淺談舊城改造項目工程檔案管理探述

文／王素花 青島市房地產事業發展中心 山東青島 266071

引言：

近年來，市場經濟體制的建立、房地產業的崛起以及城市經濟的進步，加快了城市化建設的步伐，在此背景下，舊城改造也順應時代發展，提上了城市規劃的日程。舊城改造檔案作為城市建設的原始資料，其健全與否影響著城市未來的規劃與發展，因此，如何做好檔案管理工作成為了檔案管理人員面臨的難題。

1.舊城改造項目工程檔案資料的重要性

1.1 是城建檔案的重要組成部分

城建檔案是城市建設中應該進行歸檔管理的文字、圖表以及聲像等記錄性質的文件材料。而舊城改造檔案是對城市歷史容貌的真實記錄，反映著一座城市隨著時代更迭的發展變遷以及文化形態的發展軌跡，是新城建設檔案館藏應該保存的重要遺產。另外，舊城改造項目工程的檔案中記載著的大量城市規劃、設計、拆遷以及人員安置等檔案信息資料，將會成為日后城市發展管理中可作為憑證的歷史依據以及相關問題亟待解決可作為參考的文獻材料。

1.2 是維護拆遷當事人合法利益的切實保障

舊城改造不僅僅是國家推動城市化進程的重要舉措，更是有助于改善民生，為人民謀福利的民心工程，舊城改造工作的貫徹與落實和人民群眾的生活息息相關。舊城改造并不是一項簡單的對城市進行“破而后立”的工作，這其中也蘊含著多方面難以妥善處理的問題。例如，在部分舊城區中存在著諸多文化遺產，珍貴的文物古跡，具有豐富的歷史文化內涵[1]。還有部分舊城的棚戶區中人口密度高，土地資源緊張，房屋產權問題混亂等現象存在。針對產權問題，弄清拆遷范圍之內的房產實際信息，維護拆遷當事人的產權利益是改造工作開展的前提。但是在實際工作進行中，拆遷雙方更傾向于利益的調解和拆遷的實際進程，反而忽視了拆遷安置檔案的調查與收集，從而未能有效解決產權糾紛。拆遷安置檔案信息的記錄作為舊城改造的重要檔案資料，對人民的拆遷安置利益糾紛的解決，化解矛盾，保障人民切實利益方面具有重要的作用。

1.3 是房屋登記管理的重要證明

舊城改造項目工程的檔案資料對國家房屋管理相關部門進行房產登記具有證明作用。房屋登記管理部門需要通過舊城改造檔案的詳細信息來確認被拆遷地域的房屋產權歸屬，保證產權所屬與拆遷戶實際署名相匹配，保障人民的房屋產權合法權益。隨著城市建設的步伐大大加快，越來越多的舊城改造工作紛紛落實、棚戶區改造的進度也大幅加快[2]。相關拆遷檔案信息資料將會是房屋產權登記業務辦理的重要佐證材料。

2.工程項目檔案管理工作中存在的問題

2.1 對檔案管理重視度不夠

由于傳統的思維模式，一些工程項目中的檔案管理被忽略了，導致其被局限在一個特定的角色，而且一些領導只是把精力集中到某一個特定的職能，這就導致了檔案管理人員缺乏主動性、活力和創新精神。除了職責劃分的模糊之外，一些較小的工程項目的負責人由于缺乏必要的資金、物資和人力，導致檔案管理無法與其內部發展緊密聯系，從而影響了整個項目的進度和質量。

2.2 工程項目的檔案管理體系存在問題

隨著時間的推移，工程項目的管理制度不斷改革和完善，內部機制也得到了一定的提升。然而，仍然存在著傳統的管理方式，例如管理流程和模式的滯后性和混亂性，導致檔案管理工作的落后，未能及時進行優化和調整。由于缺乏完善的檔案管理制度，工作效率大幅下降，使得職責無法得到有效執行。

2.3 檔案管理相關的人才素質存在問題

在工程項目中，檔案管理人員的結構和部門組織往往不夠專業，他們往往承擔多種職責。為了實現優化發展，檔案管理工作需要一支專業人才隊伍來支持。由于檔案管理工作人員缺乏專業知識和技能，在工作中存在一定的挑戰。此外，由于項目本身對檔案管理缺乏重視，缺乏有效的資源投入，比如培訓資源投入不足，這限制了檔案管理人員的業務能力和綜合素質的提高。然而，由于工程項目檔案管理的薪酬水平遠遠不及其它職位，因此很難招聘到具有良好職業道德的優秀人才。

3.舊城改造項目工程檔案的管理分析

3.1 舊城改造檔案的收集工作

3.1.1 明確舊城改造檔案的信息收集范圍

舊城改造區域大，問題復雜[3]。這就決定了相關檔案管理人員在收集檔案信息時，要對舊城改造檔案的收集范圍進行明確。

（1）拆遷階段的文本性材料

拆遷階段的有關文本材料主要包括三方面的內容，一方面是拆遷改造的可行性報告、相關地域拆遷的申請、批復文件、拆遷安置計劃與補償條例等內容。另一方面是后續的選址定點審批、建設規劃許可文件證明、地形圖和計劃文本材料等內容。另外包括與拆遷戶相關的檔案材料，主要是房屋的所有權證明，如：房契、買賣協議證明、遺產繼承證明和土地使用證、房屋新舊程度評估證明、補償協議、民事判決書等能夠幫助拆遷戶依法維護自身合法權益的檔案材料。

（2）建設施工資料

建設施工資料的歸檔主要包括了兩方面，一方面是施工流程材料，如舊城改造工程的地質報告、工程設計任務書、施工合同、招投標文件、財務預算與決算材料備份、工程竣工的驗收報告以及工程交接的證明等。另一方面是施工的技術質量保證資料，如施工中所采用的鋼材、水泥等基礎性原材的質量證明、各個施工配件的合格證明以及與施工技術相關的工程隱蔽性驗收證明材料等。

（3）竣工圖

竣工圖中的內容記錄了實際舊城改造施工中的施工細節，是工程竣工后的真實反映。如果需要對工程某部分細節進行變更，需要在施工圖中進行及時的修改與補充，如果變更情況過多或更改內容過大，需要重新繪制竣工圖來展示施工竣工情況。

（4）聲像檔案

聲像檔案材料的記錄不僅需要對舊城的原本樣貌以錄音、錄像和拍照的形式進行記錄，而且還要對改造完成的城區進行同等方式的聲像錄制。相關檔案收集人員在進行資料拍攝時，要做到有主次之分、輕重緩急，例如拍攝內容可以對舊城的文化遺產或歷史建筑進行拍攝，拍攝內容要全面、內外結構要展示充分并附以相關的文字說明。文化建筑拍攝結束之后，要對需要進行拆遷的房產進行拍攝，記錄拍攝之前的房產樣貌和建設完成的新房產樣貌。如果部分房產中存在所有權爭議的，檔案收集人員更要重視拍攝的必要性，拍攝內容將會成為解決新房產爭議的重要圖像證明材料。

3.1.2 保證舊城改造檔案材料收集的質量

因為舊城改造的檔案材料實際工作的任務量比較大，所以檔案材料的收集工作并不是由單一部門完成的，而是需要多個單位、不同人員配合完成的，這就說明了舊城改造檔案材料的來源存在多樣化的特征。正因為檔案管理工作由不同部門、不同人員來完成，那么相關人員的材料收集水平對檔案材料收集的質量具有直接性的影響。因此，相關部門需要對從事檔案收集人員的業務能力進行必要的培訓，做到檔案收集的真實性、可靠性和全面性，保證舊城改造檔案材料收集的質量。

3.1.3 制定收集舊城改造檔案材料的相關制度

因為舊城改造檔案將會是有效解決拆遷戶房產糾紛問題的重要原始資料憑證，具有不可替代和無法彌補的特征，因此以制度的形式對檔案材料進行保護是有必要的。相關的舊城改造檔案制度體系可以包括如下幾點：舊城改造招標文件中的檔案人員介入制度；檔案人員收集檔案職責制度；檔案執法檢查監管制度；舊城改造檔案歸檔驗收制度以及舊城改造檔案的查閱制度等諸多制度條例，給予舊城改造檔案信息材料全方位、多層次等保護方式，強化保護力度。

3.2 舊城改造檔案的管理工作

3.2.1 建立舊城改造工程檔案管理體系

檔案管理體系的建立健全是舊城改造工程項目檔案管理工作貫徹執行的重要保障[4]。待改造城區應該堅持統一領導、專職部門、專職人員的檔案管理工作體系。由負責舊城改造建設的領導為主工作帶頭人，向檔案管理部門明確檔案管理工作的職責和劃分，保證檔案管理部門掌握舊城檔案管理的精髓和要點。再由檔案管理部門的專職檔案人員和其他業務部門中的兼職檔案人員構成檔案管理網絡。相關單位以土地流轉手續、自建安置房建設手續和回遷安置資料等方面的內容來完成舊城改造項目工程檔案的歸檔目錄編制。在確定檔案目錄內容之后，將任務分解下發到各個業務人員手中，相關業務人員在專業檔案管理人員的指導和監管下，確保將舊城改造的工作人員和參建單位的舊城檔案信息資料匯總完整，根據舊城改造檔案的相關標準整理完畢之后向專業檔案人員完成歸檔移交流程。并設立相應的責任問責機制，對于工作中疏忽導致檔案材料缺失或損害的業務人員要給予一定的懲處。舊城改造工程項目檔案管理體系的構建，明確了檔案人員的職責分工，確定了責任主體和各參與部門的責任落實，使檔案管理工作在工程的不同階段和單位內部形成統一、有序的歸檔流程，在很大程度上提高了檔案信息材料工作的系統化和標準化，保證了檔案信息材料的真實性和完整性。

3.2.2 為專職和兼職檔案管理人員進行業務培訓

由于舊城改造檔案材料具有無法彌補的特性，所以對檔案管理人員的檔案管理水平提出了更高的要求。從事檔案管理工作的人員在技能水平上不僅精通文字工作，而且要掌握一定的計算機科學技術，掌握的知識能力和技術能力更加全面化。在檔案工作中，檔案的分類整理是必不可少的環節，這就要求了相關檔案人員還需要有良好的分類管理化思維。相關單位應該以舊城改造項目工程的實際情況為基礎，制定相應的管理業務規范和檔案分類綱要、檔號分類細則以及保管期限等內容。在對檔案管理人員進行培訓時，要對舊城改造工作中能夠形成不同類型的文件材料進行介紹，那些檔案材料具有保存價值，需要進行及時歸檔，并針對檔案范圍進行細致的講授。另外，在培訓中還要強調在每一個歸檔的類別中，都要將資料進行整理、組卷和裝訂成冊，使舊城區改造的檔案管理工作走向規范化，保證專業和兼職檔案管理人員對舊城改造檔案管理工作的流程和細節具有充分的了解。

3.2.3 引進科學信息技術

（1）采用計算機系統化管理

當前有不少舊城改造單位的檔案管理部門缺少與工程建設部門之間的聯系，二者溝通交流頻次較少，各自為政，沒有做到良好的團結協作，對于舊城改造城市建設來說，是一種嚴重的損失。舊城改造檔案可以通過工程材料歸檔，將線下的檔案材料轉化成線上的檔案資源，然后這些資源通過檔案管理人員服務于城市的規劃建設。因此，相關單位應該在舊城改造檔案管理工作中引進計算機系統化管理，實行科學化、信息化和技術化管理，改變原有的查閱模式，建立起新型的快速服務和跟蹤服務為主的服務模式，大大提高了信息資源查詢的效率。以大數據技術和檢索工具基礎，建立舊城改造檔案資料庫，實現舊城改造檔案資源在工程建設單位內部的共享。

（2）搭建信息化平臺

舊城改造管理并不是固態化、一成不變的過程，而是一個具有動態化、發展性質的過程，在這個過程中相關單位可以通過建立建設信息管理平臺和遠程監控系統實現對舊城改造檔案的管理。隨著社會經濟的進步和科學技術的發展，在大數據和云計算等信息技術蓬勃發展的時代下，實現舊城改造項目工程檔案管理的信息化是時代發展的必然要求，也是當下大型城市建設項目的實際需要，對現階段的舊城改造檔案管理工作的管理具有重要的意義。在大型的舊城改造項目工程的檔案工作中，檔案涉及的文件材料、信息數據等內容與常態化的舊城改造檔案材料相比會顯得更加龐大。這就意味著如果只依靠傳統的人工管理不僅會影響檔案管理工作進行的效率，延誤工程建設的工程工期，而且無法保障檔案管理的準確性，如果發生檔案管理工作上的失誤，對工程的施工進度與工程建設的成本投入造成極大的影響。因此，在舊城改造管理工作中推行信息化管理，可以在很大程度上規避人工管理存在的弊端，滿足舊城改造和城市建設的實際需要。信息化管理平臺建設可以從以下兩個方面入手：

第一，搭建高效的信息管理平臺?？茖W技術的迅猛發展為舊城改造項目工程的檔案管理工作信息化提供了客觀條件。在項目建設過程中，將產生的相關文件資料檔案、數據和信息等錄入到指定的信息管理系統中，改變傳統的被動整理形式，形成事前和事中的檔案管理匯總形式，對檔案的管理手段進行了創新。另外，以授權訪問為基礎，可以對不同的舊城改造的檔案信息進行了解，獲取不同種類的信息資源，促進了檔案工作人員提取信息的時效性，逐漸淘汰了以往檔案文件需要經過不同層級流轉的辦公形式。而且大數據和云計算等科學技術的普及與應用實現了檔案管理的動態化，針對同一文件可以異地登錄同時進行協作管理，打破了檔案管理工作的空間限制。

第二，可以依托互聯網信息技術搭建遠程視頻監控系統來實現檔案工作的實施管理。政府部門應該重視當地的舊城改造檔案管理的信息化建設，以先進的科學技術和設備為媒介，在待改造城區建設動態圖像監控系統，相關檔案管理人員不僅可以通過該系統實時獲取檔案文件材料，而且可以通過監控系統對施工現場的施工工作進行檢查，例如在部分舊城的文化建筑方面進行施工改造時，檔案管理人員可以通過監控系統及時發布提示消息，提醒施工建設人員在施工過程中不能對文化建筑物造成損害。

3.2.4 對舊城改造檔案管理工作實行超前指導

舊城改造項目工程的工程從項目申報開始，一直到工程建設竣工，期間的工程建設量和各類型的文件資料都比較復雜，而且數量繁多，所涉及到的部門與相關人員也比較廣泛，如果檔案管理人員在工作中出現疏忽，就有可能造成檔案材料出現缺失，對舊城的某一部分的介紹就會出現殘缺。而且，由于舊城改造項目的周期短、施工速度快，建設過程中形成的文件材料數量較少，部分檔案人員可能會對其缺乏足夠的重視，相應的歸檔工作沒有切實落實。有的施工隊伍的人員流動性比較大，某一工程的任務剛竣工，臨時組建的施工隊伍就會立刻解散，導致檔案人員不能獲取應有的檔案材料。因此，為了保證檔案管理人員能夠及時獲取舊城改造建設的檔案材料，必須要改變以往的事后檔案整理，要逐漸向上文提到的事前、事中過程靠攏。充分發揮個人的主觀能動性，積極了解舊城改造工程建設中的建設流程和不同階段的工作部署。對此，檔案管理人員可以采用兩種方式來完成檔案的管理工作，其一是進行跟蹤歸檔，跟蹤歸檔適用于建設周期短、形成檔案材料速度快的舊城改造工程，檔案管理人員可以進入到施工現場對相關技術部門進行指導，有針對性地對檔案材料進行收集整理。其二是進行分階段歸檔，分階段歸檔適用于施工周期長、形成檔案材料速度慢的舊城改造工程，檔案管理人員堅持與其他部門內的兼職檔案管理人員進行聯系，及時掌握工程建設的實際進展，并在專業和兼職管理人員的指導下，保證檔案原始信息資源的完整性和可靠性，防止檔案信息資源的缺失。這兩種檔案管理的工作方式對舊城檔案管理工作的有效落實具有重要的意義。

3.2.5 加強驗收控制，及時發現問題并整改

（1）為了確保項目的順利實施，檔案人員應該定期審核和檢查施工和監理單位的檔案，并嚴格遵守基礎設施項目的檔案規范，以便在項目結束后及時、準確、全面、有序地將所有文件轉交給相關部門。為了確保工程質量，檔案室將嚴格遵守文件規定和相關驗評標準，制定統一的表格，管理施工過程中產生的文件。此外，我們還將加強與施工、監理、設計、調試等部門的溝通，密切跟蹤工程項目的進展，并對每個部門的文件材料進行實時檢查，以確保其質量。我們還將對每個部門的工程檔案的收集、整理、歸檔等過程提供監督和指導。對于違反規定的情況，我們將立即向相關參與方提出糾正意見，并加強對質量的監督，從根本上確保項目文件的準確性和完整性。

（2）在工程完成的驗收階段，檔案管理人員會仔細審核所有的竣工資料，一旦發現有任何不符合規定的內容，將會拒絕在驗收單上簽字，并且經營部也將無法支付工程款。

結語：

綜上所述，舊城改造項目工程的檔案承載著城市在不同階段的發展信息，記錄著城市的原始檔案資料，是一個城市變革更迭的重要象征，更是保障人民產權利益的重要佐證材料。因此及時采取科學有效的檔案管理措施，做好舊城改造檔案管理工作，對城市未來的規劃發展與管理具有深遠的影響。