醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)狀及創(chuàng)新探討

摘 要：近年來，隨著醫(yī)療工作日益完善，做好醫(yī)療檔案管理，對(duì)醫(yī)院的整體工作至關(guān)重要。目前，我國(guó)醫(yī)療檔案管理機(jī)制還不健全，制度也不完善，只有采取相應(yīng)措施并不斷創(chuàng)新，逐步轉(zhuǎn)變老舊的檔案管理方式，采用更為嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范和科學(xué)、合理的檔案管理方式，才能更好地服務(wù)于醫(yī)院發(fā)展。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案；檔案管理；創(chuàng)新探討

一、醫(yī)院檔案的范圍及管理意義

1.醫(yī)院檔案

醫(yī)院檔案是指醫(yī)院在經(jīng)營(yíng)、醫(yī)療、教育、技術(shù)、基本建設(shè)、財(cái)務(wù)管理和統(tǒng)計(jì)等發(fā)展歷程中，對(duì)所產(chǎn)生的有保留意義的各類文字、圖形、聲音等各種形態(tài)與載體的記錄。因此，正確把握新階段醫(yī)療管理的新特征，并做好醫(yī)療檔案管理工作是對(duì)醫(yī)院信息化管理的關(guān)鍵因素之一。檔案保管一直是醫(yī)院強(qiáng)化內(nèi)部控制、提高效率和改善服務(wù)的重要環(huán)節(jié)，但就目前各級(jí)醫(yī)院檔案保管的工作來看，還面臨著一些困難。

2.檔案是醫(yī)院重要的信息資源

檔案信息資源在推進(jìn)公立醫(yī)院改制、建立文明行業(yè)和提升醫(yī)院服務(wù)質(zhì)量方面有著重要的影響。檔案的原始記載是可以反映歷史真實(shí)風(fēng)貌的原始資料，不但為醫(yī)院各項(xiàng)工作的開展提供豐富、真實(shí)的史料依據(jù)，同時(shí)，還是富有權(quán)威性和可靠性的固化記載物。檔案資料如果損壞、消失或者無法恢復(fù)，損失將不可估量。因此，醫(yī)院唯有切實(shí)加強(qiáng)檔案管理，才能更有效地為醫(yī)院管理與建設(shè)提供有價(jià)值的資料。

二、醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀

由于社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的影響，醫(yī)院很重視各項(xiàng)管理工作，但往往忽略了檔案管理，使得檔案管理的工作沒有規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。當(dāng)前，檔案管理工作還有不足之處，存在對(duì)檔案管理認(rèn)識(shí)不足、檔案管理人員能力不高、機(jī)構(gòu)不完善、管理責(zé)任不明晰以及檔案管理格局凌亂等問題。同時(shí)，職工的檔案管理能力和先進(jìn)管理手段也不夠。

1.檔案管理未實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化

2020年6月，新修訂的《中華人民共和國(guó)檔案法》開始實(shí)施，對(duì)檔案管理與利用各領(lǐng)域提出了全新的要求，確保我國(guó)檔案管理逐漸走向規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。目前，醫(yī)院檔案管理工作盡管在軟硬件上已經(jīng)加大了部分投入，但還沒有實(shí)現(xiàn)全面標(biāo)準(zhǔn)化，檔案管理工作的基礎(chǔ)建設(shè)仍需按照全面標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的要求繼續(xù)加強(qiáng)。

2.對(duì)檔案管理的重視程度不足

檔案管理已變成醫(yī)院運(yùn)行管理的關(guān)鍵，近年來，因受經(jīng)費(fèi)和人員制約，醫(yī)院更重視提升醫(yī)技和改善業(yè)務(wù)，提高醫(yī)院環(huán)境和管理，為病人提供更加高質(zhì)量的服務(wù)，但對(duì)檔案室的建立以及檔案管理的規(guī)范性和科學(xué)性等方面，所關(guān)注的內(nèi)容略顯欠缺，導(dǎo)致其無法滿足新階段檔案管理事業(yè)發(fā)展的需求。

3.醫(yī)院檔案功能劃分不清楚

目前，由于科技的進(jìn)步和社會(huì)發(fā)展，檔案管理內(nèi)容和管理技術(shù)也在不斷改變，但是對(duì)于醫(yī)療檔案管理工作仍缺乏一套科學(xué)系統(tǒng)的管理制度。

檔案部門分散保管既不利于檔案的完整性與安全性，也不利于檔案的利用率，甚至出現(xiàn)重復(fù)保管，導(dǎo)致資金、時(shí)間和空間上的浪費(fèi)，更有不少本來需要納入保管的資料卻無法列入保管范圍。各醫(yī)院在處理檔案工作上，也缺乏科學(xué)的管理意識(shí)和方法，所以，各醫(yī)院必須按照自身實(shí)際情況加以改善，使需要列入管理范圍的檔案文件都能列入管理系統(tǒng)中。

4.檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不高

當(dāng)前，醫(yī)院檔案管理人才隊(duì)伍水平參差不齊，主要體現(xiàn)在思想觀念落伍、專業(yè)素質(zhì)、政策水平以及教學(xué)質(zhì)量欠缺等方面。由于各種主客觀原因，檔案學(xué)科畢業(yè)的高素質(zhì)人員數(shù)量相對(duì)較少，這已成為妨礙我國(guó)檔案工作開展的重要因素。此外，對(duì)檔案管理人員的基本素質(zhì)展開培訓(xùn)，一直都未列入國(guó)家宏觀調(diào)控管理的范疇。醫(yī)院檔案管理中出現(xiàn)的不少問題主要原因是檔案工作人員變動(dòng)較大，而檔案管理又是一個(gè)專業(yè)性較強(qiáng)的工作，需要有相應(yīng)的專業(yè)人員才可以做好。在長(zhǎng)期管理過程中，檔案管理工作人員所積累的知識(shí)與經(jīng)驗(yàn)十分重要，不過，由于一些醫(yī)院的檔案管理人員頻繁調(diào)動(dòng)工作，不能更好地發(fā)揮作用，給醫(yī)院檔案管理工作帶來很大的困難。同時(shí)，檔案管理工作者的專業(yè)素質(zhì)、教學(xué)能力和理論水平等方面都亟須提高，這些問題都導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理工作者無法適應(yīng)新形勢(shì)下醫(yī)療檔案工作的要求，更缺乏創(chuàng)新的動(dòng)力。不少醫(yī)院對(duì)檔案管理工作者的培訓(xùn)重視程度不夠，檔案管理工作者缺乏有效的檔案知識(shí)培訓(xùn)，管理水平停滯不前，降低了醫(yī)院檔案管理的工作效率和質(zhì)量。

5.檔案管理信息化存在弊端

隨著醫(yī)院的快速發(fā)展，醫(yī)院檔案管理的硬件設(shè)備設(shè)施也變得較為陳舊，已經(jīng)很難滿足新時(shí)期檔案管理的需要。醫(yī)院應(yīng)科學(xué)管理在檔案工作中所需要的設(shè)備設(shè)施，如電腦、復(fù)印機(jī)、掃描機(jī)、防磁箱、空調(diào)、刻錄機(jī)、滅火筒、加濕機(jī)和溫濕度儀等。同時(shí)，要制作裝柜架檔號(hào)標(biāo)簽，必須做到各類檔案排架整齊美觀，檔案存放規(guī)范合理，檔案查找醒目方便。但目前，醫(yī)院的使用空間比較緊張、檔案使用區(qū)域狹窄、檔案管理設(shè)備設(shè)施簡(jiǎn)陋和管理技術(shù)落后，也是部分醫(yī)院的檔案管理中仍存在的問題。

現(xiàn)在，不少醫(yī)院仍使用傳統(tǒng)手工的方式查閱和檢查檔案資料，遠(yuǎn)沒有現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)查詢起來方便快捷，使用傳統(tǒng)手工方式查閱不僅不利于資料的查閱、利用和調(diào)研，也會(huì)制約歸檔工作的正常開展。隨著現(xiàn)代計(jì)算機(jī)與互聯(lián)網(wǎng)等科學(xué)技術(shù)的日益發(fā)達(dá)與應(yīng)用，醫(yī)院檔案管理工作也正逐步朝著數(shù)字化以及信息化的趨勢(shì)發(fā)展，以往傳統(tǒng)檔案管理方式早已不能適應(yīng)現(xiàn)代醫(yī)院更高的運(yùn)行需求，也無法滿足現(xiàn)代社會(huì)互聯(lián)網(wǎng)信息化的發(fā)展要求。不過，有些醫(yī)院在醫(yī)療檔案管理中應(yīng)用計(jì)算機(jī)、信息技術(shù)僅僅是在電子目錄的輸入、傳送和檢索等方面，而在歸檔記錄、保管方式以及檔案資料使用等方面的網(wǎng)絡(luò)化、現(xiàn)代化、信息化應(yīng)用還比較薄弱，因此，還需進(jìn)一步研究和完善電子醫(yī)療檔案管理的現(xiàn)代化方法。盡管在電子檔案的歸檔方式和介質(zhì)類型等方面都和傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式有著較大的差別，可是在實(shí)際管理中差別顯示不大，尚不能使電子檔案的優(yōu)越性完全體現(xiàn)出來，如以電子病案作為舉證條件，能否具有舉證作用還尚不明確。綜上所述，檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)方面還尚有許多不健全的問題，不利于檔案管理工作質(zhì)效的提升。

三、 加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理的必要性

1.完善檔案管理可以為醫(yī)院發(fā)展提供助力

檔案管理不能只是單純將一些需要登記的信息分類整理和存檔，而是通過良好的檔案管理技術(shù)給醫(yī)院的管理工作帶來很多方便。尤其醫(yī)療技術(shù)類專業(yè)領(lǐng)域，技術(shù)資料的管理與使用尤為重要。例如，對(duì)醫(yī)療設(shè)備設(shè)施、病案等技術(shù)性資料施行科學(xué)管理，能夠給醫(yī)生的診療帶來很大幫助，在向病人提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的同時(shí)，可以參考其他患者的病案信息，極大減少了治療費(fèi)用與醫(yī)藥成本。

2.有效的檔案管理可以提高工作效率

檔案的標(biāo)準(zhǔn)化和數(shù)字化改造與升級(jí)，將大幅增加檔案的保管價(jià)值。在傳統(tǒng)媒介下，檔案文件的介質(zhì)不相同，保存條件也不相同，檔案室中最基礎(chǔ)的防火、防盜、防水和防鼠等基本功能必須健全。在數(shù)字化和信息化條件下的檔案管理，可以通過多拍儀、掃描儀以及圖文系統(tǒng)等對(duì)檔案文件施行電子化管理，可以改善檔案的保存效果、完善備份管理，并能進(jìn)行加密分級(jí)管理以及異地調(diào)閱。

3.檔案的可溯源性，可以為管理決策提供基礎(chǔ)依據(jù)

檔案是對(duì)特定時(shí)期歷史沿革的記錄，是真實(shí)記載一定時(shí)期所發(fā)生的特定事情的有效載體，記載了人類歷史的點(diǎn)點(diǎn)滴滴。檔案的有效記錄，能夠幫助醫(yī)院管理者在制定決策時(shí)，查閱某個(gè)時(shí)期內(nèi)發(fā)生的所有事件，這相比于工作方案和總結(jié)，更能體現(xiàn)醫(yī)院發(fā)展的規(guī)劃布局，能有效觀察到?jīng)Q策成果，為醫(yī)院管理者在實(shí)施內(nèi)部變革、新項(xiàng)目導(dǎo)入、員工考核以及領(lǐng)導(dǎo)調(diào)整等多方面提供了決策依據(jù)。

四、醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新

通過對(duì)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀的研究與分析，可知醫(yī)院檔案管理中存在的問題較多，管理也較為滯后，在管理制度上也不夠科學(xué)、合理，已逐漸不適應(yīng)新時(shí)期醫(yī)院發(fā)展的要求。

1.完善標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理軟硬件設(shè)備設(shè)施

近年來，隨著科技的不斷進(jìn)步和信息化建設(shè)事業(yè)的深入發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)、5G信息技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)+的融合也逐漸應(yīng)用在各行各業(yè)，不僅方便了檔案的保存、收集、歸檔和調(diào)閱等，還實(shí)現(xiàn)了對(duì)檔案文件分類和數(shù)據(jù)的統(tǒng)一管理，并能夠大幅降低紙質(zhì)文檔的存儲(chǔ)空間，從而實(shí)現(xiàn)了檔案工作關(guān)鍵領(lǐng)域信息可視化管理。

2.建立完善的檔案管理制度

檔案管理工作必須有法必依，各主管單位都應(yīng)全面認(rèn)識(shí)檔案管理的意義與重要性，在完善檔案管理規(guī)范化與數(shù)字化工作的同時(shí)，對(duì)檔案管理部門也必須建章立制，進(jìn)一步明晰檔案部門領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任和分級(jí)職責(zé)，特別對(duì)涉密文件的保管，必須通過部門主要領(lǐng)導(dǎo)嚴(yán)格審核。對(duì)檔案文件的保存、使用以及借閱等必須制定具體制度，規(guī)范檔案管理者的言行，并列入部門績(jī)效考核內(nèi)容，逐漸使檔案管理工作走向科學(xué)化、規(guī)范化和制度化。目前，全市范圍內(nèi)的醫(yī)院體制改革正如火如荼地推進(jìn)，必須全面重視檔案管理服務(wù)的重要性，積極探索以檔案管理服務(wù)醫(yī)院運(yùn)營(yíng)創(chuàng)收的新路子，進(jìn)一步發(fā)揮好檔案對(duì)醫(yī)院運(yùn)營(yíng)服務(wù)的重要作用，為提高醫(yī)院的醫(yī)技能力和業(yè)務(wù)水平作出積極貢獻(xiàn)。

3.增強(qiáng)檔案意識(shí)，創(chuàng)新管理觀念

醫(yī)院管理者應(yīng)注意不斷更新自己的管理思想，緊隨社會(huì)的發(fā)展步伐，同時(shí)，也不能完全失去自我，迷失方向。現(xiàn)代檔案管理工作面對(duì)的問題十分迫切，由于電子文件的產(chǎn)生以及計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，檔案管理現(xiàn)代化需要及時(shí)跟進(jìn)，檔案管理人員需要有足夠的知識(shí)儲(chǔ)備和思維創(chuàng)新，用嶄新的觀念去面對(duì)新的問題。

４.創(chuàng)新檔案服務(wù)模式

隨著計(jì)算機(jī)和現(xiàn)代化科技的進(jìn)一步發(fā)展，檔案管理也將趨向于數(shù)字化和信息化發(fā)展。所以，現(xiàn)代檔案管理人員必須革新工作手段，提高計(jì)算機(jī)現(xiàn)代化手段在檔案管理工作中的正確運(yùn)用，以便完成對(duì)檔案工作的全面改造。例如，檔案信息的統(tǒng)一采集管理可以有效促進(jìn)檔案信息的完整性，并利用電腦建立檔案資料的檢索系統(tǒng)，使電子檔案查詢及檔案管理更為便捷，從而真正提高電子檔案的利用價(jià)值。在開展醫(yī)院檔案管理中，一方面，完善電子檔案的全館收藏，另一方面，有效推進(jìn)電子檔案文件的共享，從而確保電子檔案文件的完整。開展電子檔案文件管理，能夠方便人們及時(shí)查詢電子檔案文件，進(jìn)而有效防止重要信息的流失。另外，檔案管理人員還應(yīng)該深入醫(yī)療第一線去調(diào)研，以便于更深入地了解與各種治療工作情況相關(guān)的檔案資料信息，找到真正有價(jià)值的資料信息后再編研，以提高檔案信息的利用率。同時(shí)，還要注意加強(qiáng)與不同醫(yī)院的數(shù)據(jù)信息聯(lián)系，及時(shí)交換檔案資料，從而實(shí)現(xiàn)檔案資料信息的有效共享。

5.提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，以人才來推動(dòng)創(chuàng)新

順利開展醫(yī)院檔案管理工作，歸根結(jié)底是需要人去推進(jìn)的。所以，為了促進(jìn)檔案管理工作的創(chuàng)新開展以及醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展，還需要進(jìn)一步提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。

首先，要強(qiáng)化檔案管理人員對(duì)《檔案法》的全面掌握，提高其基本的學(xué)習(xí)能力和檔案管理能力。其次，強(qiáng)化崗位培訓(xùn)內(nèi)容，提高檔案管理人員運(yùn)用學(xué)科基礎(chǔ)知識(shí)處理具體問題的能力水平，以便于檔案人員能夠熟練地對(duì)檔案資料開展掃描、檔案編制、標(biāo)引以及建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)等操作。

由于計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的應(yīng)用以及醫(yī)療檔案管理工作現(xiàn)代化的需要，檔案管理工作者必須積極參與培訓(xùn)活動(dòng)，如微機(jī)知識(shí)培訓(xùn)和檔案文件管理等培訓(xùn)項(xiàng)目，以達(dá)到檔案管理工作信息化和現(xiàn)代化，切實(shí)實(shí)現(xiàn)醫(yī)療檔案管理工作的重要意義。

五、結(jié)束語

綜上所述，醫(yī)院的檔案管理業(yè)務(wù)涵蓋領(lǐng)域較寬，其學(xué)科層次也較多，需要廣大職工的積極協(xié)助與支持，從而切實(shí)促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作不斷創(chuàng)新，以達(dá)到檔案管理工作整體現(xiàn)代化。此外，需要從規(guī)章制度、管理手段和經(jīng)營(yíng)觀念等方面進(jìn)一步調(diào)整與革新，提升醫(yī)院檔案管理者的整體素質(zhì)，有效增強(qiáng)檔案管理人員的積極性，為醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展提供助力。

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作者簡(jiǎn)介：莊合龍（1978—），男，漢族，山東曹縣人，本科，館員，研究方向：財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案、基本公共衛(wèi)生居民健康檔案。