新形勢下科技查新服務存在的問題與對策分析

文/蔣珞晨，萬之瑜

在國家大力提倡科技創新與自主創新的新形勢下，越來越多的科研單位及相關政府管理部門為避免重復性研究，不約而同地加大了科技查新的力度。例如，在開展相關技術研究或科研項目之前，其紛紛要求相關技術人員落實科技查新。政府、企事業單位及科研人員對查新工作的認可，無疑為科技創新戰略的順利實施提供了有效保障。但隨著科技查新服務的大范圍應用，一些潛在問題也逐漸暴露出來，進而直接影響相關工作的有效開展。基于此，本文在總結科技查新服務存在的主要問題的基礎上，提出針對性建議。

一、科技查新的發展狀況

為了有效解決科研管理部門科研成果評審結果失準，以及科研課題重復、低水平研究等問題，我國在1985年正式開展科技查新服務。經過30多年的發展，科技查新在項目立項、成果報獎、成果評價等專家評審活動中發揮著越來越重要的作用，并得到政府以及相關科研管理部門、機構的一致認可。科技查新不僅為政府、科研機構提供了客觀的參考依據，也為企事業科研單位提供了最新、最全面的文獻支持。但隨著發展形勢的不斷變化，科技查新的服務范圍、種類較之以往也有所變化，絕大多數客戶已經不再滿足于獲取形式簡單的查新報告，而是對科技查新的內容提出了更高要求。他們希望能通過科技查新來了解、掌握國內外相同技術領域或同類產品的實時研究動向，從而為自己的研究提供參考，研發出更具核心競爭力的前沿技術。

但隨著科技查新服務的大力開展，一些以往較為隱蔽的問題也直接暴露出來，深刻影響著科技查新服務的有效進行。因此，本文對當前科技查新服務中的主要問題進行總結，并提出針對性建議，以期推動科技查新服務進一步完善。

二、科技查新服務中的主要問題

（一）客戶認識不足

科技查新是文獻檢索和情報調研相結合的情報研究工作，它以文獻為基礎，以文獻檢索和情報調研為手段，綜合分析查新項目的新穎性并編制出有依據、有分析、有對比、有結論的查新報告。科技查新是保證科研立項和成果評審的科學性、公正性，避免重復科研的重要工作。當前，部分需要科技查新的客戶由于對這項工作認識不足，往往在提交材料時出現缺漏、倉促查新等問題，不僅無法發揮出科技查新服務的優勢作用，更不利于保證查新結果的準確性。

（二）查新員與客戶缺乏溝通

在通常情況下，需要科技查新服務的客戶基本都是從事某一特定領域的專業技術人員，他們在本專業技術領域造詣頗深，但對科技查新服務缺少了解。與此同時，從事科技查新工作的查新員也不可能了解所有技術領域。因此，在科技查新服務前期，雙方的及時溝通顯得尤為重要。例如，少數查新客戶不了解科技查新服務的性質，甚至存在誤解；有的客戶過于看重查新內容，往往會過量提供資料；而有些客戶則認為科技查新只是一個形式工作，并且認為實際內容并不重要，所以提交的資料經常會有所缺失。實際上，客戶提供的材料過于詳細，就會導致查新要點不突出、內容過于繁雜；提供的查新材料過于簡單，則無法反映其研究內容的技術創新點。這兩種情況都會降低查新員的工作效率，影響科技查新服務的有序推進。

（三）查新人員的綜合能力有待提升

新時代，越來越多的工作崗位要求工作人員具備多領域、多學科的知識和技能，科技查新服務也不例外。與此同時，為了更好地滿足客戶的不同需求，查新員必須同時掌握多個領域的科學知識，并做到融會貫通。但隨著科技創新的速度不斷加快，新工藝、新技術、新原理層出不窮，而查新員只有在初步了解這些技術、工藝、原理的前提下才能制定出準確可行的檢索策略，從而保證科技查新服務的全面性和準確性。簡單來說，這些變化對查新員的知識結構和應變能力等綜合能力提出了更高要求。

（四）查新管理機制有待完善

由于科技查新服務具有一定的不確定性，且受國家級、省部級等各級部門開展科研立項、成果評價、成果報獎等受理時間的影響，每年都會出現數個查新高峰期。在此期間，大部分查新機構都會在較短時間內收到大批查新委托，查新時間短、任務重。除此之外，查新員由于工作壓力大，長時間過度消耗腦力、精力，難免會出現職業倦怠的情緒，進而影響查新報告的質量。因此，查新機構有必要結合以往經驗，提前針對業務高峰期制定行之有效的查新管理機制來應對可能發生的各種問題。

（五）信息資源有待擴充

不可否認的是，豐富全面的信息資源庫是確保科技查新服務順利進行的有力保障。當前，不同學科間的互相滲透已經成為新時代的發展趨勢。單一學科的研究成果不再局限于本領域，進而導致相關報道、學術研究等極有可能分散于多個交叉學科領域。與此同時，部分查新機構在開展科技查新服務過程中，經常會面臨信息資源庫不全面或者資源庫不穩定等問題。信息資源庫存在不足，勢必會影響科技查新服務的質量，甚至影響相關工作的順利開展。因此，在科技查新服務過程中，是否擁有強大、穩定、覆蓋面廣的綜合信息資源數據庫作為支撐顯得尤為重要。

三、提高科技查新服務質量的建議

（一）提高客戶的重視程度

在實際工作中，查新員通常會基于專業角度，幫助客戶在現有基礎上進一步優化申報課題、完善項目內容，從而全面提高研究課題的申報質量，縮短科研立項和出成果的周期。因此，作為客戶的科研人員也應不斷提高對科技查新的重要性、必要性的認識，降低科研工作的盲目性，避免重復研究和資源浪費，進而推動科技創新進一步發展。

（二）加強與客戶的溝通

查新員需要擺正自身位置，盡可能消除客戶的顧慮，通過及時充分的溝通，了解客戶的查新目的和主要需求。首先，查新員應幫助客戶了解查新工作的程序和步驟，使其形成對查新工作的初步了解。其次，在雙方互相理解的基礎上，查新員應根據客戶需求指導其撰寫查新要點。最后，在服務過程中，查新員也應積極與客戶溝通，以撰寫出優質高效的查新報告，得出更合理、客觀、公正的查新結論。

（三）提升查新員的綜合能力

為應對新形勢的變化，查新員必須不斷充實自己，主動了解國內外科技領域的新動向，在拓寬眼界的同時，不斷豐富自己的知識儲備。同時，在工作之余，查新員還應積極學習新的檢索工具和分析軟件，努力提升自己的操作水平，以滿足更專業客戶的需求。除此之外，查新員還應充分調動自身積極性，向本單位資深查新員、其他單位優秀從業人員學習，交流經驗，不斷提高自身的綜合能力，以更好地滿足新時代科技信息服務的需要。

（四）建立靈活機動的查新高峰期應急機制

面對業務比較集中的高峰期，查新機構可以根據具體情況制定內部消化、對外分流這兩種應急機制。（1）內部消化。以某事業單位查新中心為例，目前其分為農林醫學部、工程材料部、機電信息部、綜合業務部四個部分。當其中一個部門的業務量激增到一定值時，查新中心支持該部門將部分業務量分留給其他業務量正常的部門。此舉旨在避免查新員過于疲勞，查新質量、效率下降等問題發生，進而保證科技查新服務的有序進行。（2）對外分流。查新機構可以同其他有資質的查新機構共同建立合作平臺，當機構所有業務部均處于飽和狀態且無法在短期內完成大量課題任務時，其可以將客戶推薦給合作機構。同理，其他查新機構在無法承受巨大的業務量時，也可以將客戶推薦至合作平臺中的其他查新機構。可以看出，對外分流既能保證客戶的利益，同時也有助于促進各查新機構的長期友好合作。

（五）建立健全數據庫共享機制

專業、全面且穩定的文獻數據庫是有效開展科技查新服務的基礎。由于購置國內外專業數據庫的費用相對較高，查新機構通常無法一次性購齊所有資源庫。為此，筆者建議查新機構同其他情報機構、科研院所或者高校展開合作，建立資源共享平臺，健全數據庫共享機制，實現資源共享，以有效緩解經費壓力，避免重復投資和資源浪費。