基于大數據背景下的財務報銷系統的探究

方俊玲 鐘林生 魏舒祺 尹雨飛 陳燕芬

隨著經濟社會的飛速發展，企業對財務管控的要求越來越嚴格，關于如何有效的利用歷史報銷數據，統計和分析財務報銷數據，為企業領導制作一份財務預算和報銷平衡提供建議分析等問題，國內外很大的企業信息化系統的供應商也推出了相應的財務軟件系統。大數據時代的來臨，財務數據的重要性被越來越突出的體現出來，無論是企業在會計核算、財務和報銷管理中，還是網上營銷、線下營銷、中小型公司或者是大公司,或者是跨國公司和集團公司都在營銷活動中,充分認識到財務數據對公司運營發展的重大意義。

一、大數據背景下財務報銷系統調查改進的意義

1.有利于財務人員的一體化辦公需求。隨著“互聯網+”的不斷在全國推廣普及，云計算、大數據以及移動互聯網技術的不斷發展，為數智化財務的發展提供了技術支持。社會科技的進步，信息化技術的高度發展，很多企業開發了自己的報銷軟件技術或者去購買軟件和技術。報銷相關技術有利于報銷人、部門主管、主管領導以及財務人員的一體化辦公需求，實現了公司內外部財務系統在日常報銷的流程化動態監管。

2.能夠有效了解分析系統中的用戶角色職責和對核心功能進行有效分析。經過對財務報銷的分析處理，有助于了解分析系統中的用戶角色職責，同時也能對資金預算管理、預支借款管理、支出報賬管理、報銷沖賬管理和數據統計等核心功能進行有效分析。

3.有利于優化企業財務業務流程的管理。傳統的報銷流程不再適應公司高效發展的需求，報銷系統的復雜程度和技術平臺成為很大的障礙，財務報銷系統現代化勢在必行，在當今日異月殊的商業環境中，高速有效便捷、交互性高的財務報銷管理軟件可以優化公司財務業務流程的管理，縮減財務部門的工作量，降低公司在財務報銷上的精力損耗。開始建立財務共享中心來優化企業財務管理的大型公司比比皆是，財務共享中心的建立能夠將分散于各分公司以及下屬公司的會計資源進行整合處理，由此形成一個由上而下相對比較統一的財務內部控制機制，提高公司內部財務風險的防范與風險應對能力，全面改善以往“超權限審批、超規定采購、超工程清單計價、超合同條件付款”等的不利局面，為公司業務財務一體化建設提供有效保障。此外，對財務共享系統以及各業務信息管理系統進行疏導和整理，能夠提升財務數據質量并實現對業務的有效管控。

4.建立良好的報銷系統能夠使公司在激烈的競爭中脫穎而出。財務報銷是所有公司內部基本的財務管理和活動要素。高效的財務報銷能夠避免一些重復性工作，財務人員因此有更多的時間去參與公司集團的戰略財務層面中來，參與到企業集團戰略的制定和推進，全方位提高企業預算管理水平和績效控制，為經營決策者提供企業的經營信息，由此深入到業務一線，更加積極地參與到企業價值鏈各個環節的價值創造中來，加快實現企業財務職能的轉型，為企業整體價值的提升起到積極的推動作用，甚至成為提高公司管理水平的關鍵所在，建立良好的報銷系統能夠使公司在激烈的競爭中脫穎而出。

二、大數據背景下財務報銷系統中遇到的問題

1.沒有制定完整的財務報銷審核體系。通過調查研究，可以了解到很多企業依舊使用傳統的報銷方式，層層遞交，效率低下。大多數的財務報銷制度及報銷流程出現財務報銷流程繁雜，員工辦理財務報銷業務時間長，員工對財務報銷流程不清楚等情況使得財務報銷更加錯綜復雜，時間漫長，問題的出現是由于企業沒有制定完整的財務報銷審核體系。

在回收的調查問卷中，70.61%人表示不清楚所在企業的財務報銷流程，由于在企業內部，每一位成員都有自己的職位，報銷業務并不是每天都在進行，有些員工可能半年甚至一年才報銷一次，而且財務報銷步驟多、員工對流程不熟悉，自然而然覺得財務報銷流程繁雜。與此同時審批手續繁瑣、滯后，一方面“一支筆”制度一直廣泛存在于各報銷流程當中，財務報銷需要經過領導的層層簽字和審批，然而領導普遍工作繁忙，這就造成了財務報銷簽字困難的后果。正因如此，許多員工的利益得不到保障，員工情緒不滿，工作積極性受到重大影響。另一方面，若公司財務信息發生變動，且公司的財務信息得不到及時的更新，有可能導致經辦人不能及時掌握公司的財務制度及流程，使得財務報銷很難一次性通過，因為財務的相關信息不能在各部門之間進行共享，無形中加大了各部門之間的溝通與協作問題，降低工作效率。在審批過程中會遇到各種“坎坷”。例如，有些費用在報銷時會出現領導出差沒有簽名，也有時候領導業務繁忙忘記簽名的情況，導致審批時間長而降低審批效率。

2.報銷人提供的原始憑證和票據不符合要求。憑證可以分為兩大類，即原始憑證和記賬憑證。所謂原始憑證，又稱單據，是在經濟業務事項發生或者完成時填寫的，用來證明經濟業務事項已經發生或者完成，以明確經濟責任并用作記賬原始依據的一種憑證，它是進行會計核算的重要資料。所謂記賬憑證，是指會計人員根據審核無誤的原始憑證及有關資料，按照經濟業務事項的內容和性質加以歸類，并確定會計分錄，作為登記會計賬簿依據的會計憑證。在現代企業及其整個內部核算與管理工作流程環節中,會計憑證合法使用將是這其中最首要的一道重要關卡。如果這些憑證都是不真實不合法的,那將勢必會影響現代企業會計整體及核算各項數據，也就說明整個會計核算是不真實、不完整和無效的。

通過調查發現，如發票號碼與購物單位歸屬地地址不全一致的;購物發票單上并無注明收款或單位財務章號;發票單據上說明購物詳細內容時模棱兩可等。又如發票的“購物名稱”這欄中只簡單記載“文化用品”或“辦公用品”內容,尚無任何購物憑證詳細記錄清單內容和微機小磁票;發票文本上已經注明當年的支付業務實際發生起止日期但已規定不允許客戶在該會計年度中報賬金額;收款發票復印件上已經有了顯而易見的日期套寫等痕跡記錄;收到付款時單位名稱空缺或者填寫不是本公司單位名稱;其他的消費服務問題票據也層出不窮,譬如在學校差旅費票據憑證等記錄中發現有去往某地而并不是其差旅費目標所在地，該消費人員又并無其它任何正當緣由的消費記錄；從其學?？蒲泻腿椊ㄔO經費收入預算總額中隨意從中抽取數額的等值現金直接用于日常購物消費或用于兌換其他數額的個人消費品;在“驗收人”一欄內的隨意填寫簽名現金等等。

3.報銷人員缺乏基本財經知識。企業工作人員在財務報賬中很大部分的人都不具備財務報銷經驗。因為有些財務報銷的人員，并不是財經類領域的，這樣報銷人員就會缺乏基本財經知識。他們就會對報銷流程不太理解，以及報銷過程中的票據、粘貼分類等工作，給財務工作帶來很大的困擾。由于財務報銷并不是所有人都會經歷的，并且也不是時時刻刻都會辦理，每個員工都有各自的崗位職責，平時都有自己份內的事需要處理,在對待這種每月一次,甚至可能是每年一次的報銷時，勢必會存在不熟練、不專業，報銷費用不及時等情況。

財務人員要確認審核上交的資料，如果有不符合的憑證，將會把報銷資料全部退回。報銷人需要重新開始檢查資料，然后再次提交，這樣的一個上交資料的過程要反復多遍才能將報銷的材料傳遞到報銷部門手中，才可以進行下一步的報銷，這樣極大的增大了報銷的人流，存在大量重復勞動的情況，限制了報銷效率。在這種情況下會拖慢財務報銷進程，還會引起報銷人員與財務人員的矛盾，造成企業“無形的裂縫”。

三、大數據下財務報銷改進的具體方法

1.制定完整的財務報銷審核體系。審批過程中存在的員工排隊，審批手續繁瑣、滯后的問題。其實并不是每一筆費用走的報銷流程都一樣，企業可以靈活根據部門、報銷金額等不同設置不一樣的報銷流程，設置相應的審批人。這樣不僅可以減少員工排隊時間，還可以減少審批層級，做到高效率報銷。審批后，報銷單據已通過審批，但從審批通過到報銷款到賬還需等待一段時間。對于解決報銷款到賬不及時的問題，這就需要企業加強對財務部門的報銷結算效率的監督了。

財務報銷流程的優化不是簡單的問題，而是在整個報銷的過程中，企業和財務部門應加強對員工在財務報銷前、中、后的指導。根據調研結果顯示，材料提交完成進入審批環節，企業的報銷審批時間參差不齊，時間短的有一周內就完成審批，占比39.91%，但是也有長達一個月的，占比8.77%。甚至還有三個月前發生的費用、三個月后才審批完成的情況。費用在報銷過程中會出現因領導出差無法簽字，有時候領導會因為事情太多忘記簽名，報銷業務多，導致審批時間長而降低了審批的效率等情況。

為了避免審批時間過長的問題，可以設定每一層級的審批時間，給員工一個回收報銷款的時間預算，打造和諧高效的報銷環境給員工，提高報銷效率。如條件許可的公司可以建立財務數據共享中心,通過財務共享服務中心也能夠減少在其大規模效應下的生產成本,主要是通過降低員工數量和降低中間管理人員來達到降低成本,而通過在“共享服務中心”內設置新的組織架構和建立合理的激勵機制,也可以很好地提升服務人員的工作績效,從而縮短了報銷時限;針對于某些較大型有多個子公司的企業集團,利用財務信息共享中心能夠提升公司的財務水平,通過利用信息共享中心可以對每個子公司用相同的標準規范作業與過程,從而取消了冗余的操作與過程;同時利用共享中心還能夠掌握各子公司的全部財務,數據整理與報銷可以更方便做到跨區域、跨部門，從整體提高報銷效率，報銷透明化。

2.提高財務報銷中憑證填寫的規范性和憑證的真實性。報銷過程中憑證填寫的質量，直接反映了財務人員報銷基礎工作的質量和報銷人員的報銷業務素質，同時影響財務報銷速度和規范有序進行。原始憑證填寫錯誤，報銷單據填寫不完整、不規范。針對存在的問題，首先要保證原始憑證的合法性，之后必須提供真實合法的原始憑證。這就要求企業要給員工培養辨別原始憑證真偽的能力。

對于發票真偽的問題，首先看有無疊印“國內統一發票監制章”,監制章造型為長圓形,上環刻制“國內統一發票監制章”文字,下環刻制“國有(地區)稅收局監制”文字,中央刻制稅收部門所在省、市(縣)的全稱;其次是確認增值稅發票底紋紙是不是有真偽鑒別標志。大部分一般增值稅發票背光看發票中心的菱形防偽標志之間會有大寫“SW”;最后增值稅發票通常是用無色油墨紙套印,有的增值稅發票還會設有防偽電話。在判斷增值稅發票真偽之后我們還要對增值稅發票問題進行核對,主要檢查增值稅發票抬頭是不是完好,除定額外(如餐費增值稅發票)還應該有完好的企業抬頭;發票開具報銷日期,普通發票一樣可以獲得當月的發票開具憑證,而增值稅發票有效期時間通常是一百八十天;開票項目或商品規格數量單位以及總金額一定要準確,在購物中不要只寫購入商品的數量甚至是購文具,必須要另附單據，填寫文字要清晰;最后一定要蓋上對方的財務專用章或發票專用章。財務人員同時也要核實所取得的收款單據,在收款憑證上還應記錄已收到單位名稱、個人名稱、開支項目名稱、收支數額等有關信息并加以核實。

針對報銷單據填寫有誤問題，企業應當加強各部門報銷人員的素質培訓，財務人員應事先發布報銷單據的填寫模板，降低憑證填寫錯誤的風險。不僅可以提高財務報銷的質量，同時也增強了財務報銷的準確性，減少報銷時間和審批職責明確。提供完善的報銷業務流程，將流程每一步驟表明清楚、下達。

3.提高報銷人員的業務素質。企業在不斷發展過程中也對報銷人員提出了更高的要求。然而報銷人員的業務水平不夠高，很多企業內的員工普遍存在報銷業務水平不高的問題，首先是缺乏財務報銷經驗，第二是缺乏專業技能的培訓，對報銷工作沒有一個很好的了解。所以在報銷業務開展中經常出現錯誤。因此報銷人員要具備基本的財務知識，也要對企業報銷事項有所了解，并能夠站在不同角度，為企業業務經營提供有力專業支持。能夠做到與業務活動的有效融合與靈活運用。企業也要對全體成員進行業務素質能力培訓，讓每一位成員具備較好的報銷業務素質，這樣才能為企業創造出更多的利益。

此外，報銷人員應不斷適應科學技術的發展，做到不斷學習，保持一個愛學習的心理，不斷豐富更新自己的知識，熟練應用各種財務軟件，并通過互聯網與大數據，充分發揮大數據下的財務數據的作用，通過綜合分析為企業決策提供必要依據。另外為方便在報銷業務處理中得心應手，企業需要對報銷人員進行基本的財務知識培訓，使自身對財務報銷有一個基本了解，減少報銷人員與財務人員的報銷沖突。

四、小結

在企業的財務管理中,企業的持續經營和發展與企業的財務狀況緊密相連，企業的生產、經營、銷售,每一環節都離不開財務數據的反映和監控,對企業的經濟業務核算、財務狀況監督更是對企業經濟活動有著制約作用,企業員工的日常工作緊密相連。隨著財務管理的地位重要性的不斷提高,企業在財務管理中出現的問題和漏洞暴露得越來越明顯；解決這些問題和漏洞變得迫在眉睫。報銷與費用申請是與企業人員聯系非常緊密的財務活動。企業中每一天都會有大量的資金流動,但并不是全部人員都可以直接參與到企業的財務管理當中來。對于企業的所有人員來說,財務報銷和資金的申請是所有員工都需要面對的事情,和自身的利益息息相關。而目前企業普遍出現財務報銷時間長、費用審批流程繁瑣的問題，嚴重影響了員工的工作效率和企業的工作進度。

所以為了企業財務職能足以為企業整個價值的提升起到積極的促進作用，我們希望企業能夠制定完整的報銷系統審核體系，提高報銷人員的報銷結算效率，也為企業打造和諧高效的報銷環境給員工。提高企業全體人員在財務報銷中憑證填寫的規范性和憑證的真實性，這樣不僅可以提高報銷質量，同時也可以增強財務報銷的準確性。同時提高報銷人員的業務素質也是至關重要，報銷人員要具備基本的財務知識，對企業報銷事項有所了解，才能為企業報銷業務提供支持。