高校智慧檔案服務平臺的研究與實踐
——以寧波大學為例

◎周潔 霍妍

一、引言

隨著數字檔案館（室）的大力推進和無紙化辦公的不斷推廣，檔案工作環境、歸檔內容和服務方式等發生了很大變化，亟須更加智能化、自動化、一體化的檔案服務平臺，在保障檔案資源安全和長久保存的同時提升工作效率，改進工作方法，為用戶提供便捷服務。高校作為高知人才聚集地，有著得天獨厚的條件，更應該響應政策號召，加快檔案服務平臺流程重構、系統整合。本文以寧波大學為例，通過“三網隔離”的方式搭建高校智慧檔案服務平臺，實現檔案庫房自動化管理、檔案服務“最多跑一次”、檔案資源全流程管理、檔案信息多樣化展示的研究，希望能為相關研究者提供參考。

二、高校檔案服務平臺現狀

近年來，很多高校檔案館（室）發揮先鋒模范作用，對其檔案服務平臺進行了改造與升級，并取得了不錯的成效。前端管控方面如華南農業大學檔案館實現了電子檔案信息按權限共享利用，[1]對分散于各處、存儲于前端系統的數據資源進行有效整合與集成；檔案利用方面如同濟大學檔案館于2013年首次在高校構建網上服務利用系統，[2]通過用戶注冊與登錄、提交辦理業務、檔案館后臺審核與反饋、檔案館受理業務并辦理、快遞寄出或用戶到館自取的方式提供檔案利用；檔案實體庫房方面如中南大學檔案館實現了RFID系統和數字檔案館系統的基礎數據層、業務邏輯層、用戶展示層的融合，既保證了檔案實體安全，也為檔案系統的使用帶來便捷體驗。諸如此類的研究舉不勝舉，從星星之火到遍地開花。[3]

寧波大學檔案館借鑒各高校優秀做法，從用戶角度出發，開發高校智慧檔案服務平臺，通過系統謀劃、扎實推進，以期提高學校檔案信息化建設水平，構建高校檔案工作整體智治新格局。

三、高校智慧檔案服務平臺構建

高校智慧檔案服務平臺（以下簡稱平臺）基于OAIS參考模型，采用SOA技術體系結構和先進的MVC開發模式，充分利用J2EE、JAVA等應用技術和XML的數據交換技術，通過微服務集成的方式對分散在不同軟件平臺上的數據信息進行整合，實現檔案信息資源的管理與共享，為用戶提供“一站式”檔案服務。平臺的整體框架如圖1所示。

圖1 高校智慧檔案服務平臺整體框架

平臺通過“三網隔離”的方式來確保檔案資源的安全。因特網與校園網之間通過信息中心的網關、防火墻NAT策略、路由策略等方式實現邏輯隔離，校內用戶通過統一身份認證賬號連接因特網。局域網與校園網之間進行了物理隔離，通過離線NAS存儲器來實現數據通信。整個平臺主要圍繞檔案管理系統工作，其余各系統與檔案管理系統進行了功能集成或數據對接。多數用戶在實際使用過程中感知不到多個系統的存在，直接在檔案管理系統內無障礙使用各系統的功能。下面就從四個具體的應用方向來詳細地描述平臺的構建機制。

（一）檔案庫房自動化管理

平臺通過搭建虛擬庫房，實時自動反映現實庫房的檔案位置、借閱狀態、溫濕度環境等情況，為用戶提供實體檔案庫房的直觀顯示與智能管理。檔案庫房主要由智能密集架系統、RFID系統、環境管理系統進行管理。

智能密集架系統主要用來保存檔案實體。采用電動的方式運行，可通過語音來實現智能開架、關架；可通過人臉識別、指紋鎖、PIN碼等安全技術保護珍貴檔案；可通過電視引導屏來自助查詢，列號燈閃爍節層位置信息指引檔案位置。架體內部配置樟木板，底部設有防鼠、防傾倒裝置，具有良好的防塵、抗震、防鼠、防蟲蛀、防潮、防火、防盜和保密功能。

RFID系統主要保護檔案實體的安全。檔案實體以卷（盒）為單位粘貼RFID標簽，RFID標簽內包含檔號、盒號、庫房位置等信息，確保檔案實體有碼標位、有跡可循、有數可查。除打印RFID標簽須登錄RFID系統操作，其他上架、下架、借閱、歸還、盤點等任務均在檔案管理系統上操作，減少了來回切換系統所帶來的工作不流暢、操作煩瑣等問題。庫房門口設有RFID門禁設備，監控檔案的非法出入庫。

環境管理系統主要是保護庫房的安全，營造恒溫恒濕、空氣凈化、無水無火、人員限流的環境。環境管理系統集成了恒溫恒濕精密空調、恒溫恒濕空氣凈化一體機、水浸探測器、空氣質量采集器、高壓細水霧滅火裝置、人臉指紋門禁一體機、視頻安防監控等設備，實現檔案庫房全過程一鍵自動化管理。為了提高工作效率，庫房監控視頻、RFID門禁報警、溫濕度、煙感及漏水、機器運行情況等數據實時自動投影到檔案服務大廳的顯示大屏上，同時檔案工作人員還可以使用手機App在家實時查看和回放庫房關鍵位置的監控視頻。

（二）檔案服務“最多跑一次”

平臺集成了檔案利用系統、遠程查檔系統（網頁版和微信端）、RFID系統、電子簽章系統等功能，實現了檔案服務“最多跑一次”改革。檔案服務“最多跑一次”流程如圖2所示。校內用戶通過統一身份認證系統登錄校內端口（檔案利用系統），校外用戶通過公安實名認證系統中的人臉活體檢驗登錄因特網端口（遠程查檔系統），這兩種登錄方式保障了檔案信息和個人信息的安全。

圖2 檔案服務“最多跑一次”流程圖

校內用戶可在線檢索，平臺根據用戶角色以及檔案鑒定狀態來限制可檢索范圍。檔案數字化副本和電子檔案在掛接或歸檔時自動觸發OCR識別，并通過ElasticSearch技術建立檔案條目索引、全文信息索引，[4]校內用戶通過輸入多個關鍵字中間加空格的方式進行一體化檢索和全文檢索，檢索結果匹配度越高查詢結果顯示越靠前，并紅色高亮顯示所查信息，方便用戶快速找到所需內容。

檔案服務“最多跑一次”主要分為電子借閱和實體借閱兩種方式，同一份檔案在同一批次查檔申請中只能選擇一種借閱方式，不同檔案在同一批次查檔申請中可選擇不同借閱方式。若所查檔案已做數字化，校內用戶可以選擇電子借閱方式。當檔案鑒定狀態為完全公開時，檔案館工作人員通過pdf配置對部分敏感信息顯示遮擋后提取用戶所需頁，加蓋電子簽章后通過限時查看的方式提供利用；當檔案鑒定狀態為條目公開或完全不公開時，檔案館工作人員還須添加借閱審批流程，將pdf配置好的檔案提交利用部門和歸檔部門審批，有些特殊的檔案（如房產證等）還需要分管校領導的審批，平臺內所有的審批程序都會以短信等方式提醒，審批通過后方可限時查看。

實體借閱方式和電子借閱方式類似，根據所借檔案是否數字化來判斷是否添加pdf配置；根據檔案鑒定狀態是否完全公開來判斷是否添加借閱審批流程。若檔案已做數字化，打印并加蓋公章，用戶到館借閱或郵寄到付給對方；若檔案未做數字化或須借出檔案實體時，檔案館工作人員下發庫房借閱任務。單個或少量檔案借閱時，直接將其帶出庫房，庫房門口的RFID門禁設備在人員通過時自動識別所借檔案RFID標簽，完成借閱任務；大批量檔案借閱時，還可通過RFID手持機、智能書車掃描RFID標簽完成借閱任務，在借閱任務中的檔案數據處于借閱狀態，其他用戶無法借閱。用戶利用完畢后，檔案館工作人員下發庫房歸還任務，和借閱任務類似，單個或少量檔案通過庫房門口的RFID門禁設備自動完成歸還任務，大批量檔案借閱時還可通過RFID手持機、智能書車掃描RFID標簽完成歸還任務，歸還后檔案數據變成在庫狀態，檔案實體可再次被利用。

（三）檔案資源全流程管理

檔案資源全流程管理指的是檔案從收集、移交、歸檔、入庫保存、利用、鑒定、到期銷毀等整個生命周期內的規范化管理。目前，平臺主要通過系統對接和數據抓取的方式進行電子檔案的收集。OA系統和研究生論文系統嚴格按照相關文件要求進行對接，保證電子檔案及其元數據的安全可靠。平臺通過自動四性檢測和人工抽查復核的方式輔助電子檔案移交歸檔。重要網頁等通過數據抓取的方式進行主動收集，抓取的網頁能脫離原環境查看、展示。采用工作流技術，通過嚴格的審批程序和全過程所有信息留痕制表保存的方式規范線上移交、歸檔、利用、鑒定手續等。歸檔后的檔案保存在長久保存系統中，長久保存系統對需要入庫的檔案數據進行四性檢測，檢測通過后使用EEP技術封裝入庫；通過全過程留痕、實時監測、即時短信預警、自動修復的功能，避免檔案數據保存期間的病毒感染、人為篡改、硬件被部分損壞等風險。通過用戶賬號、IP等特殊限制以及嚴格的審批程序、電子簽名核驗，控制檔案封裝包的出庫和銷毀。

（四）檔案信息多樣化展示

檔案信息多樣化展示包括界面顯示個性化、不同編研成果主動推送以及檔案工作數據動態可視化。平臺根據用戶功能需求，個性化定制功能顯示界面，同時內嵌目錄樹功能，可以按照年度、密級、保管期限、檔案類型等不同字段來樹形展示檔案數據，滿足不同用戶需求。平臺提供多人合作編研功能，編研成果可以主動推送給指定用戶，也可發布在檔案門戶網站上，通過對檔案數據編研成果的推送，讓用戶更加系統、全面地了解檔案。智慧館藏數據可視化大屏實時采集館藏檔案分布數據、檔案移交歸檔數據、實體檔案出入庫數據、檔案利用數據等，通過數據挖掘技術對這些數據進行整理、統計、分析，使用柱形圖、折線圖、條形圖、餅圖、面積圖等多種圖表進行動態展示，讓用戶更加直觀地了解檔案工作全貌。

四、結語

平臺解決了檔案實體與檔案軟件不聯動問題，實現檔案數據與檔案實體一體化、自動化、智能化管理；解決檔案利用服務不便捷問題，通過檔案服務“最多跑一次”改革，在保證查全率、查準率的同時提升查詢速度，多方位為用戶提供便利；解決線上歸檔程序不規范問題，實現檔案工作線上全流程管理,從而保障檔案資源安全；解決檔案服務不主動問題，通過檔案信息多樣化展示，實現檔案數據可視化，從而更好地宣傳檔案工作。

雖然平臺搭建以來能夠滿足絕大多數用戶的實際需求，并具一定的智慧性，但還有許多需要深化和完善的地方。在開展全館檔案數字化工作時，特別是對非常重要的教學類檔案，在數字化掃描、OCR識別后須對全文信息進行人工校對，確保文字準確率達到100%，只有檔案數據化的基礎打好，才能進一步實現檔案數據智能化；借鑒各檔案館（室）收集電子檔案的優秀經驗，構建電子檔案中間系統，期望通過流程再造、接口標準規范化、前端管控等方式來實現全校所有電子文件的歸檔，為今后實現電子檔案單套制管理奠定基礎；研究人工智能、區塊鏈等信息技術用以輔助編研、檔案鑒定，圖像檢索與修復等，[5][6]希望通過以后不懈的努力，將數字檔案室提升新臺階。