大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案數(shù)據(jù)化管理與建設(shè)研究

李惠慶

(揚(yáng)州大學(xué)檔案館 江蘇 揚(yáng)州 225009)

引言

大數(shù)據(jù)時(shí)代使信息呈爆炸式增長(zhǎng),對(duì)于檔案管理工作提出了新的訴求,傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理形式滯后,難以保證信息的真實(shí)性與完整性,極易造成檔案內(nèi)容丟失及損壞。在數(shù)據(jù)化時(shí)代,信息技術(shù)逐步應(yīng)用于檔案管理工作中,在大數(shù)據(jù)技術(shù)的支持下,能夠?qū)鹘y(tǒng)的知識(shí)檔案信息以電子檔案形式儲(chǔ)存與查閱,為相關(guān)部門(mén)提供精準(zhǔn)的數(shù)據(jù)服務(wù),為行業(yè)轉(zhuǎn)型發(fā)展提供助力,由此能夠體現(xiàn)大數(shù)據(jù)技術(shù)是檔案管理工作的必然發(fā)展之路,因此需要檔案管理部門(mén)能夠根據(jù)時(shí)代發(fā)展對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理與建設(shè),推動(dòng)檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展。

1 大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案觀分析

檔案是具有歸檔保存價(jià)值的原始記錄,檔案能夠展示企業(yè)多方信息,與企業(yè)發(fā)展具有緊密關(guān)聯(lián),檔案包含內(nèi)容較為廣泛,涵蓋了圖書(shū)、資料、報(bào)刊等原始數(shù)據(jù)資源。因此檔案信息中包含了很多核心數(shù)據(jù)信息,是記錄社會(huì)記憶的主要載體。但是在傳統(tǒng)檔案管理中主要將企業(yè)內(nèi)部重要的信息運(yùn)用紙質(zhì)文件進(jìn)行分類整理、歸檔、運(yùn)用,存在工作效率低,檔案信息使用受限的問(wèn)題。伴隨大數(shù)據(jù)時(shí)代不斷發(fā)展,檔案信息數(shù)據(jù)越發(fā)豐富,數(shù)據(jù)信息呈爆炸式增長(zhǎng),這一情況,提升了檔案管理工作難度,傳統(tǒng)的檔案管理工作形式并不能滿足大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)檔案管理工作的需求。因此需要改變傳統(tǒng)的檔案管理觀念。首先,應(yīng)建立大檔案管理觀,不斷擴(kuò)大檔案內(nèi)容收集范圍,同時(shí)創(chuàng)新檔案載體形式,將紙質(zhì)檔案信息進(jìn)行數(shù)字化加工與整理,將其轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化檔案,實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案建設(shè),推進(jìn)檔案管理工作信息化進(jìn)程。其次,應(yīng)建立大服務(wù)觀。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的來(lái)臨,社會(huì)各界對(duì)于檔案的需求不斷遞增,因此未來(lái)檔案工作將逐步朝著服務(wù)社會(huì)方向發(fā)展,為此需要檔案管理工作向社會(huì)化、網(wǎng)絡(luò)化、多元化、共享化方向發(fā)展,突出數(shù)字檔案服務(wù)屬性。再次,大開(kāi)發(fā)觀念。在傳統(tǒng)檔案管理中,所采用的工作模式較為被動(dòng),并不能夠滿足大數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展訴求。在大數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展中對(duì)于檔案管理工作提出了全新的訴求,檔案管理工作將逐步朝著主動(dòng)、智能、多元方向發(fā)展,可以充分借助大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行數(shù)據(jù)開(kāi)發(fā)、加工、應(yīng)用,在大數(shù)據(jù)時(shí)代更為注重?cái)?shù)據(jù)技術(shù)分析、預(yù)測(cè)等功能的應(yīng)用,進(jìn)行數(shù)字檔案建設(shè),能夠?qū)⒋髷?shù)據(jù)充分應(yīng)用到檔案管理中,發(fā)揮大數(shù)據(jù)的應(yīng)用價(jià)值。最后,大安全觀。在大數(shù)據(jù)時(shí)代構(gòu)建數(shù)字檔案管理系統(tǒng),需要提升對(duì)數(shù)據(jù)安全的重視,因此應(yīng)建立大安全觀,加強(qiáng)安全制度建立,明確安全責(zé)任,保證數(shù)據(jù)安全,構(gòu)建安全的數(shù)據(jù)空間,為各項(xiàng)工作開(kāi)展提供數(shù)據(jù)保障。

2 檔案數(shù)據(jù)化內(nèi)涵分析

檔案數(shù)據(jù)化,一方面,是指將紙質(zhì)檔案管理內(nèi)容進(jìn)行數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)化與管理,能夠推進(jìn)檔案管理工作信息化進(jìn)程,是大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理工作的必然發(fā)展形勢(shì)。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案數(shù)據(jù)化管理與建設(shè)路徑。另一方面是指對(duì)檔案管理環(huán)節(jié)進(jìn)行量化,是指將檔案管理過(guò)程進(jìn)行數(shù)據(jù)記錄,借此實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)檔案管理。檔案數(shù)據(jù)化與數(shù)字化含義不同,而其中的本質(zhì)區(qū)別在于,數(shù)據(jù)化是否能夠被量化分析。但是數(shù)據(jù)化檔案主要依托數(shù)字化的實(shí)現(xiàn),但是數(shù)字化并不能夠真正的取代數(shù)據(jù)化,在未來(lái)數(shù)據(jù)化將是檔案管理工作的主要發(fā)展方向,其重點(diǎn)在于提出數(shù)據(jù)信息的應(yīng)用。要想實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)化檔案管理與建設(shè),應(yīng)從以下方面入手:第一,加強(qiáng)檔案數(shù)字化量存;第二,加強(qiáng)電子檔案轉(zhuǎn)化;第三,開(kāi)展數(shù)據(jù)化檔案管理。加強(qiáng)數(shù)字化檔案量存,對(duì)現(xiàn)有檔案進(jìn)行電子轉(zhuǎn)化,已經(jīng)在檔案管理工作中得到了廣泛應(yīng)用并在應(yīng)用中取得了良好的成效。但是,在檔案管理體系中卻極其容易忽視本身數(shù)據(jù)。檔案管理工作流程主要包含了收集、整理、鑒定、保管、運(yùn)用、統(tǒng)計(jì)等多個(gè)環(huán)節(jié),因此需要借助信息系統(tǒng)、傳感器將各個(gè)設(shè)備中的信息進(jìn)行捕捉,并實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息集成,實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)化管理。

2.1 建設(shè)數(shù)據(jù)化檔案

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下,檔案數(shù)據(jù)資源不斷遞增,豐富數(shù)字資源是大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理中基礎(chǔ)工作,應(yīng)對(duì)檔案加強(qiáng)數(shù)字儲(chǔ)存與電子轉(zhuǎn)化,將此作為大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案數(shù)字化管理與建設(shè)的基礎(chǔ)工作事項(xiàng)。首先,應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)的分析,進(jìn)行有計(jì)劃、有目標(biāo)的對(duì)檔案館藏資源進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化。其次,應(yīng)加強(qiáng)檔案信息化力度,在檔案管理部門(mén)建立一體化檔案室或是文檔一體檔案管理系統(tǒng),加強(qiáng)檔案管理工作與業(yè)務(wù)工作的結(jié)合,提升檔案工作信息化程度。同時(shí)需要加強(qiáng)歸檔文件元數(shù)據(jù)與檔案管理數(shù)據(jù)的收集。還應(yīng)將大檔案觀念理念融入檔案管理工作中,提煉與保存檔案中有價(jià)值的文件材料,可以借助微信、微博、電子郵件、視頻、圖像等不同的形式進(jìn)行檔案內(nèi)容收集。我國(guó)于2017年出臺(tái)了《公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則》并在其出臺(tái)后在重點(diǎn)地區(qū)制定了試點(diǎn)工作方案,并基于此出臺(tái)了《政府網(wǎng)站網(wǎng)頁(yè)歸檔規(guī)范》由此能體現(xiàn)新型社交媒體將成為檔案數(shù)據(jù)信息構(gòu)成的重要部分,檔案管理部門(mén)應(yīng)積極開(kāi)發(fā)數(shù)據(jù)資源,為檔案大數(shù)據(jù)開(kāi)發(fā)與運(yùn)用提供數(shù)據(jù)支持。

2.2 建設(shè)數(shù)字檔案館

在大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)于檔案工作提出了全新的訴求,構(gòu)建數(shù)字檔案館是大數(shù)據(jù)時(shí)代的必然發(fā)展趨勢(shì),同時(shí)也是大數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展的必然訴求,在檔案管理部門(mén)中構(gòu)建數(shù)字檔案館,有助于檔案數(shù)據(jù)資源高效、便捷、安全收集、保管、儲(chǔ)存,是檔案工作信息化進(jìn)程的重要措舉,具體可以參照以下在檔案部門(mén)建設(shè)數(shù)字檔案。

(1)提升領(lǐng)導(dǎo)的重視。可以向領(lǐng)導(dǎo)層示范數(shù)字檔案建設(shè)的重要性,加強(qiáng)對(duì)數(shù)字檔案室建設(shè)的宣傳。向領(lǐng)導(dǎo)層講授數(shù)字檔案建設(shè)對(duì)于服務(wù)中心工作,推進(jìn)科技發(fā)展及工作效率提升的諸多優(yōu)勢(shì),借此方式提升領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)數(shù)字檔案館建設(shè)的重視。借此在內(nèi)部設(shè)置數(shù)字檔案建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組,由內(nèi)部領(lǐng)導(dǎo)層擔(dān)任領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)人,加強(qiáng)對(duì)數(shù)字檔案館建設(shè)指導(dǎo)與監(jiān)督,明確各個(gè)部門(mén)對(duì)于數(shù)字檔案建設(shè)的職責(zé)與工作范疇,制定數(shù)字檔案館建設(shè)制度,發(fā)揮制度規(guī)范作用,促使各個(gè)部門(mén)加強(qiáng)合作,借此為數(shù)字檔案建設(shè)提供制度與人員支持,促進(jìn)數(shù)字檔案建設(shè)規(guī)范開(kāi)展。

(2)加強(qiáng)需求調(diào)研。只有了解數(shù)字檔案需求,才能更好地完成數(shù)字檔案建設(shè)工作,為此應(yīng)從以下幾個(gè)方面入手:首先加強(qiáng)對(duì)數(shù)字檔案建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)的研究,應(yīng)組織信息部門(mén)共同研讀《數(shù)字化檔案建設(shè)指南》等相關(guān)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)文件,通過(guò)加強(qiáng)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)文件的建設(shè),確定數(shù)字檔案建設(shè)目標(biāo)與方案,為數(shù)字檔案建設(shè)工作提供助力。其次,加強(qiáng)對(duì)業(yè)務(wù)部門(mén)調(diào)研,通過(guò)對(duì)業(yè)務(wù)部門(mén)調(diào)研,了解各個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)系統(tǒng)運(yùn)行特點(diǎn)與需求,收集業(yè)務(wù)部門(mén)對(duì)數(shù)字檔案建設(shè)意見(jiàn)。基于各業(yè)務(wù)部門(mén)工作建議,進(jìn)行數(shù)字檔案建設(shè),保證數(shù)字檔案建設(shè)與各個(gè)部門(mén)有效結(jié)合,為后續(xù)一體化管理奠定良好基礎(chǔ)。再次,加強(qiáng)對(duì)業(yè)界的調(diào)研,需要到省內(nèi)外先進(jìn)的數(shù)字檔案館中進(jìn)行參觀與調(diào)研,積極學(xué)習(xí)先進(jìn)的數(shù)字檔案建設(shè)經(jīng)驗(yàn)與方法,突破數(shù)字檔案建設(shè)中遇到的實(shí)際問(wèn)題,通過(guò)調(diào)研明確數(shù)字檔案建設(shè)解決辦法。最后,加強(qiáng)對(duì)公司調(diào)研,進(jìn)行數(shù)字檔案建設(shè)的核心是系統(tǒng)建設(shè),但是大部分單位并不具備自主研發(fā)軟件能力,主要由專業(yè)軟件研發(fā)部門(mén)代為研發(fā)。為了保證數(shù)字檔案建設(shè)效果,可以采用招標(biāo)的方式選擇軟件研發(fā)公司,加強(qiáng)對(duì)公司資歷、研發(fā)能力、服務(wù)質(zhì)量、檔案研發(fā)經(jīng)驗(yàn)等多種情況的了解,加強(qiáng)對(duì)市場(chǎng)中成功案例市場(chǎng)調(diào)研,了解客戶的滿意度。通過(guò)多方調(diào)研,選擇與資歷深、研發(fā)水平高、服務(wù)優(yōu)質(zhì)、檔案軟件研發(fā)經(jīng)驗(yàn)豐富的公司合作,保證數(shù)字檔案建設(shè)效果。

(3)制定可行性方案。進(jìn)行數(shù)字化檔案管理與建設(shè)應(yīng)制定可行性方案,這是對(duì)數(shù)字檔案建設(shè)方式的明確。軟件設(shè)計(jì)人員大部分精通軟件設(shè)計(jì)方面的知識(shí),但是對(duì)于檔案工作卻了解不足。而檔案管理人員則與之相反,為了能夠設(shè)計(jì)出實(shí)用性強(qiáng)的檔案應(yīng)用軟件,需要軟件設(shè)計(jì)人員與檔案管理人員緊密合作積極溝通。在制定可行性數(shù)字檔案建設(shè)方案中,需要技術(shù)人員制定相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)與評(píng)價(jià)辦法,對(duì)數(shù)字檔案 建設(shè)提供專業(yè)的意見(jiàn),明確檔案管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)需求。如,系統(tǒng)需要具備自動(dòng)價(jià)值鑒定功能、能夠自動(dòng)捕獲元數(shù)據(jù)及管理過(guò)程數(shù)據(jù)等功能,借此保證所建設(shè)的數(shù)字檔案館能夠滿足檔案管理需求,突出檔案管理方案的可行性。

(4)進(jìn)行系統(tǒng)研發(fā)。系統(tǒng)研發(fā)是數(shù)字檔案建設(shè)的關(guān)鍵,要想實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案系統(tǒng)研發(fā),需要研發(fā)人員與檔案人員加強(qiáng)溝通與合作,保證各個(gè)環(huán)節(jié)能夠有效關(guān)聯(lián)。應(yīng)在企業(yè)內(nèi)部開(kāi)展系統(tǒng)研發(fā)匯報(bào)會(huì)。主要由檔案部門(mén)成員與軟件公司負(fù)責(zé)人共同參與,將軟件開(kāi)發(fā)的進(jìn)度與情況進(jìn)行匯報(bào)。檔案人員需要負(fù)責(zé)系統(tǒng)測(cè)試,對(duì)于系統(tǒng)測(cè)試中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)反饋,為技術(shù)人員開(kāi)發(fā)提供參考,在系統(tǒng)研發(fā)過(guò)后,對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行入庫(kù),并進(jìn)行系統(tǒng)運(yùn)行調(diào)試,實(shí)現(xiàn)對(duì)系統(tǒng)的檢驗(yàn)。借助以上流程實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案館建設(shè)。

3 數(shù)字檔案共享建設(shè)

在大數(shù)據(jù)時(shí)代開(kāi)展檔案工作,需要革新檔案管理工作理念,需要樹(shù)立大服務(wù)意識(shí),這將是檔案管理未來(lái)主要發(fā)展方向。大服務(wù)理念主要包含了開(kāi)放共享服務(wù)。因此檔案管理部門(mén)需要基于大服務(wù)理念構(gòu)建智慧化共享平臺(tái)指標(biāo)體系,加強(qiáng)信息技術(shù)的應(yīng)用,將不同數(shù)據(jù)庫(kù)與數(shù)據(jù)平臺(tái)的接口進(jìn)行對(duì)接,突破傳統(tǒng)檔案管理信息孤島制約。充分借助大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行集成與加工,發(fā)揮檔案工作服務(wù)職能,更好地為各個(gè)部門(mén)提供服務(wù),為檔案使用者提供跨設(shè)備、跨平臺(tái)、跨服務(wù)的數(shù)字檔案服務(wù),尊重用戶體驗(yàn),進(jìn)一步延伸與拓展檔案信息服務(wù)領(lǐng)域,例如可以提供自動(dòng)終端服務(wù)、掌上服務(wù)等,借此實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案共享,發(fā)揮數(shù)字檔案室共享服務(wù)功能。

4 檔案數(shù)據(jù)安全建設(shè)

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代來(lái)臨,數(shù)據(jù)信息呈爆炸式增長(zhǎng),與此同時(shí)大數(shù)據(jù)挖掘與分享能力不斷提升,在此環(huán)境中惡意盜取信息事件不斷發(fā)生,信息安全成為了社會(huì)各界廣泛關(guān)注的問(wèn)題。因此應(yīng)加強(qiáng)數(shù)據(jù)安全建設(shè),應(yīng)根據(jù)現(xiàn)有法律法規(guī)進(jìn)行數(shù)字檔案室建設(shè),在數(shù)字檔案建設(shè)中加強(qiáng)數(shù)字化手段更新,注重保密安全設(shè)置,根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)構(gòu)建檔案信息安全防護(hù)體系,加強(qiáng)對(duì)用戶行為的管理與監(jiān)督,可以運(yùn)用身份認(rèn)證。構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)授權(quán)系統(tǒng),借此實(shí)現(xiàn)人防、物防、技防,構(gòu)建完善的安全信息體系,為檔案數(shù)據(jù)信息安全提供保障。

5 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述,大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案數(shù)據(jù)化管理與建設(shè),需要改變傳統(tǒng)檔案管理觀念,基于大數(shù)據(jù)建立大檔案觀,基于此進(jìn)行數(shù)據(jù)化檔案建設(shè),不斷量化數(shù)字信息,將紙質(zhì)資源電子化轉(zhuǎn)化。建立大服務(wù)觀,在數(shù)據(jù)檔案建設(shè)中加強(qiáng)信息共享,突出數(shù)字檔案建設(shè)服務(wù)屬性。建立大開(kāi)發(fā)觀,根據(jù)需求為導(dǎo)向進(jìn)行數(shù)字檔案館建設(shè),根據(jù)實(shí)際需求進(jìn)行數(shù)字檔案建設(shè)。建立大安全觀,建立安全制度,加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)應(yīng)用,保證數(shù)據(jù)應(yīng)用安全,發(fā)揮實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)化管理與建設(shè)價(jià)值,推進(jìn)檔案工作信息化進(jìn)程,更好地為社會(huì)提供服務(wù),滿足社會(huì)發(fā)展訴求。