油田企業(yè)檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)分析與控制

企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管理是指生產(chǎn)過(guò)程中，風(fēng)險(xiǎn)管理部門對(duì)可能遇到的各種風(fēng)險(xiǎn)因素進(jìn)行識(shí)別、分析、評(píng)估，以最低成本實(shí)現(xiàn)最大的安全保障的過(guò)程。正確分析油田企業(yè)檔案管理工作中的風(fēng)險(xiǎn)，制定科學(xué)合理的檔案管理風(fēng)險(xiǎn)防范措施，確保檔案的完整與完全，實(shí)現(xiàn)檔案利用價(jià)值最大化，具有重要的意義。

1 檔案管理中的風(fēng)險(xiǎn)分析

油田企業(yè)生產(chǎn)是一個(gè)各環(huán)節(jié)相互聯(lián)系、一環(huán)扣一環(huán)的工作程序，油田企業(yè)檔案管理存在著互相交流的特點(diǎn)，是以油田勘探局檔案館為匯交中心、向局屬單位檔案室交接保管的循環(huán)流程。針對(duì)油田檔案管理的工作特點(diǎn)，具體分析、評(píng)估，制定切實(shí)可行的防范措施，才能使檔案管理風(fēng)險(xiǎn)降至最低限度。檔案管理風(fēng)險(xiǎn)主要是檔案運(yùn)送和交接過(guò)程的風(fēng)險(xiǎn)，具體包括三個(gè)方面：

1.1交通隱患。油田各單位地理位置相對(duì)分散，交通風(fēng)險(xiǎn)是檔案運(yùn)送中的最大風(fēng)險(xiǎn)。

1.2意外傷害。因天氣等不定因素可能造成人員的意外傷害和檔案的意外損壞等。

1.3檔案丟失或損壞。在運(yùn)送及移交的過(guò)程中，因人為因素造成檔案的丟失或損壞。

2 檔案日常管理流程風(fēng)險(xiǎn)分析

如果管理不善，檔案日常管理工作的各環(huán)節(jié)均有可能存在導(dǎo)致檔案不安全的各類風(fēng)險(xiǎn)：①檔案、資料交接手續(xù)不全，可能導(dǎo)致檔案資料數(shù)量有誤或丟失；②檔案、資料整理歸檔時(shí)，易造成賬、物不符，影響檔案查找；③檔案資料借閱制度不健全，執(zhí)行不力，造成檔案丟失；④庫(kù)房“八防”設(shè)施不到位、檢查不勤、隱患處理不及時(shí)，將造成火災(zāi)、檔案損壞等嚴(yán)重后果；⑤檔案裝具不合格，造成工作人員意外傷害；⑥電子檔案存在數(shù)據(jù)丟失及泄密風(fēng)險(xiǎn)。

3 檔案管理中的風(fēng)險(xiǎn)控制

3.1提高檔案管理者的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)。意識(shí)決定行動(dòng)，通過(guò)風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)教育，企業(yè)HSE安全培訓(xùn)，檔案法律、法規(guī)學(xué)習(xí)，相關(guān)案例分析與警示教育，進(jìn)行消防演習(xí)等，把安全意識(shí)及安全管理的理念植入檔案管理工作者的心中，是規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的關(guān)鍵。

3.2做好風(fēng)險(xiǎn)分析與評(píng)估。檔案管理各環(huán)節(jié)，各崗位的工作者，均應(yīng)掌握J(rèn)HA危害因素識(shí)別和風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)方法。對(duì)本環(huán)節(jié)、本崗位的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行合理評(píng)估，制定HSE作業(yè)指導(dǎo)書，填寫危害識(shí)別與風(fēng)險(xiǎn)分析報(bào)告。并定期開(kāi)展危害識(shí)別與風(fēng)險(xiǎn)分析，定期組織自查自改，使安全管理變成一種自覺(jué)的行為習(xí)慣。

3.3嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度。各項(xiàng)檔案規(guī)章制度的條文應(yīng)嚴(yán)密而簡(jiǎn)明，便于執(zhí)行，并將內(nèi)部控制和基本管理制度有效融合，切實(shí)提高可操作性，保障檔案資料的完整與安全。

3.3.1嚴(yán)格檔案運(yùn)送制度。運(yùn)送工具應(yīng)充分檢查無(wú)誤，嚴(yán)格遵守交通規(guī)則，遇到天氣變化等情況，應(yīng)提高風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，做好風(fēng)險(xiǎn)防范。

3.3.2嚴(yán)格檔案交接管理。收發(fā)雙方必須嚴(yán)格履行移交程序，認(rèn)真填寫移交清單，逐一核實(shí)并簽字。

3.3.3嚴(yán)格檔案借閱管理。檔案借閱必須嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，密級(jí)文件必須有主管領(lǐng)導(dǎo)簽字方可借閱，借出的檔案必須與管理人員當(dāng)面點(diǎn)清、雙方共同簽字。在檔案利用中，要做好監(jiān)護(hù)工作，防止撕掉、涂改、圈畫檔案。

3.3.4積極做好庫(kù)房管理。重點(diǎn)是做好檔案“八防”，要把安全“防火”工作列入“一級(jí)風(fēng)險(xiǎn)管理”，堅(jiān)持做到月檢查，半年、年終全面地系統(tǒng)檢查。配備報(bào)警系統(tǒng)，消防器材定期檢查更換，定期檢查電氣線路，在全室范圍內(nèi)開(kāi)展消防演練等。

3.3.5做好電子檔案管理。電子檔案著錄執(zhí)行《中石化數(shù)據(jù)著錄標(biāo)準(zhǔn)》，以保證電子檔案數(shù)據(jù)的規(guī)范，并指定專門的管理人員進(jìn)行日常維護(hù)管理工作，同時(shí)，采取多種方式，如，建立完整的各級(jí)權(quán)限體系、數(shù)據(jù)備份機(jī)制、內(nèi)網(wǎng)外網(wǎng)物理隔離、雙機(jī)熱備份等手段保障數(shù)據(jù)安全，在硬件方面的保障，配備UPS電源、使用單獨(dú)的服務(wù)器等，防止因突然停電、病毒等造成數(shù)據(jù)丟失的風(fēng)險(xiǎn)。

檔案風(fēng)險(xiǎn)管理與控制是一項(xiàng)長(zhǎng)期的任務(wù)，在管理層上要做好外部監(jiān)管，加上行之有效的檔案內(nèi)部管理，建立健全風(fēng)險(xiǎn)分析、評(píng)估和風(fēng)險(xiǎn)報(bào)告長(zhǎng)效機(jī)制，提高所有檔案管理人員對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的敏感性認(rèn)識(shí)，做到及時(shí)分析、及時(shí)報(bào)告、準(zhǔn)確評(píng)價(jià)、有效防范。