企業檔案管理探索

陸 釤

（蘭州蘭石集團有限公司）

企業管理諸多要素中，檔案管理的地位不可忽視，是企業管理必不可少的基礎工作，重視和加強檔案管理對企業發展有著不可忽視的重要作用。在企業的創立、成長進程中，逐日沉淀的大量文件及各類材料日積月累成為了企業檔案的重要組成部分，反映著企業發展的歷史進程，其完整地反映了企業管理以及發展的全部情況，眾多的歷史資源中存在的值得開發和利用價值，充分凸顯企業檔案管理的重要地位，管理者的管理視點應包含企業檔案管理，促進檔案的現代化管理，進而提升企業檔案開發利用水平，提高企業的整體競爭力。

一、企業檔案管理研究的意義

檔案資料是企業經營活動中的伴生資料，直接記述、承載了企業經營活動中的各項工作過程和成果，數據具有唯一性，從企業誕生的那一刻起就連續的記錄著企業發展的方方面面。企業檔案除了具有企業和地域的文化價值以外，最為重要的就是具有歷史文化價值[1]。檔案為企業經營的科學決策提供最基本的記錄信息。對于一個企業，系統、全面、精確地利用檔案資料，可為企業管理者做出正確決策提供有效、可靠的歷史數據，避免盲目性，增強預見性和科學性，做出切合實際、科學無誤的運營決策。科學的管理檔案，可以使得技術得以合理、充分利用，可以使生產力得到進一步地解放和提高。檔案作為一種生產力的隱性存在，蘊藏著企業發展進程中的各種不同類型的原始信息，為各領域的技術回溯、追蹤及支持發揮著重要作用。科學、高效的檔案管理，可以大幅提升管理人員和科技人員的信息收集、資料查找效率，從而使管理人員和科技人員能夠安排更多的時間提高工作效率，進而促進提高生產效率。新技術或新發明，借鑒前人的經驗是必不可少的，只有檔案實現科學的有序管理，企業員工獲取信息的及時及準確才能得以保障，從而實現技術成果的充分利用，促進企業效益更上層樓。檔案管理對企業的經營管理具有同樣的重要作用。企業組織、管理各方面的活動都離不開檔案，企業檔案管理是企業管理的重要分支，是企業管理的必要構成部分。企業經營的信息流造就了檔案，作為企業管理活動之一的檔案管理水平，同樣一定程度地反應了企業管理水平的優劣；管理優異的檔案才可能提供完整的檔案資料，為企業經營管理提供真實、有效的數據。成體系的、有效率的企業檔案管理，對企業檔案資料實現自身管理價值，提升企業效率和運營質量有重要的現實意義。

二、企業檔案與企業檔案管理

《企業檔案工作規范》將企業檔案定義為:“企業在研發、生產、經營和管理活動中形成的有保存價值的各種形式的文件。”[2]是企業非常關鍵的管理信息資源，在企業管理運營中發揮著無可替代的重要作用。隨著企業管理研究、實踐的快速發展，檔案管理也迎得了發展的機遇。檔案管理從務虛走向務實，企業檔案管理在內容、理念、思想、管理方式各方面都在不斷地擴展和提升，通過合理、高效的企業檔案管理，在企業檔案信息應用價值得以充分實現的同時，提升企業的市場競爭力。

（一）企業檔案

1.正確理解檔案概念

探索檔案管理首先要了解檔案，庫房里面堆積的資料并不都是檔案。長期以來人們將各種資料、文件與檔案混為一談，似乎只要是文字資料都可以歸入檔案的范疇。事實上，檔案的核心特質是其原始記錄性，是直接的歷史記錄，以其鮮明的原始性和記錄性區別于其他資料，也即是說，檔案是原稿、原本，是第一次面世的文獻。而根據某種需求經過編輯的資料則失去了原始性，因此不能稱其為檔案。

2.企業檔案

企業檔案是企業在各項活動中形成的全部檔案的總和。國家檔案局在《企業檔案管理規定》中對企業檔案作出進一步闡明：“企業檔案是在企業的生產經營活動和管理活動中形成的對于企業、社會、國家有保存價值的各種形式的文件材料。”在2009年國家檔案局又通過發布《企業檔案工作規范》重新將企業檔案定義為：“企業在研發、生產、經營和管理活動中形成的有保存價值的各種形式的文件”。

由上述企業檔案概念描述的三次變化可以看出，檔案的核心內容是企業主體在企業發展活動中形成的（第一手）、有保存價值的文件。著重說明隨著國家發展，企業的活動涉及的范圍愈發廣泛，簡單將檔案局限于狹義的企業生產活動顯然已經不能滿足企業檔案的涵蓋范圍。強調擴充文件內涵，這是由于科學技術和經濟的發展，企業檔案形式和載體注入更多現代科學的必然結果。同時，《企業檔案工作規范》中提出“企業檔案是企業知識資產和信息資源不可或缺的一部分”，賦予了企業檔案更深刻的價值，并確立了企業檔案對于企業的各項活動的重要地位。

由此可見，企業檔案是企業管理環節中必不可少的節點，且具有如下特點：一是整體性。企業檔案包含了企業全周期的運作和各種活動內容記錄，不是某一方面的局部記錄，而是一個連續的整體[3]。不僅記載了企業的發展經歷和進程，可以為企業提供各種可追溯的記錄信息，同時也能夠反映出企業的經營波動，為企業生產經營管理提供歷史借鑒。二是知識性。企業檔案是經營活動的記錄，是積企業全體員工工作智慧之大成，能夠為企業交流和創新提供各種有效的經驗總結，從而幫助企業決策。三是商業性。企業檔案的分析可以幫助企業反思企業活動各個環節的得與失，規避可能存在的風險，體現了企業檔案的經濟利用價值。

（二）企業檔案管理

企業檔案工作是企業履行檔案管理職能的行為和活動[4]。企業檔案管理工作需要包含檔案工作的組織結構的構建、管理工作制度的設計與貫徹，全體員工都應該參與進各項檔案文件形成的各項活動，最終滿足歸檔的體系性和完整性。顯而易見，企業檔案管理是對企業檔案資料進行的體系化、科學化的管理，為企業進行信息資料服務的充分管理、研究提供系統的支持工作，是企業管理活動的重要成分。

企業檔案管理工作是一系列的管理活動，全部過程均反映了企業整個的經營現狀和管理者的思想特征，包括幾個主要方面，一是企業檔案的形成。企業的活動留下記錄，收集和積累的記錄信息，經過管理者的分析歸納再經過按一定的管理程序整理，最終形成檔案。二是企業檔案的分析、歸納、研究與存儲。初期形成的檔案是無序的、缺乏條理的，需要對資料進行合理的分類、編目、重組，組成一個科學而有機的體系，包含紙質、照片、實物、電子化新載體等各類檔案的整理。而檔案的存儲管理則是對已經分類、歸納好的檔案資料進行規范的存儲和維保，為企業檔案管理建立一個標準、規范的存保體系。三是企業檔案的檢索。企業檔案信息進行合理的加工和存儲，建立秩序，為用戶簡便快捷獲得指定檔案內容提供高效服務的過程。四是企業檔案的綜合利用和服務。精準地滿足企業員工對于企業檔案的需求，理順檔案資源的內容和重點，把經過篩選、序化后的檔案信息提供給企業員工，實現檔案高效利用的檔案管理目標。

三、當前企業檔案管理現狀與存在問題

（一）雖管理意愿加強，但認識深度不足

隨著國家對檔案管理重視程度的日漸加強，無論主動或是被動，企業領導層對檔案管理工作也逐漸提高認識并加大支持力度，比如建立管理機構，加大資金投入等，但是認識深度不足，企業領導將該工作的具體內容想得過于簡單化，缺少規范化管理，工作流于形式，效果也就不會十分理想，自然也就不會產生利益的最大化。

（二）管理形式化，監督不完善

管理制度和管理監督機制的缺乏，給歸檔文件材料收集、更新工作造成了障礙，難以齊全和完整。檔案中長期以來沉淀的且容易疏忽的技術機密、商業機密等失密現象嚴重。原始記錄信息形成的文件分散在企業各個部門，僅僅作為一般性文檔管理，不具有檔案管理的統一性和科學性。各種記錄與檔案管理兩者之間缺少制度約束，在諸多方面存在程序不規范的現象，使得檔案管理鏈條難以為文件收集提供有效支持。

（三）管理人員意識薄弱，專業素質不高

檔案管理工作在我國隨著國家經濟騰飛才逐漸進入了管理層的視線，受重視程度在納入企業管理系列得以體現。但是，實際上目前多數企業對專業檔案管理工作缺乏正確認識，自然談不上重視相應的專業培訓，結果就是從業者工作概念模糊，使得檔案管理工作出現漏洞。由于單位的重視程度不夠，人員配置的專業水平有限，兼職過多、業務生疏，人員不穩定，最終使得企業檔案管理工作流于形式，無法適應企業發展的需求，對企業的經濟效益提升產生隱性但不可忽視的不利影響。

四、正視問題、消除隱患，提高檔案管理水平

（一）提高管理者認識水平、挖掘檔案經濟價值

企業檔案是一個企業的原始活動記錄，既有在文件中大量記錄的顯性知識，也有企業發展進程中積累的蘊含著產業知識精華的隱性知識，隱性知識是智力資本，在企業檔案管理中，管理者大多數關注于檔案記錄中部分顯性知識的挖掘和利用，而檔案管理的科學歷史傳承性帶來的隱性知識，因管理者的認識水平問題而被忽視。

承載企業檔案的介質從紙張到今天的電子文件，企業檔案管理的方式方法也在不斷地在新形勢下更新換代。企業在激烈的市場競爭中，唯有不斷提高企業檔案的利用效率才能滿足企業的信息使用需求。隱性知識更是需要對檔案進行科學分析歸納，萃取提煉方可得其精華。檔案經濟價值得以體現，為企業帶來經濟效益，就會促進領導者對檔案工作認識水平的提高，進而強化企業檔案全方位開發利用，同時為檔案管理提供新的管理思路，構成管與用的良性循環。

（二）加強制度建設、完善監督機制

檔案管理體系所必備的管理條件包括：收集、管理、存儲、利用等四項功能[5]。其中任何功能必須有合理科學的制度約束和完善的監督才能實現。檔案的規范管理必須有嚴格的制度來保證[6]。實踐證明，制度的根本在于執行，執行的效果取決于監督落實的力度。監督的有效程度決定了制度的約束力度。只訂制度，沒有監督，形同虛設，也只能淪落為一紙文章。

制度建設是一個完整而嚴密的系統工程，既有檔案管理整體的體系構架管理制度，也有工作執行制度，體系管理需要一系列的項目執行來保障。基于企業的行政管理平臺，完善檔案管理的組織、人事、項目、程序和監督等各方面的制度細節，要各方面的制度緊密聯系，形成系統完備的制度體系。既重視體系制度的整體規劃，也重視分項工作的單項制度、實施細則的建設，從而使各項管理制度既有縱向的有機銜接、又有橫向的環環相扣，形成高效的網狀管理體系，真正發揮檔案管理制度的整體合力。

完善制度監督就要在制度建設中融入監督要素，首先要強調檔案管理領導者的責任，保證對領導權利的有效監督。其次要顧及到企業檔案管理中各個易于產生脫節的環節，增加制度的嚴密性。通過完善的監督制度體系，使監督依據透明，使檔案管理體系中的每一個成員都明了其行為責任后果，從而有效減少管理失誤的產生，保證檔案管理各項工作正常高效的開展[7]。

（三）加強人員培訓，提高專業素質

隨著電子信息技術的爆炸式發展，檔案管理的電子化、智能化成其必然，各種新技術悄然改變著檔案管理機制，原有的管理理論和管理模式已經脫離了檔案管理的現實環境，同時,國家對企業檔案管理水平的提升預期，對企業管理的人員素質進一步提升提出了更高的要求，唯有加強對檔案管理人員的培訓力度，才能應對現代檔案管理的挑戰。

培訓要因人而異。針對培訓對象不同的素質和需求，結合企業管理特點，首先選定普遍適用的基礎內容，對全體檔案工作人員進行統一培訓；其次，針對不同單位不同崗位檔案人員的需求，分門別類地進行細化培訓，以期使管理人員明確檔案管理概念，樹立管理系統意識，提高橫向聯系能力減少銜接失誤，確保檔案的準確、完整。

企業檔案人員的培訓教育應該成為一種持續性的學習活動，形成培訓長效機制，為企業持續提高企業檔案管理水平提供堅實的保障[8]。

五、結語

企業檔案真實、自然地記錄了企業發展的點點滴滴，既有完整的經營進程信息，也有文化傳承等信息，因而企業檔案極具特異性，每個企業自成體系，企業間是無法復制的，同時，企業檔案在企業發展過程中伴生積累、日漸龐大，不同歷史階段形成的檔案也從另一個側面反應了企業當時的整體管理水平，作為企業記憶的重要素材，科學有效地管理是保證其真實、完整的重要手段，為此，企業領導者充分認識檔案管理知識服務的重要性，深刻理解企業檔案中蘊含的經濟價值，夯實企業檔案管理基礎工作。優化企業內的組織結構，強化檔案管理人員的素質培養，將檔案中隱含的技術、經濟及管理價值融入每個員工的思想意識中，是不斷提高企業檔案管理水平的必要條件。保證企業檔案管理工作的質量，改善的“重保管，輕利用”管理思想，以全方位的視角來審視、評價檔案管理命題，完善經常性業務工作，結合企業技術進步做出相應的分析和判斷，讓檔案價值滿足多樣化的經營需求,最終提升檔案資源的利用價值。