大數據時代企業如何構建財務共享服務中心

文/鄭賢來（上海天華建筑設計有限公司）

在大數據時代下，企業在實際發展過程中，會積極引入各種先進的信息技術，并將其有效運用至日常經營管理活動，整體工作效率與質量得到了顯著提升。企業必須立足于實際情況，有效構建服務中心，持續完善各功能模塊，為企業解決以往管理模式下存在的不足與缺陷提供支持和保障，從而不斷提高內部管理質量，增強競爭實力，實現穩健發展。

一、大數據時代下企業構建財務共享服務中心的必要性

第一，有利于企業加強風險管理與控制。通過財務共享服務中心，實現賬務集中化處理，顯著提高財務信息的精準性。動態化監督資金支付全過程，確保資金安全支付，提高管理的規范性，從而有效降低企業發展過程中各類風險發生的可能性。

第二，是企業強化成本控制的有效手段。在大數據背景下，對企業發展而言，財務共享服務中心的有效構建與運行，能夠幫助企業進一步加強成本管控，有效減少財務管理成本。在以往長期的發展中，企業各部門相互獨立，數據共享難度過大，為了有效開展會計核算等財務工作，企業必須加大人員配置，導致成本增多。當前，企業可以通過財務共享中心實現對各項信息數據的實時、全面收集，是企業實現信息集中化管理的有效手段，財務人員可以通過共享服務中心提高內部業務的處理效率，因而財務人員出現冗余，此時，企業需要調整人員配置結構，以有效減少不必要的人工成本支出。

第三，為企業完成戰略目標提供有力支撐。企業可以通過財務共享服務中心更加高效地開展各項財務工作，提高工作成效與質量，從而更好地服務其他各職能部門，是企業實現戰略目標的有效手段之一。在當前發展過程中，企業對財務人員的需求已經由以往的財務會計型人才逐漸轉變為管理會計型人才，必須有效參與企業管理決策，確保財務數據質量，這樣，才能夠助力企業完成戰略目標。

二、大數據時代下企業構建財務共享服務中心應遵循的基本原則

在大數據時代下，企業發展中的機遇與挑戰并存，傳統財務管理模式的缺陷與弊端日益凸顯，為了實現健康發展，企業需要積極進行轉型發展。企業要想加快財務管理轉型進程，逐步實現業財融合，就必須有效構建和運行財務共享服務中心。在構建過程中，企業必須堅持以下原則：第一，遵循優化服務理念原則。即企業必須以最優化服務理念為指導，有效開展建設工作，并隨之使用相應的管理手段和措施，以不斷提高財務質量，充分發揮財務價值。第二，按照全方位的項目實施原則。企業需要基于財務共享服務中心，對當前的財務管理結構進行系統化分析，實現企業資源集中化管理，確保企業經濟發展活動順利開展，實現健康運行[1]。

三、大數據時代下企業構建財務共享服務中心可能存在的風險

企業可以通過財務共享中心顯著提升內部信息數據收集、整合與處理效率，有利于企業提升管理決策質量，是企業實現現代化管理與精細化管理的有效手段之一，能夠幫助企業持續增強價值創造能力。在實際發展過程中，受多方面因素的影響和制約，企業在構建與實施財務共享服務中心時，也面臨較大風險，威脅企業發展。

第一，人員層面風險。財務共享服務中心的有效使用，對企業員工提出了更高的要求，要求其既需要具備較強的計算機技術，又需要有較強的企業管理能力。在現實發展中，復合型人才供不應求，是當前企業普遍存在的問題，這就使得中心構建工作在穩步推進的同時，并不能充分發揮其對提升信息質量的優勢，難以更好的服務企業管理決策。必須注意的是，對企業而言，財務共享中心有利有弊，從優勢來講能夠有效緩解財務人員工作壓力，代替其從事基礎性、重復性較強的財會工作，能夠幫助企業顯著提升財務工作水平；但從劣勢來講，極易使得財務工作變成機械化與單調化，財務人員工作熱情降低，難以保證財務報告質量，企業決策管理風險加大[2]。

第二，內控層面風險。為了良好運行財務共享服務中心，企業必須梳理和優化內控制度，以更好的約束和規范相關工作流程，內控管理難度一再加大。獨立性是財務共享中心的顯著特點，一般是游離在企業監督之外的，再加上大部分企業尚未建立完善的內控制度與財務制度，內部監督人員綜合能力與素養也有待進一步提升，導致其無法在財務中心運行過程中，實現全過程實施追蹤與監管，內控風險加大。

第三，資金層面風險。在構建前期，企業需要引入滿足財務中心運行需求的設施設備，這勢必需要投入大量的人力、財力與物力；在構建完成運行階段，企業需要持續更換硬件設施并及時進行軟件更新與升級，這也離不開充足的資金支持。從當前我國市場發展現狀來看，中小企業占據著較大比重，這類企業本身的資金體量偏小，且業務規模不大，很難保證有充足的資金用于財務中心構建與維護，這勢必會影響整體的使用效果[3]。

第四，業務層面存在的風險。通過財務共享服務中心，幫助企業處理一些簡單且重復性較強的會計管理活動，比如費用報銷，并強化對復雜業務活動的管理力度，比如信息管理中的軟件維護等。因此，一般情況下，只有大型企業集團才會選擇共享中心。相對來講，中小企業的經濟業務活動相對單一，規模也相對較小，總業務量不大，僅需要極少的會計人員就能夠有質量地完成財務工作。此外，中小企業對財務人員的要求相對較低，只需要掌握基礎性的財會知識和技能，能夠從事基本會計工作即可，比如賬目記錄、會計核算、費用報銷等等。因此，對于中小企業而言，構建財務共享服務中心并不能夠幫助其有效提升管理效率，反而會導致整體運營管理成本增多。

第五，技術方面存在的問題。在大數據時代下，企業在構建財務共享服務中心時，需要解決以下兩點問題：第一點，中心的維護與運行問題。企業必須有充足的專業化人才儲備以及有力的技術支持，否則會導致共享中心崩潰，影響運行安全。第二點，信息的安全問題。通過財務共享中心進行數據與信息的傳遞時，需要互聯網的大力支持，因此，企業需要引入和使用各種先進的技術與手段，在此情況下，企業將面臨較大的信息安全風險。因此，企業必須加強信息安全風險防控，不斷提高信息傳遞環節的穩定性與安全性，有效降低信息泄露風險。

四、大數據時代下企業構建財務共享服務中心的措施

（一）統一思想認知

在大數據背景下，為了有效推進財務共享服務中心構建進程，在建設之前，企業需要自上而下地在內部營造良好工作環境和氛圍，確保各層級管理人員和普通員工思想高度統一，提前做好充足的準備工作，合理確定服務目標，科學規劃業務范圍，制定項目計劃，并加強協調與組織，做好人員培訓，確保中心在內部有序推廣，有效運行。

（二）準確進行功能定位，梳理流程

從業務財務層面來講，企業需要通過財務共享服務中心有效開展一般的事務性業務活動，比如經濟業務核算、資金管理等等。從共享財務層面來講，通過財務共享中心推動相關會計業務活動向著標準化方向發展，有效進行政策與人才輸出，提供更加優質的會計服務。從戰略財務層面來講，財務共享服務中心需要提高業務咨詢與戰略決策服務，為企業實現轉型升級提供支持，但切記不能盲目定位財務共享服務中心的功能，必須深入調研，基于自身實際業務規模、運行管理模式以及未來發展戰略，精準定位，只有這樣，才能夠充分發揮財務共享服務中心優勢，更好地服務于企業經營管理，減少功能閑置，幫助企業降低整體運行成本[4]。

在確定好功能定位后，企業需要進一步梳理和優化工作流程，以確保共享服務中心工作的順利高效開展。以A 企業為例，A 企業需要優化內部工作流程，加強HR 模塊、PM 項目管理模塊、CRM、財務軟件的關聯，將各個業務模塊串聯起來，從業務前端開始推送單據，全線上審批操作，到最終的憑證制單生成報表。同時，A企業使用影響掃描技術，在報銷系統中，針對紙質發票采用發票掃描與ocr識別技術，自動填寫單據，并與稅務局系統關聯查詢發票真偽；針對電子發票，直接識別發票源文件內容，填寫進報銷系統，既減輕了報銷人填寫的工作量，又能有效防止發票金額等重要信息被人為使用修圖軟件篡改，或發票重復多次報銷。

（三）優化組織管理

在現階段，企業財務共享服務中心主要有兩種組織管理模式：第一，在財務部門中設置財務共享服務中心，這種模式能夠有效加強財務部門與服務中心的內在聯系，但只能夠為財務部門工作提供服務，并不能夠為其他各職能部門甚至是企業整體，提供相應的服務。第二，在構建過程中，提高其獨立性與權威性，將其作為一個獨立的管理部門，確保其與業務管理部門、財務管理部門、資產管理部門等處于同一地位。同時，下設二級部門，專門負責處理相關經濟業務活動。這種模式的使用，需要企業加強內部結構的優化與調整，但能夠為各職能部門與企業整體提供共享服務。在實際發展過程中，企業需要以自身組織結構為依據，綜合考慮當前經營規模、既定發展戰略、現有人才素養等因素，合理選擇財務共享服務中心的組織結構模式，以此為基礎，加強制度體系建設并嚴格執行，以進一步加強內控層面風險管控，推動企業健康發展[5]。

（四）加強風險控制

第一，定期檢查關鍵指標。企業定期檢查財務指標，及時發現不足與缺陷，深究原因且針對性地制定優化方案，及時調整不合理的關鍵指標，加強關鍵指標的日常監督，細化責任分工，一旦發現問題及時開展責任追究工作，以增強員工工作責任心。

第二，加強移動辦公。有效運行財務共享中心能夠幫助企業及時發現問題，在分析的基礎上加以處理和應對，及時提供服務，為企業樹立良好聲譽、實現經濟利潤最大化目標有著十分重要的作用。引入大數據技術并有效使用，有利于企業不斷實時收集各項財務信息數據，有利于企業提高整體工作成效與質量，通過移動辦公，有效壓縮員工費用報銷時長。在實際工作中，企業應嚴格落實授權管理，加強服務中心建設，持續優化和健全各功能模塊，充分利用互聯網技術實現移動辦公。此外，移動辦公平臺的使用，還有利于企業更快地掌握客戶需求變動，及時作出回應，減少企業與客戶之間的距離感，提高企業與客戶溝通成效。

第三，加強信息安全風險防范。企業在實際發展過程中，會產生很多需要保密的財務信息，一旦泄漏將會對企業產生重大影響。所以，企業需要加強信息安全風險防控，加大網絡環境監督力度，一旦出現惡意攻擊，應及時進行警告，查找出處，及時匯總并向監管部分舉報。除此之外，企業需要加強人員培訓，提高人員信息化操作能力，確保其規范操作，從而有效避免因操作不當而引發的信息安全風險[6]。

（五）優化財務共享服務中心的各功能模塊

在實際發展中，針對財務共享服務中心，企業不僅需要合理簡化其功能，更需要將其予以模塊化，主要可分為以下幾大模塊：

第一，費用控制模塊。費用控制模塊是確保企業資金正常運轉的重要依據，主要包含往來款項管理、績效管理、質量管理等功能。企業可以通過費用控制模塊完成基礎性的財務工作，合理劃分操作人員工作權限，確定質量控制范圍，并明確提出財務工作質量要求，自動開展總賬對賬、追蹤管理異常往來款項等工作。數據分析能力強大是財務共享服務中心的主要優勢之一，企業需要合理使用數據分析能力，實現動態化績效管理，進一步約束和規范員工行為，及時糾偏，并持續優化和更新財務工作手段與措施，不斷調整優化財務工作流程。

第二，影像管理模塊。基于影像管理模塊，充分使用各種先進的信息技術，如大數據技術、5G 智能技術等，進行票據無紙化處理。合理使用識別軟件，對影像中的條形碼、手寫體與印刷體進行自動識別與掃描，匯總并及時上傳中心。在資料傳輸階段，智能識別和篩選出錯票與廢票，相關人員需要按照要求裁剪和糾正不合規的影像材料。

第三，銀企互聯模塊。企業可以通過銀企互聯模塊，加強與網上銀行的關聯性，能夠幫助企業有效應對資金結算環節存在的問題，加強與銀行的溝通交流，加快信息傳遞，提升傳遞質量。

第四，稅務管理模塊。稅務管理模塊的有效使用，能夠幫助企業高效完成認領發票、填制、認證、核算分析涉稅業務以及納稅申報工作。企業需要加強稅務管理系統建設，合理投入使用，以加強稅務風險防控，不斷增強自身納稅管理能力。

第五，管理決策支持模塊。隨著企業業務的不斷發展，財務共享服務中心內部將會存在大量的業財數據沉淀，企業需要依托大數據技術深入挖掘和分析信息數據，從中篩選出與企業決策有關的數據，為企業管理決策提供支持。

（六）加強員工培訓

在大數據背景下，財務共享服務中心向著多元化方向發展，這無疑對財務人員提出了更高的要求與挑戰。在此情況下，企業必須高度重視員工培訓，完善培訓機制，定期組織財務人員開展以管理會計為主題的專項培訓，全面提高財務人員數據風險能力、風險預測能力以及決策能力。同時，企業還應加強計算機人才培養，打造一支專業化、高素養的人才隊伍。

五、結語

綜上所述，在現代化企業發展中，構建財務共享中心已經成為企業實現轉型發展的必然趨勢，能夠高效支持企業穩健運行。因此，企業必須高度重視，明確相關要求，結合自身實際現狀深入研究和探索，逐漸找到一條滿足企業管理與發展需求的建設之路，以確保企業充分利用各項功能，充分發揮其優勢作用，助推企業長遠健康發展。