數字化技術背景下企業檔案管理創新研究

高 微 雷惠麟 馮 璐 王西山

（中國中車集團有限公司，北京 100078）

0 引言

隨著我國數字化技術的不斷發展，采用數字化技術管理企業檔案逐漸成為現代企業檔案管理的重要手段，合理應用數字化技術能夠提高企業檔案資料的安全性，節約企業檔案管理資源，簡化檔案管理流程。目前，檔案管理正處于重要轉型階段，紙質化檔案逐漸轉變為信息化檔案，需要企業創新檔案管理方法，使檔案管理制度適應數字化技術背景，以促進我國企業檔案管理進一步發展。

1 數字化背景下企業檔案管理創新的意義

1.1 提高企業檔案資料的安全性

企業檔案資料是指企業在生產經營、黨政管理、項目投資、技術研發等環節產生的重要數據資源，傳統的紙質檔案管理可能導致企業檔案資料被損壞，甚至可能出現檔案丟失的問題，嚴重影響檔案資料的安全性，而現代化數字技術能夠利用計算機對企業檔案信息進行整理和分析，減少企業對紙質檔案的依賴性，通過一鍵上傳檔案信息和分類匯總等方式保證檔案保存質量，提高檔案資料的安全性。此外，數字化技術的實現需要人工對信息化平臺不斷進行檢查和更新，避免信息化技術落后而降低企業檔案的安全性。

1.2 節約企業檔案管理資源

企業檔案管理過程十分復雜，尤其是對紙質檔案進行管理時，需要投入大量的人力、物力，因此企業檔案管理的支出是企業成本的重要組成部分。為提高企業的影響力，減少企業經營成本，提高企業綜合實力，可利用數字化技術優化檔案管理資源配置，實現節約企業檔案管理資源的目標。

1.3 簡化檔案管理流程

傳統企業檔案管理流程十分復雜，每份檔案資料都需要經過多個環節確認，因此傳統檔案管理過程需要投入大量人力資源和時間成本。隨著企業自身制度不斷完善，企業檔案數據的內容也越來越復雜，依靠傳統人工管理檔案的方式很難及時準確地進行檔案資料管理，因此需要采用信息化手段創新企業檔案管理業務開展方式，利用數字化技術整合企業檔案數據，并根據企業發展需要形成網絡數據庫，以降低檔案管理人員工作量，簡化檔案管理流程，提高檔案管理效率[1]。

2 企業檔案管理創新的基本要求

2.1 技術創新

檔案管理的技術創新是企業檔案管理創新的核心，技術創新包括區塊鏈技術、大數據技術、物聯網技術等。檔案管理的技術創新能夠最大程度上保證檔案的安全性和完整性，避免企業檔案出現丟失或損壞。因此，在檔案管理工作中，企業必須高度重視技術創新環節，要求檔案管理人員主動創新數字化檔案實施技術，確保企業數字化檔案的安全性，以推動企業數字化檔案管理進一步發展。例如，可以在檔案管理中使用物聯網技術，確保檔案管理人員充分了解物聯網平臺在檔案管理中的重要作用，并在檔案材料收集、匯總、整合等檔案管理全過程中融入物聯網技術。物聯網系統不但可以使企業檔案管理人員之間共享企業資料，還可以在企業內部員工之間實現檔案資料共享的功能，促進企業自動化信息技術水平的提升[2]。

2.2 管理創新

管理創新是檔案創新的重要組成部分，管理創新的目標是提高檔案管理的科學性，提高檔案管理的實施效果。優化檔案管理方法能夠有效提高檔案業務的實施效果，管理創新包括兩個方面。一方面是信息化平臺的管理理念的創新，另一方面是檔案業務人員的管理方法的創新。傳統檔案管理通常以個人為單位開展檔案管理工作，工作效率和工作質量很難得到保證，因此團隊合作的效果也是管理創新的一部分。在實際工作中，檔案業務與企業各部門之間都具有重要聯系，需要企業各業務人員的協調互動，而不能僅僅限制在專門的企業崗位業務范圍。優化企業檔案管理模式的著眼點在于加強與各個崗位的企業員工互動，全面打破文檔存儲中的信息數據孤島，提高檔案管理業務的預期執行效果[3]。

2.3 制度創新

建立健全檔案數字化管理制度能夠最大程度提高檔案管理的精細程度，優化檔案管理資源配置效果。檔案管理人員需充分了解數字化檔案實施路徑，結合技術因素和企業實際情況合理設計數字化檔案管理保障規范，提高檔案管理人員的工作規范性。企業檔案管理的基本工作包括收集企業內部各類檔案信息、整理并匯總檔案數據、保存檔案內容、調用檔案資料等。因此，檔案管理效果會直接影響企業信息流通速度，對企業生產和經營活動具有重要影響。

3 數字化技術背景下企業檔案管理創新實施路徑

3.1 健全數字化檔案管理制度

現階段，公司在實際運營過程中會產生大量檔案數據，而檔案材料的類型比較復雜，在這樣的條件下，檔案工作人員若仍停留在手工收集檔案材料的階段，就會對企業發展產生不利影響[4]。因此，管理人員應該迅速對具有滯后性的檔案人力管理模式和檔案數據采集方式進行調整，利用精細化的管理實踐思維方式構建檔案管理的體制框架。通過制定檔案數字化管理制度，明確檔案業務管理人員的具體職責。檔案資料種類多、數量大，需要對其進行有效的管理，避免其他人員擅自通過數字化平臺篡改檔案信息。將其與數字化現代化管理技術相融合，構建完整的檔案信息安全監管機制。檔案工作人員應充分了解檔案材料在公司決策中的重要性，明確檔案材料處理流程。若發現企業數據庫本身具有安全隱患，應及時進行深度排查，避免企業檔案數據庫存在的安全風險。檔案資料應具有完整性與系統性，避免企業財務資產等數據信息的丟失。

3.2 創建信息化檔案管理平臺

信息化平臺在提高檔案管理效率和改進檔案管理模式等方面具有重要作用，因此建立數字化檔案管理平臺是具有現實意義的。檔案業務人員應了解檔案數據庫的操作流程和構建原理，及時對檔案數據庫進行維護和升級，以避免企業數據資料丟失情況的發生。檔案管理平臺必須設置人員訪問驗證，結合網絡殺毒和防火墻等專業技術手段，避免數字化平臺中的檔案數據被盜用，影響企業正常發展。大數據的企業管理實戰工作手段對企業實現檔案管理的最佳效果是有益的，檔案業務人員要善于對企業現有檔案資源進行整合。例如，采用云平臺的數字化技術手段，不僅能夠提高企業檔案信息的安全性，還能擴大檔案資料共享范圍。此外，云平臺還具有保存檔案信息的功能，符合企業檔案管理數字化的要求。企業在使用云平臺前，需要對業務人員進行嚴格培訓，對關鍵檔案信息進行加密處理，以保證檔案管理實施效果。

3.3 提高檔案管理人員綜合素質

運用數字化技術管理企業檔案，檔案管理人員不僅要了解檔案管理具體方法，還要了解數字化技術的應用手段。但是，目前大部分企業對檔案管理人員重視程度較低，沒有制定檔案管理人員培訓制度，導致企業數字化檔案管理仍停留在表面，難以落實。提高檔案管理人員綜合素質可通過培訓和招聘兩種方式進行。對檔案管理人員進行培訓是指通過培訓的方式提高企業檔案管理人員的專業能力和職業素養，通過培訓考核以及崗位考核等方式檢驗檔案管理人員的培訓效果，促使檔案人員不斷督促自身發展，以提高檔案管理工作質量。只有檔案管理工作者的職業素質得到提高，才能更高效地開展檔案管理工作，加強企業內部聯系。招聘具有高素質的檔案管理人才也是加強企業檔案管理團隊建設的重要途徑，企業在招聘過程中要綜合考慮應聘者的檔案管理能力、信息化技術水平、創新能力等多方面因素，高素質的人才不僅能創新企業檔案管理方法，還能提升檔案管理團隊的工作熱情。此外，企業在新員工入職前應對員工進行基礎培訓，使員工明確企業文化，確保員工能夠嚴格遵守企業檔案管理制度[5]。

3.4 增加資金投入

為確保檔案數字化管理的順利完成，必須具備先進的硬件、完善的軟件和優質的人力資源等。為了避免系統出錯或遭受惡意代碼的侵害，必須對系統進行定期檢查和更新，并由專業的技術團隊提供全面保障。隨著科學技術的飛速發展，檔案數字管理系統必須不斷優化，定期檢測和修正現有的缺陷。同時，還要積極采購先進的設備和技術，努力提升整個系統的質量和可靠性，而以上活動均需要消耗大量資金，因此企業應增加資金投入力度。在數字化系統的開發中，必須把兼容性放到最重要的位置，充分利用現有的硬件設施，確保其具備可靠的運行狀態和完善的功能，從而實現檔案數字化的有序流動。為實現高質量的檔案數字化管理，必須擁有完善的后勤服務體系，以確保項目的順利實施和可靠運營，需要充足的資金支持作為保障。

3.5 做好檔案管理保密工作

隨著科技的發展，檔案的安全和完整性受到更多人的關注。企業檔案管理的安全性和完整性不僅僅局限于組織文件，還包括個人檔案的安全。做好檔案管理保密工作，確保系統不會遭受外部攻擊，維護公司和個人的正當利益[6]。為確保文件的完整性和有效性，必須采取一些措施保障文件安全。第一，必須根據文件的重要性和可靠性確定文件的保密等級，根據文件的特殊性確定文件的訪問權限。第二，為提高文件的安全等級，需要在信息化平臺所在網絡環境中構筑防火墻。第三，文件的使用者必須樹立起文件安全意識，制定規范的文件使用規則，確保企業檔案只能在規定時間由規定人員查看。

3.6 推動檔案管理一體化流程建設

數字化技術背景下，企業檔案呈現管理數據化、形態電子化、信息透明化的鮮明特征。因此，需要不斷對檔案管理模式進行創新，以提高檔案管理的效率和質量。隨著數字化技術的不斷完善，線上檔案管理成為企業檔案管理的重要方法，與傳統串行式檔案管理模式不同，數字化背景下的檔案管理具有發散性，在檔案管理的過程中趨向一體化的管理流程。

在檔案管理數字化轉型前，企業檔案管理材料一般為紙質材料，檔案管理的流程較為固定，不同崗位人員與不同檔案管理人員進行對接，但這種檔案管理方式存在較多缺陷。檔案管理的過程中各部門之間的協調性較差，導致管理效率低，若某個環節停滯，后續檔案管理任務很難繼續，因此傳統檔案管理效率普遍較低。而通過數字化轉型，在計算機平臺搭建檔案管理平臺后，優化企業檔案管理流程，實現不同部門各個系統的有效整合，確保檔案管理人員能夠第一時間獲取檔案數據，企業內其他有需求的員工也能利用信息化平臺獲取需要的檔案信息。

信息化檔案管理是數字化技術背景下企業檔案管理創新的第一步，在信息化檔案大規模應用后，可通過一體化流程模式管理企業檔案信息，實現全生命周期連續管理，通過前端控制設備保證檔案管理的連續性和高效性。通過一體化企業檔案管理流程建設，檔案管理工作無需考慮各個流程的先后順序。通過閉環、輻射等多種邏輯結構，實現檔案管理節點的接入和管理。因此，一體化流程是一種并行處理方式，通過使用一體化檔案管理方式能夠進一步提高檔案管理效率，提高各部門之間的協作能力。此外，一體化流程還可實現一對多發送，大大減少檔案管理工作人員的工作量，優化檔案管理模式，借助先進的數字化技術手段可實現企業檔案的集成化管理，提高企業檔案管理的效率[7]。

4 結語

數字化技術背景下，必須做好企業檔案管理創新，在制定企業檔案創新方法時，必須考慮技術創新、管理創新以及制度創新。可通過健全數字化檔案管理制度、創建信息化檔案管理平臺、提高檔案管理人員綜合素質、增加資金投入、做好檔案管理保密工作以及推動檔案管理一體化流程建設等措施，提高檔案管理效率和檔案管理質量，為企業可持續發展提供有力支持。