作的合理調整，對合同內容及標準持續優化和更新。

（5）成本效益原則。效益是企業發展的根本目的，合同管理工作也要體現成本效益，在合同的訂立和履行中要做好實際成本和預期效益間的平衡，實現成本控制。

除上述原則之外，對于合同管理還要遵從安全保密性原則、誠實守信原則、公平原則等。

二、內部控制之合同管理存在的問題

（一）合同訂立環節存在的問題

第一，經濟活動開始，未訂立合同，給企業帶來經營風險。部分企業對合同的簽訂不夠重視，業務人員在業務洽談時往往不簽訂合同，習慣與客戶口頭約定相關事宜，等到企業履行結算義務財務支付價款或預付貨款時，既沒有合同也沒有發票等結算憑證作為依據，這樣不僅大大增加了財務合規性的風險，也增加了稅務風險，使得企業在匯算清繳時因沒有取得合規票據而納稅調增，增加了企業的稅負。不光如此，事后一旦發生糾紛走司法程序時，因為企業沒有簽訂合同，很難得到法律的支持，使企業的正常權益無法得到法律保障。

第二，合同簽訂前，企業要對對方綜合情況全面了解和分析，做好資格及信用等情況的核查，若忽視此環節導致對方的履約能力不足，勢必會使企業經濟利益受損。尤其是對于企業將簽署的重大合同，通常內控完善的企業都會要求對供應商進行資信調查，其調查的內容包括：商業信譽、財務穩定性、重大擔保事項、或有事項、法律糾紛等，從而確保對方對于合同生效后的履約能力。一些大型企業也會建立自己的供應商信息庫，對于資信狀況良好的建立供應商白名單，履約情況不好的計入供應商黑名單，有利于企業在下次簽署合同前選取符合條件的供應商，避免因供應商選擇不當給企業帶來的經濟損失。而且企業供應商信息庫是以計算機為載體，通過計算機來選取在一定程度上也體現出了其客觀公正性。

第三，重大的、復雜的或專業性強的合同沒有組織熟悉技術、法律和財會知識的人參與談判等相關工作，對合同條款、格式審核不嚴格。實際工作中，業務部門需要從業務的角度出發，對合同中所約定的內容、業務開展模式等進行剖析；法務部門需要從法律的層面來考慮，檢查合同條款中存在的潛在法律風險，檢查合同各方的責任、權益是否建立完善；財務部需要關注合同中價款是否含稅，稅率、支付條款、價款結算方式、發票的類型等是否明確，有無歧義，是否會涉及財稅風險等。通常大型企業職能崗位較為健全，對于一份合同從策劃洽談到簽訂需要在多個部門之間流轉，一環扣一環，形成了合同會簽的模式。即每個部門根據自己部門的崗位職責在授權范圍內審視合同內容，認真分析研究，提出簽報意見，必要時對合同條款做出修改，并做好準確記錄。合同會簽模式讓各部門發揮專長履行職責的同時，也形成各部門之間的互相監督，避免因合同條款簽訂不當等原因所產生的重大風險及重大疏漏；避免因合同授權審批不明確，導致合同未審批、越權審批帶來的風險。

（二）合同履行環節存在的問題

第一，合同生效后在執行中，因沒有參照合同約定的內容與實際履行情況進行比對，沒有做到有效監控及動態管理，未能及時發現問題或者采取有效措施及時彌補損失，從而給企業經濟利益帶來一定程度的損失的風險。業務部門應及時跟進合同的履約進度，監督對方的執行情況，涉及價款支付或收取的應及時和財務部門溝通反饋。財務部門則應當作好合同審查，審查確定沒有問題后再嚴格按照合同條款進行結算，若合同結算要求為分期付款，則財務人員應與業務人員及時溝通，互相對賬，確認對方的履約情況后，方可支付結算。如果對方未按合同條款履約的，財務部門有權拒絕付款，并及時向業務部門反饋，向企業有關負責人報告。另外，合同的有效執行和管理，有利于企業合理調配資金，提高資金的利用效率；對于因對方債務糾紛或資金匱乏超過履約期限很久的，企業也可以采取司法程序獲取賠償或終結合同及時止損。

第二，未按規定的程序辦理合同變更和解除等，導致企業經濟利益受損的風險。合同變更可能涉及合同內容的變更、合同主體的變更、合同結算方式、合同價款的變更等。合同主體的變更可能涉及債權人債務人的變更，也可能因此而導致債權債務金額的變更。通常情況每個企業根據自己的實際情況，按照權責對等的原則確定一個牽頭部門或牽頭人，對合同變更事項全流程實行統一管理，有效地進行歸口管理，確保每個部門都知曉應對，尤其是財務部，從而避免由于合同變更產生風險，進而影響企業經濟效益。

（三）合同后續管理存在的問題

第一，合同糾紛處理不當，可能導致企業或國家利益受損的風險。合同發生糾紛的，企業應當在規定的時效內與對方談判。完成合同糾紛的協商后，雙方要按照協商后的情況進行書面協議的簽訂，如果合同糾紛通過協商不能解決，負責人要結合合同約定采取仲裁或者訴訟等方式處理。

第二，企業合同管理工作中，還存在合同登記、統計、流轉與保存等諸多問題，進而對合同履行產生不利。相關部門要做好合同登記，并定期開展合同的統計、歸檔和審查等工作，對合同履行及變更等事宜還要重點登記，實現全過程以及封閉化的管理。如果合同涉及企業的經濟活動，應當同時提交財務部門作為賬務處理和稅務處理的依據，也能夠更好地在接受審計檢查時提供依據。

第三，合同涉及諸多機密內容，如國家秘密、工作秘密以及商業秘密等，這些內容如果遭到泄露，可能會導致企業甚至國家利益受到損害。企業要重視合同安全工作，沒有批準的情況下一定不能泄露合同內的國家秘密以及工作秘密等內容，必要時雙方可以簽訂保密協議。

三、內部控制之合同管理的控制措施

第一，加強內部控制管理意識，有效落實合同管理。企業內部控制中，合同管理至關重要。企業管理人員會過于注重企業的各種經營效益，但是對于內部控制的認識卻不夠全面，基層員工又忽略了其重要作用。因此我們必須深刻意識到合同管理在企業運營管理中的作用，通過加強對內部管理者和工作人員的在職業素質、內控管理方面的宣傳教育，增強企業每位員工的合同管理意識，從而為合同管理在全業務、全流程的貫徹執行打下堅實的基礎。

第二，健全相關的管理制度，健全保障機制，優化合同管理流程，提高合同管理效率，降低合同管理風險，推動合同規范管理。比如可建立和完善《合同管理制度》《印章管理制度》《分級授權管理制度》《合同履行情況評估制度》《合同管理考核與責任追究制度》。企業要對要合同做好歸口管理工作，明確和落實人員責任。企業可以每年年末開展合同履行情況并對具體情況進行綜合分析，及時發現和解決合同履行過程存在的問題；如果發現合同訂立以及履行中存在違法違規情況，要對相關人員責任嚴格追究并處罰。

第三，實現合同管理的信息化。信息化是現代企業管理的必然趨勢，利用網絡信息平臺，可以大大提升企業綜合管理效率，有以下幾個“有利于”：

（1）有利于實現資源共享，將業務和財務信息互通，推進業財融合；

（2）有利于精細化管理，將職責細化、明確化。不論從業務部門對合同的策劃開始，到談判擬定合同，到審核，最終簽署，還是簽訂后的履行情況，及后續合同發生的變更、歸檔等環節，都可以做到全業務、全流程、全節點的監管；

（3）有利于財務收入、成本結算，賠償支付及質保金退還等事宜；

（4）有利于預算管理目標的實現。部分企業通常會在年末編制次年的預算，其中包括財務預算中的現金預算，而合同就是編制現金收支的基礎，也是相對比較客觀可靠的。企業根據合同履行情況及時調整預算，進而細化和落實各個部門及人員的責任，構建綜合化和系統化的預算職責體系，能夠有效促進預算有效執行；從而高效實現合同的動態管理、精細化管理，提高經營管理效率，降低了人為因素造成的差錯率；

（5）有利于合同留檔、調閱管理等。

第四，將合同管理與績效考核掛鉤。一份合同從簽訂到執行會根據合同類型的不同在業務部門、財務部門、辦公室乃至人力資源部、風控部門多部門之間流轉。合同的業務部門負責項目進展情況的推進，對項目成本、毛利進行監督反饋；財務部門對資金到賬、價款支付、保證金、傭金等進行管理；風控部門對合同執行過程的質量、安全、進度進行風險把控。一份合同各個部門都有自己細化的職責分工，企業管理層可以在年度績效考評時，把合同管理列為績效考評的考評因素之一，賦予其一定的權重，這樣，既能促使各部門提高合同管理的重視程度，督促各部門更為有效地執行合同管理，同時也有利于促進跨部門之間的高效溝通和有效協作，更好地推進企業的經營業務的開展和結算。

四、結語

總之，企業內控管理與企業的發展息息相關，而內控管理中的合同管理將會隨著收入準則的執行愈發重要。因此，對合同進行有效的、規范化的管理頗具重要意義，也非常有必要。企業的領導者必須對此予以很大的關注。

目前，我國的企業內部控制管理還面臨著諸多問題，合同管理通常不被管理層所重視，而合同管理工作的效果直接影響企業穩定運營及發展，對企業經濟效益的獲取及實力提升也具有重要作用。

在了解合同管理的必要性和重要性后，企業領導層應對內控管理和合同管理高度重視。企業應結合自己的實際情況，調整管理方式，提高合同風險防范意識及水平，強化全員的合同管理意識及觀念，在合同履約中做好工作把控，并提升相關人員綜合素養，從而推動合同管理水平的全面提升，為企業的降本增效打下堅實的基礎，進而推動企業的健康發展。