公路工程項目合同規范化管理探究

冀 明,申鐵軍

（1.山西路橋橋隧工程有限公司,山西 朔州 036000; 2.山西路橋建設集團有限公司,山西 太原 030006)

0 引言

公路工程項目合同規范化管理應以制度為抓手、信息化為主陣地，嚴抓合同管理內控及合規落實，不斷完善合同管理長效機制。應進一步提升企業管理水平，有效防范合同風險，確保合同管理工作規范化、制度化、科學化。

1 合同規范化管理思路分析

堅持以制度為基礎，以平臺為抓手，以風險防范為目標，通過流程化管理和關鍵點把控，把風險防范、監督及應對與合同有機結合起來，實現對合同全生命周期管理，切實提升依法合規經營管理水平。

1.1 優化合同管理“新流程”，實現穿透管理

通過信息化手段，實現合同審查OA無紙化辦公，同時進一步優化、升級流程設計，打通合同決策、招采、談判、簽訂、履約、后評價及涉訴應對等各環節，實現穿透式管理，使得合同管理工作更加嚴謹、規范、標準。

1.2 建立合同生命“時間軸”，厘清關鍵節點

明確每份合同的生命周期的“時間軸”，厘清決策—招采—法審—簽訂—履約關鍵時間點，不僅有利于規范合同的事前管理工作，清晰明確合同所處各階段，有效杜絕合同補簽等現象。

1.3 明確合同審查“新標準”，確保法審質量

嚴把合同法律審查質量關，對合同法律審查提出“新標準”，在原有單一對合同文本審核的基礎上，新增對合同相對方的盡職調查、資信能力評估、合同條款修改建議等內容，使得合同法律審查內容豐富完整，有效防范內部管理風險及外部法律風險。

1.4 堅持履約過程“全監督”，防范違約風險

監督合同承辦部門按時填寫合同履約日志，同時留存好合同履約資料，避免因乙方違約而引起的法律風險。對于合同相對方履約困難、停滯的合同，法律事務部提前介入，制定風險應對方案，積極采用多種手段維護合法權益，使風險監督能夠充分落實到合同履約過程，有效提升風險防控質量與效果。

1.5 創新開展合同“后評價”，對標目標結果

對重大合同創新開展“后評價”，一方面對合同相對方的履約能力、履約誠信、履約質量等方面進行指標評價，另一方面把合同結果與預期目標進行對標評價。對未能達成合同目的原因進行剖析，及時發現不足、總結經驗，持續提高合同管理水平。

1.6 明確合同歸檔“六要素”，實現閉環管理

進一步明確合同逐份建檔成冊集中保管的各項要求，歸檔內容包含決策、招采、法審、文本、履約及支付等六類歸檔要素。通過規范化的檔案整理，實現對合同管理末端的精細化閉環管理。

2 合同規范化管理路徑分析

2.1 完善合同管理機制

修訂完善《合同管理辦法》，明確內部控制要素，壓實簽署、監督、履行等主體責任，明確管理職責，筑牢合同管理標準化根基。明確評審流程及要求，加強法審意見采納審核，嚴格合同簽訂審查，落實合同內部風險防控工作。

2.1.1 推行專家庫運行管理，規范項目前期預審

充分發揮工程、機電、經濟等各類人才在合同管理中的專業把關作用，制定并實施《專家庫運行管理實施細則（試行）》。根據所屬人員專業、職稱等條件，擇優成立采購類、土建類和機電類三類專業人才庫，對工程管理、招標采購等項目的必要性和可行性進行項目實施前期專業評估。同時專家庫運行管理工作貫穿于合同立項評審、最高限價審批、招標評審和驗收管理等各流程，實現了對合同項目合法性、嚴密性和可操作性的全過程監督[1-3]。

2.1.2 實施全周期合同管理，嚴防合同法律風險

注重合同全周期管理，抓好合同簽訂事前審核、事中備案和事后履行監督。即合同簽訂前明確“兩個一律”，送審前未經專家庫評審、合同相對方資信調查，一律不予進行法律審核，送審后未通過合法性審查，一律不予進行合同簽訂；合同簽訂過程中，未經合同管理部門審查稿校驗和合同備案，堅決不予對外簽訂；合同簽訂后對履約情況進行全面跟蹤管理，動態掌握合同履行進展，協調處理履行爭議，促進合同履約順利，有效減少合同履約風險。

2.1.3 注重精細化流程管理，夯實合同基礎管理工作

嚴格管控合同立項、審批、招采、法審、簽訂、履行各個流程，帶動合同管理由規范化走向精細化。通過建立招標采購、法律審核等階段流程圖，確保各階段工作和程序處于有效可控狀態；綜合標準合同范本、高頻合同和律師審查修訂意見，細化完善建設工程類、采購類等合同范本，確保合同文本規范、合法合規；注重合同數據統計分析，建立合同法律審核和簽訂合同備案兩類臺賬，明確合同名稱、立項依據、合同預算金額、相對方信息、簽訂日期等內容，形成合同數據總集，保證合同數據完整，信息可追溯、可查詢，持續踐行合同管理規范化和精細化管理理念[4-6]。見圖1。

圖1 合同管理流程圖

2.2 建設信息化管理平臺

通過施工成本結算等系統，實現施工成本結算類合同從起草到結束的在線監控，并在此基礎上積極開展合同一體化及智能風險管控的市場調研及方案建設，進一步提高合同風險管控能力。

2.2.1 明確合同管理目標

通過合同管理規范年專項行動，不斷提升依法治企和風險防控能力，助力合規管理體系建設。不斷完善合同管理基本制度，推動合同管理標準化建設，提高合同數字化管控能力，提升合同管理人員業務水平。

2.2.2 固化合同范本，提升審核效率

結合合同管理實際，固化合同范本，更新替換現有合同文本，進一步提升合同審核審查效率，規范合同線上審核審批流程。

2.2.3 完善自檢自查，健全長效機制

在做好合同管理監督檢查同時，督促指導合同承辦部門開展自查自糾，明確各流程所需關注事項，為合同承辦部門開展自檢自查工作提供方向和依據，有效推進法律風險防控關口前移。

2.2.4 優化平臺建設，實現動態管理

依托OA辦公平臺，不斷收集梳理合同管理信息化平臺建設過程中需優化改進事項，為防范違約風險發生及時掌握合同簽訂和履行情況，從評審流程、動態監控、電子化歸檔等方面入手，實現風險動態監管。

2.3 建立“1+4”合同管理工作目標

即不斷提高依法治企和風險防控能力“1”個總體目標，以及健全合同管理基本制度、推動合同管理標準化建設、提高合同數字化管控能力和提升合同管理人員業務水平“4”個具體目標。

2.4 健全制度體系

確保各項工作按計劃進行，按步驟實施，推動規范建設。為提高合同、制度、重大決策法審工作質量，將全部經營項目納入合規管理，做到應審盡審，開展合同管理自查自糾，并對合同履約情況進行實時跟蹤，實現過程化管理。

2.5 提高管控能力

制定規范化信息數字合同管理臺賬，打造精準合同檔案數字化管理工作流程，推廣應用辦公自動化OA工作平臺，將合同流轉審批流程信息化數字化，在大大提高工作效率的同時，實現了合同管理審批流程的標準化。

3 合同規范化管理措施分析

通過“三個”抓手，嚴格把好“三關”。具體如下：

（1）以培訓學習為抓手，把好“制度”關。對制度、流程梳理完善，圍繞合同的訂立、合法性審查、履行監管等環節，建立起科學合理可行的合同管理制度，實現合同全過程“閉環管理”。深入開展全員合規培訓和法治宣傳教育，從合同立項、起草、審核、簽訂、履行以及檔案管理等多個節點著手培訓，進一步提高合同管理人員的合規意識、風險意識和業務水平[7-8]。

（2）以專項行動為抓手，把好“審查”關。開展“涉訴案件大起底”“勞務用工專項自查”等系列專項行動，積極做好“清舊控新”管理工作。全面開展合同管理自查自糾，對相關制度、合同審核、審批流程、涉訴合同履約情況等進行摸底盤點，對涉訴案件新增、已結、未結、已裁決未執行以及潛在法律風險情況匯總統計，依法解決未決訴訟與潛在法律風險。此外，對各所屬企業臨時用工及勞務派遣情況進行大摸底大排查，依法解決因用工不規范形成的法律問題[9-11]。

（3）以監督考核為抓手，把好“落實”關。一是強化組織領導。制定合同管理規范專項行動實施方案，工作領導組負責合規管理規范專項行動的組織領導和統籌協調，領導組辦公室負責各項具體工作的協調、推進、檢查和指導。二是堅持目標導向。明確總體目標和具體目標，不斷提升依法治企和風險防控能力，不斷完善合同管理基本制度、推動合同管理標準化建設、提高合同數字化管控能力和合同管理人員業務水平。三是對表對標自查。組織各業務部門、單位對經濟合同審批、簽訂、履約等情況進行了自查自糾。四是推進合同文本標準化建設。與外聘律師就管理、服務單位三方合同模板進行了進一步優化完善，形成一系列合同范本，極大地方便了承辦部門合同起草工作，有效提升了合同法律審核效率。五是推進合同管理信息化建設。依托OA辦公平臺，開辟了合同管理模式，增加合同法律審核及簽訂申請單，完善了合同審批流程，實現了合同法審、審簽的全過程信息化管理[12-13]。六是強化合同履約管理。經濟合同簽訂后，由合同承辦部門跟進項目實施、交付、驗收、結算、支付等履約過程，確保合同履約依法依規，最大限度地消除履約風險。七是加強合規管理體系建設。制定《合規管理體系構建方案》《合規管理辦法》，開展合規管理體系建設咨詢活動，積極組織推進合規管理體系試點單位建設。八是搭建法律服務備選庫，通過公開招標選定律師事務所，將律所、律師聯系方式、擅長領域、代理案件等相關信息在法務合規系統內公布，暢通律師選用信息溝通渠道，并在系統內設置考核模塊，量化法審質量評價，為選用律師提供參考[14-15]。

4 結束語

綜上，切實提升合同規范化水平，對在建工程和運營高速公路的合同管理進行專項檢查跟蹤，對合同的履行情況、存在的問題等及時把脈診斷，采取有效措施，防范法律風險，消除法律隱患。加強跟蹤指導和監督，推進整改任務的分解，逐項緊盯落實，逐件對賬清零，切實提高合同履約質量，實現合同預期目的。