高校建筑檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計要點與管理技術(shù)

■王 慧

近年來，隨著國家、省、市各級層面對教育事業(yè)的支持力度不斷加大，高校基本建設(shè)和維修改造投入逐漸增加，而相應(yīng)產(chǎn)生的校園建筑檔案也應(yīng)做好數(shù)字化管理、信息化建設(shè)和網(wǎng)絡(luò)化規(guī)劃。基于信息化建設(shè)要求和“互聯(lián)網(wǎng)+”發(fā)展趨勢，結(jié)合高校建筑檔案管理實際，如何依托信息技術(shù)、利用信息化建設(shè)過程中的可借鑒經(jīng)驗設(shè)計智慧管理系統(tǒng)，如何實現(xiàn)資源共享、協(xié)同參與，更好發(fā)揮高校檔案服務(wù)的作用等都是我們努力探索和解決的問題。面對新形勢下社會和經(jīng)濟(jì)發(fā)展環(huán)境，高校作為科學(xué)研究和教育教學(xué)的前沿機(jī)構(gòu)，在適應(yīng)大數(shù)據(jù)、智慧化、區(qū)塊鏈、物聯(lián)網(wǎng)、云計算等方面具有獨特優(yōu)勢。高校建筑檔案管理系統(tǒng)是在檔案管理基礎(chǔ)上實現(xiàn)管理體制改革，逐步解決高校建筑檔案管理信息化建設(shè)中的亟待改進(jìn)的問題，是信息化社會給予檔案和基建事業(yè)的新挑戰(zhàn)和新契機(jī)。

一、高校建筑檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的必要性

高校建筑檔案是高校檔案管理的一項重要內(nèi)容，它反映的是新建、改擴(kuò)建和維修改造校園基礎(chǔ)設(shè)施過程中形成為具有保存價值的文字、圖表和聲像資料，具有保存周期長、類目豐富且體量大、專業(yè)技術(shù)性強(qiáng)、歷史延續(xù)性等特點。高校建筑檔案的信息化、數(shù)字化和智能化建設(shè)不僅能提升檔案和基建業(yè)務(wù)管理水平，且符合屬地經(jīng)濟(jì)現(xiàn)代化、科技創(chuàng)新等多方面發(fā)展趨勢。

（一）有助于規(guī)范校園既有建筑檔案的保存與利用，提高便捷性和工作效率

高校檔案館存放著大量高校建立、發(fā)展過程中形成的建設(shè)工程原始材料，為高校的發(fā)展起到了功不可沒的憑證作用。高校不同歷史時期的總體規(guī)劃和布局體現(xiàn)著學(xué)校發(fā)展歷程，尤其是既有建筑中具有代表性意義的校園歷史建筑，其建設(shè)檔案更具有文物價值，承載著校園文化的延續(xù)。然而，即便在普遍使用檔案系統(tǒng)進(jìn)行管理的當(dāng)下，高校建筑檔案仍以手工管理為主，存在因建設(shè)年代久遠(yuǎn)而造成的建檔標(biāo)準(zhǔn)和分類標(biāo)準(zhǔn)不一致、錄入存檔不系統(tǒng)、檢索使用困難等現(xiàn)狀，同時涉及校外參建單位、校內(nèi)基建、檔案、財務(wù)、招標(biāo)采購、后勤、審計等多部門聯(lián)動管理，一旦更換建設(shè)檔案管理人員，建設(shè)詳細(xì)情況就難以體現(xiàn)了。檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)可以有效解決高校既有建筑歷史資料的采集、保存和利用，便于檔案、工程及其他管理人員查詢使用，提高工作效率。

（二）有助于規(guī)范校園在建工程檔案的保存與利用，以資料推動工程建設(shè)

基建或維修改造工程的實施全過程都以工程資料的保存和報送為依據(jù)，從立項到開始進(jìn)場施工再到竣工驗收和交付使用，都離不開工程檔案。校園基建和維修規(guī)模不斷增加，日常管理及維修工程愈加頻繁，檔案管理難度也隨之加大。已竣工驗收并完成歸檔移交的工程檔案在項目論證、后續(xù)維修改造、評價審計、巡視整改時都需要被反復(fù)調(diào)閱，因此，工程資料不僅要“存好”，更要“管好”“用好”。檔案管理系統(tǒng)利用信息技術(shù)和數(shù)字平臺，使在線檢索、調(diào)閱和傳輸工程檔案更加便利快捷，同時也能充分發(fā)揮檔案價值，改變多套制收集的傳統(tǒng)模式，增進(jìn)管理員對建設(shè)全過程的了解，無法起到數(shù)據(jù)資源服務(wù)實際工作需要的作用。智慧管理系統(tǒng)依托工程檔案收集管理，自動提醒推動各環(huán)節(jié)實施，全過程留存電子版，邊建邊存，邊存邊用，逐步建立建筑檔案數(shù)據(jù)資源。

（三）有助于高校檔案管理和工程管理創(chuàng)新發(fā)展，滿足監(jiān)督和決策管理要求

從創(chuàng)新發(fā)展上來講，高校工程管理部門普遍存在對項目后期管理投入不積極，對保障工程資料管理有待進(jìn)一步加強(qiáng)的問題，創(chuàng)新發(fā)展動力不足。檔案管理系統(tǒng)利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，創(chuàng)新管理方法有利于充分發(fā)揮數(shù)據(jù)信息的應(yīng)有價值，對高校建筑既有數(shù)據(jù)進(jìn)行調(diào)閱和分析統(tǒng)計，方便形成針對性報告。在實際應(yīng)用中，高校建筑檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)可有效體現(xiàn)樓宇新建（擴(kuò)建）和維修改造數(shù)據(jù)，提高校園整體規(guī)劃設(shè)計修編和單體規(guī)劃、樓宇拆建、裝修改造、資產(chǎn)價值變動、校舍普查統(tǒng)計、公房分配和使用、基礎(chǔ)設(shè)施緊急維修等相關(guān)工作效率，降低人力溝通成本，提升高校管理層科學(xué)決策水平。

（四）有助于優(yōu)化校園建筑檔案共享和傳播方式，更好服務(wù)高校師生

系統(tǒng)的建設(shè)可實現(xiàn)校園建筑檔案信息傳播方式的優(yōu)化，通過搭建校園建筑管理平臺或聯(lián)通學(xué)生事務(wù)管理平臺，面向師生適時開放校園建筑規(guī)劃項目概況、既有建筑維修改造、在建工程實施進(jìn)度等信息，增進(jìn)師生對校園建筑的了解，更好體察和回應(yīng)師生需求。此外，檔案系統(tǒng)的開發(fā)和利用還可面向高校建工相關(guān)專業(yè)師生輔助實習(xí)和研究，留存和共享師生關(guān)于校園建筑的優(yōu)秀設(shè)計、攝影作品、著作文章等資料，推送校園歷史建筑專門檔案等，增強(qiáng)師生知校愛校榮譽(yù)感，以校園建筑文化促進(jìn)校園文化建設(shè)發(fā)展。

二、檔案信息化建設(shè)過程中的發(fā)展理念和有效經(jīng)驗

在以實現(xiàn)檔案信息化、數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化為目標(biāo)的當(dāng)下，不僅要加快檔案管理無紙化進(jìn)程，還要在期間探索提高檔案資源實際應(yīng)用的有效性，在檔案信息化建設(shè)的道路上已形成許多有益經(jīng)驗和技術(shù)手段值得借鑒。

（一）增強(qiáng)現(xiàn)代化理念，加強(qiáng)檔案管理頂層設(shè)計

檔案系統(tǒng)實施之初，先進(jìn)行數(shù)據(jù)調(diào)研和需求分析，提前謀劃和設(shè)計定制符合實際的信息模塊和工作流程，增加人力物力支持，同時做好原始資料的選摘、采集錄入和合理使用。

（二）運(yùn)用新技術(shù)手段，提升工作效率

在檔案管理系統(tǒng)中搭建校園數(shù)字化平臺，利用物聯(lián)網(wǎng)、數(shù)據(jù)集成、文檔加工、遠(yuǎn)程管理、云計算、圖紙微縮、建筑工程BIM等技術(shù)，實現(xiàn)檔案數(shù)字化，不受時空限制，提升工作效率。

（三）注重信息共享，增強(qiáng)數(shù)據(jù)服務(wù)意識

檔案管理部門牽頭，多部門協(xié)同聯(lián)動，按時限對口采集傳送電子檔案，搭建檔案信息平臺，實現(xiàn)檔案資源共享共治，服務(wù)實際工作。檔案信息的共享共治，還能加強(qiáng)學(xué)校紀(jì)檢監(jiān)察部門對工程項目的日常監(jiān)督檢查，降低廉政風(fēng)險，同時為學(xué)校審批決策提供充分依據(jù)。

（四）設(shè)立試點項目，完善系統(tǒng)設(shè)計

以新建重點工程項目和代表性歷史建筑檔案作為試點，逐步將建筑電子化檔案納入系統(tǒng)，建設(shè)數(shù)據(jù)庫。通過對試點項目進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)安全和保密性實驗，完善檔案系統(tǒng)漏洞，確保信息安全。

（五）與時俱進(jìn)

在建筑檔案管理中融入EPC工程管理理念、綠色建筑設(shè)計理念和高校節(jié)能建筑監(jiān)管理念等，隨時根據(jù)國家和地方法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范的調(diào)整而調(diào)整，確保專業(yè)檔案管理科學(xué)、規(guī)范。

三、高校建筑檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計要點

（一）強(qiáng)調(diào)建筑工程檔案的憑證功能

定制工程資料類目通用性模板，將一般建設(shè)工程包括的立項文件、規(guī)劃及施工許可、章程制度、項目合同、招投標(biāo)文件、紀(jì)要記錄、審核報告、財務(wù)檔案、驗收報告、資產(chǎn)移交手續(xù)等建筑檔案，按項目進(jìn)行管理，按項目前期階段、實施階段、竣工階段及評價階段立卷，根據(jù)歷史檔案現(xiàn)狀和日常工作實際明確數(shù)據(jù)采集工作流程。所有采集到系統(tǒng)的建筑檔案均為真實完整的電子檔案，智能著錄節(jié)省人工成本，紙質(zhì)版原始檔案按學(xué)校檔案館要求編制歸檔，通過開通信息鏈接端口設(shè)置統(tǒng)一可查卷內(nèi)目錄。

（二）強(qiáng)調(diào)建筑工程檔案對項目進(jìn)度的推動功能

在建工程立項后即可上新項目庫，根據(jù)崗位職責(zé)，面向設(shè)計、施工、監(jiān)理等參建單位和高校建設(shè)管理部門、檔案管理部門開通數(shù)據(jù)上報端口，要求高校建設(shè)管理部門及時錄入、上傳項目前期文件、學(xué)校決策文件，在建項目各參建單位隨時錄入過程資料并由高校建設(shè)管理部門對接審核，做到隨建隨收，建完即達(dá)到歸檔條件。設(shè)定重要環(huán)節(jié)資料歸檔時限、自動提醒功能，設(shè)置工程建設(shè)記錄可查、資料審核關(guān)卡，環(huán)環(huán)相扣。各參建單位按建設(shè)階段通過設(shè)定好的工作流程采集和審核信息，建設(shè)部門管理人員實時掌握建設(shè)進(jìn)度，控制成本和質(zhì)量，項目流程全程可視，檔案信息無遺漏。

（三）強(qiáng)調(diào)建筑工程檔案資源共享功能

系統(tǒng)適配PC端和移動端，具備自動識別圖像和文字、全文檢索、綜合查詢和分類查詢、借閱記錄和審批、數(shù)據(jù)統(tǒng)計等功能。通過數(shù)據(jù)集成和后臺權(quán)限管理，根據(jù)人員崗位職責(zé)設(shè)置采集和審核權(quán)限，根據(jù)部門職責(zé)，關(guān)聯(lián)高校檔案館網(wǎng)絡(luò)管理平臺、辦公系統(tǒng)和其他管理部門業(yè)務(wù)系統(tǒng)設(shè)置瀏覽和借閱權(quán)限，保證信息安全和資源共享。

（四）強(qiáng)調(diào)建筑工程檔案的服務(wù)功能

利用信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行綜合分析和數(shù)據(jù)推送，整合檔案信息資源，實現(xiàn)統(tǒng)計便捷、數(shù)據(jù)實用的目標(biāo)，比如查詢樓宇、管道、設(shè)備的建設(shè)年代、建設(shè)手續(xù)、建筑規(guī)模、投資概算、使用單位，提供位置、使用功能、建設(shè)和維修記錄等數(shù)據(jù)，通過統(tǒng)計分析，為校園規(guī)劃提供可靠數(shù)據(jù)和決策依據(jù)，也可為實驗室、消防安防、網(wǎng)絡(luò)信息等專業(yè)工程建設(shè)改造提供信息資源，為公房管理、資產(chǎn)管理和學(xué)生事務(wù)管理提供信息服務(wù)。

四、建設(shè)高校建筑檔案管理系統(tǒng)的管理技術(shù)

（一）高校既有建筑檔案和在建建筑檔案歸口部門一般為基建處，應(yīng)由基建處根據(jù)日常管理及建設(shè)需要提出需求并設(shè)立專門數(shù)據(jù)庫

既有建筑檔案管理重點在歷史資料的電子化，達(dá)到文獻(xiàn)便于整理、資料便于查詢的目的，可根據(jù)實際情況調(diào)動相關(guān)專業(yè)師生及檔案管理人員支持。在建建筑檔案管理重點在充分體現(xiàn)管理系統(tǒng)的智能化，應(yīng)由基建處與檔案館、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位共同完善。

（二）在高校基建和維修管理方面加大資金、技術(shù)和人力投入，為工程項目先期建立數(shù)據(jù)庫提供可靠的硬件、軟件保障和人員保障

根據(jù)實際情況自主研發(fā)或委托軟件公司定向具體負(fù)責(zé)系統(tǒng)建設(shè)和維護(hù)，確保系統(tǒng)兼容性強(qiáng)、響應(yīng)速度快、易用性好。強(qiáng)化關(guān)于電子檔案基礎(chǔ)知識、計算機(jī)管理技術(shù)、數(shù)字通信技術(shù)方面的培訓(xùn)，及時跟進(jìn)最新政策要求和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，提升建筑工程檔案管理隊伍業(yè)務(wù)水平。

（三）高度重視高校建筑紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工流程

明確建檔立卷標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)文件掃描量配備相應(yīng)的資料管理人員，通過智能識別和人工校驗相結(jié)合的方式確保文件正確率，要求系統(tǒng)兼容多種常用文字格式和圖像格式，原件錄入質(zhì)量控制科學(xué)、先進(jìn)、有效。尤其在對招投標(biāo)資料和設(shè)計及施工圖紙進(jìn)行采集和歸檔時，要特別注意電子版的版本審核。

（四）將建筑檔案管理與工程建設(shè)業(yè)務(wù)管理有機(jī)結(jié)合，可借鑒PDCA（P計劃、D設(shè)計、C執(zhí)行、A檢查）管理模式開展工程檔案同步歸檔工作 ，以規(guī)范有序的信息流支撐業(yè)務(wù)流

引入“物流”的概念來組織各部門的協(xié)同工作以及控制項目實施過程的緊湊性，推動部門工作，同時監(jiān)督、檢查部門之間的工作情況 。對施工現(xiàn)場、設(shè)備材料、招標(biāo)采購、咨詢服務(wù)、工程監(jiān)理、財務(wù)審批等方面進(jìn)行監(jiān)督控制，在系統(tǒng)中集成檔案管理與工程質(zhì)量和安全管理、內(nèi)部控制、風(fēng)險管理、資金管理等要素模塊，將在建項目各獨立系統(tǒng)進(jìn)行鏈接，按建設(shè)階段和管理范圍設(shè)置使用權(quán)限，充分發(fā)揮檔案價值，促進(jìn)工程項目管理的規(guī)范化。

（五）高校主管檔案和建設(shè)的職能部門應(yīng)能在同一信息平臺上進(jìn)行無縫對接，共同管理，確保建設(shè)工程檔案管理延續(xù)性

目前，大多數(shù)高校檔案管理部門使用定制軟件管理時，其管理內(nèi)容是靜態(tài)的二維的，影響了系統(tǒng)實用的方便性和快捷性，而檔案價值是通過利用來體現(xiàn)的。高校建筑檔案管理系統(tǒng)與學(xué)校檔案管理部門或其他部門系統(tǒng)既是相互獨立的，又是相互聯(lián)系的，可采用編寫程序，兩系統(tǒng)間做接口；通過IBM的LEI設(shè)計接口；利用LOTUS Domino的自身特點同服務(wù)器作代理，開發(fā)基于JAVA的SERVLET實現(xiàn)與檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)交換等方法實現(xiàn)。

（六）在系統(tǒng)構(gòu)建過程中，必須遵循信息安全原則，建立安全標(biāo)準(zhǔn)

對外提供利用的，須經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。一般高校信息中心對各職能部門網(wǎng)絡(luò)信息進(jìn)行集中管理和指導(dǎo)，建筑檔案管理部門可根據(jù)實際情況設(shè)置網(wǎng)絡(luò)安全閥門，根據(jù)檔案的密級、內(nèi)容和利用方式，設(shè)置不同的權(quán)限和審批辦法，加強(qiáng)安全認(rèn)證，不斷更新加密技術(shù)。

任越在《再論我國檔案信息化建設(shè)的三個問題》中指出當(dāng)下我國檔案信息化建設(shè)的核心是“檔案資源存在方式的轉(zhuǎn)化及其后續(xù)的資源整合處理” 。在保證信息安全的前提下，高校建筑檔案管理系統(tǒng)強(qiáng)調(diào)檔案管理和服務(wù)功能，創(chuàng)新適應(yīng)時代發(fā)展需要的智能化管理機(jī)制，以實現(xiàn)檔案的集約化管理和檔案資源的有效利用，實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)目標(biāo)。