新時期機關檔案信息化管理建設探討

宋 茜

（河北省秦皇島市財信資產事務中心，河北 秦皇島 066000）

現代信息技術的發展和運用推動形成了行業發展新模式、新業態，這也是時代發展和社會進步的必然結果。基層檔案管理信息化建設形勢下，機關單位傳統檔案管理工作理念和方式受到挑戰，已經難以在單位發展中起到強有力的推動作用，甚至會形成阻礙。同時，機關業務開展中產生大量數字化檔案資料，檔案資料介質的變化也要求盡快建成信息化管理體系。當前，各大機關單位正在致力于構建信息化工作機制，在檔案信息化管理方面也進行了諸多領域的探索，但是建設工作成效不高，檔案管理模式滯后、管理意識薄弱、資源利用率低等問題依然存在，這種形勢下要求各大機關單位必須把握發展機遇，讓現代信息技術在檔案資源管理工作中發揮更大效用。

1 新時期基層檔案管理信息化建設的意義

1.1 利于檔案信息互聯

我國在檔案管理信息化、數字化建設進程中已經經歷了一段時間的探索，深入推進《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施辦法》《全國檔案管理信息化建設的實施綱要》等立法工作，旨在為基層檔案管理信息化建設提方向導引和法律保障[1]。信息化管理體系下檔案信息互聯互通，解決了傳統檔案管理工作中空間、地域割裂的而造成的檔案信息碎片化的現實問題，檔案完成了從“資料”到“資源”的“身份轉變”，檔案資源利用率實現跨越式提升。同時，“互聯網+”支持終端設備介入檔案管理工作，協助檔案管理人員開展借閱、維護、分析等管理工作，讓檔案管理行為突破時空限制。

同樣地，檔案資源的使用者也可以利用移動終端獲取檔案資源，享受更優質的服務。

1.2 利于檔案管理安全水平提升

傳統檔案管理工作架構中信息安全問題極容易被忽視，依靠人工完成檔案資料收集、儲存、整理、應用等多個環節的工作，檔案管理工作強度較大，且無法形成管理閉環，導致基層檔案管理工作中存在諸多疏漏，整體管理效率低下。此外，以紙質檔案為主要管理對象的后期管理工作中檔案泄密風險高、存儲時限短、對存儲環境要求高。現代機關單位檔案資源保密管理水平逐漸提高，但是整體安全管理水平還有很大提升空間，而數字檔案資源庫的建設和應用可以幫助我們擺脫檔案資源安全管理困境。

2 當前機關檔案管理信息化建設中的制約因素

2.1 信息化管理意識薄弱

傳統檔案管理辦法對機關檔案管理工作產生的影響是深刻的、持久的，檔案管理信息化機制尚不完善，缺乏信息化建設的長期工作計劃。當前形勢下部分機關單位已經引入了檔案管理軟件，但是機關領導人員和檔案管理部缺乏良好的信息化管理意識，拖緩了信息化建設進程，檔案管理工作中信息化水平依然偏低。部分機關單位的信息化檔案管理還停留在硬盤儲存、數據錄入、紙質檔案轉化等基礎工作中，信息化管理意識薄弱，在缺乏長期性規劃支持的前提下檔案信息化建設進度滯后。

2.2 信息化管理制度不完善

制度建設和落實是開展工作的基礎，機關單位通過建立完善的檔案信息化管理制度能夠為檔案管理部門和崗位工作者指明工作要求，提高檔案管理工作執行力，推動檔案管理規范化，加速形成檔案管理新標準。縱觀當前機關單位檔案管理的實際情況，相關制度建設主要集中于歸檔、保管、鑒定、銷毀等方面，沒能形成全覆蓋且現有制度內容也有待完善。如檔案歸檔制度沒有對應信息化管理要求做出調整，“雙軌歸檔”工作受阻。再如檔案利用制度對資源檢索、借閱方式的規定有局限性，沒有充分利用信息化管理體系做支撐，對用戶權限和借閱流程規定不明確；檔案保密制度制定不徹底，沒有建立完善的追責制度和獎懲制度。

2.3 檔案資源利用效率不高

機關單位檔案管理的本質目的就是滿足內部和外部用戶對檔案資源的使用需求，目標用戶對檔案資源的需求程度直接影響著檔案資源利用率，同時服務方所提供的檢索平臺以及服務方式、服務質量等因素也對檔案資源利用率有一定影響。當前部分機關單位檔案管理中紙質資源占比還是過高，管理方式過于簡單，不利于形成資源共享共用的環境，檔案資源利用率無法在短時內得到提升。

2.4 崗位工作者能力素質欠提升

相當一部分機關單位檔案管理工作不受重視，因此崗位工作人員的選聘和培訓要求較低，甚至部分崗位工作人員沒有專業背景，在專業素養欠缺的情況下無法勝任崗位工作，面對信息化管理的全新工作要求，這部分崗位工作者工作思維守舊、工作方式落后，在檔案管理信息化建設中不能起到助推作用。

3 新時期機關檔案信息化管理策略分析

3.1 增強信息化管理意識

《機關檔案管理規定》明確提出檔案信息化工作要求，并將這部分工作納入機關電子政務和信息化總體規劃。機關單位開展業務離不開檔案資源的支持，因此當前形勢下應該及早建設“互聯互通，共享共用”的信息化檔案管理體系，為各部門搭建可以互通有無的信息交流平臺，也便于檔案資源的整合與統一管理[2]。現代科技發展勢必會對各行各業產生影響，傳統的檔案管理理念與信息化時代環境不相符，對此機關單位領導者及檔案管理部門、崗位工作者都應該及時轉變檔案管理理念，廣泛接受新思想和新事物，客觀認識機關單位檔案管理信息化改革的必然性和必要性，在這方面增加建設投入，盡快建立和辦公自動化系統、電子政務系統相協調的檔案管理體系。重視頂層設計，整體規劃建設布局，加速形成統一的檔案管理規范和要求，推動各部門協同合作，整合人力物力共建檔案信息化管理工作體系，全面提高檔案信息更新時效。同時，機關單位內部重視檔案信息化管理理念宣傳，引領全員形成信息化管理意識，使全體職工都能夠自覺投入信息技術的學習和應用實踐中去，形成全員參與配合管理的檔案信息化管理環境。

3.2 完善信息化管理制度

一是歸檔制度建設，執行“雙軌歸檔”制度要求。基于信息技術支持機關單位檔案在業務處理中形成大量電子檔案，對此必須建立起不同于紙質檔案管理要求的信息化檔案管理模式，讓電子檔案及時、精準歸檔，盡可能實現紙質檔案和電子檔案“雙軌歸檔”，為檔案信息安全提供更可靠的保障[3]。

二是檔案利用制度，讓檔案資源的價值最大化。機關單位增加檔案管理信息化建設拖入的目的就是最大化利用檔案資源為個人、單位、社會提供信息服務，最終實現促進發展的目標。對此，機關單位需要建立完善的檔案利用制度，在不威脅檔案信息安全的前提下為用戶提供便捷。

三是檔案信息保密制度，規避惡意泄露風險。機關單位檔案資源設計單位與個人的重要信息，而傳統檔案管理模式的信息化程度低，伴隨信息傳播速度慢、傳播途徑單一的特點，因此信息安全系數相對較高，而信息化管理模式下檔案信息能夠迅速、廣泛地傳播，因此需要機關單位面向檔案信息化管理的現實工作環境完善和落實保密制度，如涉及機關內部資料和涉密檔案的調取、查閱必須經由部門負責人批準，必要情況下實施分管領導審核制，任何人禁止在未經批準的情況下復制和隨意傳播涉密的檔案信息，有復制和摘錄需求也需要經過審批、等級，用后及時歸還，一旦發生泄密情況執行追責制度[4]。

3.3 轉變傳統檔案管理方式

檔案信息化建設的基礎工作是對檔案資源的數字化處理，不同存儲載體的檔案資源均轉化成數字化形式存儲并建立網絡連接形式，計算機系統支持檔案資源管理，最終形成結構化檔案數據庫，為檔案資源共享共用提供客觀條件[5]。檔案數據庫建設中需要設計統一管理標準，規范檔案資源的共享、傳輸和交換等行為，避免檔案資源損壞和泄漏。當前機關單位開展業務活動主要使用電子文書，減少了資源損耗，且能夠及時歸檔。新形勢下機關單位檔案管理工作者應該掌握新進信息技術，在工作中引入中的管理軟件，加速檔案數據庫建成。在具體的管理工作中做到科學分類，使用加密技術，設定明確的權限等級，重視提升目錄檢索效率，保證檢索范圍全覆蓋。

3.4 加強數字化檔案安全防護

機關單位服務社會經濟建設的進程中機關檔案是有價值的信息資源，涉及很多工作機密，因此檔案管理信息化建設中加強對數字化檔案的安全防護是關鍵一環，具體工作可按照如下思路展開：第一，數字化檔案安全防護工作要結合本單位情況，具體以《檔案法》和上級檔案管理部門要求為基準，完善和執行保密制度，建立良好的安全保障體系。第二，實施分級保護制度，有序強化數據安全和網絡安全管理，重視安全監管。第三，加強存儲安全管理，依托現代信息技術建構集安全控制、安全預警、安全防護于一體的存儲安全體系。第四，制定“雙備份”制度，利用云存儲技術實現“云備份”，預防檔案數據遭到篡改或丟失。計算機安全防護中增強物理隔離，全面提升系統的病毒防護能力。

3.5 通過培訓提升崗位人員工作能力

信息化檔案管理工作環境下檔案管理工作人員會不斷接觸新的管理技術和管理設備，檔案業務知識結構也呈現動態變化的狀態，對此機關檔案管理人員需要具備良好的學習能力，自覺學習新的業務知識、把握新的管理技術方法，提高自身對全新工作環境的適應能力[6]。具體來說，信息化工作環境下機關檔案管理人員的能力素質提升可以從以下幾方面著手：首先，熟練掌握崗位工作相關的基本技能，如計算機軟硬件操作以及基本的數據庫管理操作，面對新設備能夠迅速熟悉并投入使用；其次，深度了解本單位的檔案管理制度內容和實踐方法，有扎實的專業知識儲備；最后，具備較高的思想覺悟，有強烈的崗位責任感和職業道德感，堅守底線，保持先進性。對此，機關單位應該重視對檔案管理人員的業務培訓，形成多元培訓方式，兼顧檔案業務理論知識和業務實踐技能的培訓。機關單位要定期開展培訓活動，制定科學的業務培訓計劃，為機關檔案人員提供理論學習與實踐練兵的平臺，加速建成高素質的專業檔案管理團隊。此外，多組織檔案管理人員到先進單位去學習，重視實地考察，并積極融入研討會、討論班這類集體培訓學習形式，引導參與培訓的人員交流經驗、總結體會，結合崗位工作實際提出更科學的工作思路和實踐方法。

3.6 提升信息化服務能力

機關單位加速檔案管理信息化建設步伐的根本目的就是更好地為權限范圍內的檔案資源使用者提供信息服務，由此可見，提升信息化服務能力應該作為當前機關檔案信息化管理工作的落腳點。一方面，針對檔案管理系統、管理場地和服務設施等方面的建設工作積極融入現代信息技術，實現文檔存儲自動化和文檔利用智能化；另一方面，提升電子文檔利用率，適應機關單位無紙化辦公標準，基于大數據技術建立全新的電子文檔管理模式，讓各部門之間的業務資料以及其他重要檔案資料都進入檔案信息共享體系，并通過嚴格電子文檔的分類管理、設置角色職責、保密審核等管理程序提升資源檢索和利用效率[7]。總的來說，就是以需求為導向建立和完善機關單位檔案信息化管理系統，讓檔案管理部門更好地履行其服務職能。

4 結語

新時期，基層檔案管理工作環境發生巨大轉變，信息化建設是主流趨勢，同時也是推動檔案管理機制變革的重要支點，是提升基層檔案管理系統信息化服務能力的關鍵。信息時代背景下，機關單位已經不能繼續沿用傳統的檔案管理模式，加速信息化建設進程是必然選擇，但是在建設工作中需要機關單位增強建設資源支持力，并從頂層設計、制度建設的角度統籌規劃，保證檔案管理信息化建設工作有序開展。機關檔案管理信息化建設是一項系統工作，需要機關單位形成長期的工作規劃，著眼于個人、單位、社會的發展需求建立更高水平的檔案信息服務體現，為新時期的社會經濟建設和國家發展的各項事業提供支點和保障。反思當前形勢下機關單位檔案管理信息化建設實踐中存在的一系列問題，我們必須認識到該項開展工作的重要性和緊迫性，提出切實可行的建設工作思路并積極落實。