地方高校科研檔案管理與資源建設研究

王憶非

(吉林師范大學科研處,吉林四平,136000)

一、引言

2021年,中共中央辦公廳和國務院辦公廳發布的《“十四五”全國檔案事業發展規劃》指出,檔案事業是國家戰略之一,檔案工作應納入地區經濟發展規劃,在信息化建設基礎上,做到檔案資源覆蓋面更廣、內容更豐富、安全防線更強,并提升檔案利用服務能力,實現檔案科技理論和實踐的新突破。[1］地方高?，F已普遍利用信息化手段進行科研檔案管理,但高校科研檔案種類多樣,內容復雜,涉及人員較廣,檔案完整性和真實性的監管難度大。地方高校普遍面臨科研檔案開發利用不足、管理團隊建設薄弱等問題。地方高校需加強科研檔案研究,合理規劃自身優化和發展方案,提升檔案管理水平,加強檔案的資源建設,以適應科研事業快速發展的需要。因此,本研究關注地方高校科研檔案管理與資源建設,理清重要性,剖析發展現狀,進而為地方高?？蒲袡n案管理與資源建設提出發展策略。

二、重要性

(一)提升科研水平

2020年11月起施行的《科學技術研究檔案管理規定》對科研單位建立健全科研檔案管理規章制度做出了明確指導,指出應把科研檔案工作納入整體工作范疇,加強管理和監督。[2］地方高校的科研檔案是對科研活動過程和結果的記錄,是對科研人員和科研團隊的科研經驗的總結和累積,可被用于分析科研規律,是高校規劃未來科研事業發展的重要依據。科研檔案對評價地方高校和校內科研人員的科研能力具有重要的參考價值?？蒲袡n案資源建設納入高校信息化建設將有助于簡化科研人員的績效考核、職稱評聘、申報獎項等工作的流程;科研檔案資源的客觀性和真實性有助于高校建設誠信科研,營造良好的誠信科研氛圍。因此,科研檔案不僅是地方高校進行科研發展規劃的依據,而且是高校科研人員提升科研素質的重要保障,對高?？蒲兴降奶嵘哂兄匾饬x。

(二)完善科研管理制度

1.完善科研評估制度

科研檔案往往按照地方高校的科研管理制度進行分類和分級,其分類分級方法反映出高校為評估科研人員科研成果的學術價值、應用價值而設定的評估標準,直接影響著科研人員的科研創新積極性。隨著科研工作的發展,科研成果的分類和評估標準也需適應形勢,不斷完善。開展科研檔案管理與資源建設工作,一方面能夠促使高校對自身科研成果再次進行合理歸納和梳理,對各類科研成果進行橫向對比分析,發現以往分類分級方法中的不完善之處,增加新型科研成果的評估分類,增加社會服務的考量標準,從而提高科研管理質量;另一方面能夠推動高校對科研成果作出更為細致的分類分級,平衡不同學科的科研獎勵,有助于打破唯論文、唯獎項等專業技術評審限制,發揮更為多元化的科研示范作用,激發科研人員的創新能力,營造積極的學術氛圍。

2.促進科研誠信建設

近年來,科學技術部公布了多起科研誠信調查處理結果,督促各單位加強科研誠信建設。地方高校愈發重視自身科研誠信體系建設,對科研人員的科研成果審核更加嚴謹,堅決查處、抵制和糾正學術不端行為。但地方高校普遍缺乏有效的學術不端監管懲戒機制,仍有可能出現科研成果信息造假等學術不端行為?？蒲袡n案的信息化建設,要求科研人員重新梳理自身科研成果,補充和完善各類科研成果信息。科研數據的補充和更新,幫助科研檔案管理人員在歸檔過程中對各項科研成果進行審核查證,確?？蒲谐晒鎸嵱行?監督科研人員在項目申報、職稱評聘等過程中提供真實信息,為科研誠信建設提供信息和技術支持。

(三)促進交流合作

地方高校對外交流需要統籌科研成果,在充分調研本校的科研進展和科研水平后,確定交流合作方式。[3］因此,科研檔案資源的信息化建設,為運用數據挖掘技術分析科研成果提供數據支持。信息化建設能夠更好地歸納總結不同專題的科技檔案,建立本單位科研人員專題數據庫。[4］高校可通過篩選數據庫內容,針對企業發展需求,形成有科研團隊支撐的科研專題,推動校企深度合作。同時,科研檔案的信息化建設有助于全程記錄校企合作和人才培養環節,通過追蹤并總結校企合作或其他合作的科研檔案,為地方高校不斷完善校企合作模式提供參考資料?？蒲袡n案資源的信息化建設也便于地方高校對外展示自身科研水平并宣傳重大科研成果,有利于地方高校通過信息化平臺推動檔案外事實踐創新和社會服務學術交流活動,形成對外合作交流的良性可持續性發展。

三、基本現狀

(一)歸檔范圍和分類方法待完善

目前,地方高校科研檔案處于紙質檔案和電子檔案更新換代時期,電子檔案延續了原有紙質檔案的歸檔范圍和內容。因為原有紙質檔案在歸檔時受當時存儲介質的限制,幾乎未能記錄科研項目中所開發的軟件、視頻、圖表等科研成果,所以電子檔案轉錄的相關資料和成果主要包括依托科研項目產出的論文、專著、專題報告等。由此可見,科研檔案的信息化數字化是提升科研檔案管理工作效率、提高科研檔案多樣性的技術手段。目前,高校多采用信息化平臺推動科研檔案管理,通過智慧數字校園將各類科研檔案信息予以“云服務”。[5］科研檔案信息化突破了原有紙質檔案在存儲類型上的限制,可更好地記錄軟件、音頻、視頻等不同類型的科研成果,進一步擴大了科研檔案管理范圍,豐富了檔案資源建設內容。這也意味著基于傳統科研檔案設定的歸檔范圍和分類方法不再完全適用。傳統的歸檔范圍和分類方法多按照項目、論文、知識產權等進行劃分,對于依托項目成果或依托知識產權而產生的社會服務活動或技術服務等未設定明確的分類標準。此外,對同一項目在不同階段的成果缺乏追蹤和更新,導致部分科研成果內部缺乏連貫性,對科研總結和發展規劃產生了一定阻礙。

在運用信息化平臺重新整理和管理科研檔案的過程中,許多地方高校未明確給出新的歸檔范圍和分類方法,導致科研成果歸檔工作存在一定的隨意性。一方面,科研人員在填報科研成果檔案信息時可能漏報或錯報,常見信息錯誤有科研項目參與人員排序錯誤、論文發表時間模糊等,影響了科研檔案的真實性。另一方面,科研檔案的審核管理人員需要處理的科研檔案涉及的學科廣泛,內容復雜,難以對所有科研檔案進行有效監管,部分科研檔案歸檔材料內容或信息錯誤未被發現。整體而言,科研檔案信息化在初始歸檔階段的工作不到位,會影響后續所有的數據運用。例如,科研人員在調取科研檔案時難以快速準確地匹配到完整全面的信息,影響科研檔案的使用效率。

(二)檔案的開放和利用程度不高

地方高校具有支持地方經濟發展、促進校企合作和承擔社會服務的重要職能,科研檔案的開放和利用是提升高校影響力、推動學術交流和服務地方發展的必然要求。[6］但從保護科研團隊或個人的科研競爭力出發,由于科研項目的研究內容或產出技術成果屬于科研團隊或個人,地方高校對科研檔案的開放審核十分嚴格,往往只有檔案管理人員和產出科研成果相關人員具有查詢和使用權限。[7］這種管理方式導致科研檔案的開放和利用程度不高,限制了科研人員與社會或企業的溝通交流,在一定程度上阻礙了科研成果的推廣和轉化。從管理層級來看,地方高校的科研檔案一般設置由校級和學院級構成的分級管理。其中,學院作為二級管理單位受到的管理范圍限制更大,一般只能查閱到由本單位主導的科研成果的科研檔案,不具備管理和開放利用交叉學科產生的合作交流成果等的權限,較難系統化地推進本單位與其他單位的科研合作。因此,高校科研檔案的開放率和利用率還需進一步提升。

(三)信息安全管理機制需健全

科研檔案的數字化建設提升了地方高?？蒲行畔⒌慕涣餍屎凸蚕眍l率,地方高校的對外合作不斷增強,彼此間的科研檔案傳輸次數也有所增加。這對科研檔案的信息安全工作提出了挑戰。高校的科研檔案不僅涉及科研人員的個人信息,而且包含了科學研究過程中重要的技術手段研究方法,若信息遭到入侵或泄露,將對科研人員和地方高校都帶來嚴重的后果。因此,在國際網絡環境日益復雜的形勢下,地方高校必須重視信息安全管理工作,保護科技檔案的信息安全。當前,部分地方高校在信息化建設過程中信息安全管理的整體規劃不足,對信息審核、信息存儲和信息開放過程缺乏有效監管。[8］科研檔案數字化建設的快速發展對網絡安全系統建設人員和專業網絡安全維護人員的需求上升,地方高?？赡苓€未來得及配備充足的相關工作人員,不能及時發現并解決信息平臺在建設或運行過程中存在的安全漏洞。此外,部分地方高校的師生缺乏個人信息安全意識,對個人身份信息和認證信息的保護不夠嚴密,極易造成安全漏洞。

(四)檔案管理團隊建設不足

檔案管理的信息化建設要求高校加強檔案管理人員的服務能力建設,以提高管理人員的業務能力和信息化管理水平。但當前地方高校專職檔案管理團隊普遍面臨人數較少、平均年齡較大、專業性不足等困境。[9］部分地方高校雖然已經引入數字化平臺對各類科研成果進行信息化管理,但忽視了檔案管理人員的團隊建設。具體表現為團隊中缺乏信息技術、計算機科學與技術等專業性人才,大部分非專業人員對數字化平臺的運用和開發不足,無法推進檔案管理手段的創新研究,以至于科研檔案管理工作重心長期停留在科研檔案建設初期,管理工作側重于檔案的保管和調取,限制了科研檔案資源的進一步開發和利用。

四、發展策略

(一)擴大科研檔案內容治理范圍

一方面,要擴大歸檔范圍。首先,區域經濟社會的發展要求地方高校提高社會服務能力,能夠為區域發展和社會進步提供具有參考價值的決策意見報告、科技成果的應用和轉化等。這些新型科研成果已經開始被納入科研人員的評價指標。因此,科研檔案包含的內容也應與時俱進,涵蓋所有科研評價指標,增加科研人員社會服務活動、成果轉化等。其次,將科研項目的各階段材料和項目實施過程中的實驗數據、實驗方法等成果也納入科研檔案[10］,可進一步促進高校的科研檔案更為全面系統化,更好地發揮科研檔案的借鑒功能。最后,科研檔案的信息化建設讓圖表、代碼、圖像、視頻等電子化的科研成果可納入科研檔案,形成科研項目或科研成果全生命周期檔案歸檔。[11］總之,科研檔案應成為科研人員主持和參與科研活動的真實記載,在職稱評聘、業績考核和評優評獎中發揮支持作用,減輕高校科研人員填報科研成果信息的工作量,提高工作效率。

另一方面,要建成細致分類體系?？蒲袡n案一般按照單位或學科專業進行科研成果的分類,部分交叉學科通常只按照其中一門學科進行歸類,部分分類結果與檔案內容不完全匹配。因此,信息化的科研檔案可以在歸檔時參考論文的關鍵詞模式,增加科研檔案的關鍵詞屬性,而不僅是按照學科、專業等大類劃分。提供可檢索或查閱的關鍵詞,有助于精準劃分不同類別的科研檔案,打破傳統科研檔案按照專業學科或成果屬性分類存放的局限性。科研檔案管理人員可統計科研檔案的關鍵詞的搜索量,幫助分析科研工作的熱點。

(二)完善科研檔案開放和利用制度

一方面,完善檔案開放和保密制度。2020年新修訂的《中華人民共和國檔案法》要求加強檔案信息化建設的同時要采取措施保障檔案信息安全。[12］隨著云存儲技術的發展,地方高校信息化建設需要加強網絡安全和保密工作,系統部署科研檔案的電子化管理工作,制定適應學校發展的科研檔案開放和保密管理制度。在科研成果的產生、發布、存儲和傳播環節加強個人審查和單位審查,對科研成果中的數據內容進行資源保護。[13］為提高信息安全,應推進科研檔案管理、查詢、利用等流程的實名認證。對科研檔案管理人員和使用人員要加強信息安全法規教育,提升高校師生的安全意識和保密意識。

另一方面,建設科研誠信體系?？蒲姓\信體系建設與科研檔案的資源建設相輔相成。高?？蒲袡n案有助于記錄查詢高?？蒲腥藛T的科研成果,科研成果的歸檔過程也是對科研誠信的監督審核過程,是高校建立健全科研誠信體系的基礎保障?？蒲姓\信體系的建設,對科研人員在歸檔科研成果時具有約束和引導作用。地方高校要加強科研誠信建設和科研檔案資源建設,必須進一步明確科研檔案相關人員的職責范圍和工作內容,健全科研檔案和科研誠信管理辦法。地方高校應通過完善科研學術評價體系、完善處理學術不端行為的規章制度并給予科研管理人員一定的監管權限等方式建立健全校內的科研誠信制度。[14］這有助于遏制不良的學術風氣,營造良好的科研氛圍,提高科研檔案的真實性。

(三)規范科研檔案的信息化建設

一方面,真實完整的科研檔案是進行檔案資源建設的基礎。地方高校應推進科研檔案歸檔的規范化建設,明確科研檔案的提交人員、管理人員和查閱使用人員在歸檔時的具體職責和操作標準。首先,要求提交人員在提交科研檔案時,必須保證對科研檔案的真實性和完整性負責。其次,科研檔案管理人員必須落實審核和監管職責,為科研人員提供統一的歸檔模板,及時處理不規范的科研檔案,對于不完整的科研檔案應盡快聯系提交人員補充。最后,查詢和使用科研檔案的人員在查閱范圍和使用范圍上必須承諾遵守檔案管理的規章制度,降低科研檔案中涉密信息的泄漏風險,保證科研檔案信息安全。

另一方面,科研檔案的信息化建設是科研檔案資源建設的必要途徑。隨著高?？蒲泄ぷ鞯亩鄻踊l展,科研檔案的內容和類別也日益豐富。為滿足科研檔案的存儲需求和科研檔案資源推廣使用的工作需求,高校必須加強科研檔案的信息化建設,提高科研檔案的電子化存儲率,逐步減少原有的紙質檔案,以提高科研檔案管理的工作效率,允許教職工在授權范圍內查閱和使用科研檔案。科研檔案的資源數據庫應與高校統一的信息門戶進行對接,使用統一認證的用戶身份信息,為教職工查閱和使用科研檔案提供便利。在對接過程中,應注意高?？蒲腥藛T身份認證信息的保密性,同時加強不同權限的分級管理。

(四)提高專業化人才團隊整體水平

一方面,提高檔案管理人員團隊的工作能力。檔案管理團隊是高?？蒲袡n案資源建設和利用的堅實支撐?？蒲袡n案管理工作的開展對科研檔案管理人員提出了更高要求?？蒲袡n案管理人員應切實履行職責,提高服務意識,主動對高校師生科研歸檔進行指導,并加強檔案信息監管,確?？蒲袡n案信息完整真實和安全,并努力提高科研檔案的開放和利用率。具體的提高路徑如下:引進包括檔案學、計算機科學與技術、信息技術等多個相關專業的管理人才,根據實際發展需要優化科研檔案管理團隊的人員結構;制定科研檔案管理制度,完善科研檔案的監管責任體系,明確科研檔案管理人員和科研檔案使用人員的責任義務;制定科研檔案管理人員考核制度,基于工作量、對外服務效益、功能開發等方面對管理人員進行綜合性評價,以提高服務水平和管理質量為目標完善科研檔案管理團隊的激勵制度;重視對檔案管理人員的業務培訓內容,增加檔案信息安全法規培訓內容,規范科研檔案業務管理流程,提高管理人員的信息安全意識,提升檔案管理團隊整體素質。

另一方面,盡快組建網絡安全專業人才團隊。在大數據信息化時代,地方高校網絡安全面臨黑客攻擊、病毒傳播、人為操作失誤、自身平臺漏洞等諸多網絡安全隱患。[15］地方高校應高度重視數字平臺的信息安全管理,在保障科研檔案信息化存儲平臺高效運行的前提下,增強科研檔案資源信息的共享性和安全性。高校需要組建專業的網絡安全人才團隊,由專業網絡安全人員分管高?？蒲袡n案信息平臺的運行,定期清除高校網絡的安全隱患,并在學期初對高校師生予以信息安全指導,提高高校師生網絡安全意識,降低高校科研檔案被泄露、修改或損毀的風險。

五、結語

隨著高校信息化建設和數字平臺建設的推進,地方高校的科研檔案管理逐步信息化,資源建設逐步多樣化。地方高?？蒲袡n案管理和資源建設的工作重心從傳統的實體資料保存管理逐步轉向開發利用科研檔案,這是地方高校保護、推廣自身科研成果的需要,更是促進自身科研發展的需要。在保護科研信息安全的前提下,地方高校應提升科研檔案開放和利用程度,積極對外交流,擴大科研成果的影響范圍,提升社會服務水平,助力國家和區域經濟的發展。