規范基礎工作是實現檔案管理現代化的前提

文/國網吉林乾安縣供電有限公司 金鑫

規范基礎工作是實現檔案管理現代化的前提

文/國網吉林乾安縣供電有限公司 金鑫

千里之堤毀于蟻穴，規范、嚴謹、到位的基礎工作，是實現檔案管理現代化的根本前提。在信息技術不斷更新換代和創新升級的新形勢下，檔案管理工作的使用工作和記錄方式也發生了巨大的變化，尤其是電子記錄的應用和發展，推進了檔案管理的現代化發展進程。本文簡要分析當前檔案管理工作中存在的問題，論證基礎工作的重要性，并提出規范基礎工作實現檔案管理現代化的有效對策。

規范；基礎工作；檔案管理；現代化

一、引言

基礎工作在檔案管理中具有不可替代的關鍵性作用，基礎工作的主要內容包括檔案的搜集、整理、分類、裝訂，以及保管等各環節，只有做好這些基礎性的工作，才能為后續的檔案查詢和使用提供完善的服務。隨著電子信息技術的全面發展和應用，檔案管理工作既迎來了創新發展的機遇，也面臨著改進升級的挑戰。如何規范基礎工作，以加快推進檔案管理的現代化發展進程，是本文的研究重點。

二、強化各環節基礎工作是前提

基礎工作的規范化和標準化，是衡量檔案管理現代化水平的重要指標。檔案管理基礎工作涉及的內容較為廣泛，主要包括檔案搜集、整理、分類、裝訂、歸檔、保管等各個環節，全面地搜集、有效地整理、準確地分類、完整地裝訂、科學地歸檔以及妥善地保管，是實現檔案查詢功能和有效使用的根本前提。舉例來說，在搜集的環節中，如果相關工作人員對檔案基礎工作的重視度不夠，就容易產生一些沒有實質作用的檔案，對這些無用的檔案如果后續再不進行有效的整理和準確的分類，就會使得檔案庫增加無效的信息，不僅增加了各基礎環節的工作量，而且會直接影響后續的檔案查詢和使用，干擾使用者對正確信息的獲取。另外，完整地裝訂、科學地歸檔以及妥善地保管，也是意義重大的。檔案管理服務于檔案利用者，其意義在于對檔案的重復使用，滿足單位、部門以及相關人員對檔案的查詢和使用的需求，如果檔案管理在裝訂的環節出現資料不完整的情況，那檔案利用者自然就無法獲取到完整的信息。其次，電子信息技術的發展提高了檔案查詢的便捷性，同時也對檔案管理的分類、歸檔工作提出了更高的要求，只有精準地分類和準確地歸檔，才能讓檔案利用者利用最短的時間最快地找到準確的信息。

三、檔案管理基礎工作中存在的問題

（一）檔案管理基礎工作的重視度較低。綜合現狀來看，大多數單位對檔案管理基礎工作的重視度普遍較低，思想觀念對個體行為具有關鍵性的影響和作用，思想上不重視，基礎工作肯定就做不好。首先，相關單位對檔案管理基礎工作的重要性的宣導力度不夠，在檔案管理方面的管理制度不完善，導致相關工作人員在基礎工作中往往無章可循。其次，檔案管理基礎工作的相關工作人員，本身在思想上對檔案管理工作就不重視，認為基礎工作是一項簡單的工作，沒有在實際的工作日常中去發現問題、總結問題和解決問題，沒有按照嚴格的標準去規范基礎工作的各個環節，存在檔案信息不正確、甚至檔案丟失的各種問題，既降低了檔案的利用價值，也嚴重阻礙了檔案管理的現代化發展進程。

（二）檔案管理基礎工作不規范。從檔案搜集、整理、分類、歸檔和保管等各項基礎工作的現狀來看，普遍存在搜集不準確、整理不完整、分類不合理、歸檔不準確、保管不妥善等各種問題。有效的信息搜集是決定檔案使用價值的核心因素，抓好搜集環節，可以有效避免無用信息的產生。其次，大多數單位的檔案分類存在不合理的現象，該問題嚴重影響檔案利用者查詢檔案的效率，有效的編號是實現快速查詢的有效途徑。總而言之，結合當前大多數單位檔案管理基礎工作的發展現狀來看，基礎工作不規范是主要問題之一，相關單位應加強對檔案管理基礎工作的重視。

四、規范基礎工作實現檔案管理現代化的有效對策

（一）加強對檔案管理基礎工作的重視。檔案管理是企業管理的縮影，檔案管理基礎工作不規范，則在一定程度上顯示出企業或單位整體運營管理的不規范，換句話說，檔案管理水平，也直接襯托出企業或單位管理的水平。因此，相關單位部門必須要加強對檔案管理基礎工作的重視，組織檔案管理基礎工作的相關人員，進行定期的培訓和宣導，引導檔案管理工作者在思想上認可基礎工作的重要性，加強規范基礎工作的思想意識，并認真學習和研究檔案管理基礎工作的專業技能，培養檔案管理的專業人才，以推動檔案管理基礎工作的規范化和標準化。

（二）完善檔案管理規范。只有完善檔案管理基礎工作規范，才有可能實現檔案管理的現代化發展，電子信息技術的發展，雖然提高了檔案查詢、檢索的效率，但同樣離不開規范的基礎工作。首先，要及時規范檔案搜集環節，原始檔案的準確率是實現檔案信息利用價值的決定性因素之一，相關人員在搜集環節必須秉持嚴謹的科學態度。其次，要統一規范檔案的分類，有效的分類和編號是實現快速查詢和高效檢索的前提，利用電子信息技術的發展優勢，嚴格遵循《中國檔案分類法》的相關條例，及時校正原先分類的錯誤。綜合來說，相關單位應結合自身的特點，建立健全完善的檔案管理制度，從每一項基礎工作入手，科學規范基礎工作中的每一個細節，為檔案管理現代化發展推波助瀾。

五、結語

隨著信息技術的不斷發展，檔案管理現代化的社會意義已倍受重視。要實現檔案管理的創新發展，相關單位需客觀分析自身的發展現狀，從基礎工作的各個環節入手，找出問題并對癥下藥，不斷規范檔案管理基礎工作，提供檔案管理水平，推進檔案管理的現代化發展進程。

[1]金仙.規范基礎工作是實現檔案管理現代化的前提[J].蘭臺內外,2014(3).

[2]毛魁芳.基礎工作是檔案管理現代化的前提[J].新農村:黑龍江,2013(14).

[3]張君.加強基礎工作是檔案管理現代化的前提[J].消費導刊,2016(5).