論述工傷保險檔案管理的重要性

江祖鴻 福建省福鼎市人力資源和社會保障綜合事務中心

工傷保險是社會保險制度的重要組成部分，越來越受到人們的重視。隨著工傷保險事業的快速發展，工傷保險檔案的數量急劇增加，而檔案管理的質量將會影響到工傷保險的管理水平和參保人自身的直接利益。工傷保險檔案是參保人進行工傷確認、勞動能力鑒定等過程中形成的資料信息，具有法律效應，工傷保險檔案管理工作有著較為嚴格的工作流程。只有完整的工傷保險檔案才能夠保障參保人進行工傷認定，享受工傷待遇。由于整個工作過程涉及較多環節，具有明顯復雜性，在檔案管理的過程中，檔案文件容易泄漏，進而影響檔案的真實性。因此，要重視工傷保險檔案在工傷保險管理中的意義和作用，實現檔案管理的規范化、科學化和信息化，提高工傷保險的管理效率和服務水平。

優化工傷保險檔案管理模式，提高日常工作的服務質量。針對工傷保險檔案管理中存在的問題，查找其出現的主要原因并進行積極有效的解決，提升工傷保險檔案管理水平，積極探索全新的檔案管理模式。

工傷保險管理中檔案的重要性分析

加強工傷保險檔案管理是開展工傷保險工作的必然要求

在現有的檔案管理模式下，工傷保險檔案信息主要為企業職工的參保信息、醫療事故檔案等。在每個采集年度，工作人員都需要對原始檔案進行分類整理、歸檔，這樣會耗費大量的時間和人力。而且原始檔案幾乎都存儲在檔案室中，不僅占用了大量的儲存空間和人員管理時間，使用起來又極不方便。因此，做好工傷保險檔案資料的科學管理是一項重要的任務。

加強工傷保險檔案信息化管理是提高工傷保險工作質量的重要途徑

企業職工參保人員在工作期間享受的每一項待遇都需要通過參保檔案信息進行核實，這些檔案資料就是其享受待遇的重要憑證。工傷保險主管部門應高度重視工傷保險檔案的科學管理，這對提高參保檔案信息的準確性和高效服務工傷保險工作的質量具有重要意義。

優化工傷保險檔案管理能夠有效促進工傷保險的健康發展

工傷保險是社會保險中的一種基本保險，隨著社會保險繳費人數的不斷增加，相應的檔案管理工作量逐漸增加，優化工傷保險檔案管理可以使工傷保險工作更好地適應新時代的發展。

工傷保險檔案管理的特點與建設標準

工傷保險檔案管理的特點

工傷保險檔案管理與其他保險檔案管理工作有較為明顯的區別，尤其在工傷認定的各個環節中。

一是工傷保險檔案信息的共享性。工傷保險工作過程中會產生很多檔案信息，這些信息通過服務模塊進行數據匯總，相應的結果被記錄在系統中，通過開發端口，實現工傷保險檔案數據共享，進一步完善信息自助平臺。

二是工傷保險檔案管理適應時代發展的便民性。工傷保險檔案管理的主要目標是降低成本，提高工作效率，更好地服務社會和群眾。在工傷保險檔案的日常管理中，應采用電子化管理，這樣可以大大提高服務質量，有效降低管理成本。

三是工傷保險檔案使用的頻繁性。隨著當今社會保險行業保障體系的不斷完善，更多的企業為員工購買工傷保險，為企業減輕負擔，保障員工的自身利益，因而產生了大量的工傷保險檔案。因此，應根據工作實際需求，不斷完善健全工傷保險檔案管理的服務功能，更好地服務參保人員。

工傷保險檔案管理的建設標準

在工傷保險檔案管理過程中，應針對服務的需求和目標，利用現有資源進行開發建設，提高服務效率。

一是開展工傷保險檔案管理數字化建設。工傷保險檔案管理需要做好數字化建設，就是將信息資料掃描后輸入電腦，然后進行數字化處理的過程。傳統的信息資料管理方法是將檔案信息資料輸入指定的計算機，通過開發建設的服務模塊進行智能化查詢，或者利用相關功能模塊進行操作，同時要統一文件格式。

二是開展工傷保險檔案管理標準化建設。堅持工傷檔案管理標準化建設，必須結合相關制度政策，順應時代的發展需求，確保信息及時共享，實現工傷保險檔案的標準化管理。

三是開展工傷保險檔案管理的信息化建設。在檔案信息化的過程中，要按照檔案管理的有關規定，堅持信息收集和檔案信息錄入、索引的規范化，在配套的服務模塊中實現信息的共建共享共用。

工傷保險檔案管理中存在的問題

檔案管理層次不一

造成這種情況的主要原因是相關工作人員對檔案管理的作用和意義沒有充分的認識，導致不同地區、不同部門對檔案管理的認識有著明顯的差異，特別是檔案信息化水平較低的部門還沒有建立完善的檔案管理系統，部分建立了檔案管理系統的部門數據庫資源嚴重不足，檔案管理專業水平較低，無法在實際管理過程中有效發揮信息技術的優勢。

檔案管理難度系數增加

工傷保險的社會參保面不斷擴大，參保人數逐年增加，需要處理的工傷保險檔案也在持續增多，導致工傷保險檔案管理工作的難度持續加大。職工進行個人參保轉移使檔案管理工作更為復雜，部門工作效率受到影響。

工傷保險檔案管理在工傷保險管理中具有獨立性，與其他部門之間缺乏必要的溝通，同時檔案部門與工傷保險業務部門之間也有著必然的聯系，兩者的有效融合與傳統檔案管理有著明顯的不同，使信息數據存儲更加安全，有效避免了數據丟失情況的發生，但還是會發生信息數據被篡改的情況。

檔案管理安全系數不高

在工傷保險檔案管理的日常工作中，要切實保障檔案資料的安全性。信息數據被盜，就會泄露參保人的個人信息，造成經濟損失等。工傷保險檔案管理的目的就是實現檔案信息資源的共享，在數據交互當中進一步凸顯檔案的價值。

檔案管理人員水平較低

缺乏專業性人才提供工作指導，不利于工傷保險檔案管理工作的開展，進而導致工傷保險檔案管理水平下降。既掌握檔案管理的要點，同時又能熟練運用計算機技術的專業人才較少，導致工傷保險檔案管理還是以人工協作的傳統方式開展工作，使得工傷保險檔案管理的信息化建設受到限制。而部分檔案管理人員缺乏對新知識的學習興趣，自身綜合能力得不到提升，部門也沒有組織開展專業培訓活動，使得工作人員的工作積極性無法被調動起來。

提高工傷保險檔案管理水平的有效措施

推進檔案管理信息化建設

福鼎市在推動工傷保險檔案管理信息化建設的過程中積極轉變理念，不斷解決檔案管理信息化建設過程中出現的問題。福鼎市在年初就使用了“福建省全國養老保險信息系統”，工作人員按照經辦、審核、審批等權限開展工傷保險檔案管理工作等。通過開發應用適合時代發展的工傷保險檔案信息化管理模式，將指定的服務模塊嵌入工傷保險檔案日常管理工作中，結合實際情況對相關業務人員進行科學配置，應用不同的設備，共建和諧的工作氛圍。同時，嚴格執行相關規定，極大地避免了工作人員在工傷保險檔案管理信息化建設過程中的隨意性。

提高檔案管理服務效率

提高工傷保險檔案管理服務效率是當前創新工傷保險服務工作的必然要求。

一是工傷保險檔案管理主要是通過掃描指定的紙質檔案或實物檔案，將其轉化為圖片格式，利用計算機技術等將掃描的文本通過信息化方式轉化為指定的檔案材料，并對這些文本材料進行數字化處理?，F有的音頻、文件等材料需要錄入指定的儲存空間中，開通部門與業務科室之間的共享端口，使這些形成的電子信息材料能夠進行下載共享共用，以減少材料的重復提交，降低辦公成本，也減輕申請人的負擔，實現便捷管理。

二是建立檔案信息目錄?；诠ｋU檔案通過數字化手段形成的電子檔案，建立科學化的檔案信息目錄，便于日常的查詢和提取，工作人員只要輸入關鍵字就能調取所需的材料，以此來提高工傷保險檔案管理的服務效率。

提高檔案信息的安全性

通過網絡系統完成對工傷保險檔案內容的有效傳輸，以數字化形式的檔案信息代替傳統文本形式的檔案信息，避免了傳統檔案管理工作中蓋章等煩瑣的流程，使工傷保險檔案管理更加便捷。但還是要注意數據傳輸中信息的真實性，避免出現信息丟失等狀況，導致信息完整性降低。為了避免這些問題出現，還要進一步加強檔案信息的有效管理。

數據錄入通過基本流程實現充分歸檔；數據輸入要確保其完整性；針對已經錄入系統中的數據還要利用計算機技術完成對其的進一步加密，以多重方式提高數據傳輸的安全性，避免惡意篡改等情況的發生，嚴格保證檔案真實性不受影響。

檔案管理人員要及時做好備份工作，以分開存儲的形式保存檔案，妥善保管和存儲原始檔案。針對檔案信息的基本情況完成相應分類，定期或不定期對保存在電腦設備里的檔案材料等進行維護。

利用信息技術實現檔案資源的共享，促進了工傷保險檔案管理效率的提高，進一步簡化了管理流程，發揮出了大數據技術對社會保險業務開展的積極作用，工傷保險檔案管理的信息化建設為社會保險業務的發展提供了充足的條件。

完善檔案管理服務體系

檔案管理服務體系建設可以促進管理制度的完善，對檔案管理工作效率和質量的提升有較好的推動作用。體系制度建設是推動檔案管理工作健康有序開展，強化檔案管理能力，直接提升檔案管理服務水平的重要措施。只有完善的檔案管理制度才能夠使社會各個方面都參與到工傷保險檔案管理中，正確認識工傷保險檔案管理工作，降低工傷保險檔案管理工作的難度。

工傷保險檔案具有可變性，特別是企業工作人員的變動會直接體現在工傷保險檔案中。而為了保障檔案管理質量，在工傷保險檔案管理工作中要配置完善的管理系統，使檔案管理工作有清晰的發展方向，這樣工傷保險檔案管理工作才會更加科學高效。

電子檔案的建立能夠節省更多的存儲空間，提升檔案信息的使用壽命，提高檔案數據的使用效率，進一步減輕人力物力負擔，降低檔案管理工作的壓力，對工傷保險檔案管理的發展也會起到積極的作用。

工傷保險檔案管理的數字化建設能夠適應不同企業和地區的發展，使工作人員更快速地適應全新的工傷保險檔案管理工作形式，因此，在開展工傷保險檔案管理數字化建設時既要做好技術引進，也要根據其特點制訂出完整的操作計劃，明確數字化建設流程的同時加強對檔案管理工作開展的指導。檔案管理數字化建設不僅能夠提升管理質量，同時也能做好各項安全措施的銜接工作，進一步實現檔案資源的共建共享。

加強檔案管理人才培養

人才是工傷保險檔案管理服務模塊建設的基礎和推動力，檔案工作人員的綜合業務水平直接關系到檔案管理的質量一定要重視專業人才在檔案管理中的作用，加大對專業人才培養方面的投入。福鼎市在工傷保險檔案管理數字化建設中，積極引進和培養具有專業素質的人才，促進檔案管理信息化的全面發展。

新時代下，檔案管理工作正向智能化、數字化和信息化轉變，這已經成為時代發展的必然趨勢。在這種情況下，檔案管理工作對檔案管理人員綜合素質和專業能力的要求越來越高，同時也要求其在思想上形成正確認識，制定檔案管理規定，嚴格規范工作人員的行為。同時工傷保險檔案信息關系到參保人的隱私，因此還要強化保密措施，注重檔案信息的安全建設，防止丟失。

檔案管理人員要利用學習機會進行信息安全技術系統化學習，并將其應用到實際工作中，可以利用軟硬件完成對檔案數據的備份。檔案管理人員在檔案管理數字化建設中要做好基礎工作，例如對檔案數據的整理和信息的掃描，檔案管理人員的檔案數據在輸入過程中要足夠認真負責，避免出現數據遺失，保證檔案的準確性和完整性。

福鼎市重視專業人才的引進和培養，使得檔案管理人員的專業水平持續提升，同時不斷完善招聘制度，通過社會招考等渠道，對優秀人才進行積極引進，保證了檔案管理工作的活力。

工傷保險在企業生產中的保障性作用越來越突出，參保的職工在工作期間受到工傷能夠獲得應有的醫療賠償和經濟補助，這大大提高了職工工作的積極性。工傷保險最大限度地保障了職工的生命財產安全。近年來，工傷保險事業持續發展，參保人數逐年增加，工傷保險檔案管理顯得愈發重要，而如何強化工傷保險檔案管理工作成為工傷保險管理的重要內容。

在新時代，工傷保險檔案管理主要通過應用數字化、信息化、智能化等技術，提高了工傷保險檔案管理的服務水平和工作效率，也保證了工傷保險檔案的安全，逐步構建起新型工傷保險檔案管理體系，更好地為參保人提供工傷保險服務。同時，工傷保險管理檔案工作也在不斷完善管理模式，積極營造安全的檔案管理環境，從根本上促進工傷保險檔案管理水平的持續提升。