關于做好房地產管理所檔案管理工作的思考

文／李安強 泰安市泰山區房產管理服務中心 山東泰安 271000

引言：

房地產管理所檔案是指所轄區內直管公房、私房的產權、產籍管理，直管公房的租賃、維修養護和危房的改建等過程中形成的具有保存價值的文書、圖表、照片、錄音、影像等原始記錄。隨著時間的推移和經濟社會的發展，因為房屋產權繼承、轉讓及房屋的維修等原因，來房地產管理所查閱利用檔案的頻率越來越高，使房地產管理所檔案中存在的檔案資料不齊全、整理不規范、保管不安全等問題日益凸顯，需要房地產管理所的檔案管理部門加以重視，并積極研究解決對策。

1、房地產管理所檔案管理的重要性

1.1 對歷史情況進行有效記錄

檔案是當下社會實踐活動中形成的文字記錄，能夠直觀地記錄當時發生的情況，為今后的決策提供第一手的參考資料。不僅如此，通過檔案管理能夠對管理所本身的發展進行有效記錄，是管理所信息最基礎、最集中的記錄方式，能夠有效促進管理所的發展，為后續的決策提供依據。

1.2 對管理所的管理水平進行評價

檔案能夠有效記錄管理所發展過程中的每一個階段，通過對每一個階段的業務發展情況和資金運轉情況的有效記錄，幫助管理所了解各個階段管理所的發展結果，而管理所領導也可以根據這些檔案資料，對過去的工作進總結，并結合以往的經驗對今后的發展態勢做出準確的預判，通過對檔案資料進行科學合理地分析，制定出符合管理所發展現狀的有效決策，促進管理所的穩定發展。

1.3 為管理所各部門提供查詢服務

近年來，隨著管理所體制的不斷改革，對管理所內部的各項管理活動也提出了新的要求，很多服務內容都需要參考管理所的檔案資料來完成，這就需要檔案管理部門為各個部門提供有效的查詢服務，通過協助各個部門完成資料內容的查詢，從而促進管理所內部各項工作的開展。但由于管理所的檔案資料是極為重要的文件，在進行資料查詢的過程中，應當符合各項法律規定，按照嚴格的法律程序，從而確保管理所的合法權益得到有效地保護。

2、房地產管理所檔案管理工作中存在的問題

2.1 對檔案管理的重要性缺乏足夠認知

對管理所而言，檔案是一筆重要的無形財富，是對管理所日常生產活動和發展歷程的記錄，它以技術檔案、文書檔案等各種形式記錄了管理所管理以及人力資源管理等方面的大量內容，對單位的發展起著重要作用，但是目前不少單位沒有對檔案管理的重要性形成正確清晰的認識，依舊是以自身的經濟效益為中心，缺乏對檔案管理價值的認知，認為檔案管理在單位發展過程中的地位不重要。在管理檔案的過程中也僅僅只是對其進行簡單地整理和存放，因此存在著突擊整理檔案的情況，這與檔案管理的長期性和連續性相違背，變成了應付檢查的臨時性工作，這就容易造成檔案管理的混亂和遺失，對單位的發展造成損失。

2.2 檔案信息化管理制度不完善

為了提升房地產檔案信息化管理水平，需要建立專門的檔案管理制度，但是很多檔案部門現有的制度未能嚴格執行。特別是在檔案的收集、整理、數字化轉化和信息化管理方面，缺乏完善的管理制度，導致檔案管理制度流于形式，不能達到保障檔案工作的目的。如此一來，在檔案信息化管理中經常出現資料混亂、丟失等問題，無法保證檔案工作的規范化與制度化，也給后續檔案利用帶來了麻煩。

2.3 缺少專業檔案管理人才

在房地產檔案管理過程中，很多檔案管理人員知識老化，且技能更新速度很慢，對現代信息技術掌握不多，不利于檔案信息化管理工作的高效開展。同時，互聯網時代對檔案管理人員能力與技術等方面有了更高的要求，既要求具備一定的邏輯思維，也要求能熟練運用計算機等技能。但是檔案部門忽視了對專業人才的引進，培養工作也未及時跟進，從而影響了房地產工程管理工作成效。

3、做好房地產管理所檔案管理工作相關建議

3.1 增加投入，打造檔案信息化管理平臺

在房地產檔案信息系統建設過程中，必須引入先進技術與設備，保證各項硬件設施配置齊全。檔案部門要增加資金投入，保證硬件產品采購順利進行，確保所有設備必須質量合格、型號統一，確保為后續維護管理提供便利。檔案部門在配置硬件設施后，也要引入所需的軟件系統，結合房地產檔案管理工作要求，與廠商就軟件功能開發加強溝通，保證系統運行路徑、模塊設置等獲得優化。這樣軟件系統才能更好適應房地產檔案管理，實現兩者的有效結合。檔案部門要在技術上提供安全保障，在內外網之間加強安全隔離，訪問內網時必須獲得相應權限，讓系統運行更加安全與可靠。同時，還要安裝殺毒軟件、防火墻等，為檔案管理信息系統提供保護，避免房地產檔案被非法竊取與出現泄密等問題。

3.2 提升檔案管理人員綜合素質

為了更好地促進管理所檔案管理工作的有效開展，應當提升檔案管理人員的綜合素質，通過增強檔案管理人員的專業能力，為檔案管理工作的有效開展打下堅實基礎。首先，應加強檔案管理人員的技術培訓。結合檔案管理工作涉及的相關內容如檔案管理理論、檔案管理技巧、檔案修復技巧、檔案管理制度等，幫助檔案管理人員充分了解檔案管理工作所需的相關內容，提高檔案管理人員的專業素質，使檔案管理人員從理論知識到操作能力都能夠得到提高。其次，加強對檔案管理人員的管理。應對檔案管理人員負責的內容進行明確分工，使檔案管理人員能夠有序地開展各項工作。不僅如此，還應對檔案管理人員的薪資福利進行有效提升，為檔案管理人員提供良好的晉升渠道和發展空間，充分調動其工作熱情，對即將離職的人員應提前報備，做好離職人員工作的交接，避免由于人員流失而造成了工作混亂。最后，強化檔案管理人員的服務意識和敬業精神。通過加強檔案管理人員的基礎專業技能和相關知識的學習，從根本上提高管理人員的業務水平。通過定期開展專業培訓，不斷學習新技術、新方法、新技巧，從而使管理所的檔案管理工作能夠更加科學、完善。

3.3 加強檔案信息數據庫建設

之前，管理所在實施人力資源管理時一般都根據人力資源的特點對其進行主觀管理，但這種管理模式不夠正確。而且隨著大數據時代的到來，也為科學、客觀的管理提供了極大的可能性。人力資源管理是管理所在進行人力資源管理時，需要將各要素信息化，使之具有可比性，將人力管理與數據信息緊密結合，充分發揮其價值。首先，合理整合管理所檔案信息資源，在管理系統中對原數據的管理、歸檔編號、流程定制、分類、統計、檢索與利用、模板設定及應用等功能模塊進行設置。對于沒有機密性的管理所檔案信息，按照檔案管理的規定，在信息化管理所平臺上進行公開管理，但應加強對各功能模塊的權限控制，防止因權限管理不當而泄露信息，有效保障了文件所有者的個人信息安全。其次，加大開發和設計管理所現有數據庫的功能。例如，為使有關人員能夠快速地查詢、統計數據信息，管理所需要積極構建基于數字管理所平臺的通用人員信息數據庫及檔案目錄數據庫，并完善包括身份管理、檢索、聯機瀏覽、打印等多種功能。最后，受管理所管理體制改革的影響，檔案信息要及時更新。因此，需要積極構建檔案信息更新功能，以確保在人員有變動時，檔案管理人員能及時更新管理所檔案數據信息庫，實現信息管理的動態。

3.4 加強檔案保護，提升信息安全

房地產檔案管理工作者在數字化建設中不僅要重視加工、存放，還要重視安全保護，增強保護意識，在檔案管理全過程貫穿保護工作，在保護房地產檔案原件的同時滿足利用需求。第一，加強源頭控制，在紙質檔案接收中做好前端把關工作。即在接收紙質房地產檔案時嚴格查驗檔案紙張、字跡材料等符合耐久性要求與否，面向房地產檔案形成方做好宣傳指導工作，改善檔案存儲條件。第二，基于調查和研究進行房地產檔案的搶救性修復。針對已經受損的紙質房地產檔案要根據稀缺性、重要性和利用頻率的原則，根據保存條件、破損等級做好劃分工作，分批、分期進行數字化處理和搶救性保護。在這之中，數字化掃描非常關鍵，要注意做好修復后的房地產檔案的數字化掃描工作，例如增加修復檔案數字化生產線，通過數字化掃描提供數字化影像利用方式，保護原件安全。房地產檔案的安全性通常涉及到信息安全、載體安全兩個方面，那么在房地產檔案的檢查接收環節應建議遞交以光盤為載體的電子檔案，檢查所用計算機要和互聯網進行物理隔離，保證檔案數據信息不被網絡病毒感染、黑客攻擊。到了入庫管理環節，應在避光、恒濕、恒溫的環境里妥善保管光盤，定期進行檔案數據信息資源的本地與異地備份、遷移，提升房地產檔案信息的安全性。

3.5 拓展檔案功能，優化利用服務

管理檔案主要是為了利用。隨著全國各地推進數字城市建設，房地產檔案數字化建設必須把服務作為重要任務，構建和數字城市建設相適應的檔案服務機制，以拓展房地產檔案的功能，優化檔案信息利用服務。房地產檔案管理和國家秘密、民眾利益有關，不能隨意公開，即便公開也要保證不被隨意傳閱、篡改、銷毀。為此，要積極開放房地產檔案線上管理職能、全面開放檔案目錄，保障大眾的知情權；利用線上身份認證、用戶權限管理以及完備的數據加密技術手段，有限開放檔案文件內容；利用BIM技術、全息影像技術等實現房地產檔案的數字化借閱，優化檔案信息服務體驗。另外，“互聯網+”為房地產檔案管理方和利用方構建暢通無阻的交流平臺，并且依托人工智能技術實現全天候響應，房地產檔案管理工作者要基于技術發展建立全天候響應機制，設置好人工智能響應程序，通過全息影像、語音識別、人工智能等提供房地產檔案服務的動態互動體驗。例如拓展房地產檔案的知識服務功能，因為房地產檔案中囊括大量信息，數字化建設是信息捕獲更便捷，而且用戶在數字信息化時代不僅是房地產檔案信息的利用者還是加載者，可以通過統計利用獲得城市規劃建設熱點問題，據此監測社情民意，體現檔案價值。

3.6 對現代化信息技術予以充分運用

首先，加強傳統檔案室中紙質資料的防光防火工作，同時需要對消防設備、開關、照明線路等設備進行定期檢測，把威脅檔案安全的因素扼殺在萌芽狀態之中。其次，建議使用電動密集檔案架并配備電子標簽系統，便于在查閱檔案時通過電腦系統快速鎖定檔案所在位置。再次，檔案室需要配備恒溫恒濕以及消毒殺菌等相關設備，確保檔案室長期的環境穩定，這有助于延長電子設備及紙質檔案的壽命。配備攝像頭、傳感器隨時監控檔案室內的各種情況，有助于意外發生時的及時解決。最后。需做好檔案室的防盜工作，賦予檔案管理人員相應的權限，無權限者一概不得入內，通過攝像頭做好人員的出入記錄，以此對人員進出實時情況進行監控。

3.7 提升對檔案管理工作的重視程度

管理所的檔案管理工作要想有序、高效的發展，就要構建完善的檔案管理制度。但結合管理所檔案管理工作開展的現狀來看，由于部分管理人員對檔案管理工作的不夠重視，致使檔案管理工作的質量不高，而為了使檔案管理工作能夠有效開展，應當加強對檔案管理工作的重視，將檔案管理工作納入領導日程和管理所的發展規劃當中，從而引起每一位工作人員的重視。通過在工作中明確單位領導對檔案管理工作的責任和要求，促使檔案管理工作能夠有效開展。此外，對檔案管理工作中存在的問題也應當及時處理，避免這些問題不斷擴大影響管理所的發展。與單位相關部門建立綜合檔案資料管理機構，從而對管理所內部的各項管理工作進行有效規劃，各個部門充分發揮自身的工作才能，從而使檔案管理工作形成檔案管理網絡。對檔案中所涉及的材料應當進行及時整理和歸檔。通過建立有效的檔案管理秩序，切實促進管理所內部的檔案管理工作的有效開展。

3.8 完善房地產檔案信息化制度

房地產檔案管理是一項極為復雜的工作，涉及事項與流程眾多，應盡快建立與之相應的管理制度，保證所有工程資料準確齊全和真實規范，提升檔案信息化管理水平。對此檔案部門要結合《中華人民共和國檔案法》相關規定，充分考慮到房地產檔案管理信息化建設要求，在檔案形成、收集、數字化轉化、計算機存儲和開發利用等環節都要有專門的規章制度。這樣才能督促檔案管理人員提高責任心，明確檔案信息化管理工作要求，在制度的約束下減少操作上的失誤。同時要在檔案信息化制度實施過程中進行調整與完善，確保與檔案部門工作情況相符，讓工程資料收集與整理可以有序開展。

結語：

總之，信息化技術的發展與應用為房地產檔案管理帶來了巨大的考驗。這就要求檔案部門增加資金投入，重視檔案信息化建設，通過配置齊全的基礎設施，建立完善的信息化管理制度，引進更多的專業高素質人才，為房地產檔案信息化管理工作的開展創造條件。以確保房地產檔案管理更加高效，保證各項檔案信息資源的高效利用與及時共享，為后續工程建設提供可靠依據。