事業單位財務管理信息化建設探討

文/宋雅偉（中國地震局地震預測研究所）

繼我國正式頒布《新政府會計制度》以來，事業單位財務管理迎來全新機遇和挑戰。隨著社會經濟的蓬勃發展，信息技術的地位愈加重要，基于新政府會計制度運行的背景下，事業單位如何靈活應用信息技術手段服務財務管理是一項值得深思的議題。同時，政府部門為更好履行社會職能，提升單位工作效率，務必要推進政府會計制度改革進度。事業單位依據新政府會計制度，適度調整會計管理內容，利用信息技術滿足新政府會計制度要求，提高整體財務效率。為此，本文就事業單位財務信息化相關內容進行闡述，結合事業單位財務管理信息化建設現狀，基于新政府會計制度下提出事業單位財務管理信息化的優化策略。

一、事業單位財務信息化闡述

財務管理信息化是指事業單位會計工作與信息技術的緊密結合，進而提升工作效率和質量。財務管理信息化是在電算化基礎上，利用先進技術手段，幫助會計信息從采集、處置、輸送、應用等環節，優化財務管理，節約成本，實現價值最大化。推進財務信息化對事業單位財務工作帶來的影響可以從兩個角度闡述：一是有效提升了財務工作效率，大大精簡了基礎財務工作量。信息化建設將大數據、AI等技術應用到財務工作中，通過財務機器人來代替人工展開各類數據的整合、分析、比對等，借助系統功能自動編制報表、進行數據比對等，數據核對失誤、丟失概率大幅下降，數據傳輸、整合等效率則大幅提升，同時也減輕了財務人員基礎財務工作處理工作量，為財務人員轉型提供了有力支撐。二是對事業單位財務工作流程、程序、人員能力等提出了新的要求。財務信息化的實施要求將單位財務工作從線下轉移到線上，組織架構需向扁平化管理轉變，財務人員工作重心也從基本的會計核算、數據編報等轉向決策分析、業務分析等方面。隨著財務信息化的推進，事業單位財務管理模式也急需變革，否則很難發揮財務信息化優勢，財務管理價值難以有效發揮。

二、新政府會計制度下事業單位財務管理信息化建設現狀

（一）預算編制層面具體問題

新政府會計制度實施后，尤其對事業單位財務管理預算工作的開展提出了新要求，在“雙基礎、雙分錄、雙體系”下，事業單位預算工作實操中也存在不少問題。基于預算角度來看，單位財務管理信息化建設問題主要體現在以下幾方面：

1.內部職責不明確，預算編制不合理

事業單位預算編制歸口管理部門是財務部門，部分事業單位未能合理編制部門職能，有效設置崗位，明確崗位職責，導致財務工作與業務工作無法有效結合。財務部門對業務部門的相關業務情況不了解，導致無法依據項目實際情況開展預算管理工作，也無法對業務部門的項目可行性進行專業的預算執行分析，造成預算編制不合理。業務部門的項目負責人對預算管理了解不充分，時常導致預算編制與實際支出情況不符，影響了預算管理工作順利開展，也難以進行預算績效評價，導致績效目標難以實現、資金浪費等問題。

2.預算編制簡單化，預算編制不精細

一是預算編制方法層面。預算編制方法缺乏科學性、規范性。多數基層事業單位采取傳統“增量預算編制法”，導致預算編制結果與實際工作需求不符，增加年中預算調整頻次；二是預算編制時間層面。每年預算編報時間不足，導致業務人員與財務人員不能進行充分溝通，時間緊、任務重，導致預算編制不細致，考慮層次不全面，無法合理預估不可預見費用，大大降低編制工作真實性與客觀性，可能會過度依賴歷史數據，難以從實際出發，結合新情況新問題，導致預算預測精準性大大降低。

3.預算項目庫建設不健全

事業單位項目庫建設管理是做好預算編制工作的基礎。目前，部分單位還存在依靠表格等形式登記項目庫。另外，預算項目庫的管理經驗缺乏，不能夠充分發揮預算項目為預算編制工作提供向導的積極作用。還有部分事業單位對項目管理未進行有效規劃，不能及時更新預算項目庫信息，導致項目庫信息缺失，信息不完善。此外，因為項目庫信息系統建立不完善，綜合導致預算編制過程中，預算編制系統無法直接從預算項目庫調取項目信息，只能重新梳理項目情況，影響預算編制的效率與質量，以及預算管理工作的時效性。

（二）傳統模塊與新業務需求不契合

新的政府會計制度實施以后，很大程度上提高了會計信息的可比性和真實性。但與此同時，也對財務管理信息化水平提出了更高要求。新制度下要求會計核算實行雙制度、雙分錄、雙報表，對研發出能夠操作簡便、設置合理的信息系統提出新挑戰。原有的財務系統從填寫報銷單、出納付款、會計審核記賬等流程，只需簡單考慮收付實現制下的記賬規則，但新制度執行后，同比業務需要同一時間考慮權責發生制和收付實現制兩種制度下的記賬規則，無疑對財務管理系統協助財務人員做好財務管理及記賬工作提出更高要求。

新制度實施后，對事業單位而言，原有的財務管理模式完全不符合權責發生制的要求，比如資產計提折舊，原財務制度下，事業單位的資產不予計提折舊，只需簡單錄入疊加即可，長此以往，造成資產數量龐大、年代久遠、賬目不清，很有可能存在賬實不符的情況。另外，在新的制度下，財務會計對合同款的管理，預算會計對往來款的管理提出更為復雜的要求，如果不通過財務管理系統在相關業務辦理中予以提示或加以限制的話，很容易造成漏記、誤記錯誤的發生。

目前，事業單位諸多審批還處于人工審批模式中。各類財務資料均需經辦人尋找相關領導面簽，若數額較大還需各單位負責人進行面簽，由于領導時常出差或開會，造成每次報賬相對麻煩，整套報賬流程連貫性缺失，大大減弱財務系統運行的穩定性、持續性和實用性。

（三）數據系統孤島現象普遍

在信息化高速發展的過程中，財務信息系統建設初期未能形成系統規劃觀念，僅將其視財務記賬的工作手段，缺乏全方面工作部署，導致各部門因工作需要各自研發辦公系統，單位內部存在多個系統，包括項目管理系統、合同管理系統、資產管理系統、工資模塊系統等，系統的多樣性增加了數據交互以及共享的難度。實操中，各部門在日常工作中均以本部門工作為中心，與其他部門信息交互時主要通過微信和QQ媒介渠道，并未能將單位辦公數據全部導入同一系統，導致與財務相關項目數據、預算數據、財務數據、資產數據、合同數據及各類審批等均未在單位財務系統中達到共享化、流通化，不能實現數據共享，難以考核單位整體運行情況。

（四）財務管理系統信息化監督缺乏

財務信息系統運用是將單位一項項財務制度流程化，是各項制度運行的一種表達方式。財務信息系統中各項流程的設置，包含審批權限、報銷標準、預算指標、票據真偽等都要嚴格按照相關制度要求進行設定，但財務信息系統中有些模塊在設計時存在漏洞，導致相關制度不能有效實施，比如系統中對預算執行時超預算支出的限制，對不同級別人員住宿費的標準限制，對不同人員住宿費標準的限制，對合同款未按期收回或支付提示，對資產購置中是否按采購程序開展等都未能做到及時有效的監督，如果在財務信息系統中不能將這些風險漏洞及時排除，會導致財務管理信息化發展受到阻礙。

三、事業單位財務管理信息化建設策略

在事業單位日常運營中，基于當前形勢，事業單位各部門與財務管理的關聯性愈發密切，按照現代企業管理思路，新時期財務管理價值的發揮需加強各業務部門聯系。而只有在持續交流過程中增強信息化整體性，不斷完善各職能部門功能，發揮協同作用，才能更好地推動財務管理轉型。通過對上述問題的分析，針對財務管理信息化建設，事業單位還需從以下幾方面著手優化：

（一）做好頂層設計，建立整體財務管理信息平臺

財務信息化建設需要投入大量的人力、財力，是一個長期、持續性的建設工程，要想有序推進財務信息化的建設，事業單位還需做好頂層設計，合理規劃財務信息化建設步驟。實踐中，事業單位應秉持“整體設計、統籌規劃”的重要原則，綜合考量到財務監督、內控、有限資源及后續變動因素，在此基礎上設定財務信息建設的總體目標，進行整體架構設計。通過財務系統打通單位內經濟業務流程，推進成立一體化信息平臺，將預算編制、預算執行、績效考核、財務核算、合同管理、資產管理等功能都整合在財務信息系統中，還可以充分利用手機客戶端、發票識別系統、銀企直聯、掃碼支付等信息化技術，搭建一個兼容性強的財務管理信息平臺，實現單位各項財務工作流程、程序等的線上化操作，不斷提升財務工作質效。

（二）充分利用信息系統，優化相關模塊應用開發

1.預算管理系統建設

在開展財管管理信息系統整體架構設計時，將預算編制與中期調整，預算執行與財務核算、政府采購、合同管理、績效考核等統籌到信息系統中，促進預算信息和核算信息連通性，便于領導全面掌握預算信息，增強預算編制環節規范性。同時預算資金撥付后，領導層也可實時掌控預算資金使用情況，有效提升資金使用效率。

推進財務管理系統預算項目庫建設，規范項目從進庫到申報預算的整個流程。同時加強財務信息化系統對預算項目庫的管理內容和范圍，完善對財政資金和自有資金項目的全方位管理。通過財務管理系統對預算項目庫的滾動管理、有效整合，增強預算編制工作的有效性和及時性。對前期準備不足、缺少相關因素的項目進行篩選，杜絕當年預算申請。

財務部門通過信息管理系統加強預算編制全局統籌，明確各部門的工作職責，強化預算管理工作的組織保障，加強預算編制工作質量，切實增強工作實效。

2.結合業務實際，合理設置賬務

政府會計制度實施后，財務采用雙制度雙分錄核算，這種模式下，要求財務會計與預算會計同一筆業務下處置方式完全不同。如預付款項，在財務會計中計入往來，在預算會計中計入支出，當沖銷往來款時，財務會計確認支出，預算會計不做賬務處理。如果嚴格按照上述方式處理每筆賬務，財務人員必將陷入無限繁雜的記賬工作中，難以有時間綜合考慮財務管理工作。所以，要充分利用財務信息系統中各類模塊的協調作用，通過合理設置記賬規則，巧妙使用類似預算會計中“待處理”等科目，將預算管理系統與財務審核系統無縫銜接，做到一鍵生成憑證的效果，增強會計憑證生成的時效性及準確性。

（三）實現各系統數據信息共享，把握單位整體運行情況

目前，多數事業單位應用的系統軟件并非同一廠商制造，且由于部門工作需求，內部也存在多個系統，提升各系統數據共享效率，也是財務信息化建設的重要一環。首先，事業單位應加速系統集成。事業單位一方面需及時革新各系統軟硬件，通過換系統、調整功能程序等方式來統一單位內部各系統編碼原則、口徑等，確保各系統數據可以直接交互、共享。另一方面，所有經濟業務都不是獨立存在的，單位應根據工作流程連通各部門數據，重新整合單位各項業務活動的相應信息系統，以防業務環節獨立分布而形成數據分散，引發一系列問題，如重復統計，以此達成資源信息共享化。第二，強調信息共享，提升各部門主動共享數據的積極性。除了系統自身功能因素影響外，各部門數據共享意識也是影響數據共享效率的重要因素，部分部門人員協同意識不足，數據上傳不夠及時，也會影響其他部門對單位運營情況的掌握，影響其工作質效。為此，事業單位還需加強對各部門人員數據共享意識的培養，通過組織研討會、交流會等提升業務關聯部門對彼此工作的了解，在工作中主動、及時對上傳數據進行共享。在共享數據支撐下，財務人員可及時、深入地剖析財務數據和業務運行情況，將年度預算執行、項目課題立項驗收、人員工資、合同執行情況等通過財務信息系統管理并共享運用，為管理者決策、業務開展等提供有效的財務服務。

（四）提高財務信息風險管控水平

雖然財務信息化發展減少了人工操作誤差，但系統運行也會因外部攻擊或內部不當操作等因素而產生數據丟失、被篡改等問題，引發財務信息風險。為此，事業單位還需加強內控信息系統監管力度，有效規避系統安全風險。

首先，財務信息安全是順利推進新政府會計制度的必要條件之一。事業單位財務部門需從內部控制著手構建健全的信息化建設的管理制度，重新梳理業務操縱流程，界定操作權限范圍，充分明確職責，按照崗位設置數據訪問權限，建立相互制衡審核機制，以防出現各層級崗位人員交叉運作同一財務事項，從制度角度規范制約財務資源應用。

從實際應用角度而言，事業單位應當嚴格約束會計人員工作行為，創立財務部門專用網站，安排專業人員上傳共享相關規章制度、法律條文、公告等資料，以防會計人員自主下載引進病毒風險；針對特殊情況，采用專用工具，并保證工具使用的安全性；定期完成數據備份，不斷更新病毒庫，制定嚴謹的防護措施，嚴格執行。同時，完成日常宣導和培訓工作，增強財務人員風險防控意識和防控能力，編制安全責任清單，最大程度降低財務信息安全誘發的風險及造成的危害。

四、結語

綜上所述，財務管理信息化建設對穩固事業單位發展具有重要作用，所以在內部實際工作中需特別注重信息技術的應用，不斷加快財務信息化建設進度，實現事業單位穩定、健康發展。當然，財務信息化建設屬于長期性活動，在信息技術應用過程中無疑會暴露出不足之處，只有不斷進行整改調整，才能更高效率應用財務信息化并提供服務，從而履行事業單位自身職能。