信息化視域下高校檔案管理工作的探討

李曉丹

（濟南幼兒師范高等專科學校,山東濟南 250000）

在素質教育不斷深入發展的背景下，各大高校得以不斷擴大，這在一定程度上促進了高校未來的建設，但是也為各大高校的檔案管理工作帶來了一定的問題，而在當前信息化的時代背景下，作為高校的檔案管理工作人員，應當將其廣泛地應用到其中，有效地提高檔案管理工作的效率，而且隨著信息技術的不斷成熟與發展，其為高校的檔案管理工作提供了有效的條件和有力的手段。本文對信息化視域下高校檔案管理工作進行了分析和探討，并提出了相關策略，以供參考。

一、高校檔案管理工作的概述

（一）高校檔案管理的內容

高校檔案管理工作是指高校在從事招生以及科研工作中，保存下來的具有重要意義的圖像、圖表以及多種形式的歷史記錄，檔案也有多種多樣的形式，其主要分為科研檔案、教學檔案、學生檔案等多種檔案形式，各種形式的檔案都對集體以及個人有些重要的影響，其是一個事物乃至一個人所形成過程的重要記載。而高校檔案管理工作主要包括兩個方面，一方面是對檔案資源的管理，也就是對檔案的保存與收集；另一方面就是對檔案中所包含的重要信息里的管理，確保每個檔案里所呈現的信息都完整無缺。通過對檔案進行科學合理的保存，將為檔案工作的現代化管理提供有效的保障[1]。

（二）高校檔案管理的性質

高校檔案管理工作是一種專門的工作，其獨立于其他管理工作中，是國家科學文化事業的重要組成部分，與此同時，在高校的檔案管理工作中，又具有一定的科學性和嚴謹性，其需要管理工作人員具備比較強的專業能力，對各個部門以及學生的檔案資源進行收集和整理，并保存完好，使之成為高校管理工作的重中之重，而且針對特定的學院以及部門來說，檔案管理工作又是該部門各項管理工作的重要組成部分，只有確保學生以及各部門的檔案資源得到合理保存和記錄，才能夠推動高校檔案管理工作的順利開展。

（三）高校檔案管理的特點

檔案管理活動與其他文獻管理活動一樣，包含了對信息資源的輸送、加工和收集等一系列的活動。但由于檔案具有其他文獻活動而不具備的特點，又使得高校的檔案管理工作區別于其他管理工作，這也是檔案管理工作在高校發展過程中極其重要的原因之一，其主要的特點有以下四個方面：第一，檔案資源積累過程的緩慢性，檔案的形成并不是一蹴而就的，其需要一段時間的積累才能夠形成，而由于每個人都具有自身的獨特性，使得檔案資源的累積具有緩慢性的特點；第二，檔案管理過程階段性，高校的檔案管理工作并不是從學生一開始就接收的，其是學生進入到大學才正式轉入的，這就使得檔案管理工作是具有階段性的，并不是長期存在的；第三，檔案管理活動對檔案形成者具有依附性，檔案的形成離不開檔案形成者，二者是一種相輔相成的存在，檔案也是因為檔案形成者而存在的，所以，二者之間具有比較強的聯系性和依附性；第四，檔案管理工作對社會具有相對封閉性，高校的檔案管理工作不依附于社會而存在，其主要依賴于檔案形成者，整個管理過程也是比較封閉切私密的[2]。

（四）高校檔案管理工作的基本要求

不同類型的檔案管理工作要求是不一樣的，但其基本的內涵大多比較一致，對于我國高校檔案管理工作來說，其需要管理工作者保障檔案的完整性，要保障學生檔案原封不動的保存，確保每個學生的檔案都是完整的；其次，高校檔案管理工作需要管理工作人員保障檔案的安全性，每個人的檔案對個人的發展來說都是極其重要的，其更是密封的、不可損壞的，這就要求檔案管理人員要堅持安全性的原則，確保檔案的安全；再次，管理人員要確保檔案的科學性，整個管理工作要符合國家以及學校的要求；另外，檔案管理人員要確保檔案管理工作的現代性，要緊跟時代發展的腳步，采用現代化管理方式，不斷優化檔案管理過程，使得檔案管理工作符合當下新政策、新時代的要求[3]。

二、高校檔案管理工作的現狀

（一）檔案管理意識不強

在當前高校檔案管理過程中管理人員對自身工作的認知不夠充足，有的管理人員認為檔案管理工作與其他科研工作相比，重要性不夠凸顯，這就使得檔案管理工作效率低下更影響其工作質量的提升，而且有的管理人員認為檔案管理工作無非就是收集和保存一些歷史性東西，認為其工作重要性不高只是簡單的勞動沒有任何的價值，在這種工作認知下，使得高校的檔案管理工作陷入困境，不利于其工作的順利開展。另外，還有的人員管理意識不強，對于很多檔案的整體和管理容易出現問題，從而導致檔案管理工作陷入危機。

（二）基礎設施配備不全

信息化建設所需要的硬件設備和專業軟件是檔案管理信息化建設的基礎和前提，如果不具備專業的基礎設備，只能是紙上談兵，無從下手。在當前高校信息化管理過程中，有的高校檔案管理機構沒有能夠生產和接受電子文件的工具和網絡，這也就根本無法實現檔案管理的現代化和信息化，檔案管理信息化所需要的基礎性設備主要有計算機、掃描儀、網絡設備等，軟件設備主要包括檔案信息處理系統、檔案信息數據庫等，這需要高校投入比較多的技術和金錢才能夠實現[4]。在當前我國多數高校檔案管理工作中，其不僅缺少必備的軟件系統，有的高校也缺乏硬件設備，這就使得高校檔案管理信息化難以實現，更影響其工作的實效。

（三）數字化的進程緩慢

在我國傳統理念的影響下，當下很多高校的信息管理工作人員會受到其影響，認為紙質檔案的儲存是比較重要的形式，雖然這種理念在一定程度上是正確的，但是由于時代的變化，如果長期運用紙質版的檔案儲存方式，會使得當前檔案管理工作效率跟不上社會要求。然而，如果將檔案管理中所有的檔案資源全部進行數字化處理，需要建立起一個全文數據庫，這需要大量的人力以及物力的支撐，對于當下很多高校來說有一定的難度，這就使得目前很多高校數字化進程緩慢[5]。

（四）專業人才嚴重缺乏

在信息化的背景下，想要實現高校檔案管理工作的數字化進程，除了需要具備一定的基礎設施條件，更需要具備專業的人才，這樣才能夠促進其信息化進程，然而，在當前高校檔案管理中，普遍缺乏檔案專業和信息技術專業的人才。就目前各大高校的實際情況來看，部分高校在進行檔案管理人員的選拔時，通常很少接觸到專業工作和信息技術專業的人才，二者都精通的人才更是少之又少，所以，在當前高校檔案管理工作中，大部分的人員都不是專業的，有的管理人員可能是從事其他專業轉行的，而有的管理人員可能是兼職，這就導致高校檔案管理人才嚴重缺失，這也是制約高校檔案管理工作信息化發展的主要因素之一。

三、高校檔案信息化管理的必要性與緊迫性

（一）檔案信息化管理是時代發展的必然要求

隨著時代的變遷，當下我國社會已經進入了信息化時代，在新時代的背景下，要求高校各項工作向著信息化靠近，要不斷更新管理的方式和方法。高校檔案管理作為高校管理工作中的重要組成部門，其也應當順應時代的要求，對自身的管理方式進行優化，信息化的檔案管理工作能夠打破時空的局限，讓任何一位檔案利用這在任何時間、地點都可以進入到檔案管理系統中查詢所需要的檔案信息，這不僅能夠提高高校管理工作的效率，更能夠推進其信息化進程，這也是當下時代發展的必然要求[6]。

（二）檔案信息化管理是現代化的必然趨勢

隨著社會進程的不斷加快，我國社會的現代化趨勢越來越明顯，在21世紀，信息技術手段已經廣泛應用到我國社會發展的方方面面，而在高校檔案管理工作中，如果仍然堅持傳統的管理方式和理念，將會與社會發展出現明顯的隔閡，更不利于推動檔案管理工作的開展，所以，在當下信息化背景下，各大高校在進行檔案管理工作時，應當將信息化技術引入到管理工作當中，這是現代化管理的必然趨勢。

四、信息化對高校檔案管理工作的積極作用

（一）有利于提高檔案管理工作效率

在高校檔案管理工作中運用現代化信息技術手段，能夠代替傳統檔案管理中的各個環節，在傳統高校檔案管理中，管理人員需要花費大量的時間去收集和整理檔案資料，并按照方案的內容進行具體的分類，這就為管理人員的工作造成了一定的難題，使得很多管理人員需要耗費大量的時間對檔案進行收集和分類，而通過信息化管理方式的引入，能夠有效地改善這一問題，檔案管理人員可以直接利用計算機設備直接對檔案進行管理，能夠有效地加快管理人員的工作效率，而且通過這一方式，無論是對檔案信息里的檢索，還是將檔案立卷，都可以通過電子設備進行直接的搜索，這相對于傳統的管理方式來說，有利于提高工作的效率和速度[7]。

（二）有利于保護紙質版的檔案資料

在傳統的檔案管理方式中，在需要查閱其中信息時，需要從紙質版檔案中所獲取信息，這種方式會在一定程度上造成紙質檔案的損壞，而且由于高校各個職能部門之間存在明顯的差異，在每學期都需要對檔案進行重新地整理和翻閱，在每學期的教學評估階段需要對其反復的查詢，這不僅會浪費大量的時間和精力，還不利于紙質版資料的保護，而通過信息化的管理方式，能夠實現檔案資料的數據化存儲，在需要對其進行翻閱和查詢時，管理人員只需要利用電子設備進行查詢就可以了，這樣能夠有效地避免與紙質版檔案資料的接觸，最大程度上降低其磨損，從而有利于對其進行保護。

（三）有利于強化管理人員專業素質

在檔案管理工作中，要想實現其工作效率的提升，就需要管理人員具備一定的專業素養，而通過信息化的方式引入到檔案管理工作中，能夠有效地加強檔案管理工作的數字化進程，這就能夠促使管理人員努力學習信息化技術，加強對其的實操能力，同時能夠將管理人員從手工勞動中解救出來，使得管理人員不用花費大量的時間在檔案資料的收集中，使得管理人員有更多時間去鉆研專業知識，學習相關的檔案管理知識，不斷地完善自身業務能力，這就有利于強化管理人員的專業素養。

五、信息化視域下高校檔案管理工作的策略

（一）強化管理人員對檔案管理工作信息化認知

檔案管理人員的觀念對管理的效果以及質量有著一定的影響，為了能夠培養管理人員正確的工作認知，培養其對檔案管理工作信息字化重要性的認知，作為高校的領導，需要帶頭學習有關檔案管理的法律法規，制定相關的工作規章制度，促使管理人員能夠按照規章制度行事，避免出現管理工作層層施壓的情況，而且作為高校的領導，更應當對檔案管理工作信息化進程的文件要求進行學習，并組織相關的管理人員開展會議，這樣能夠加強管理人員之間的交流。為了能夠確保高校檔案管理工作人員對工作有著正確的認識，學校可以聘請專業的信息化檔案管理工作者對其開展講座，并有針對性地對管理人員提供幫助，不斷強化其理論認知，而且校方需要對其提供政策支持，鼓勵管理人員學習相關知識，提高工作質量。

（二）加強高校檔案管理信息化的基礎設施建設

信息化建設離不開電子計算機以及互聯網等技術設備，所以，為了促進高校檔案管理工作的信息化進程，作為高校領導，需要給予其充分的物質支持和技術支持，確保檔案管理工作能夠實現信息化建設。首先，高校領導需要引入電子設備，如電子計算機、掃描儀等，并從高校的實際情況出發，適當購置先進的電子設備，為檔案管理工作的順利進展提供有效的支撐；其次，高校領導需要幫助檔案管理工作引入軟件設備，如電子檔案收集系統、檔案信息數據庫等，并聘請專業的技術人員對其進行建設，鼓勵檔案管理人員學習其先進技術與操作技術，使得管理人員能夠熟練地掌握信息化檔案管理技能，而且學校需要開展相應的講座，對信息化檔案管理系統進行專業的講解，使得管理人員能夠從中學習，促進其應用能力的不斷提升。另外，在選取檔案管理信息化基礎設施時，需要聽取專業人士的建議，不要盲目選擇，這樣既能夠保障設備的先進性，又能夠節約資源。

（三）加快檔案管理人員信息化專業人才的引進

人是第一生產力，在當下高校檔案管理工作中，管理人員是促進其實效的重要驅動力，高校檔案管理人員對管理工作的質量和水平有著重要的影響，所以，當下高校檔案管理工作需要一批具有較強專業素養以及專業能力的人才，并精通各種信息技術設備，這樣才能夠促進高校檔案管理工作向著信息化轉型。解決人才稀缺途徑主要有以下兩個方面：其一，在對高校檔案管理人才進行引進時，需要充分關注對方的知識文化素養以及專業能力，要從外部引進優質的高質量人才，為檔案管理工作信息化提供保障。其二，高校要對在職的檔案管理工人員進行專項培訓，可以開展相關內容的問答會，專門解決在職人員對信息化工作開展存在的問題，這樣能夠完善其知識儲備，而且高校還可以為在職人員提供外出進修的機會，提高高校檔案管理工作的專業人才培養。

六、結語

綜上所述，在信息化的時代背景下，高校各項管理工作應當向著信息化的方向發展，而高校檔案管理工作作為其中重要的組成部分，更需要構建檔案管理工作信息化，這就需要各方協調努力，管理人員不斷更新管理理念，優化管理方式，校方為其提供基礎保障，從而有效地推動高校檔案管理工作信息化建設。