精細化管理在醫院申報國家自然科學基金項目中的應用及思考

陳鐘 鄒曉沨

(武漢大學中南醫院科研處 湖北武漢 430071)

國家自然科學基金作為我國支持基礎研究的主要渠道之一，對各單位學科建設、人才培育及學術核心建設力的支持作用都具有重要意義[1]。作為目前用來評價承擔單位科研實力以及學術水平的重要指標之一，其重要性也在各醫院發展戰略中得以進一步凸顯。然而，與大學或研究院所的研究人員不同，大部分醫院研究者臨床工作時間長、壓力大、科研條件差強人意，其進行基礎科學研究的節奏較高校人員有很大不同。作為醫院科研管理部門，需要結合醫院的工作實際運用現代化管理方法，幫助醫院科研水平不斷提高。該文擬以某三甲醫院為例，通過分析其近年來運用精細化管理方法管理醫院國家自然科學基金項目申報中的關鍵做法和初步效果，探討醫院基金申報管理的經驗與思考，為大型綜合醫院在當前激烈競爭背景下的科研管理服務工作提供借鑒。

1 精細化管理簡介

1.1 精細化管理的概念

精細化管理強調以專業化為前提、系統化為保證、數據化為標準、信息化為手段，以管理對象的產出需求作為工作核心[2]。通過將工作進行規范化和流程化梳理，將管理目標和過程逐一分解，對任務進行細化和優化，結合數據信息管理系統，為服務對象提供專業化服務，提高整體工作效率和產出質量。作為現代科學化管理方法的代表之一，精細化管理近年來在多個行業領域里的運用愈加廣泛。

1.2 精細化項目管理的重要性

作為我國影響力最大的國家級科研項目之一，國家自然科學基金對于青年研究者的資助是諸多科研人員在研究領域起步并實現可持續發展的重要經費來源之一[3]。而醫院科研管理部門服務的臨床醫生因平時工作時間長、壓力大，進行科學研究的時間有限。醫院申請人對于申報信息的把握和理解上一般較研究院所的同行更為欠缺，申請書準備時間較短，且容易在截止時間的最后關頭提交申請。以某大型三甲醫院2021年科研管理部門在集中受理期每日受理形式審查的申請書份數為例（如圖1 所示），醫院國家基金申請書的提交呈現整體起步晚、提交時間集中、成稿時間晚的特點。作為醫院科研管理部門，需結合工作特點和實際情況，著眼全院統籌項目申請工作的全盤布局，在項目申報全過程實現精細化管理，提高項目申請質量，助力醫院項目獲取能力的提升。

圖1 某醫院某年在國家基金集中受理期受理形式審查的申請書數量變化情況

2 某大型綜合三甲醫院近年實踐

某大型綜合三甲醫院近年來年均申報近400項國家自然科學基金項目。為增強醫院科研人員積極性、提高申報質量、增強醫院承擔國家級項目能力，醫院科研處從專業化、系統化、數據化和信息化這4個方面落實項目申請的精細化管理工作。

2.1 專業化為前提，滿足各階段申請需求

為滿足申請人在不同階段對申請服務提出的不同需求，適應學科不同、代碼不同、類型不同的多樣化要求，科研處根據各申報階段制定相應服務重點，并根據項目類型提供專業的審查服務，從以下3 個方面提升管理專業度，做好個性化服務工作。

2.1.1 緊抓質量核心，舉辦多種形式學術交流活動

科研處邀請經驗豐富的專家在全院范圍內舉辦大型申報講座與學術交流活動，并創新活動形式，牽頭組織開展以亞專業為單位的小型基金申請沙龍活動。基金申請沙龍以1～3 個相近的學科代碼為中心，以亞專業為單位，將關注重點從“專家”轉到“申請人”。申請人在沙龍活動中對其研究內容和研究方法進行匯報，再由3～5名院內外同領域專家進行深度點評。項目申請人既可以接觸到大同行的經驗分享，還通過與小同行進行交流探討，對自己的研究方向進行深度挖掘。科研管理部門利用多方資源促進院內外的學術交流，并通過小而精的活動形式，提升項目申請質量。

2.1.2 打造階段性服務重點，將形式審查與內容審查相結合

每年年底，科研處首先將審查重點放在標書完整性、代碼選擇合理性等方面，并通過深化政策解讀、分享優質申請模板，提高申請質量。第二年年初，待醫院大部分申請書內容定稿之后，再以清單列表、實例講解的方式解讀形式審查中的易錯點，從而滿足項目申請在不同階段的服務需求[4]。

2.1.3 成立形式審查專班，堅持專業人做專業事

為應對日益增長的申請量與科研處人手不足的矛盾，科技管理部門在集中受理期間成立形式審查專班，并根據人員專業領域進行分工。通過小組演練、分類審查及定期抽查，對專班成員進行形式審查要點培訓，確保專班人員的專業性。同時，為適應不同學科代碼及項目類別所對應的特殊要求，將上百個形式審查要點化、流程化、清單化，最大限度地避免申請書因形式審查不合格被初篩。

2.2 系統化為保證，按計劃執行忙而不亂

國家自然科學基金的申請過程具有歷時長、跨度大、細節多、要求高的特點，醫院管理部門的組織動員工作往往從上一年度9月左右開始，到次年3月左右結束。漫長的準備時間和海量的細節要求對醫院科研管理部門的管理水平提出了更高的要求。管理部門不僅要從全院整體布局出發，做好整體動員和組織協調工作，更要針對不同項目類型做出專業化指導，對申請書進行審查和把關[5]。在申請量每年成倍增長、審查工作大幅增加的情況下，為確保申請階段的管理服務工作忙而不亂，科研處以精細化管理方法為指導，形成了包含組織動員、培訓交流、院內預審及審查上報的全流程項目申報管理模式（如表1所示）。根據申請人的準備進度安排不同階段的工作重點，結合國家政策導向，制定嚴格的時間節點，多層次、多角度開展項目組織工作，提高申報效率，確保申報工作有序按期完成。

表1 某醫院國家自然科學基金項目申報組織管理模式

2.3 數據化為標準，使工作方向有據可依

大型綜合醫院的國家基金申請往往因申請數量大、形式審查要點多、項目類型多、特殊要求復雜導致科研管理人員在集中申請期，特別是提交申請的2～4周里面對信息繁雜、工程浩大、時間緊缺的巨大壓力，若沒有前期的精準規劃，重壓之下極易陷入疲于應付的狀態，工作容易出現低級錯誤[6]。為此，科研處在申請各環節做好數據采集和分析工作，將一切決策過程數據化：以數據分析為切入點，通過數據發現問題、分析問題、解決問題，打破傳統的經驗驅動決策的方式，實現科學決策。運用精細化管理方法，使工作軌跡有跡可循、工作方向有據可依。

2.3.1 提前采集預申請信息

在進行充分院內申請動員和申報培訓后，科研處在正式申請接收前3 個月采集項目預申請信息，由各科室擬申報人員登記其項目類型、申請代碼及近3 年代表作等個人背景情況。科研管理部門可根據預申請信息對部分潛力人員進行重點關注，并根據全院提交的擬申報情況進行整體再布局，結合醫院優勢學科和優勢力量，引導重點重大類項目申報，強化科研管理工作的全局意識。

2.3.2 審核上報階段每日更新審查進度

為確保不遺漏全院上百個項目的形式問題，審查專班在最后一個月每日更新全院形式審查情況并制作重點關注日報，結合項目類型和研究方案，利用表格篩選功能發現并標記特殊情況（如中級職稱需要上傳專家推薦信、涉及人的研究需要上傳醫學倫理審批件、涉及致病性病原微生物的需要上傳生物安全保障承諾書等），確保最終提交的申請書不能因格式問題被不予受理。

2.4 信息化為手段，提升項目精益管理能力

作為醫院管理信息化的重要方面，系統化的科研信息管理工作能更好地支持科研管理決策[7]。科研處利用科研管理系統中全院科研數據透明化和可統計化的特點，將項目、成果等科技投入和產出數據良好銜接，確保項目基礎的科研數據的清晰可追溯。同時，學科帶頭人和科室主任可利用科研管理系統中的數據挖掘當前科室內學科發展重點資源和人才梯隊發展情況，并因時因地的制訂學科發展方向和基金申報布局計劃。

與此同時，利用信息網絡的抓手作用，科研處將項目申報和審查中的要點信息利用多渠道發布并加以宣傳，確保醫生在繁忙的臨床工作之余，能夠通過高效、簡潔、易接受的信息宣傳方式，了解基金申報的最新資訊和項目申請中的共性問題[8]。科研處通過微信公眾號文章推送、基金申報要點講解直播、線上共性問題宣講會議、運營社群集中答疑交流等方式，多維度滲透申請人的信息獲取渠道，為醫院申報人員提供多種碎片化、專業化申報信息講解服務，進一步提升了信息傳播效率。

3 結果分析

某大型綜合性三甲醫院在實施精細化管理的近5年里，形式審查工作水平居全國前列，因形式不合格而未通過初審的項目數量保持在低位，近2 年所有申報項目全部通過形式審查（如圖2 所示）。同時，國家自然科學基金項目申報數量穩步提升，且在愈發激烈的競爭中實現了整體獲批項目數量的持續增長（如表2所示）。2021年國家自然科學基金集中受理期間該院共提交申請書415項，無一項被初篩，項目獲批數量同比增長12%。科研處作為醫院科研項目管理部門，在加強形式審查、降低初篩率之外著重提高項目申請質量，從專業化、系統化、數據化和信息化這4 個方面落實項目申請全過程精細化管理。

圖2 某院近5年國家基金項目申請因形式審查不合格初篩率與全國平均水平對比

表2 某大型綜合性三甲醫院近五年國家自然科學基金申報獲批情況

4 結語

精細化管理在國家自然科學基金項目申報中的應用，是促進醫院科研管理良性發展的重要保障。顯然，傳統的經驗驅動決策的管理時代已經遠去，現代項目管理工作對管理人員提出了更高的要求。因此，科研管理人員要增強主動學習意識，在工作中養成定時思考和總結的習慣，及時根據項目結果和評審反饋來修正過程管理的重點方向，使管理體系動態平衡、靈活可變，適應時代發展的新要求。要在平時的管理工作中堅持精細化管理的理念，做到環環緊扣、道道把關，強調專業的細節管理。通過對過往工作經驗的反思形成適用于本單位的精細化管理方法，并在平時項目管理工作中進行積極探索實踐，實現對科研人員、科研經費、科研項目等全方位精細化管理，形成具有自身特色的科研項目精細化管理體系，促進醫院整體科研實力的進一步提升和醫院的高質量發展。