探討新時期下如何做好國企檔案管理工作

陜西有色冶金礦業集團有限公司 徐新莉

在國有企業內檔案管理是一項非常重要的工作內容，直接影響著企業的生產、科技經營和管理的整體效率[1]。檔案管理具有一定的專業性，不僅能維護企業的經濟效益最重要的是維護了企業的權益，將企業的發展真實地還原出來。隨著時代的進步與發展，我國的經濟發展已經進入了更高的領域，許多國有企業也正在不斷地創新和發展，檔案管理部門人員要及時的轉變工作理念，對檔案管理的模式進行創新，探索符合新時代的全新方式，以此來適應管理體制。檔案管理工作人員一定要立足于新時期的發展，向更廣闊的空間進行拓展，為提升企業的可持續發展提供充足的支持。

一、國企檔案管理工作的重要性分析

檔案管理作為重要的文件管理方式，科學有效的檔案管理方式不僅能減少檔案管理耗費的時間，最重要的是還能減輕工作人員的精神負擔[2]。在企業的檔案管理工作當中，雖然記錄著歷史資料信息，但同樣檔案管理也詳細的記錄著企業的發展重點，為企業的未來發展提供充足的動力[3]。在改革的新時期，許多大型國有企業已經實現了多元化的發展，在改革的新時期，集團公司與所屬公司的子公司形成了比較完整的資產紐帶，在這種新形勢下檔案管理的行政作用逐漸被弱化。

企業檔案信息資料是否完整，直接影響著企業的管理生產以及運營方面的基本信息，詳細的記錄著企業的發展變化過程。在新時期企業的檔案管理不僅包含著傳統的紙質檔案，還存有音頻錄像等多種形式。在企業的發展過程中，形成管理檔案的作用非常重要，直接影響著企業未來的行政決策和管理決策，并為其提供重要的依據，展現出行政管理的可操作性和科學性；會計檔案包含著國有企業生產經營的文書內容，這也為企業降低了財務風險，實現企業經濟的穩定增長；在企業的文化檔案管理中，檔案管理的意義是為了鼓舞人們的精神，凝聚企業的力量，逐漸提升企業的核心競爭力，堅持以人為本使人們更加團結的參與到企業工作當中[4]；在企業的法律檔案管理中，檔案的存儲也為企業在法庭上提供充足的依據，降低法律風險。無論如何只有做好企業的檔案管理，才能真正的推動國有企業的進步，為進一步促進健康發展提供充足的支持。

二、新時期國有企業檔案管理工作存在的問題

（一）企業重視力度不夠

現階段大部分國有企業都沒有意識到檔案管理的重要性，認為檔案管理可有可無，甚至認為檔案管理有專門人員管理與自己無關。另外，國有企業檔案管理的環境比較差，薪資水平和保障制度不夠全面，無法滿足管理人員的基本需求，這些都會成為影響國有企業檔案管理工作效率的因素，使管理人員不愿積極工作，存在較強的惰性。

（二）檔案管理制度不夠完整

現階段，大部分的國有企業都不具備完整的檔案管理制度，這主要原因是在檔案管理工作時間比較短，缺少明確的管理準則，使檔案管理工作的開展不夠順暢，順序混亂缺少條例。在科學技術和信息技術的不斷發展背景下，將信息技術融入到了檔案管理中，使兩者充分的融合，但是信息技術并沒有實現完全普及。傳統的檔案管理多半靠人工來完成，這就意味著不確定的因素比較多，不僅會造成管理效率下降，還會浪費大量的人力資源，更容易出現錯誤。比如在國有企業中舊檔案頁碼缺失或者卷宗不完整，資料分類錯誤等問題都會影響管理效率。

（三）檔案管理人員的綜合素質較低

現階段，普遍存在著國有企業檔案管理人員素質低的問題，檔案管理本身就是非常復雜的一項工作，管理人員要及時地做好檔案的歸檔和整合。檔案管理出現錯誤的幾率更大，再加上管理人員的調動比較大，使培訓工作無法統一進行，一些新入職的工作人員對檔案管理流程不清晰。另外，國有企業的工作人員對于檔案管理的認識不夠充分，缺少對重要檔案的保護，造成檔案損壞影響企業的發展。

三、在新時期如何做好國有企業的檔案管理

（一）提升對國有企業檔案管理工作的重視力度

目前管理制度不完善這一問題，已經成為了影響國有企業穩定發展的主要原因。國有企業應充分的重視起檔案管理工作，打造全新的檔案管理平臺，制定合理的管理計劃，形成良好的制約效果。在新時期檔案管理已經出臺了相關的法律，國有企業人員應大力宣傳提升法律的知名度，讓員工在思想上進行改變，加深對檔案管理工作的重視力度。與此同時企業也要完善薪資待遇，滿足員工的精神需求和生活需求，打造良好的工作空間，為進一步提升國有企業的檔案管理的效率提供重要的支持。國有企業應深刻地意識到檔案管理對自身經營產生的積極作用，國有企業的檔案詳細的記錄著企業的一切活動，具有非常重要的參考價值。因此國有企業的領導人員一定要充分重視起來，加深對檔案管理工作的認知，提升對檔案管理部門的資金投入，明確要求工作人員應認真的執行相關制度，將檔案管理落實到每位員工身上，并且要求人員之間互相配合溝通，積極地應對國有企業的檔案管理，使檔案管理的效率得到進步，才能真正地發揮檔案存在的價值。

（二）建立完整的檔案管理機制

國有企業在開展檔案管理工作之前，需要不斷地完善檔案管理機制，提升檔案管理的防范制和保密機制，才能保證國有企業的檔案管理工作的私密性，進而有效地推動企業經營生產活動的順利開展。為了保護企業的檔案管理機密，企業要建立比較完整的查閱登記制度，隨后要求有關部門在資金上給予一定的扶持，保障企業的生產經營活動能夠順利地進行下去[5]。國有企業需要大膽的創新管理方式，也可以向知名國有企業學習借鑒成功經驗，創新管理模式適當地開放檔案的使用和管理，構建完整且有效的監督體系，將現有的管理模式、流程和方法結合起來，避免因信息不完整而影響各個部門之間的溝通，打造科學化、規范化的檔案管理流程，使檔案管理的整體水平都能得到提升。保障各個部門之間擁有完整的管理系統，使各個階層人員在落實任務的時候有法可依、有跡可循。一方面國有企業需盡可能的完善基礎建設制度，改變傳統的檔案管理工作的環境，另外也要積極地引入先進的信息技術設備，確保檔案管理工作能跟上時代發展的腳步，堅持與時俱進的理念，為國有企業創造更多的財富和價值。

（三）提升管理人員的綜合素質能力

為了更好地促進國有企業的檔案管理工作的落實，更應該提升檔案管理人員的綜合素質能力，做好人員的培訓與管理，才能有效地調動工作人員的積極性。國有企業應重視對人才的培訓與監督，制定趣味培訓活動調動員工的工作積極性，重點培訓剛剛入職的新員工，并安排工作經驗比較豐富的人員進行培訓，不斷地豐富自身的工作經驗，也要制定良好的培訓計劃，實現理論與實踐的共同進步。同時在國有企業的內部要定期的進行檔案管理知識競賽或者專業知識考核活動，使管理人員自身能力得到保障，強化檔案管理人員對專業知識的認識，對專業人員進行專業技能的培訓，進而有效地調動工作人員的積極性。檔案管理工作內容比較復雜且程序枯燥，這就要求檔案管理人員具備更高的素養，企業也要不斷地強化人員的管理意識，養成良好的管理計劃，加強工作人員的自身素質。

此外，也要公平公正的對待國有企業的生產經營和檔案管理人員，這樣才能更好地維護人才，避免人才流失的問題，提升工作崗位人員的工作穩定性。人員流失將會影響檔案管理交接的效率和企業的正常運轉。由此可見檔案管理的人員培訓又多么重要。國有企業也應該與高校進行合作，建立友好合作關系為人才提供良好的學習空間，增長檔案管理的經驗，同時為檔案管理提供專業的監督工作人員，強化人員的職業道德水平和專業技術能力，只有經過層層篩選之后才能進入企業，為國有企業積極地貢獻自身的力量。

（四）發揮檔案管理的功能

為了更好地提升檔案管理的時效性，應不斷地優化檔案管理的效率，企業的檔案管理人員要及時的滿足企業的檔案需求，有靜態化向動態化方向轉變，發揮檔案管理的重要作用，促進國有企業的健康發展。當國有企業實現了自動化辦公模式以后，檔案管理部門可以直接從前臺轉向后臺運行，提升了工作效率，避免了時間上的浪費，也減輕了工作人員工作負擔。將信息化檔案管理模式實現全方位、全時域的分享，進而有效地提升檔案管理的運用效率。檔案管理工作可以完全的依托網絡信息方式，強化基礎的檔案檔案設備，發揮信息網絡的優勢，實現檔案的管理設施建設的可持續發展。在實現辦公自動化形式以后，創造更多的檔案管理形式。同時還要根據實際情況去指定檔案接收整理制度，對傳統的檔案管理模式進行調整，不斷地強化自身的主動意識，創新檔案管理的方式方法，積極地更新和存檔。將傳統的紙質檔案與信息化檔案進行融合，及時地做好檔案歸檔也可以收集一些與企業發展有關的信息，拓展信息范。

（五）創新國有企業檔案管理的方法

國有企業如果想要實現信息的接受與收集，就應該有效的改變傳統的檔案管理交接方式，利用信息化的技術進行檔案管理工作的交接，確保檔案管理工作更加完整及時。首先國有企業需要做好管理方式的升級與創新，內外優化全面改革，及時的收集與企業發展相關的圖片和信息，對重要的文件進行備份處理，避免突發事件對企業帶來的負面影響。同時還應該積極地創造高效的管理方式，利用網絡保護提升檔案管理的效率[6]。比如應用防火墻來保證信息文件的安全，實現資源貢獻。另外，還要對傳統的被動服務進行調整，發揮以人為本的理念，在了解到檔案時用的特殊性之后，將索取變成推送。不定期地向需要人員進行資源推送，精準的滿足人員的需求，讓使用人員在第一時間了解最新的信息內容，提升檔案信息內容的真實性。緊跟時代發展的腳步，而不是只能提供閱讀服務，將信息進行有效的整合與處理，滿足使用人員的全部信息需求。

（六）加大對國有企業的檔案管理資金投入

檔案管理設備質量的好壞直接影響著整體工作的效率和成效，做好檔案管理工作的革新，逐漸優化檔案管理工作形式，管理人員應定期進行設備的檢查和保養。同時優化檔案管理室的環境，避免潮濕腐爛現象對檔案造成破壞，優化環境質量創造良好的管理空間，從根本上保障檔案文件的安全性。與此同時實現檔案管理的信息化，積極地創造安全有效的空間，從根本上提升檔案管理效率和質量的進步。相關部門一定要做好資和政策的支持，配備充足的設備和高性能的計算機，優化通訊技術設備設施，打造完整的檔案管理部門，使管理工作得到細化[7]?？茖W的進行統籌規劃，優化檔案的儲存方式。比如國有企業的檔案管理儲存方式和格式都有統一的標準，對國有企業的管理進行科學的統籌。其次應充分的借助現代化的信息技術和互聯網技術，通過刻錄光盤和網絡宣傳硬盤的方式，對信息進行永久的保存，進而有效地提升檔案管理的完整性。其次實現信息化檔案管理，也應該創造不同的檔案類型，實現檔案的分類與完善，細分行政人員、業務人員的劃分。這樣更方便企業進行管理，逐漸優化信息管理效率，定期檢查檔案是否完整規范，將檔案進行及時歸檔，反復檢查檔案是否滿足企業發展的需求，制定信息化的管理模式，避免在使用階段出現問題。

（七）促進檔案管理一體化服務

現代化的管理手段和服務模式，需要搭建完整的管理模式，樹立良好的一體化管理意識，將一體化的實質發揮出來，充分的集合現代化的管理制度和模式，做好企業的檔案管理控制，進而有效地提升檔案管理流程的合理化[8]。企業的檔案管理是實現經濟發展的重要途徑，也占據著企業發展的關鍵地位，為了更好地發揮檔案管理的效率，更應該不斷地提升檔案管理的工作意識，融入一體化的管理方式。要求企業的工作人員加強檔案管理的工作意識，在檔案資料的流轉過程當中，做好對不同文本的保存與上繳，要求檔案管理工作人員定期對指導文書進行處理，提升文書的歸檔范圍，進而有效地促進檔案管理一體化服務。通過對業務的流通，為企業的檔案管理提供超前服務，進而滿足企業發展的需求。

四、結束語

國有企業作為國家重要發展的經濟動力，檔案詳細的記錄著企業的生產經營活動內容，也詳細地記錄著企業的生產經營信息。檔案管理作為國有企業的重要工作內容，直接影響著企業的決策和信息的交流與轉換。在改革發展的新時期，檔案管理工作一定要創新形式，實現信息化管理模式，做好信息化網絡化為一體的融合。企業管理部門一定要深刻的重視起來，在常規管理工作的基礎之上，積極地創新信息化和網絡化的建設，做好電子檔案管理，才能真正的滿足國有企業的進一步發展。在經濟全球一體化的影響之下，國有企業的競爭變得更加激烈，國有企業在追求經濟效益和社會效益的同時，不僅要重視檔案管理，還應該深刻地意識到企業生產經營的情況，重視檔案管理問題的處理，構建完整的管理體系。對傳統的管理手段進行創新，為實現企業的健康發展創造良好的空間，才能在新環境下化挑戰為機遇，創造更合理有效的檔案管理模式，實現國有企業競爭力的提升。