ChatGPT 賦能檔案服務：技術特征、應用場景與實現路徑★

許劍穎 馮桂珍

（1.金陵科技學院人文學院 南京 210038 ；2.南京市工業大學檔案館 南京 211899）

1 引言

ChatGPT(Chat Generative Pre-training Transformer，生成型預訓練轉換器)是一種以大規模語言模型為基礎，能夠基于先前訓練理解自然語言并生成人類語言響應的人工智能系統。2022 年11 月30日OpenAI 發布基于GPT-3.5 模型版本的ChatGPT，其后僅兩個月用戶數量就突破了1 億大關，成為史上用戶增長速度最快的消費級應用程序[1]。2023 年1 月，每天大約有1300 萬獨立訪問者使用ChatGPT。2023 年3 月14 日，Open AI 發布了GPT-4，相較于GPT-3.5，GPT-4 可以使用多種模態數據，如聲音、圖像等，而不僅限于文字。與其他人工智能模型相比，ChatGPT 展現出更高的智能和更出色的性能，引起了全世界廣泛的關注和討論，也對人工智能和相關應用領域產生了深遠的影響。

ChatGPT 開啟了通用人工智能（Artificial General Intelligence，AGI）新時代，其作為通用助手的定位將會極大影響相關行業，包括教育、移動、搜索引擎、內容生產和醫藥行業，也為檔案館及檔案服務的發展提供了前所未有的機遇和可能性。一方面，作為一款強大的自然語言處理模型，ChatGPT具有智能化的對話能力和海量的知識庫，可以與用戶進行高效、精準的交互，為檔案館及檔案服務的數字化轉型和智能化升級提供有力支持。另一方面，通過ChatGPT 檔案用戶能夠更加便捷地獲取、利用檔案信息，檔案館可以更加高效地管理、處理和共享檔案資源，更好地服務于社會大眾和學術研究者，推動了檔案館及檔案服務的跨越式發展。《“十四五”全國檔案事業發展規劃》特別強調，“檔案工作環境、對象、內容發生巨大變化，迫切要求創新檔案工作理念、方法、模式，加快全面數字轉型和智能升級，積極探索知識管理、人工智能、數字人文等技術在檔案信息深層加工和利用中的應用”[2]。因此檔案館應該抓住 ChatGPT 的技術機遇，提升檔案服務的交互性和智能性，以技術賦能回應國家對檔案事業發展的戰略要求。

2 技術變革視角下檔案服務的演進歷程

“檔案服務”作為一個概念，學者們也開展了相關研究。張衛東認為“檔案服務是指檔案機構利用館藏優勢，指導用戶利用檔案、獲取檔案信息的過程”[3]；周耀林認為檔案服務就是在特定的環境下，通過與檔案機構的交互，用戶的檔案需求得到滿足的過程[4]。綜合學者們的定義，本文認為檔案服務是檔案部門以檔案資源為基礎，面向社會公眾和特定用戶開展的知識傳播、研究支持、學習教育等專業化服務。它以滿足用戶利用檔案的需求為導向，保護和傳承檔案價值，促進檔案資源的廣泛使用。因此檔案服務也是公共文化服務的重要組成部分，不僅能夠保護和傳承文化遺產，還能夠促進社會歷史記憶和文化認同，在新時期蘊含著重大的社會價值。回顧檔案服務的演進歷程，技術發展的變革、用戶需求的轉變推動著檔案服務從低級到高級，從單一到多元的創新發展，引發服務理念、層次及方式的不斷迭代。具體如表1 所示。

表1 技術變革視角下的檔案服務演進歷程

從服務類型來看，檔案服務大體可以分為文獻服務、信息服務、知識服務、智慧服務四個階段。文獻服務階段主要關注檔案實體文獻的獲取和傳遞，信息服務階段強調檔案信息的加工處理，知識服務階段重視檔案資源中的知識價值和知識傳遞，智慧服務階段代表了當前檔案服務的最新發展，利用先進的人工智能技術提供智能化、個性化的檔案服務。

從服務理念看，文獻服務階段，檔案服務的核心理念是以館員為中心，服務的重點在于檔案館內部的運作和資源管理，用戶需求相對較少考慮。信息服務階段檔案服務的理念逐漸從以館員為中心轉向以資源為中心。檔案館開始注重信息的加工、整理和組織，提供更多樣化的信息服務。知識服務階段，檔案服務的理念進一步演變為以用戶為中心，檔案館重視用戶需求和參與，提供個性化、定制化的服務。通過用戶參與和反饋，構建知識體系，滿足用戶的知識需求。智慧服務階段，檔案服務的理念更加強調以場景為中心，提供智慧化服務。檔案館通過應用智能技術和人工智能算法，根據用戶的具體場景和需求，提供智能化的解決方案和交互體驗，實現用戶、資源和空間的三元融合交互。

縱觀檔案服務的演進歷程，其服務層次經歷了從實體檔案到檔案信息的轉變，再進一步延伸到檔案內容的知識層面。新興技術在每次變革中扮演著重要的驅動者角色，提升了服務的效率、質量和覆蓋范圍，促進了檔案資源的廣泛利用和傳播。隨著人工智能時代的到來，以ChatGPT 為代表的人工智能技術推動了檔案服務的進一步發展，為用戶提供更優質的場景體驗。ChatGPT 作為一種生成式人工智能系統，具備與用戶進行自然語言交互的能力，能夠提供更加智能化和個性化的檔案服務。ChatGPT 是AIGC（AI Generated Content，人工智能生成內容）的一種實現形式，當前專注于自然語言處理和文本生成。AIGC 是一個更廣泛的概念，涵蓋了由AI 生成的各種類型的內容，而ChatGPT 是這一領域中的一個特定應用。AIGC 有可能重塑檔案內容的生產方式和人機交互方式，引領檔案服務向智慧服務發展，實現檔案服務從以“物”為中心到以“人”為中心，進而開啟“數智”方向的全面變革。在這一變革中，數據成為重要的資產和驅動力，智能技術則成為推動業態和服務創新的關鍵。由此ChatGPT 類人工智能技術與檔案服務的結合具有歷史必然性，將有力推動檔案服務的創新變革。

3 ChatGPT 賦能檔案服務的技術特征

ChatGPT 獨特的技術能力對檔案服務產生了積極的影響，相較于傳統服務方式，ChatGPT 實現了檔案內容生產和交互體驗的重大變革，使得檔案服務更加智能化、個性化，極大推動了檔案服務的創新發展。其中，自然語言理解與生成能力使得與用戶的交互更加流暢自然，海量知識儲備和卓越的學習能力使得檔案服務內容更加豐富和深入，多模態處理能力能極大提升用戶體驗，多語言支持與切換能力使得跨語言檔案服務成為可能，個性化推薦能力推動檔案服務進一步邁入精準化和智能化發展階段。

3.1 強大的自然語言理解與生成能力

自然語言理解能力使ChatGPT 能夠深入理解用戶輸入的自然語言，包括語義、語境和意圖，并進行邏輯推理和上下文理解。用戶以自然語言形式與ChatGPT 進行對話，進行問題解答、信息查詢等。這種交互方式更加貼近人類對話，使得用戶與檔案服務之間的交流更加順暢和自然。例如，ChatGPT 可以解析用戶提出的有關歷史事件時間線的問題，給出精確的事件時間描述。它還可以理解含蓄的語言表達，識別反問句中的真正的查詢意圖。在跟蹤對話上下文方面，ChatGPT 可記住之前的討論主題，并基于這一主題繼續生成相關回復，而不是跳躍到一個完全不相關的主題，保持了人機對話的連貫性。通過不斷學習，ChatGPT 提高了解析語義、處理歧義的能力，使其回復更加精準地滿足用戶的需求。這些能力使其成為檔案館咨詢服務的理想平臺。自然語言生成能力使得ChatGPT 能夠生成自然流暢、具有邏輯性的文本，可以用于生成檔案的摘要、描述、總結等內容。由此檔案服務可以通過ChatGPT 生成的文本來提供更豐富、精準的檔案信息呈現，幫助用戶更好地理解檔案的內容和意義。

總的來說，ChatGPT 的自然語言理解與生成能力為檔案服務增添了更多的靈活性和智能性。它使得檔案服務更具交互性、可訪問性和可理解性，提升了用戶體驗和檔案服務的效果。由此檔案服務可以更好地滿足用戶需求，并進一步推動檔案知識的傳播和傳承。

3.2 海量知識儲備和卓越的學習能力

ChatGPT 的海量知識儲備使其可以從來源廣泛的數據中學習并建立知識模型，這些數據包括各個領域的檔案文獻、歷史資料、學術研究、新聞報道等。例如它攝取了大量志書、文集等中文典籍，能夠準確回答與中國歷史和文化相關的檔案查詢。通過學習各國語言的維基百科等資料，它能夠對各國歷史人文知識給出全面的解答。ChatGPT 海量的知識儲備足以提供廣泛而詳盡的檔案服務，無論是關于歷史事件、文化遺產還是特定領域的研究和資料，ChatGPT 都能夠以全面和多樣化的方式提供相關信息。

其次，ChatGPT 具備卓越的學習能力，它可以了解用戶的偏好和需求，并根據用戶的反饋和輸入，不斷調整自己的生成和理解方式，提供更精確、個性化的檔案服務。例如ChatGPT 可以通過與專業檔案員的多輪提問練習快速掌握檔案分類、整理的知識，并以此回答用戶相關查詢。這種與人交互的訓練使其對專業領域知識的理解更加豐富和準確，從而適應不斷變化的檔案服務需求，持續提升其性能和效果。

3.3 先進的多模態處理能力

當前ChatGPT 已經開始支持多模態數據的輸入和輸出，不僅可以處理文本，也可以處理圖片、音頻、視頻等非文本信息，OpenAI 計劃在未來的更新中進一步強化多模態學習能力，這也為檔案服務提供了更豐富的表現手段。ChatGPT 可以直接處理圖像檔案，識別出畫面中的人物、事件等關鍵信息，生成圖像內容描述或解讀，這不僅豐富了圖像檔案的表達，也使得無語境圖像資料更易被檢索利用。對于音視頻檔案，ChatGPT 也可進行語音識別，直接將錄像、錄音檔案轉化為文字稿，大大降低了檔案處理的工作量。

基于這種多模態處理能力，ChatGPT 可以打破檔案服務對純文本資料的依賴，實現更豐富、直觀的檔案展示。如結合圖像、音頻、AR/VR 等技術，ChatGPT 可以幫助打造沉浸式檔案利用場景，極大提升用戶體驗。多模態支持也使得ChatGPT 可以處理各類以前留存的不同模態的歷史檔案，為學術研究提供更全面的信息支持，也為推動檔案服務實現跨界融合打下堅實的基礎。

3.4 多語言支持與無縫切換能力

多語言支持與無縫切換能力使得ChatGPT 能夠理解和生成多種語言的文本，為不同語言的用戶提供檔案服務。例如ChatGPT 可以實現中英文切換，一位中文用戶詢問中國古代歷史檔案，ChatGPT 就用中文回答；而一位英文用戶提出關于英國工業革命的檔案查詢，ChatGPT 也能夠立即切換至英文模式進行解答。這種跨語言的支持使得檔案服務可以更廣泛地覆蓋不同語言的用戶，提供更普遍和全面的服務。

基于這種跨語言的能力，ChatGPT 為全球用戶提供了一系列的好處。首先，該能力消除了語言障礙，使得用戶可以使用自己熟悉的語言與系統進行交流。無論用戶的母語是什么，他們都可以輕松獲取檔案服務，并獲得準確和有意義的回應。其次該能力使得檔案服務擴展到全球范圍，更好地適應不同文化背景的用戶需求。ChatGPT 可以提供與特定文化相關的檔案資料、解讀和推薦，增加用戶的參與感和滿意度。最后，該能力促進了跨語言的合作和交流。在檔案服務領域，不同國家和機構之間的合作是常見的，多語言支持與無縫切換使得ChatGPT 成為跨語言合作的橋梁，能夠有效促進用戶與檔案館之間的跨語言、跨文化的交流和理解，使檔案服務更具包容性和普及性。這有助于加強國際合作、促進檔案資源的共享和流通。

3.5 精準的個性化推薦能力

ChatGPT 可以通過分析用戶的個人特征、行為習慣、交互內容等來預測用戶的偏好和興趣點，從而實現個性化的內容推薦。這一能力可以極大地促進檔案知識信息的精準匹配和利用。例如通過分析特定用戶的瀏覽歷史和查詢詞，ChatGPT 可以自動推送該用戶可能感興趣的相關檔案內容，而無需用戶主動查找。在助力專業研究方面，ChatGPT 也可以根據研究者的論文題目、已有參考文獻等信息，主動推薦相關的檔案文獻資料。此外在檔案培訓、社區互動等場景中，ChatGPT 可以針對不同用戶的知識結構、學習風格推薦合適的檔案學習內容，或根據用戶的活躍度和貢獻推薦其感興趣的社區活動。這些個性化內容推送可以優化用戶體驗，建立更緊密的用戶黏性。

因此，ChatGPT 的個性化推薦能力使檔案信息服務變得更加主動和精準，它不再是傳統的被動等待服務，而是可以根據每個用戶的特征和需求進行內容定制，極大地推動了檔案服務的精準化和智能化發展。

綜上所述，ChatGPT 所特有的技術能力將為檔案服務領域帶來顯著的范式轉變。但與此同時，作為一種新興的人工智能技術，其應用也存在一些限制。首先，ChatGPT 對專業領域知識的理解還不夠深入。盡管通過學習大量數據積累了豐富的知識儲備，但相比人類專業人員對專業知識的理解，ChatGPT 仍有所不及。例如在復雜的檔案分類知識方面，ChatGPT 仍需人工進行持續培訓和監督，才能掌握準確的專業知識。其次，ChatGPT 生成內容的質量參差不齊甚至會胡編亂造一些不存在的文獻或內容。根據不同的輸入提示，ChatGPT 生成的回復質量可能出現較大差異，部分回復存在明顯錯誤或無意義的內容，這與其訓練數據集的質量及系統本身的局限有關，用戶需要審核其生成內容的質量，避免盲目使用。再次，ChatGPT 缺乏對生成內容的事實依據支撐。其生成的內容多基于訓練數據，而非獨立事實來源，所以其回復中涉及的“事實”信息未必準確可靠。這將對某些要求高確定性的檔案內容生產帶來挑戰。

4 ChatGPT 賦能檔案服務的應用場景

ChatGPT 的賦能可以滿足檔案服務在資源建設、內容生產、咨詢服務和社會教育等方面的不同需求。資源建設為檔案服務提供基礎和支持，內容生產是其核心價值所在，咨詢服務是其與用戶交互和提供支持的主要手段，而社會教育則是在學習和教育領域提供的拓展服務。以上四個方面形成ChatGPT 多功能應用場景，推動檔案服務的不斷發展創新。

4.1 ChatGPT 推動檔案資源建設智能化發展與價值提升

檔案資源建設確保了檔案資源的可用性和可訪問性，為后續檔案服務提供了基礎。ChatGPT 是一種全新的知識生產引擎，其多模態信息匯聚與生成能力可以有效賦能檔案信息的收集組織、開發利用、呈現傳播，推動檔案資源建設智能化發展與價值提升。首先，ChatGPT 可以從多個渠道和多個來源采集信息，獲取大量的信息和知識，理解和提取多種模態的數據，并將其整合到檔案館資源中，豐富和擴充其資源庫。針對各類數據，ChatGPT 可以提取其中的關鍵信息和概念，并將它們連接起來形成知識網絡、構建知識圖譜，通過知識推理和發現，生成全新的知識和見解，超越原始數據中所包含的信息。例如根據數字圖像檔案的時空屬性，ChatGPT 可以自動構建圖像檔案之間的關聯網絡，支持典藏聯查詢。由此對內為檔案館資源建立起清晰的分類和標簽體系，對外可以為用戶提供更全面和綜合的知識呈現，使得用戶能夠以更豐富和多樣的方式探索和利用檔案資源。其次，ChatGPT 類人工智能技術可以應用于檔案資源的開發利用，有效提升效率并形成新的成果。如西班牙國家圖書館將人工智能技術應用于館藏檔案開發工作，通過將每部匿名作品與350 名作家使用的精選詞語進行對比，確定每部作品的作者身份，經對比發現，一部鮮為人知的戲劇作品使用的詞語與洛佩的用語習慣非常一致，基本可確定其作者為洛佩[5]。瑞典國家圖書館利用NVIDIA 最先進的AI 訓練數據模型將所有紙質信息解析為數字資產[6]。該館共擁有26PB 的數據，是一個數據寶庫。研究人員通過創建專門的數據集，能幫助語言分析人員回顧瑞典語幾個世紀以來的變化，也有利于開展歷史、語言學、媒體等方面的研究[7]。第三，ChatGPT 可以以多種方式展示和呈現知識，包括文本、圖像、語音、視頻等形式。它能夠生成易于理解和消化的內容，為用戶提供全方位的知識呈現體驗。無論用戶的偏好和需求如何，ChatGPT 都能夠提供適合的展示方式，從而增強檔案資源的利用價值。

ChatGPT 應用于檔案資源建設可以實現“物的智能”和“人的智慧”的結合，推動檔案資源建設更加高效和全面。ChatGPT 的智能對話能力，可以處理和分析大量的檔案數據和信息，并根據用戶的需求提供相應的回答和解決方案。這種“物的智能”使得檔案資源可以更好地被整合、重構和利用，從而形成更具價值的知識資源。同時，ChatGPT 也能結合“人的智慧”，因為它本身基于人類編寫的訓練數據進行訓練，可以通過與用戶的對話交流來獲取更多的上下文信息，從而更好地理解用戶的需求和意圖。它可以提供與用戶進行深入交流和探討的機會，進一步挖掘和整合人的智慧，從而推動檔案資源建設的不斷發展增值。

4.2 ChatGPT 引領檔案內容生產邁入AIGC 新時代

檔案內容生產是檔案服務領域的核心任務，它將檔案資源轉化為結構化和有意義的內容，為用戶提供豐富的信息和知識，推動檔案服務的發展和影響力的擴大。從內容產生的驅動方式來看，當前以ChatGPT 為代表的生成式AI 推動內容生產轉向AIGC 模式，進入“只要能打字就能創作”的時代[8]。AIGC 指由人工智能生成的內容，其特點是高效、快速和大規模生成，可以根據用戶需求和輸入自動產生文本、圖像、音頻等多種形式的內容。

ChatGPT 引領檔案內容生產的變革，具體體現在以下幾個方面：①自動化內容生成。ChatGPT 可以自動生成文本，包括檔案描述、摘要、注釋等。這樣，檔案館可以利用ChatGPT 快速生成大量的文本內容，減輕人工撰寫的負擔，加速檔案內容的生產過程；②智能化輔助編研。ChatGPT 這一先進的人工智能工具能迅速從海量檔案資料中提取關鍵信息，輔助內容整合與深度分析，顯著提升文本質量和專業性。此外，ChatGPT 還能夠鏈接相關知識，拓展研究視野，從而提高工作效率，并為檔案的深入研究和廣泛利用開辟新路徑；③個性化內容推送。ChatGPT 能夠依據用戶的具體需求和興趣動態生成和推送定制內容。它可以根據用戶的提問和偏好，生成特定領域的知識和見解，用戶可以獲得更加定制化和精準化的內容，推動檔案內容生產的個性化和差異化；④知識發現和關聯性挖掘。ChatGPT 具有知識生成和關聯性挖掘的能力，可以從大量的檔案資源中發現新的模式、關聯和見解，幫助檔案館發現檔案資源的潛在價值，推動檔案內容生產朝著更加創新和前沿的方向發展。總的來說，ChatGPT 的引入可以推動檔案內容生產的變革，提高生產效率、豐富內容數量、個性化推送服務，并促進檔案知識發現和創新。但同時，檔案內容生產有其獨特性，它必須確保真實反映歷史，保留原始狀況，呈現內容的全面性與連續性等特點。因此，對于ChatGPT 生成的內容仍需人工審核，以確保檔案內容的權威性。

4.3 ChatGPT 為檔案咨詢服務帶來巨大突破

檔案咨詢服務是檔案服務的重要組成部分，通過提供檔案咨詢服務，檔案館能夠與用戶建立緊密的聯系溝通渠道，ChatGPT 為檔案咨詢服務帶來了一次巨大的進步和突破。GPT-4 模型整合了多源數據，結合大數據、云計算等技術實現了對用戶需求的感知和理解，極大提升了檔案咨詢服務的效率和質量。

在基礎層面，ChatGPT 實現了即時咨詢、資源導引和個性化服務的全面提升。作為檔案智能助手，ChatGPT 能夠立即回應用戶關于檔案資源、存儲管理和信息檢索等各方面的問題。用戶可以通過與ChatGPT 進行對話，實時獲取咨詢服務，解決他們的疑惑和困擾。其次ChatGPT 能夠協助用戶進行檔案資源的導航和瀏覽，提供信息檢索和瀏覽的指引。用戶可以描述他們的需求，ChatGPT 會據此給出相關的資源推薦和導航建議，幫助用戶迅速找到所需的檔案信息。在個性化服務方面，ChatGPT 可以根據上下文理解用戶的需求，根據用戶的興趣和偏好，提供更加個性化的咨詢服務[9]。

在擴展層面，ChatGPT 可以進一步提供學習培訓、決策輔助等方面的支持。它可以為檔案工作者、研究人員和學生提供學習和培訓支持。通過與ChatGPT 的交互，用戶可以獲取檔案領域的知識、技能和實踐經驗，促進自身的專業發展。同時ChatGPT 也可以作為決策輔助工具，通過對話和交流，提供相關的信息和建議，幫助檔案館管理者和決策者進行決策，推動檔案工作的優化和發展。

4.4 ChatGPT 促進檔案社會教育進步創新

檔案社會教育是檔案服務的重要衍生功能，它通過檔案資源的教育和普及，為公眾提供更廣泛的知識和參與機會。以往檔案知識的獲取存在門檻，普通民眾往往難以接觸和學習，而ChatGPT 使人人都可以通過自然語言的形式，便捷地獲取個性化檔案服務，從而消除了檔案學習的多重障礙，實現了檔案知識傳播的大眾化，推動了檔案服務社會影響力和價值的提升。

檔案記載了人類文明發展的軌跡，承擔著維護歷史真實面貌的重任[10]，因而具有很強的社會教育功能。ChatGPT 賦能檔案社會教育功能，可以提供以下方面的支持。①檔案意識教育。ChatGPT 可以幫助公眾了解檔案的價值和意義，提升人們對檔案保存和利用的認識，鼓勵人們參與到檔案的保護和研究中來，從而加深公眾對檔案意識的理解。②愛國主義教育。ChatGPT 能夠根據檔案資料，講述國家的發展歷程、英雄人物的事跡，以及重要歷史事件，從而激發公眾的愛國情感。它可以通過生成引人入勝的故事和互動式問答，使得愛國主義教育更加生動和接地氣。③檔案文化教育。ChatGPT 可以輔助解讀檔案中的文化元素，如傳統習俗、民間藝術、語言文字等，通過智能化的方式使這些文化內容更加易于理解和傳播。它還能夠根據不同年齡層和教育背景的需求，提供定制化的檔案文化教育內容，幫助人們更好地理解和欣賞自己的文化遺產。

5 ChatGPT 賦能檔案服務的實現路徑

ChatGPT 等人工智能技術能夠提升檔案服務的專業化程度，推動檔案服務場景的建設與發展。在實現路徑上，檔案館可以從服務理念、服務頂層設計、服務安全保障三個方面著手，推動人工智能技術在檔案服務中的專業化應用，進一步提升檔案服務的效率、質量和用戶體驗，實現檔案服務的創新發展。

5.1 實現服務理念轉變：從經驗驅動到數據驅動

ChatGPT 作為一種先進的人工智能技術，在模擬人類思維和交流方面取得了突破性進展。這種技術的應用為檔案服務帶來了難得的發展機遇。檔案服務需要觀念層面的轉變，從經驗驅動走向數據驅動，實現雙驅動的統一，通過將檔案館員的經驗與數據驅動的方法相結合，提供更全面、準確和個性化的檔案服務。首先ChatGPT 可以被訓練和教育，以吸收和學習檔案館員的專業知識和經驗。這些經驗知識可以被編碼為ChatGPT 模型的一部分，使其能夠利用檔案館員的經驗為用戶提供服務。其次，ChatGPT 可以基于大量的檔案數據進行數據分析和挖掘，發現隱藏的模式、關聯性和趨勢，從而為檔案服務提供數據驅動的決策支持。第三，檔案館員與ChatGPT 可建立協同機制，共同助力高效檔案服務的實現。在檔案館員的指導與監控下，確保ChatGPT 服務不僅滿足行業標準，也能達到用戶的期望。此外，借助ChatGPT 的數據分析及個性化推薦特性，檔案館員可以進一步增強工作能力，提升檔案服務的品質和效率。

5.2 強化服務頂層設計：建立檔案智慧服務體系架構

將ChatGPT 等人工智能軟件應用于檔案館，不僅是跟隨技術發展的必然趨勢，更是一項系統性的工程項目，它要求檔案館在技術和理論層面都進行精心的頂層設計。為了有效地實現這一目標，檔案館需要構建一個綜合性的檔案智慧服務體系架構，這一體系不僅涵蓋了技術架構，包括人工智能、大數據分析等新興技術的應用，也包含了理論體系，例如服務戰略規劃和組織架構的優化。

首先，檔案館應制定智慧服務戰略規劃，明確人工智能軟件在檔案智慧服務中的定位和發展目標。其次，建立適應性強的智慧服務組織架構，通過外部招聘和內部培養等方式，跨部門組建智能化服務團隊，明確職責和權限劃分。智能化團隊包括具備人工智能、大數據分析等新興技術和檔案管理專業知識的人才。團隊成員能夠理解檔案服務需求并應用人工智能與大數據技術進行創新。最后，檔案館可以與相關的研究機構、高校、科技企業等建立合作與伙伴關系，共同開展人工智能技術的研究和應用。通過合作共享資源、加速創新，促進檔案智慧服務的發展，提供更優質高效的檔案服務。

具體來說，檔案智慧服務體系“以移動終端為載體、利用社交網絡打造互動平臺、借助檔案館員的專業指導和協作優化完善”，實現ChatGPT 和檔案服務的有機融合。首先，由于移動設備已經成為大多數人獲取和分享信息的首選工具，檔案館應當順應這一趨勢，提供一套以移動終端為基礎的智慧檔案服務。在移動應用程序中，允許用戶通過ChatGPT 的自然語言處理能力輕松查閱和下載檔案資料，提供個性化推薦，實現無縫的線上和線下檔案查閱體驗，并可在應用程序中整合微信、支付寶等支付方式。其次，社交網絡是當前人們交流和分享信息的主要平臺，檔案館可以在主流社交平臺上建立檔案館官方賬號，并配備ChatGPT 作為自動回復助手，為用戶提供全天候的咨詢服務。同時，利用ChatGPT 對社交媒體數據的分析能力，智能推送與用戶興趣匹配的檔案資訊，收集用戶反饋并持續優化檔案服務。最后，檔案館員的專業支持不可或缺，他們為ChatGPT 與檔案服務的深度結合提供必要的調校與支撐。檔案館員利用自己的專業知識，為ChatGPT 提供專業指導，進一步優化其搜索和推薦功能，確保其輸出信息的專業性與準確性。此外，檔案館員可以為用戶提供ChatGPT 使用的系統培訓和指導，幫助用戶更為高效地利用檔案資源。檔案館員還可以根據日常工作經驗和用戶反饋，為ChatGPT 的持續優化提供寶貴建議，使得檔案服務系統更為貼近實際檔案工作的需求。

5.3 做好服務安全保障：有效保護用戶隱私

生成式人工智能的特點在于其能夠根據大量的數據學習生成具有語義和邏輯連貫性的內容。然而，這也意味著生成的內容可能涉及用戶的個人信息和隱私。自意大利政府暫時封禁 ChatGPT 以來，歐洲議會、歐洲數據保護委員會、法國國家信息自由委員會等官方機構均開啟了針對 ChatGPT 的調查行動，指控ChatGPT 涉嫌侵犯知識產權、侵害隱私等行為[11]。如何在提供檔案服務的同時保護用戶的隱私成為一個亟待解決的問題。

目前ChatGPT 已在安全性方面進行了一些優化，如加強對非法、有害內容的監測，拒絕生成帶有欺詐、歧視等內容的回復；完善數據訪問控制，避免泄漏用戶隱私；強化系統安全防護，防止被非法訪問利用等。在回答問題時，如果含有不實信息，ChatGPT 會提示“抱歉，此問題涉及潛在不實信息，我無法提供具體回答”[12]。另外ChatGPT 會在對話中避免讓用戶做違法事項，也不會記憶用戶的隱私信息，體現了其內置的安全與倫理約束。

為確保檔案館使用ChatGPT 的服務安全，應實施多層次措施：首先建立監管規范體系，制定應急預案應對潛在風險；然后在技術層面研發安全解決方案；最后通過員工培訓提高安全意識和應對能力，形成一個全面有效的安全保障體系。

具體來說，第一，建立監管和規范體系。首先，檔案館需要組建專職的安全管理機構，明確其在制定、監督規章制度中的職責。其次，制定ChatGPT 服務安全管理辦法，詳細界定服務提供者和用戶的各項權利義務，建立違規的定義、處罰措施等具體制度。再次，建立內容審核制度，通過人工和技術的方式對生成內容進行審查，一旦發現違規內容依法依規進行處理。最后，定期開展安全評估，持續完善相關制度，并與其他部門合作建立投訴平臺，及時處理用戶反饋的問題。通過建立清晰、系統的規范體系，為ChatGPT 的合規應用提供基礎遵循。

第二，制定應急預案。檔案館首先需要對可能的安全風險進行全面分析，以此為基礎擬定詳細的應急預案并持續更新。然后，應制定明確的應急響應流程，并成立相應的應急響應團隊進行培訓和演練。此外，還應準備充分的應急資源，如各類事故的應對模板，以供事件發生時隨時查閱。最后，要建立健全的公共危機通報和回應機制，實現信息披露透明并維護服務穩定運行。

第三，建立技術解決方案。檔案館首先需要開發內容審核系統，用以自動識別和過濾ChatGPT 生成的不適宜內容，如涉及政治敏感話題的內容。其次，為保護用戶隱私，應使用差分隱私等技術對個人信息進行處理，實現去識別化。再次，可以構建基于區塊鏈的用戶數字權益保護體系，保護用戶權益。最后，還應廣泛采用各種安全技術手段增強數據和服務的安全性，如數據加密、設定訪問權限等。

第四，加強安全培訓。首先，增設安全培訓課程，增強全員安全防范意識。然后，針對可能的安全事故進行模擬演練，檢查和提高應急響應能力。接著，聘請外部安全專家定期對工作人員進行專項培訓，傳授安全操作規程。最后，構建安全技能認證體系，鼓勵員工獲得更高的安全資質。

6 結語

人工智能技術對檔案館及檔案服務將會產生深遠的影響，它改變了檔案服務的思維方式和發展理念，推動著檔案服務向智慧服務方向轉變。ChatGPT 和檔案工作相結合不僅是時代發展的必然趨勢，也是推動檔案服務創新與提升的重要手段。展望未來，在ChatGPT 等先進人工智能技術的賦能下，檔案館有潛力轉型為社會知識創造和傳播的新中心，成為連接過去、現在與未來的智慧平臺，從而開啟檔案服務的新紀元。通過ChatGPT 構建跨越時空的檔案知識網絡，實現不同時代人類知識和經驗的傳承，也為解決當前社會問題提供了寶貴借鑒。本文探討了ChatGPT 賦能檔案服務的技術特征、應用場景與實現路徑，以期為檔案智慧服務的發展提供有益的參考和借鑒。然而，檔案智慧服務目前仍處于初級階段，需要不斷地探索和深化。隨著人工智能技術的不斷進步和創新，檔案服務將在智慧化的道路上持續前行，為用戶提供更優質、全面的服務體驗。