大型儀器購置論證與開放共享的互動機制及優化路徑

晏旭秀，孟 震，林秋星，章奕暉

（南京大學a.實驗室與設備管理處；b.化學化工學院，南京 210023）

0 引言

自2000 年教育部頒布《高等學校儀器設備管理辦法》［1］以來，高校儀器設備購置論證工作逐步開展，對明確購置目的，完善采購決策，提升使用效益，降低資源浪費發揮了重要作用，并已成為儀器設備購置前的必要程序［2］。近年來，隨著國家對高等教育投入的持續加大，高校大型儀器設備采購規模迅速增長。與此同時，大型科研儀器的重復購置、使用率低、共享困難等問題也仍未解決［3］。為解決上述問題，高校不僅要關注儀器使用管理，推動大型儀器開放共享；還要嚴格把控源頭環節，從采購端入手，在大型儀器購置前加強論證，通過購置論證使大型儀器購置具有充分的必要性、科學性、合理性與共享性［4］，進而充分發揮儀器的教學科研功能，提升其使用效率和共享程度。

1 高校大型儀器設備購置與開放共享現狀

1.1 大型儀器設備購置與存量規模不斷增長

根據《國家重大科研基礎設施和大型科研儀器開放共享管理辦法》的規定，國家重大科研基礎設施和大型科研儀器主要是指“政府預算資金投入建設和購置的用于科學研究和技術開發活動的各類重大科研基礎設施和單臺套價值在50 萬元及以上的科學儀器設備”［5］。近年來，隨著“雙一流”建設的深入推進，各學科領域的科學研究工作持續深化，高校大型儀器設備的數量、種類、價值等規模越來越大，高精尖設備不斷涌現。我校近幾年大型儀器設備數量及建賬金額呈逐漸上升趨勢，截至2021 年12 月底，50 萬元以上大型儀器設備共有1 523 臺件，原值總計23.92 億元（見圖1）。近5 年50 萬元以上大型儀器占全校儀器設備總金額的比重始終維持在40%左右（見圖2）。

圖1 南京大學2017—2021年大型儀器設備存量情況

圖2 南京大學2017—2021年大型儀器設備占比情況

在教育現代化的發展目標引領下，國家對高等教育的資金投入與支持越來越大，高校用于購置儀器設備的經費明顯增長，設備采購有了更多的資金和自主選擇權。尤其自2022 年9 月以來，國家出臺了一系列專項貼息貸款配套政策，以教育信息化為重點支持領域，擴大補貼力度，支持貸款、減稅、擴大市場需求，覆蓋高校等10 大領域。這些政策的出臺，將進一步拉動高校大型儀器設備采購需求。快速增加的大型設備集群為大型儀器共享平臺建設提供硬件基礎，也促使高校深入思考如何科學合理地購置大型儀器設備，減少購置盲目性，避免閑置和浪費，讓新增設備資產實現最大化利用，更好地服務于學校學科布局、人才培養和科研發展需要［6］。

1.2 大型儀器設備存在重復購置和使用效率不高

國家和地方出臺了系列政策引導和支持儀器設備開放共享工作，高校大型儀器開放共享管理也取得了一定成效，但許多高校仍存在儀器設備開放共享情況較差、儀器運行機時較低的問題，大型儀器開放共享管理工作有待加強。根據科技部公開發布的《中央級高校和科研院所等單位重大科研基礎設施和大型科研儀器開放共享評價考核結果的通知》，近幾年考核結果較差的被通報單位普遍存在重復購置和閑置浪費嚴重等問題。有些設備重復購置數量過多，機時達不到最低要求，而有些設備使用需求低，或者只是階段性使用需求，無法長期有效利用。導致這些問題的主要原因之一是儀器設備缺乏前端需求管理，設備購置前論證不充分，未能綜合考慮設備的長期使用效益、人員經費保障、是否嚴格查重等。為了實現儀器資源的合理布局，減少重復購置，提高使用效率，需從購置源頭建立相應的管理機制。

2 大型儀器購置論證與開放共享之間的互動機制

2.1 購置論證是開放共享的前提與保障

購置論證指在實施采購前，組織專家對擬申購儀器設備購置的必要性、可行性、合規性、配置的合理性及預期使用效益等進行的綜合評價。儀器設備購置論證內容及結果將影響后續招標采購、合同簽訂、驗收入庫、開放共享等多個環節，直接關系到實驗室的建設和發展。在購置論證環節，高校通過不斷完善管理機制，建立健全制度，規范論證流程，嚴格控制論證的每一個環節與內容，可有效提高設備采購的效率和質量，為學校的教學科研服務提供有力保障［7］。通過設備購置論證，達到統籌優化儀器設備資源、減少重復購置的目的，從采購源頭上把控儀器設備的保有量、先進性和配置合理性，進而推動大型儀器開放共享。

2.2 開放共享為購置論證提供采購需求依據

大型儀器設備開放共享是促進創新型人才培養、支撐高水平科學研究和服務國家戰略需求的重要舉措［8］，也是高校科學規劃、統籌管理、高效運行的重要支撐。①開放共享平臺有利于實現學校儀器資源的集約化管理，加強資源的統籌協調，通過完善信息溝通互動機制，可以有效盤活現有儀器資源，最大化利用存量儀器，減少儀器的閑置浪費。②開放共享平臺作為儀器資源庫，在購置論證環節可作為查重評議的重要依據，引導用戶合理提出采購需求，避免出現不必要的重復購置問題。

3 大型儀器購置論證環節存在的問題

現階段高校對儀器設備的采購需求管理有待加強，在購置論證環節普遍存在論證流程不規范、論證流于形式、論證內容不全面、重復購置嚴重等問題，未能引起對儀器設備資源合理配置的高度重視，缺乏與大型儀器共享管理相聯系的長期考慮。

3.1 論證流程不規范，存在盲目購置

當前大部分高校實施“先批預算、后行論證”的模式，然而，教育部財政司每年批復預算和下達經費的時間較晚，給申購用戶留出的論證采購時間相對不足。許多用戶在設備購置論證前，未做好充分的采購計劃，為落實采購進度，避免出現結余過多、執行率差、經費被收回等情況，經常在經費執行截止日期前“突擊性”花錢。導致部分老師盲目購買設備，缺乏規劃，沒有自行查重，忽視共享平臺已有設備。有些儀器只為滿足暫時性需求，購置后機時不飽滿，造成閑置浪費。與此同時，這種“突擊性”論證采購行為，很難在短時間內做好充足的市場調研，用戶收集信息不全、技術參數配置不夠先進的情況時常發生。另一方面，在申購用戶設備經費預算已經落實的情況下，為保障項目計劃順利實施，設備主管部門和論證評審專家難以對設備購置申請提出異議，只能協助明確設備參數、采購方式等，未能發揮購置論證的應有作用。

3.2 論證流于形式，缺乏約束機制

部分高校對儀器設備購置論證工作的重視不足，存在論證流于形式甚至“不論證、只簽字”的情況［9］。許多學校要求大型儀器設備必須二級論證，先由申購單位自行組織論證會，經專家組審核通過后，再報送歸口管理部門進行第二輪校級論證，從而充分論證其購置必要性、可行性與科學性。而申購單位論證環節缺乏組織制度約束，未能落實責任管理人和論證機制，導致部分申購用戶及采購管理人員對論證工作和設備共享的意識不足，將購置論證視為采購過程中的一個簡單例行程序，認為只需要“填個表”“跑個腿”“蓋個章”［10］，容易出現材料準備不充分、表格填寫不認真，對必要性、可行性等內容未進行充分論證等問題。在校級論證環節，負責組織論證會的歸口管理部門也存在“走過場”現象，在經費、場地、人員均已落實的情況下，對申購設備的論證草草通過，沒有詳細論證其是否重復購置、是否開放共享等，論證通過率幾乎百分之百，導致論證工作形式大于內容，缺乏約束力。

3.3 論證內容不全面，重復購置嚴重

目前大部分高校在進行大型儀器購置論證時，主要關注擬購置儀器的必要性、技術參數的科學性與先進性等，大多考慮申購單位使用上的便利或某課題的需要，論證內容缺乏從學校學科建設、人才培養、科學研究等大局和長遠考慮，對開放共享論證較少［11］。按照財政部和科技部要求，申購大型科研儀器設備經費預算時，需要提交查重評議報告，內容主要包括：擬購儀器設備基本情況、購置必要性及本單位同類儀器設備保有量和運行開放情況等［12］。然而，許多高校對于重復購置論證不嚴謹，現有設備情況未有效觸達申購方，申購用戶對校內儀器設備保有量不了解，查重數據庫利用不充分，未能建立嚴格的查重評議程序，對于校內同類儀器較多、現有同類儀器機時不達標的情況，仍然允許購置，進一步造成資源浪費。

4 大型儀器購置論證環節的優化路徑

購置論證是儀器設備實施采購前的首要環節，以規范嚴格的流程深入開展購置論證工作，加強設備采購的引導、制約與監督，可以在源頭上合理統籌規劃儀器布局，減少重復購置，進而推進開放共享，提高大型儀器設備使用效益，實現合理配置科研資源，有效支撐人才培養和科學研究工作［7］。針對上述主要問題，從建立規范機制、明確論證責任、嚴格查重評議、優化論證結果等方面規范大型儀器購置論證，加強對大型儀器設備的采購監管。

4.1 建立規范機制，加強購置合理性

為規范論證流程與操作方法，確保設備采購的合理性與科學性，最大限度提高大型儀器使用效能，應完善高校大型儀器設備可行性論證的制度建設，制定詳細的購置論證管理實施細則，推動大型儀器管理規范化、科學化、制度化。

（1）落實“先論證、后預算”模式。各單位在申請購置大型儀器設備預算前，需提請查重評議和可行性論證，只有設備購置的必要性、合理性、可行性、共享性等被論證通過，方可申報該設備預算。將論證工作從相對靠后的購置環節前置為相對靠前的立項、審核、籌劃環節，同部署、同研究，提高申購單位的重視程度和主管部門的把控力度，把原來的“已落實預算才論證”的被動工作變成“統籌好需求先論證”的主動工作，從源頭上避免不必要和低水平的重復購置。

（2）從分散論證改為集中論證形式。以往的分散論證多由個人申報，未能落實申購單位的組織管理責任。集中論證能夠提高各單位對論證工作的重視，實現其對本單位的設備購置加強組織、充分論證、嚴格把關。集中論證也有利于歸口管理部門進行集中管理，對提交的論證報告集中審批，按照學科類別集中組織校級論證會，邀請相關學科領域專家進行評審，避免因分散管理造成的低效管理。

（3）建立“分級論證”原則。大型儀器設備購置論證應按照單價不同進行分級論證。我校對于預算單價10 萬元（含）至50 萬元的儀器設備，由申購單位邀請3 位以上（單數）專家審核并形成專家論證意見，報送歸口管理部門審批。對于預算單價50 萬元（含）以上的儀器設備，需完成院系——學校兩級論證。申購單位負責組織本單位內論證，邀請5 位以上（單數）專家審核并形成專家論證意見，報送歸口管理部門審核。歸口管理部門負責組織校級論證會，經5 位以上（單數）校級專家小組論證通過后，報送分管校長審批。

4.2 明確論證責任，提高購置嚴謹性

為避免論證工作流于形式，減少因論證工作缺位而造成的大型儀器使用率低下的問題，應建立大型儀器設備論證工作責任制。通過建立“申購用戶—申購單位—歸口管理部門—學校”四級責任體系，明確用戶本人、院系單位、主管部門、學校層面在大型儀器購置論證環節應承擔的責任［8］。

本著誰申請誰負責的原則，強化組織管理，分階段落實第一責任人，提升參與論證人員的責任意識。申購用戶須對自己提出的設備購置需求負責，要考慮現有設備是否可滿足使用需求、擬購置設備是否屬于長期規劃需要、是否做好充分市場調研等。申購單位須對提交的論證報告內容真實性負責，確保該設備納入本單位采購規劃，滿足學科發展，能夠按照大型儀器開放共享要求提供對外服務。歸口管理部門應當對擬購置設備在學校的分布狀況進行核實，遵循“保障基本、統籌規劃、合理配置、避免重復、專管共用”的原則：①嚴格組織校級查重評議和可行性論證程序，確保論證嚴肅有效；②持續完善大型儀器開放共享管理工作，促使共享平臺設備信息有效觸達科研人員，提升用戶共享意識，減少設備需求提出的不合理性。

購置論證直接影響學校的采購決策，應當立足于學校的發展規劃，圍繞學校科學研究、人才培養、學科建設等核心工作組織實施。必須落實大型儀器購置論證工作中的各方責任，使購置論證能夠發揮采購決策的正面引導作用，減少因決策失誤導致的閑置浪費、使用效果差。

4.3 嚴格查重評議，突出購置必要性

優化儀器設備信息共享機制，實現科研人員便捷查詢已有儀器資源與使用條件，高效對接現有設備完成實驗測試，輔以嚴格的查重評議，突出購置必要性論證。申購用戶及申購單位需明確同類設備的現存狀況、設備購置目的，防止盲目購置、重復購置，為擬購置設備將來的較高使用率奠定基礎。

（1）建立儀器設備查重數據庫。利用學校和地方科技部門現有的儀器共享平臺，擴充建立大型儀器設備數據庫，加強信息管理平臺之間的聯動，優化儀器共享資源。申購用戶在提交購置論證申請前，必須在儀器設備數據庫中進行查重，在充分了解同類設備現存數量和使用率的基礎上，根據設備共享情況對購置必要性作出合理分析。

（2）加強查重評議和論證審核。申購單位應對申購用戶的查重結果進行審核，結合學校同類儀器設備的保有及使用情況，對是否同意購置提出明確意見，對學校已有同類儀器且機時不飽和、但仍需購置的作出說明，提出明確、合理、過硬理由［13］。論證主管部門應對申購單位提交的查重評議結果進行復核，參照科技部對于大型儀器設備年使用機時的下限標準，對學校已有同類型儀器且機時不滿足要求、無充足購置理由的，原則上不予重復購置。

（3）要求用戶承諾開放共享。無論使用何種資金購置大型儀器設備，原則上都要求申購用戶在論證報告中承諾大型儀器開放共享并滿足相應運行管理規范，主管部門承擔對大型儀器軟硬件的監管責任。若用戶不能承諾開放共享，必須提交申購單位出具的書面說明，并經主管部門審批同意。

4.4 優化論證結果，提高論證有效性

（1）明確論證結論意見。購置論證結果將直接為學校的采購決策提供依據，論證參與人員和部門應當按照相關程序及要求，將結論意見分為建議購置、不建議購置、重新論證3 種。符合下列條件之一的建議購置：①學校無同類儀器設備或有同類儀器設備但其功能無法滿足當前研究需要；②學校雖有同類設備但機時飽滿，無法滿足當前研究需要；③學校雖有同類設備，但由于實驗性質和條件所限不適合共享；④擬購儀器設備為在線設備或對已有設備的配套和升級改造等。具有下述情況之一的不建議購置：①學校現存同類儀器設備較多且功能可以滿足當前研究需要，可以通過共享支撐當前研究；②擬購儀器設備與本項目的研究方向不符；③對擬購儀器設備刻意拆分、打包或未使用規范名稱；④申購單位缺乏合適的專職／兼職實驗管理人員、儀器設備操作人員［14］；⑤僅階段性使用儀器，可通過購買服務解決使用需求。論證材料不全或無法對上述論證要求作出詳細說明，且不屬于“建議購置”情況的，需重新論證。

（2）強化結果反饋約束機制。申購用戶及單位必須充分尊重論證結果，按照專家意見修改報告或重新論證。未按規定開展查重評議和論證審核，將計入有關考核評價結果，直接影響對相關二級單位的資源分配和發展再投入。以上情節嚴重者，報學校紀檢等相關部門處理。此外，設備主管部門應當完善大型儀器使用效益評價指標體系，加強對大型儀器績效考評執行力度［15］，如發現購置的儀器設備在實際使用中出現適用性不強、使用效益較低、無法達到預期效果等情況，將實施校內調撥等措施，同時限制該設備購置單位的論證購置申請。

（3）建立論證信息檔案庫。儀器設備的購置可行性論證會應有會議記錄或紀要，論證材料應完整保存備查。歸口管理部門要進一步完善設備檔案管理工作，將設備購置的可行性論證報告、會議紀要、專家論證意見及結論、采購驗收等相關材料一并歸檔，為大型儀器設備開放共享和設備運行管理提供依據。

5 結語

大型儀器設備管理始終是高校實驗室管理中的重點工作之一，隨著國家教育現代化的深入推進，高校大型儀器設備購置規模持續增長，大型儀器設備開放共享工作迎來新的挑戰，如何合理配置大型儀器設備資源，提高儀器使用效率和共享程度逐漸成為高校關注的焦點話題。購置論證作為設備實施采購前的首要環節，可以從源頭上把控所購置儀器設備的配置向科學合理的方向發展，避免重復購置，推動資源共建和開放共享。逐步完善大型儀器購置論證模式，是減少重復購置浪費，提高大型儀器使用效益行之有效的手段。通過購置論證環節建立規范機制、明確論證責任、嚴格查重評議、優化論證結果等方式，發揮購置論證管理的能動作用，推動大型儀器設備開放共享管理工作，為高校教學科研工作的開展提供更為高效專業的服務。