計算機信息處理技術在辦公自動化中的應用

郭兆東

（江陰市人民法院，江蘇 江陰 214400）

目前，我國正處于互聯網高速發展時期，計算機技術、人工智能技術、5G技術等均得到了高效發展，大力推進了我國現代化信息建設步伐。在此背景下，無論是國企還是私企等單位機構，均需要與時俱進，順應時代發展要求，積極與計算機等信息化技術進行有效融合，從而促使計算機技術全面滲透與辦公室正常運作與管理中，進而全面革新辦公室工作模式，實現辦公自動化，促進辦公室工作結構調整升級。由此可見，計算機信息處理技術在辦公自動化中的應用具有重要意義，是增強辦公室工作整體有效性的關鍵性技術。

1 信息處理技術及辦公自動化概述

1.1 信息處理技術的概述

信息技術（Information Technology，縮寫IT）是主要用于管理和處理信息所采用的各種技術的總稱。在信息技術支撐下能夠實現信息的有效傳遞、獲取、檢測、處理、分析與整合，是提供信息應用有效性的基礎。

1.2 辦公自動化的概述

辦公自動化理念被提出的時間可以追溯到二十世紀，是在互聯網背景下，為滿足辦公室現代化建設發展以及提高辦公效率與質量應運而生的，是以計算機技術為基礎條件的新辦公室管理理念。辦公自動化與計算機技術密切相關，緊密聯合，要想實現辦公自動化就離不開計算機技術。辦公自動化也可以被看作是一個系統，在這個系統中，計算機與操作人員是兩大主體，二者之間的聯系不可分割。

2 信息處理技術在辦公自動化中的應用意義

在計算機信息處理技術不斷發展的新形勢下，應深化辦公自動化發展，基于計算機信息處理技術強化辦公綜合效值，從此可見計算機信息處理技術是實現辦公自動化的關鍵技術，對推進辦公自動化發展具有重要的意義。如有助于提升辦公室工作效率。以辦公室綜合檔案管理為例，辦公室檔案管理對空間、人力等資源的需要較高，在傳統檔案管理過程中，需要由辦公室人員花費大量的精力去管理、調取與整合。此外，對于大型企業或事業單位而言，其辦公科室較多，人員復雜，因此檔案數量與種類是大量的，每天還會新增一定量的檔案數據，若不對綜合檔案進行有效管理則會極大程度影響辦公室有序運作，甚至阻礙有關工作落地執行，為此必須側重綜合檔案管理，其中計算機信息處理技術可以有效提高檔案管理成效。通過電腦檔案數據庫及時調取出相關檔案信息，便于提高檔案使用價值，同時還能夠有效緩解信息泛濫問題，及時在海量信息中調取出有效的信息內容。

3 信息處理技術在辦公自動化中的具體應用

伴隨著計算機信息處理技術不斷深入發展，計算機信息系統功能得以優化完善，使其憑借著自身先進技術優勢，逐漸成為辦公室工作中舉足輕重甚至是不可獲取的關鍵性技術之一。由于計算機信息處理技術在辦公室轉型升級中的運用中對辦公自動化運行效果具有決定性作用，因此，為進一步提高辦公自動化水平與工作效率，應促使計算機信息處理技術深度融合到現代化辦公室建設中，從而對辦公自動化運行結構、流程進行優化，對操作與運行方式進行簡化，進而推動辦公自動化快速發展進程。

3.1 網絡通信技術應用

網絡通信技術成為辦公自動化發展中的基礎技術，工作人員與客戶之間的溝通更加便捷，且溝通也不在僅局限于文字形式，可以利用視頻、圖片等多種形式，同時，網絡通信技術還能夠對不同形式下的文字、圖片等信息進行儲存或從中提取出有效的信息。

但需要注意的是，信息網絡作為一種先進技術，其具有復雜的硬件、軟件和數據，這些是辦公自動化的關鍵，但其也極易受到威脅和破壞。由此可見，信息技術的不斷滲透，在給企業辦公自動化帶來發展機遇的同時，也為企業帶來了嚴峻挑戰，因此信息安全保密管理則為重中之重，基于此，深化信息安全保密管理具有重要意義，能夠切實維護各方經濟利益。企業管理者需要提高對安全保密新技術引進的重視程度，了解安全保密新技術對保障企業信息安全以及維護企業良好發展的重要意義。

3.2 數據應用技術應用

首先，收集與記錄數據信息。數據應用技術是基于互聯網與計算機的先進技術，針對辦公中所產生的大量數據，可以將其全部納入數據庫，避免數據丟失的同時，在數據中調取數據信息，以及實時對數據進行信息比對，進而通過全面的數據記錄掌握各個階段工作內容，還能夠切實提高數據處理精準性。

其次，整理與利用數據信息。收集與記錄辦公數據是利用數據應用技術的第一步，為更好地發揮數據應用技術價值，還應利用數據應用技術對辦公中產生的數據進行整理與利用，從而根據企業發展需求，生成直觀且清晰的圖表，增強數據的獨立性的同時，借助數據信息明確下一步發展方向。在傳統辦公室工作過程中需要投入大量的人力，將會大幅度提高運營成本與資源消耗，而數據應用技術在辦公自動化中的應用，可以迅速對大量的數據信息進行處理，提高數據處理效率與數據信息的可靠性。

最后，分析與挖掘辦公數據。推動企業發展，加強辦公自動化水平是計算機技術應用的核心目標，將數據應用技術運用到辦公自動化中，可以通過全面的辦公數據，有目的、有計劃、有針對性地制定不同的數據報表，從而通過分析與挖掘辦公數據，為相關制定活動的開展奠定數據基礎。

3.3 決策支持技術應用

加強決策支持技術在企業經營決策中的實際應用，符合企業當前辦公室發展要求，便于企業在投資審計過程中，積極對項目進行背景調查和市場風險評判，進而使企業的投資項目具有實現價值，有效避免不合理項目的投資，促進企業健康可持續發展。

例如，對于辦公室人員來講，其工作目標便是利用各種工具以及方法來有效參與單位規劃活動、決策活動、控制活動以及評價活動等，同時為這些活動提供有價值以及準確可靠的數據信息，促使單位戰略規劃能夠快速實現。因此，辦公室人員工作能力對保證辦公室有序運轉以及促進企業健康發展均具有重要作用，而計算機信息處理技術在辦公自動化中的應用，能夠為辦公室人員提供高效的工作工具，從而全面提高辦公室人員工作能力。例如，以辦公室務人員為例，辦公室財務人員開展會計工作時，通常都會用到滾動運算管理、本量分析以及作業成本管理等各項技術以及模型，并借此對大量的數據信息進行處理和分析，工作量大而且較為復雜、枯燥、單調。計算機信息處理技術可以在數據挖掘的基礎上有效開展數據處理工作、建立數據庫以及跟蹤數據分析，計算機信息處理技術具備著更為強大的信息存儲能力以及高速運算能力，對其進行有效應用可以顯著提升辦公室財務人員的數據處理能力，極大程度提升自身工作質量以及工作效率。

3.4 WEB2.0技術的應用

WEB2.0技術是隨著現代化信息技術發展所應運而生的技術，現階段被廣泛地應用與于各類企業單位辦公室現代化建設中。我國目前正處于新技術、新理念高速發展時期，越來越多的現代化技術被用于社會生產生活中。在此現狀下，企業辦公模式也需進行創新，從而與當前時代發展要求相適應，進而避免企業在技術高速發展中落后。其中WEB2.0技術則是計算機處理技術在辦公自動化應用中的主要技術表現，將其全面滲透與辦公室中，不僅能夠構建現代化的辦公環境，能夠革新商務模式交流平臺，滿足辦公室工作人員個性化需求。

此外，WEB2.0技術應用的最大優勢就是商務模式交流平臺的打造，在此平臺上，辦公室工作人員與客戶之間可以進行良好的溝通與交流，在WEB2.0技術支持下完成業務洽談與業務拓展。與此同時，基于WEB2.0技術下的辦公室互動更加頻繁且簡單快捷，能夠進一步提升辦公室自動化水平。

3.5 B/S型結構的應用

B/S型結構也被稱為B/S模式，其目前在辦公自動化中的應用較為普遍，是實現以及提高辦公自動化水平的重要模式。B/S模式的發展基礎C/S模式，是在已有C/S模式下的優化與完善，其主要是由三層體系結構的C/S模式構成的，具體詳見下表1。

基于表1可知，辦公室工作人員在B/S模式支持下，能夠充分應用IE等瀏覽頁面進行辦公，并在面對相關問題是可以向瀏覽器發送請求，瀏覽器會根據問題給出相關反饋。現階段B/S模式在辦公自動化中的應用優勢主要表現四個方面：一是B/S模式的可操作性較強，且當系統因為不明問題出現故障時，也能夠在短時間內被解決，且處理手段較為簡單，二是B/S模式能夠與辦公室工作人員的多樣個性化需求相適應，三是B時間、空間對B/S模式實際應用中的約束較為薄弱，四是B/S模式對設備的要求較低。基于B/S模式的應用優勢，在諸多企業辦公自動化建設中其得到了普遍應用。

3.6 辦公智能化的應用

從現狀來看，辦公室工作已經從以往全部人力人為的狀態轉變為電算化的狀態，計算機信息處理技術逐漸取代了一些相對較為低技能的低端工作。例如：智能財務管理平臺在辦公室計算機系統中的切實應用，辦公室人員可以利用智能財務管理平臺上已有的相關財務、稅務等申報計算方法以及計算邏輯完成一系列需要計算的工作，不僅可以極大程度縮短人工計算時間，還能夠有效規避因人工失誤造成的計算錯誤問題發生，進而便于提高辦公成效。又如在財務核算過程中，在計算機信息處理技術支持下，相關財務人員需要完成的過賬結賬以及科目匯總等相關工作可以在各種財務軟件的有效幫助下順利完成電腦自動化操作。這不但有效節省了財務人員自身的精力以及時間，促使核算工作效率不斷提升，同時還能夠讓財務人員有機會去處理一些更為復雜的工作，使得財務人員的職能范圍得到了明顯的擴增，進而切實提升辦公室工作效率。

3.7 無線辦公系統的應用

ZigBee和WiFi技術是無線辦公系統主要采用的無線通信技術，作用是實現數據信息傳輸。ZigBee和WiFi技術的使用頻率、傳遞速度、傳輸距離、傳輸方式、數據語音、最大功耗、連接設備個數、安全措施、主要用途分別為：868 MHz、915 MHz、2.4 GHz與 2.4 GHz、5.2 GHz；0.02 Mpbs、0.04 Mpbs、0.25 Mpbs與 6-54 Mpbs；30-70 m 與100 m；點到多點與點到多點；數據與數據；1-3 mW與100 mW；大于64000與50；32128密鑰與WEP加密；家庭、控制、傳感器網絡與無線局域網絡。無線呼叫設備圖見圖1。

圖1 無線呼叫設備

4 總結

綜上所述，計算機信息處理技術在辦公室管理工作中的作用尤為顯著，有利于促進辦公自動化建設，實現辦公室現代化、智能化管理目標，為此開展計算機信息處理技術在辦公自動化中的應用研究具有重要意義，基于研究可知，在網絡通信技術、文字處理技術、數據應用技術、電子郵件技術、決策支持技術、WEB2.0技術、B/S型結構、辦公智能化、無線辦公系統的應用下能夠切實提高計算機信息處理技術在辦公自動化中的應用成效。