信息技術在事業單位檔案管理中的應用實踐

文/濮陽日報社 梁煥芹

隨著我國進入高度信息化時代，事業單位檔案管理工作也開始逐步從傳統人工管理向信息化管理轉型發展。在此情況下，如何緊跟時代步伐，合理利用信息技術優化檔案管理工作，保障檔案管理有序、高效運行是所有事業單位亟待解決的重要問題。

一、信息技術在事業單位檔案管理中應用的重要意義

檔案管理作為事業單位一項集管理性、服務性以及政治性于一體的基礎性工作，隨著信息技術的持續普及與應用，事業單位也著手推動檔案管理信息化、現代化改革。在此過程中，信息技術在事業單位檔案管理中應用的重要意義主要體現在以下三個方面。

（一）在檔案管理中應用信息技術是信息化社會管理的必然要求。融媒體技術與互聯網技術的快速發展改變了人們的日常生活方式，傳統的檔案管理方式已經難以滿足當前事業單位工作者的日常工作需求，實現檔案管理系統化、網絡化發展已經成為事業單位當前信息化發展的新目標[1]。對此，需要持續關注當前國際上前沿信息技術，并結合事業單位自身檔案管理需求，推動檔案管理信息化技術創新與應用，不斷提高事業單位檔案管理水平。

（二）在檔案管理中應用信息技術是事業單位高效、有序運行的必要前提。檔案管理作為事業單位發展歷史和各類關鍵信息的重要體現，其中包含了事業單位過往工作活動的真實記錄信息。從事業單位領導和決策者角度來看，事業單位檔案管理可為決策者提供全面了解本單位過往發展情況的重要信息，并參考過往發展信息合理制定和調整未來本單位發展戰略。此外，事業單位領導可根據檔案管理能力要求快速發掘本單位優秀人才，提高人才提拔效率和效果，為事業單位未來有序發展提供人才保障；從基層工作人員角度來看，事業單位檔案管理工作可幫助基礎工作人員深入了解本單位發展趨勢，加強對自身過往工作情況的認識，進而多方結合共同調整自身發展目標，實現自我提升。

（三）在檔案管理中應用信息技術是事業單位深化改革的必要保證。隨著事業單位改革進程的持續深入，如今事業單位政務公開、財務公開以及人員公開已經成為新時代發展的基本要求，而相關信息的實時公開則需要一套系統化、科學化的檔案管理制度和管理系統作為支持。信息技術作為構建現代化檔案管理系統的必要技術手段，其應用有利于進一步推進事業單位的改革發展進程，促使事業單位可通過信息化檔案管理系統，一方面向社會提高信息公開渠道；另一方面也可以加強事業單位之間的信息交互，實現不同事業單位之間的檔案共享式發展。

二、事業單位檔案管理現狀分析

一直以來，我國事業單位檔案管理均依賴于文書記錄方式，所涉及的檔案多為手寫輸入，具體記錄信息與實際信息存在較多誤差。在實施檔案管理現代化發展以后，如今檔案記錄更傾向于電子檔案存檔，但現有的電子檔案管理仍然存在諸多不足。例如，某些事業單位的檔案管理過程中缺乏檔案序列號、檔案地址、藏書差異以及盤存清單。綜合分析后確認造成此種現狀的主要成因為現有電子檔案管理系統不完善，難以最大限度發揮信息技術在事業單位方案管理中的應用效果。另外，我國大部分事業單位均已經建設電子檔案管理系統，但該系統在具體應用中僅發揮出檔案存儲、檔案檢索等功能，未將檔案管理系統與事業單位決策系統相結合，促使電子檔案管理系統僅能夠發揮基本功能作用[2]。

事業單位文件檔案可通過人工搜索或者計算機快速檢索等方式進行搜索，其實際搜索效率一般取決于檔案管理設備與搜索工具的綜合性能。具體文件搜索時，不同事業單位采用不同的文件搜索方法，如部分事業單位采用計算機系統自帶的文件檢索功能進行文件搜索；部分事業單位采用文件檢索工具進行文件搜索，以提高文件搜索效率等。然而結合實際情況來看，事業單位現有的文件搜索方法大多有著檢索效率較低、搜索工具操作煩瑣等問題，導致文件檢索過程較為復雜且緩慢，難以提高事業單位檔案管理效率。

檔案管理工作對于事業單位未來發展過程中數據信息恢復與戰略制定極為重要，并有利于幫助事業單位根據檔案內容審查過往歷史，制定未來發展規劃，促使事業單位持續穩定發展。基于經濟與社會角度來看，在信息技術的支持下，如今事業單位檔案管理工作已經得到一定發展，但由于事業單位長期以來存在的對文件檔案管理疏忽的情況，使得事業單位未充分利用檔案資源及其蘊含的信息，浪費了信息技術所帶來的檔案管理優勢。

三、信息技術在事業單位檔案管理中的應用實踐要求

（一）構建實體檔案提取系統。此系統是信息技術在事業單位檔案管理中應用的重要組成部分，在具體構建中需要通過檔案掃描、圖像文字識別技術等信息技術手段對現有實體檔案進行快速錄入和文字識別。錄入識別后的檔案均存在特定數據庫子系統中，通過實體檔案提取系統實施檔案目錄提取，提取后的目錄可作為后續檔案檢索目標，以提高系統對實體檔案的檢索效率。

（二）檔案空間現代化發展。運用物聯網、傳感器、互聯網等現代化技術手段，在檔案管理室和數據存儲機房內部構建實時監控網絡，具體監控參數包括環境溫度、濕度、門禁系統、出入人員等。監控網絡與監控室和消費系統達成直接數據交互，確保檔案管理室、數據存儲機房內部各類安全問題的及時處理，進一步推動檔案管理空間的現代化和標準化發展。

（三）加強檔案管理與辦公管理之間的數據交互。對事業單位現有的辦公管理系統和檔案管理系統進行數據串口標準化和數據標準化處理，促使檔案管理系統與辦公管理系統之間實現數據互通，一方面實現各類業務數據的自動入檔處理，另一方面也方便事業單位工作人員可通過辦公管理系統調用檔案管理系中存儲的各類檔案信息，提高辦公管理效率和效果[3]。想要實現以上效果，需要在事業單位內部構建相對完善的文件信息數據庫，用于存儲電子檔案和辦公系統文件信息，以文件信息數據庫作為支持，提高兩類數據量的數據交互效果。另外，為保障數據庫中文件信息的安全性，還需要辦公管理系統和檔案管理系統配置更強的授權管理，避免系統數據交互使用后出現越權使用數據的情況。

四、信息技術在事業單位檔案管理中的應用實踐措施

（一）調整檔案管理方法。現如今，我國部分事業單位存在對檔案管理不重視的現象，采用的檔案管理方法也相對陳舊，難以滿足日益提升的事業單位檔案管理實際要求。針對此種情況，事業單位領導必須轉變自身思想觀念，以身作則提高對檔案管理的重視，并在日常工作中不斷普及檔案管理的重要性，引導基層工作人員參與到檔案管理過程中，為檔案管理系統與辦公管理系統的有序融合和應用提供基礎保障。此外，事業單位在檔案管理中應用信息技術時，應積極創新檔案管理觀念，堅持落實檔案管理方法改革發展原則，并結合本單位實際工作情況，利用現代化軟件和硬件系統管理平臺實施單位文件組織管理，推動檔案管理逐步從人工管理向自動化管理發展，節約檔案管理中文件管理時間，提高檔案管理工作效率，降低綜合管理成本[4]。

（二）實施檔案標準化管理。事業單位檔案管理信息化是一種規范化的檔案管理模式，為充分發揮信息技術的應用成效，推動檔案管理信息化發展，事業單位必須要對現有文件檔案實施標準化處理。為保障檔案管理的安全性，事業單位檔案管理無法應用云計算等高新技術手段，所以為推進檔案標準化進程，事業單位必須要根據自身實際，構建完善的檔案標準化建設制度，并以此為依據，對本單位現有的文件管理系統進行優化升級，在保障系統安全的前提下，適當引入大數據等技術手段，在信息技術的支持下實現文件檔案的全面標準化處理。同時，事業單位日常工作過程中也需要落實標準化思想，相關內容不僅要在檔案文件錄入方面落實標準化，也需要在日常辦公方面落實標準化，進一步增強檔案管理與辦公管理的融合發展效果。

（三）強化檔案管理者專業知識能力。檔案管理者作為檔案管理直接工作人員，其綜合素質能力直接影響事業單位檔案管理綜合水平以及信息技術在檔案管理中的應用效果。因此，為保障信息技術在事業單位中的具體應用，事業單位應根據信息技術應用后檔案管理者綜合素質需求變化，對現有檔案管理者能力培訓體系進行優化完善。完善后的培訓體系應包括科學的培訓流程和完善的培訓內容，其中培訓內容不僅包括檔案管理專業技能、專業知識、計算機操作能力、網絡管理系統操作等檔案管理信息化發展相關基礎知識，也需要涉及經濟學、政治學、科學文化等多學科領域知識，目的在于保障檔案管理者綜合素質能力全面化發展[5]。事業單位還應制定相對完善的培訓獎懲機制，在培訓開始前和培訓完成后分別開展素質考核工作，針對培訓完成后進步較大或者綜合素質能力較為優秀的檔案管理者給予適當獎勵；針對未通過培訓考核的檔案管理者則給予適當處罰，并要求其重新參加培訓，直至通過培訓考核為止。

（四）完善軟件和硬件基礎設備。事業單位可根據自身工作范疇構建內部文件管理系統，并以此系統為基礎，通過互聯網平臺將內部文件信息快速轉發至文件管理中心，由檔案管理者實現各類文件檔案的統一整理、分類、編號及存儲。其次，事業單位檔案管理必須采用兼容性和穩定性較強的軟硬件設施。其中軟件需要事業單位在專業技術人員的支持下實施辦公管理系統和檔案管理系統的優化、調整與整合，保障兩類管理系統的融合應用效果；硬件需要事業單位根據檔案管理、辦公管理一體化發展需求，在滿足當前使用的情況下，預留出一定的性能冗余，為后續系統升級和優化提供保障。最后，檔案管理系統構建中應預留出對外窗口，并借助共享管理云技術、云儲存技術等先進技術實現解密檔案的對外共享，促使社會各界可通過對外共享傳統了解到解密檔案的相關內容，也通過對外共享窗口加強單位與單位之間的深入合作，實現單位的檔案共享式發展。

（五）重視檔案信息安全保障。由于信息技術本身的局限性，信息技術在事業單位檔案管理應用中存在一定的安全隱患，主要存在于系統功能應用、系統數據安全等方面。為保障信息技術的有序、安全應用，在應用時，一定要重視檔案信息安全保障工作。因此，需要定期升級檔案管理系統，具體升級重點應包括系統檢索輔助功能、系統安全管理功能等。除了以上功能，還需要做好檔案管理系統的整體不停機更新及運行維護，若是在應用中發現系統功能缺陷，應在保障系統正常使用情況下實施系統優化，必要時也可以開展系統停機維護[6]。

五、結語

綜上所述，隨著科學技術的持續發展，如今事業單位檔案管理逐步實現信息化發展。在此過程中，各類先進信息技術在事業單位檔案管理中得到有效應用，相較于傳統檔案管理模式和方法來說，運用信息技術后形成的現代化檔案管理模式與方法可有效彌補傳統方法中存在的不足，推動事業單位深化改革進程，減輕事業單位的檔案管理負擔，提高檔案檢索效率和管理效果，因而具有較強應用價值。此外，為推動信息技術在事業單位檔案管理中的應用發展，本文結合當前檔案管理現狀，提出信息技術在事業單位檔案管理中的應用實踐要求和措施，為后續事業單位檔案管理中信息技術的有效應用提供參考。