新時期電大學籍檔案管理電子化建設的路徑探索

文/福建廣播電視大學明溪工作站 羅偉華

新時期，隨著云計算、大數據、人工智能等新一代信息技術的高速發展[1]，信息技術對各個領域產生了重要影響。就電大開放教育而言，隨著招生規模的不斷擴大，學籍檔案管理面臨的壓力也逐步增大，比如傳統的學籍檔案歸檔、翻閱、查找容易出現破損、遺失等問題。因此，借助網絡技術、計算機技術構建學籍檔案管理系統，通過微縮、掃描、OCR 等方式對學籍檔案信息進行電子化、數字化轉化，存儲到計算機檔案數據庫中，實現統一化、數字化建設管理。同時，對海量信息數據的優化存儲和數據挖掘利用，極大方便了檔案信息的檢索、查詢和調用，也進一步提升了學籍檔案管理效率，降低人為出錯頻率，增強檔案管理全過程監管，完善數據統計工作，為教學改革、教學評估提供依據的同時，為用人單位對人才的選拔、聘任、學歷鑒定等提供優質的社會化服務。因此，實現電大學籍檔案管理逐漸向電子化、數字化、信息化方向發展，是社會發展的必然趨勢。

一、新時期電大學籍檔案管理電子化建設的意義

（一）提高管理效率。傳統的學籍檔案管理模式，主要依賴人工實現學籍檔案管理，由于檔案的收集、整理、歸檔保管等程序繁瑣、工作周期長[2]，涉及需要協調的內部管理部門較多，嚴重降低了檔案管理工作的質量和效率。利用先進的信息技術，實現檔案資料電子化、數字化管理，能有效減少管理人員的日常工作量，提升檔案管理工作效率。同時，如需增加檔案的收集范圍和內容，可以隨時增加計算機的硬盤存儲空間，節約檔案資料占用空間，并利用信息技術、大數據技術對檔案信息進行深度挖掘，提升檔案二次利用價值，為教學、管理、就業等提供指導服務，真正實現檔案資源共享和利用價值[3]。

（二）提升工作效能。在信息技術飛速發展的背景下，人們對獲取信息的途徑和質量提出了更高的需求。以往傳統、單一的檔案管理模式，難以有效適應當前便捷、快速、共享的互聯網化的檔案服務需求。構建電子化、網絡化的學檔案管理新模式，為學籍檔案資料的共享利用提供了重要技術途徑，真正把學籍檔案管理向服務型管理模式轉變，是有效提升工作效能，拓寬檔案服務范圍，切實履行“為黨管檔、為國守史、為民服務”的崗位職責[4]，最大限度地貼合服務社會的發展趨勢。

（三）提增利用效益。學籍檔案不僅是各類學校開展學生學籍管理活動的重要依據，更是真實反映學生學習經歷的重要憑證，也是各類教學評估及查詢、檢查、審核學生畢業資格的重要依據，能為教學管理、質量監測、試卷分析等提供針對性服務，為后續教學計劃的改善和優化提供保障，推動教學質量的提升；在社會公開招聘中還可以為工作人員提供學歷咨詢服務，幫助招聘人員更加全面的了解學生在校情況，促進學籍檔案利用價值的提升。

二、新時期電大學籍檔案管理電子化建設的特點

（一）存儲容量可控化。電大開放教育實行各級教務分層管理和完全學分制，學習方式靈活多樣，8年的學籍有效期中需歸檔的學籍資料較多，學籍檔案信息包括以紙質為載體的檔案材料和以數字化形式為載體的教務電子檔案材料等，保存和管理具備分散、復雜、動態的特點，電子化學籍檔案管理模式可以自由拓展硬盤存儲容量，降低物理空間的占用，減少紙質檔案的保管費用，并實現自動化、數字化、信息化管理，對學籍內容進行更加清晰化、規范化的展現，彌補傳統檔案管理模式的不足。

（二）信息檢索便捷化。在學籍檔案電子化管理模式下，可以突破時空因素的限制，利用網絡技術提升服務查詢功能，方便人們遠程查詢和利用。另外，構建完善的網絡化數據資源庫，全面收集存儲學生信息、課程注冊、報考信息、考試成績以及學籍異動等數據，管理人員只需要輸入關鍵詞，就可以迅速獲得目標信息數據。而且學籍檔案管理系統的數據格式較為統一，方便直接調用，實現了檔案信息利用的便捷、準確、高效，提高檔案資料的利用價值。

（三）檔案管理安全化。在電子化檔案管理系統中建立有效的操作權限管理體系，針對不同用戶與用戶組分配角色和權限，既能提高電子檔案安全防護能力，保證電子檔案傳輸過程中的安全，也可以對電子檔案管理進行全過程監管，防止人為篡改部分檔案，使無授權的用戶進不來、看不見、改不了，有授權用戶僅能查閱權限內的信息，系統日志詳細記錄賬號登錄后的操作，保證電子檔案信息的原始性、真實性和安全性。

三、新時期電大學籍檔案管理電子化建設存在的主要問題

（一）管理制度不夠完善。電大的學生管理、教學管理等與傳統高校有所不同，學習過程、學習材料比較分散，學籍檔案信息的收集、整理涉及多個部門，常常處于被動收集狀態，加上學籍檔案管理制度不健全、歸檔資料不完整、檔案資料遺失等問題，導致不能及時規范化、標準化歸檔保存，容易降低整體工作效率，難以為學生升學或就業提供有效的服務價值，不利于電子化檔案服務質量的提升。

（二）資金投入不夠有力。部分電大尚未獨立，仍為教育局下屬事業單位，主管局限于經費壓力，對電子化檔案建設方面的投入力度有限，難以配備先進的信息化設備及檔案管理系統，加上學籍檔案的作用往往是滯后、隱性的，管理人員對學籍檔案管理的重要性認識不足，不能很好地對學籍檔案資料進行數字化轉化與架構，導致檔案管理信息化建設步伐緩慢，加大了檔案信息共享難度，降低了信息服務質量。

（三）安全管理不夠到位。學籍檔案電子化建設，是建立在信息技術和互聯網技術之上，在提升學籍檔案管理便利化的同時，也加大了學籍檔案載體和傳輸過程的安全風險。因此，對公開內容的審查制度落實不到位，容易泄露涉密或不宜公開的檔案信息；對訪問權限的設置不嚴格，缺乏先進的安全防護措施，同樣容易引起原始檔案信息篡改、丟失現象，難以保障學籍檔案信息安全[5]。

（四）人員素質不夠專業。電大檔案管理人員絕大部分為兼職，檔案業務綜合素養普遍不高，對信息技術、計算機等操作不熟練，缺乏高水平的專職檔案管理隊伍。加上平時不注重定期開展業務培訓，管理人員的安全意識、責任意識不強，操作不規范，對新知識、新技術、新理念不了解，容易出現信息泄露、錯漏問題，難以促進電子化學籍檔案管理水平的提升。

四、新時期電大學籍檔案管理電子化建設的實施路徑

（一）完善學籍檔案管理制度。完善的學籍檔案管理制度是實現學籍檔案電子化建設的重要保障，才能確保將靜態式的學籍管理模式逐漸向信息化動態管理模式轉變，使其更加符合新時期社會發展需求，強化檔案資料開發利用價值，為提升檔案服務效果奠定良好的基礎。要結合開放教育的實際情況，完善學籍檔案管理統一規范，如建立《開放教育學生學籍檔案管理辦法》《學籍檔案材料收集、整理、歸檔工作規范》等，對學籍檔案信息進行規范性、標準化采集、分類、保存和查詢，明確具體的管理責任和權利，保障學籍檔案管理有章可循、有據可依，為學籍檔案電子化建設管理提供操作規程與指導。同時，及時做好學生的課程注冊、學籍異動、免修免考和學位申請等工作，并對已收集的學籍檔案做到定期檢查，避免發生因管理不當而影響學生畢業或獲取學位的問題[6]。

（二）完善學籍檔案資源建設。完善學籍檔案資源建設是實現學籍檔案電子化建設的重要前提。在具體操作中，要結合學籍檔案形成的不同時期和形式，采取存量數字化、增量電子化的模式，把原始紙質檔案、教學教務、錄音錄像等信息加工和轉化為電子化檔案，比如包括姓名、學號、專業、入學與畢業時間、考試成績等學生信息，并與教學教務系統相關聯，把教學計劃、課程注冊、報考信息、學籍異動等教務數據采集、錄入到數據庫中，確保學生學號、姓名等信息與學籍、目錄數據形成對應關系，方便學籍檔案的快速檢索、查詢和調用，推動學籍信息資源建設效率的提升。此外，可以對各個學籍信息數據存儲系統建設統一化的數據接口，方便數據共享共建，并對各種學習信息便捷化導入，避免出現二次錄入問題[7]。

（三）強化安全保密措施。檔案的安全保密是實現學籍檔案電子化建設的底線和生命線。要采取科學合理的安全保密措施，嚴格管控檔案管理人員的操作行為，保障操作的規范性、信息安全性，避免人為操作失誤導致檔案信息丟失、篡改、泄露等問題。同時，強化保密意識和安全意識，嚴禁隨意泄露學籍檔案信息，并針對對外公布內容嚴格審查，防止涉密和不宜公開信息的泄露。要加強用戶賬號與密碼管理，嚴格對信息查詢設置分級訪問權限，嚴禁隨意連接移動存儲設備。要對網絡信息的輸入、輸出、使用等層面展開全方位的安全防護措施，如引進防火墻、加密設備、安全審計、漏洞掃描、入侵檢測等網絡安全設備，實現數據的安全存儲、加密傳輸及訪問權限的控制，保障檔案信息安全。針對使用光盤、硬盤進行存儲的學籍檔案信息，需要對其進行良好的維護，做好資料雙備份，合理控制存儲環境的溫度、濕度等，避免人為損壞存儲介質。

（四）加強人才培訓培養。高素質專業化的檔案管理人才隊伍是學籍檔案電子化建設水平提升的關鍵之舉。要加大對管理人員的培訓力度，使其對計算機技術、信息處理技術、網絡技術等熟練操作和應用，確保檔案信息錄入、更新管理的高效運行。要建立一定的工作激勵制度，通過表彰先進、績效獎勵、交流學習等方式，提升對學籍檔案管理的重視程度，激發管理人員工作積極性，提高學籍檔案管理水平。同時，注重提升管理人員的思想政治素質，增強責任意識、保密意識和主動服務的觀念[8]，全面熟悉檔案管理業務，保障學籍檔案電子化建設管理體系的順利運行，只有這樣才能進一步提升學籍檔案的服務質量，真正發揮檔案資料的價值作用。

（五）加大經費投入力度。建立經費投入保障機制是實現學籍檔案電子化建設的堅實基礎。要加大對檔案配套設施的資金投入，定期添置檔案柜、除濕機、空調、滅火器及數字化加工、機房服務器、存儲器等設備，特別是加強與相關檔案數據服務企業的深入合作，對檔案管理系統進行二次個性化開發，及時更新檔案系統功能配置，強化檔案信息檢索、查詢、調用服務質量，有效提升一體化、標準化管理水平[9]。同時，確保檔案管理系統具備規范化、標準化的電子檔案和數據接口，方便互聯網條件下開展數據存儲、共享、查詢、統計服務，管理人員對系統數據進行定期更新和維護，確保數據信息的完整性，并與上級開放大學及學信網數據的一致性[10]。

五、結語

綜上所述，新時期，云計算、大數據、人工智能等新一代信息技術高速發展，為電大學籍檔案管理電子化建設提供了強大的技術支持。學籍檔案作為學生在校期間的學生信息、學習過程、操行考核、綜合評定和實踐活動等方面的全面真實記錄，實現電大學籍檔案電子化管理可以拓展信息容量、提高管理效率、方便檔案查詢、保障檔案安全，并提升檔案信息的服務價值，為學生就業、終生發展提供良好助力，既是電大檔案管理未來發展的必然需求，也是時代發展的必然要求。在學籍檔案電子化建設中，需要進一步完善檔案管理制度和資源建設，引進現代的軟硬件設施設備，構建完善的檔案管理系統，建立經費投入保障機制，培養高素質的管理隊伍，從而保障電大學籍檔案電子化建設水平的全面提升。