如何做好公路工程建設項目檔案資料管理

胡曉明

臨朐縣公路事業發展中心 山東 臨朐 262600

引言

眾所周知，公路工程建設過程存在較強的復雜性和系統性，涉及的施工工序、施工人員和施工設備較多，并且工程建設過程中極易受到施工周邊不確定因素的影響。與此同時，伴隨著社會經濟的飛速發展，中國公路工程項目的建設需求和建設規模日益壯大，使得現階段工程項目檔案管理工作面臨嚴峻的挑戰。在現階段，雖然大部分的中國公路工程項目建設企業已經認識到了檔案管理工作的重要性，但是仍然存在部分公路工程建設企業缺乏對工程檔案資料管理的關注，導致公路工程建設項目檔案資料管理工作，難以與建設項目實現同步驗收，最終難以發揮檔案管理工程項目檔案管理工作的監督和指導作用。為此，新時期中國公路工程建設項目企業應該充分認識檔案資料管理工作的重要性，并結合工程公路建設項目實際情況和建設要求，不斷優化完善檔案管理工作，進而促進優化提升檔案資料管理的水平和質量。

1 做好公路工程建設項目檔案資料管理工作的重要性

1.1 為公路行業提供科學的管理依據

針對公路工程建設項目工程投資規模大、施工周期長、施工工序繁雜的情況，做好公路工程項目檔案資料管理工作，并將公路建設項目檔案資料管理工作貫穿于公路工程建設項目的全過程中，將會在公路工程建設項目組織竣工驗收、施工設計及日后的運營管理方面，發揮著重要的數據參考作用和監督作用[1]。做好公路工程建設項目檔案資料管理工作，一方面，通過在檔案管理過程中系統完整地記錄參建人員的筆記、聲音及相關人員的印章、簽字等原始真實資料，能夠為后期各方合法權益維護提供翔實的證據；另一方面，建設項目檔案管理是人們辛苦勞動的成果，能夠為工程竣工驗收、施工設計和后期的公路工程項目運營管理和養護提供科學的歷史數據和參考。

1.2 為工程矛盾的調解提供切實可行的依據

公路工程項目檔案，作為記錄公路工程建設項目全過程的翔實、原始的工作記錄，一方面，當施工方與業主發生矛盾時，管理人員通過查閱原始施工記錄以及檢查記錄等檔案信息，提供真實可靠的原始數據，有利于在維護各方合法權益的基礎上，促進調解工程矛盾；另一方面，檔案管理人員通過詳細比對、整理工程項目檔案信息，深入分析行業發展過程中體現出的各類問題和弊端，并能夠提出針對性的應對措施，有利于工程行業健康可持續發展。

2 公路工程檔案特點

一是專業技術性強。眾所周知，公路工程項目建設過程中涉及機械、橋隧、建筑設計等方面內容，并且施工過程中施工工序繁雜，施工周期較長，所以公路工程檔案作為記錄公路工程建設全過程的相關數據的工作，具有較強的專業技術要求，屬于科技檔案。一方面，公路工程檔案中涉及建筑設計、橋隧等多專業和學科方面的內容；另一方面，涉及的主要工作對象除了公路工程建設和管理等多個方面。

二是必須完整成套。公路工程檔案貫穿于公路工程建設的始終，能夠直觀地反映出公路工程建設全過程中各參建單位、各施工人員、施工工序、施工工序方面的原始數據記錄資料[2]，使得公路工程檔案工作應該與項目建設過程中投資、立項、施工、竣工，以及各項專業內容配合成套、有機聯系，并形成一個完整的體系。

三是可以現實利用。作為科技檔案之一的公路工程檔案，首先應該兼具一般檔案的一般特性。所以管理人員可以結合原始的公路工程建設過程中的相關資料和憑證數據信息，并將其轉化為現實生產力，有利于促進提升工程建設的質量，進而促進實現公路工程企業經濟效益最大化。

四是經常重復利用。公路工程檔案作為重要的工程項目建設的原始記錄和數據信息資料，不僅能夠在工程設計、施工、竣工驗收等方面發揮重要的參考作用，而且能夠為后期的公路維護管理擴建過程中提供重要的數據參考依據。因此，工程檔案是需要經常反復利用的。

五是形式多樣，數量龐大。眾所周知，公路工程項目建設過程中涉及機械、建筑、勘探、設計等方面的多家單位進行聯合建設。為此，公路工程檔案管理過程中記錄的文件、文字、音像等原始記錄，往往涉及諸多領域的諸多單位，檔案管理過程中需要根據不同的類別分別進行收集、整理、歸檔工作，這就使得公路工程檔案具有形式多樣的特點。

3 公路工程建設項目檔案管理存在的問題

3.1 管理制度有待完善

現階段，隨著社會經濟的飛速發展，公路工程建設施工周期和施工規模日益壯大，使得檔案管理過程中的資料收集工作難度增加。與此同時，在實際的檔案管理工作開展過程中，由于檔案管理工作貫穿于公路工程項目建設始終，再加上部分公路工程建設項目檔案管理開展過程中缺乏完善的檔案管理制度規范，導致實際的檔案管理工作難以有效有序開展[3]。

3.2 信息化建設步伐滯后

隨著互聯網技術的不斷深化，數字化建設已經在各行業領域內發揮了重要的作用，公路行業同樣也不例外，工程項目的順利建設需要現代化信息技術的大力支持，項目檔案資料的管理更是體現得尤為突出。要求積極構建、持續完善檔案資料管理信息化系統，促使信息技術作用的充分發揮，這對于提升公路工程建設項目檔案的管理質量和效率將發揮重要的作用。但是在實際的公路工程建設項目檔案管理過程中，由于建設工程項目企業關于檔案管理信息化建設主要依賴于相關信息化設備和技術作用的有效發揮，而實際上信息化建設步伐過于緩慢，最終導致整個工程項目檔案資料管理信息化程度不足。

3.3 隊伍綜合素質參差不齊

公路工程建設項目檔案作為專業檔案的一種，要求相關管理人員具備多個領域專業知識，只有這樣才能夠滿足當前建筑工程項目檔案管理工作的要求。在實際的工程項目檔案管理過程中，兼具兩種專業水平的綜合性檔案管理人才數量少之又少，整個隊伍工作人員綜合素質參差不齊，難以適應當前公路工程建設項目檔案管理工作的實際需要。

4 公路工程建設項目檔案資料管理完善措施

4.1 制定檔案管理規劃

制定科學合理的公路工程建設項目檔案資料管理規劃，不僅能夠確保檔案管理工作有效有序開展；而且能夠規范管理人員的管理行為，有利于增強檔案管理的實際質量。在實際檔案管理規劃制定過程中，首先，為了提升檔案管理的效率和質量，檔案管理人員應該嚴格遵循整齊、完備、有序的管理原則，結合項目檔案管理要求及檔案法相關法律法規，科學合理地制定檔案管理規劃方案；其次，為了確保公路工程檔案信息管理工作的全面性和科學合理性，還應組織專業編制人才實施項目檔案資料信息的整理和管理，詳細規定檔案整理工作要求。

4.2 保證信息資料的真實性

對于公路工程建設項目檔案資料管理工作來說，最為關鍵的一點就是要保證資料內容的真實性和可靠性，只有這樣才有管理的價值和意義。具體需要注意：首先，針對項目檔案資料的收集過程，必須要嚴格堅持實事求是原則，保證資料信息能夠對工程具體建設狀況做出真實的反映；其次，檔案管理工作人員應該充分利用“三通”式的管理模式開展管理工作。在工程建設之前，明確提出檔案管理要求，并在工程竣工驗收階段做好檔案收集整理的檢驗工作，進一步確保信息資料的真實性[4]。除此之外，檔案資料內容各項數據信息的記錄時間跨度必須和各分項工程實施時間完全統一，同時還要做到對事件發生地點、時間和具體過程的準確詳細記錄。

4.3 嚴格管控交工驗收工作

為了確保公路工程后期開展合同決策過程中充分發揮檔案信息資料的重要參考作用，在公路工程交工驗收階段，保證各項驗收數據信息的科學性與準確性同樣非常重要。在公路工程交工驗收環節，要求工程技術人員和檔案資料管理人員相互之間做好良好的溝通與協商，并在此基礎之上對竣工圖進行嚴格審查，及時發現其中存在的問題，并做出針對性的整改處理，實現對交工驗收工作的嚴格管控，保證驗收成果。

4.4 充分利用互聯網技術

現如今全球都已經全面進入到了互聯網時代，給各大行業發展帶來了巨大的沖擊，但我國目前公路工程項目檔案資料管理領域的信息化建設步伐依舊較為滯后，檔案資料管理人員應基于實際情況，充分利用互聯網及信息技術應用優勢，不斷建立健全一系列檔案資料管理制度和舉措，保證檔案管理成效。首先，借助“互聯網+”技術開展項目檔案資料信息化管理，利用信息技術實現對各項數據信息的快速收集、整理與分析，并第一時間找到其中存在的問題，并做出整改處理，不斷提高檔案資料管理效率，保證最終管理質量滿足相關標準和要求。其次，促使項目檔案資料管理人員職能的有效發揮[5-6]，構建完善的檔案管理體系，在符合有關法律法規要求前提之下，在合同中對各方的具體權利、責任及義務做出明確規定，尤其是檔案質量管理權屬問題更是必須做到明確詳細，為檔案資料管理工作的有序順利開展奠定良好的基礎保障。再次，綜合考慮各方面實際情況，構建科學合理的獎懲責任制度，將大家的工作積極性充分挖掘出來，將每個人在自己工作崗位上的價值發揮到最大，對于工作中表現積極的人員可以給予適當的獎勵，物質或者精神，反之則應做出適當的懲處，有效提升檔案管理成效。

4.5 構建完善的協作機制

由于公路工程建設項目建設周期較長，涉及建筑、審計、設計等各個單位協同工作。為此，檔案管理人員開展管理工作的過程中，同樣也需要各個項目部門配合檔案管理人員協調運作，才能夠促進提升檔案管理的實際質量和效率。在具體的構建協作機制的過程中[7-8]，首先，公路工程項目檔案管理人員應該在正確開展文件資料立卷工作的同時，善于發現、總結并解決問題；其次，檔案管理人員還應該積極運用互聯網技術，定期組織現有管理人員參加互聯網技術與檔案管理工作相關的培訓會，幫助管理人員轉變管理理念，從而促進提升整個公路工程項目檔案管理隊伍的綜合素質，進而全面提升檔案管理的質量和效果。除此之外，需要注意的是：在構建協作機制的同時，檔案管理人員還應該時刻注意收集相關資料信息，尤其要注重收集和管理涉及的各項目單位的原始數據信息資料。

5 結束語

總之，隨著公路工程建設項目的建設規模和建設需求不斷增加，公路工程建設項目檔案資料管理工作難度也隨之劇增，如何在新形勢下有效提升公路工程建設項目檔案資料管理工作質量和工作效率，已經成為當前公路工程建設項目企業關注的焦點。為此，公路工程建設項目相關企業應該遵循現有的法律法規基礎上，科學合理地運用互聯網技術手段，持續創新完善項目檔案資料管理舉措，為公路行業的持續發展提供可靠的支持。