河北政務檔案協同管理現狀及對策研究*

唐山市房地產交易中心 柴軍榮，趙乃東

一、引言

隨著我國政務檔案管理進入標準化快速發展時期。政務檔案為政府各部門管理工作提供支持，為有效開展政務工作提供寶貴參考資料[1]。同時，高效、完整和系統的政務檔案管理是政府有效工作的基本保障。協同管理理論是自然科學與社會科學協調發展的一種新的交叉管理理論?！皡f作”是指“協調和合作研究”[2]。協同作用是為了解決結構如何組成以及不同科學領域中組件如何合作的問題。“治理”主張以多種方式對公共事務進行多代理管理，其主要特征是多代理、多媒體、協作網絡和持續交互。政務檔案工作涉及政府、事業單位、企業等多個主體，也是協同管理理論在政務檔案工作中的一個實際應用領域。目前，在政務檔案管理的某些方面我們還存在不規范，例如檔案管理人才不足、管理規范缺失等問題。因此，基于協同管理理論中涉及治理的主體多元、協同的特點，研究政務檔案管理具有現實意義。河北省政務檔案管理工作在檔案創建、數據庫建設、數字化應用等方面取得了一定的研究成果，在政務檔案管理方面始終走在全國前列。同時，對河北省政務檔案管理現狀進行實地調查和分析，可以豐富河北省政務檔案管理研究成果，進一步為全國各地區提供服務和參考價值。為此，本研究圍繞河北省政務檔案管理模式，針對各政務管理主體在政務檔案管理中的地位和作用，提出解決河北省當前政務檔案管理面臨的問題的對策，進一步完善河北省政務檔案管理機制，進而促進政務檔案管理工作的高效運轉。

二、研究設計

開展政務檔案協同管理，就是應用協同理論結合利用現代技術手段，全面、真實、系統地記錄政務檔案，為他人學習、研究政務工作項目創造條件[3]。政務檔案管理涉及省級各級政府部門、企業事業單位。本研究的目的是通過協同管理的理論，闡明參與政務檔案管理的不同實體與檔案管理過程之間的關系，因此，重點關注政務檔案管理工作和該領域研究方法，河北省政務管理部門要根據各單位的職責選擇管理方法。具體情況如表1所示。深入了解相關部門如何管理相關政務檔案，并提供現場調研數據以供進一步分析。（見表1）

表1 訪談對象及選取原因

三、河北省政務檔案協同管理現狀及其存在問題分析

（一）政務檔案管理與開發現狀

檔案管理是一項使用科學原理和方法管理檔案，并提供相關服務于社會的一項工作。政務檔案管理主要包括政務檔案收集、歸檔、保存、傳播和利用。

1.政務檔案收集

根據訪談結果可知，在河北省政務檔案管理工作過程中，需要各級政務檔案管理者共同參與，無論是河北省政務檔案管理中心和各級政務檔案管理中心與具體工作人員的初次調研溝通、資料收集，或是項目團隊敲定實踐方案等都離不開各主體的合作，它反映了在協同管理理論中，同一環節的多個主體可以以不同的方式進行協調和合作，以確保政務檔案的正確收集管理。

2.歸檔與保存

做好政務檔案的整理和保存工作意義較大，因為這一環節是政務檔案數據庫開發建設的支撐力量。對政務檔案的管理，要對檔案進行分類整理，做到有序可用。一項工作完成后應立即進行分類，并對檔案的類型、分類和描述進行具體說明。調查發現，河北省政務檔案管理中心基本嚴格按照標準對檔案資料進行分類命名，分類方法如下：一級分類以具體工作人員的個人為單位，二級分類分為收集政務文件和檔案來源，三級分類采用檔案文件分類法，一旦檔案收集工作完成，要盡快對收集的政務檔案文件進行處理和審查。在實際工作中，處理后文件的分類標準與原始文件的分類標準相似，其命名標準與原始檔案文件的命名標準一致。由上可知，政務檔案記錄分類方法與收集的記錄之間的主要區別是二級分類的差異，這體現在二者形成的記錄類型的差異上。記錄和歸檔層次清晰，有利于查找和方便使用，確保分類系統的完整性和業務工作的可操作性。政務檔案的描述必須尊重系統化、標準化、簡單化、易于獲取的原則。所收集檔案的描述分為“紙質政務文獻檔案目錄”“縮微膠片型政務檔案、視聽出版物和電子文獻政務檔案目錄”，這些都為進入系統和搜索相關政務檔案提供了清晰的查詢路徑[4]。

3.政務檔案庫和信息網絡建設

目前，尚無完整、妥善的政務檔案專用數據庫，政務檔案數據庫建設的標準和相關專項資金尚未公布，缺乏宏觀的共同規劃，政務檔案建設步伐緩慢。不同地區的存檔數據庫不一致，未來可能會有地方自律。地方建庫與國家建庫標準沖突，導致本地數據庫無法連接到上級數據庫。在建設數據庫或信息網絡的過程中，各級行政單位都表現出不同的態度。

（二）問題分析

1.政務檔案記錄收集不足

豐富完整的政務檔案館藏是衡量政務檔案質量的關鍵，是政府事務檔案的編纂研究、政務工作史研究、政務出版歷史文獻的前提。有效的政務檔案管理是提高政務質量的有力保障。調查發現，河北省政務檔案管理工作方面個別環節存在遺漏、豐富和完整的檔案資料收集不足問題，這可能是項目組前期調查不充分或與有關人員溝通不足所致。

2.政務檔案分類描述標準存在局限性

政務檔案的組織工作是檔案工作的核心。政務檔案備案流程主要包括檔案的組成、分類、歸類、編號登記、編目、歸檔等過程，每一步都是必不可少的。其中，政務檔案分類是檔案管理工作的核心，科學的分類工作為后續的檔案整理、編號和記錄工作奠定了基礎。由于各級部門、單位、檔案人員等的角色和職責不同，所持有的檔案種類和數量也有很大差異，因此每個檔案管理者都有自己的檔案管理邏輯和思路。例如，個別政務管理檔案記錄多為轄區內相關的、有限的信息。大多數單位對政務檔案沒有明確的管理標準，只是按年份和項目格式存儲，以方便日常工作。因此，適用于記錄大量政務文件的分類方法不能適用于各種文件管理問題。

3.政府檔案庫建設處于起步階段

政務檔案數據庫是管理檔案信息資源的核心工具。使用數據庫形式管理檔案資源，可以有效擴展記錄信息的能力，獲得較強的信息組織和管理能力，為管理活動奠定堅實的基礎。河北省政務檔案庫的建設仍處于起步階段，各地區的城市中心和項目單位根據自身情況建設政務數據庫或政務信息網絡，導致建設過程建設標準不一致、建設成果參差不齊。據統計，目前河北省只有少數幾個城市建立了政府檔案數據庫或政府信息網，其中大部分還處于建設政府檔案管理數據庫的設計階段。有關方面推進數據庫建設的進程也在逐步加快。數據庫或信息網絡與國家數據庫標準接口的數據口徑不兼容，無法連接數據，正如河北省檔案中心工作人員所關注的“希望國家出臺系統全面實施規劃”。在政務檔案信息網絡建設過程中，各地根據自身政務檔案管理等條件，先后建設了不同類型的檔案數據庫或檔案信息網絡，檔案數據庫或檔案信息的互聯互通總是困難重重。各地希望盡快發布統一的建庫檔案數據標準。

4.政府檔案開發利用進展緩慢

政務檔案數據的開發和利用，必須充分發揮檔案的行政管理和社會服務職能，在社會實踐中發揮作用。但是，政務檔案的開發和利用仍處于宣傳傳播的階段。目前，只有政務檔案中的概要性和政策性內容才會向公眾傳播和推廣，相關資源在微信公眾號上分享。政府檔案的開發利用尚處于探討探索階段，尚無實際應用案例。與具有明顯宣傳效果的網絡媒體相比，其他政務檔案則以“是否適合公開”“如何公開”“以何種方式公開”等不同的話題進行討論和研究。

四、協同管理理論視角下的政務檔案管理對策

政務檔案管理涉及諸多課題，密切相關、密不可分。以協同管理理論為基礎，從文件檔案合理管理的需要出發，建立共同參與、相互管理的制度，充分發揮宏觀調控作用，政務檔案館統籌規劃和管理，提高人員參與積極性，形成專業的檔案管理專家隊伍，相互配合實施政務檔案管理模式的優化[5]。

（一）發揮政府宏觀調控作用，推進政務檔案數據庫建設

政務檔案記錄在推動工作落實到實踐層面方面發揮著主導作用。政府部門通過實施各種管理措施，政務檔案管理工作才能夠逐步建立起相對完善的體系，從以前的單一項目工作到綜合系統階段[6]]。政務檔案數據庫的建立有利于以數據形式保存政府檔案資源，也更方便政務檔案信息的傳播和共享。政府推動各地開展政務檔案數據庫標準化工作具有現實意義。有關部門要牽頭推進數據庫建設，各級行政檔案管理單位，共同建設統一、規范、互動的政務檔案數據庫系統。另一方面，主管部門要盡快制定并實施統一的行政檔案數據庫建設標準，建設上下可銜接的政務檔案數據庫系統，改變以往獨立、不連貫的局面。實現檔案數據庫或檔案數據網絡的共享，促進政務信息資源的共享，更方便公眾獲取和使用[7]。

（二）突出省級政務檔案管理部門綜合職能，落實政務檔案管理標準

首先，省級行政檔案管理部門制定和推廣行政檔案管理標準，提高檔案管理水平。省級政務檔案管理部門擁有大量政務檔案，在檔案管理中需要對兩者采取不同的管理標準。調查顯示，在具有完整、系統的“分類命名編目標準”的情況下，省級行政檔案管理部門應進一步考慮如何合理結合標準。省政府檔案管理部門需要進一步考慮如何將本標準與新制定的檔案管理標準合理結合，其次，結合政務檔案管理現狀，妥善維護政務檔案管理標準的可調整范圍。規范管理，為各類群眾無障礙獲取政務檔案提供便利，提高檔案管理水平，共同構建政務檔案的完整管理系統[8]。三是加快政務檔案開發利用，適時擴大政府檔案管理工作的宣傳傳播。省級政務檔案管理機構應確保政府檔案和文件與所有主體共享。同時，省級政務檔案管理部門要充分發揮整體領導作用，積極促進政務檔案的開發利用。推動創建政務檔案成果資源共享和發布平臺，為各部門開發利用提供參考案例，實現各級政務檔案開發和利用，更好發揮其價值。

（三）樹立參與積極性，承擔管理責任

政務檔案管理員是政務檔案館數據收集的重要提供者。在政務檔案管理中，持續參與這項工作會影響很多人。因此，相關部門必須承擔起政務檔案管理的重要責任，積極參與政務檔案管理事業，政務檔案為政務檔案數字化管理提供了豐富的素材，管理者應利用政務檔案對相關檔案從業人員進行培訓和管理，既可以提高檔案管理人員的技術水平，又可以為政務檔案行業培養優秀人才，也可以提高檔案管理人員的素質，促進政務檔案事業的健康發展。

（四）建立政務檔案管理專業人才隊伍，實施規范化管理

在政務檔案的日常管理中，省級政務檔案管理部門要建立起政務檔案管理專業人才隊伍，負責協調處理大量檔案業務，提高政務檔案管理規范化的專業水平。同時，省級部門需要與其他行政和公共機構合作，充分發揮各自領域的指導性和專業性，制定標準，為檔案管理提供指導和建設標準。多部門合作應優化檔案管理機制，為檔案的進一步開發和數字化利用提供有價值的檔案。

五、結語

政務檔案的妥善管理和合理發展，是政務工作順利進行的基礎。無論法律要求還是實際需要，所有政務檔案管理課題都應采用標準化的政務檔案管理標準，確保政務檔案的有效共享和管理。考慮到各級部門在政務檔案文件數量、經濟實力和管理規模等方面的差異，以及政務檔案管理工作的不同，有關部門在制定政務檔案管理標準時要充分考慮各主體的特點。