“互聯網+”背景下，高職院校人事檔案管理優化探究

摘 要：隨著國家信息技術的不斷發展，各級政府及企事業單位越來越依賴信息化系統為人們的生產生活和工作服務。“互聯網+”時代特征是對各類海量數據處理的多樣化和層級化，人事檔案是個人信息數據的承載體，通過將檔案實體與“互聯網+”相融合，人事檔案的大數據管理模式也日益成熟。鑒于此，本文重點對“互聯網+”背景下高職院校人事檔案管理模式進行優化構建，有利于優化創新檔案管理模式，不斷提升高職院校人事檔案信息數據質量和開發利用服務水平。

關鍵詞：“互聯網+”；高職院校；人事檔案；管理

從我國干部人事檔案管理歷程及發展來看，人事檔案制度的緣起是為了落實延安時期審干運動而制定的，由于可見，人事檔案從初始就是組織控制和管理干部的工具，具有一定的封閉性和強制性。封閉式管理會形成信息不對稱，造成干部人事檔案管理工作的相對被動局面，影響整體管理質量。由于傳統觀念的影響，人們對人事檔案的重要性認識并不深刻，加之許多高職院校人事檔案管理存在管理模式守舊、管理人員專業素質水平低下以及人事檔案內容單調、失真、不全面，檔案管理信息化水平低、檔案開發利用水平低等問題，導致人事檔案管理工作停滯不前。檔案內容不僅不能還原個人歷史全貌，也不能有效反映個人的專業素質和技術水平，從而失去其作為檔案的社會價值。因此，在全面改革的新時期，高職院校檔案管理工作也應當開展相應的改革，以適應社會的發展需求。

基于此，在高職院校人力資源管理中，充分合理利用人事檔案信息開展人才管理特別重要。以“互聯網+”背景下的信息技術應用為平臺、為載體，能更便捷地進行存儲錄入、檢索查詢、實時修改和維護管理等，真正做到檔案信息的快速傳遞及利用。

一、高職院校人事檔案管理存在的問題

1.檔案信息存儲效率低，利用率不高

傳統高職院校人事檔案管理是采用以個人為單位的建冊制實體檔案為主的存儲方法，這就造成了在集中收集、整理編目和調閱查詢人事檔案時需要大量的人力、物力及時間，在一定程度上造成紙張、保管場地、人工費用等浪費。在“互聯網+”時代，數據化信息存儲手段逐步普及的今天，高職院校人事檔案如何打破行政壁壘，與社會和市場接軌，正如個人身份證號碼一樣，成為個人在社會流動中的權威信息、終身信息，為社會和個人提供服務。

2.檔案信息安全保障低，監管不到位

傳統高職院校人事檔案材料的收集、調閱過程中需要大量的時間、空間，其各環節銜接中有很多的漏洞，可能無形中造成紙質檔案資料信息的遺失、更改、造假及混裝問題。此外，在人事檔案整理編目具體過程中，由于高職院校的組建、撤并等機構調整，造成檔案管理機制構建不健全、分類管理不到位、監管不得力，可能在一定程度上出現管理漏洞，導致信息被默認采集現象頻頻發生，給不法分子提供了機會。隨著網絡空間不斷開放，獲取個人信息變得更加容易，很多電商網站、App 后臺都會時刻關注著用戶的瀏覽痕跡、個人喜好以及操作行為等隱私信息，某些別有用心之人利用海量數據背后隱藏的大量商機，偷偷獲取用戶個人信息進行違法活動以獲取利潤。有些經營商在未經用戶同意的情況下私自追蹤用戶的網絡地址、訪問用戶個人賬號等，了解其消費習慣和興趣偏好，從而開展針對性的營銷活動，更有甚者在不干擾網絡和計算機正常運營的情況下，通過釣魚網站、木馬病毒等惡意獲取用戶信息。

二、優化高職院校人事檔案管理的有效策略

高職院校人事檔案工作如果完全依托傳統檔案管理模式，將難以應付并完成日趨繁雜、瑣碎的巨大工作量，更不利于人事檔案信息資源的調閱利用，這也在一定程度上造成了人事檔案資源浪費。新修訂的《中華人民共和國檔案法》中新增檔案信息化建設章節，提出要“保障電子檔案、傳統載體數字化成果等檔案數字資源的安全保存和有效利用”。并鼓勵“檔案館和機關、團體、企業事業單位以及其他組織推進傳統載體檔案數字化”。基于此，改變傳統高職院校人事檔案管理工作模式，建立人事檔案信息化大數據共享模式可以有效地提升工作效率，顯著增益檔案價值。在“互聯網+”背景下，隨著信息化的進一步發展，數字檔案用戶個人在網絡服務的使用過程中，個人信息全面數字化、數據化，尤其關鍵性個人信息是價值巨大的資源，以信息化手段為載體，將人事檔案管理工作逐步向信息化方向引入，不僅可以減少人事檔案工作管理成本，而且可以為今后人事檔案檢索、調閱和復制取用等工作開展打下良好的基礎。針對人事檔案信息進行目標檢索、統一的數據化信息管理，最終保障檔案信息的一致性、連續性，經過對個人檔案信息數據的整合利用，極大提高了人事檔案的利用效率和服務質量。隨著國家新《檔案法》的頒布實施，檔案信息化建設成為大勢所趨的必由之路。

1.創新人事檔案數據新型管理模式

在“互聯網+”背景下，高職院校人事部門通過建立干部人事檔案信息管理系統進行個人信息利用和查詢，合理的組織架構能夠提升高職院校的行政管理水平，而有效的人事檔案管理模式則能將人力資源管理提升到最佳水平。此外，采用網上授權加密形式審核電子檔案材料，審核效率提高數倍。因此，改革多年不變的傳統工作模式，選擇合理、高效的工作方式，加強有效監督管理，科學引領人才分配，創建高水平應用型大學。一是通過創建校園內網形式的人事檔案管理模式，嚴格管理高職院校公用智慧校園管理（內）網絡與高職院校教職工人事檔案管理（內）網絡，兩條線不互串，不干擾，充分做好高職院校人事檔案管理的保密性和日常維護工作；二是在創建校園人事檔案管理模式后，給每位教職工建立人事檔案查閱、上報系統，分權限給各職能部門負責人查閱本部門人員基本信息，個人可以打開授權范圍內的個人信息材料查閱、修改更新和上報工作，人事檔案部門相關工作人員根據提交的真實有效材料（一般須蓋審核部門印章），可以在網絡上審核材料、更新添加最新個人信息，并通知相關人員上交有效材料的原始件，永久存檔。這種人事檔案信息與個人密切互動、及時更新的模式，將一改傳統人事檔案“守攤”式管理模式，讓教職工對個人檔案不感到神秘和陌生，讓他們參與到個人檔案信息的補充更新中，讓人事檔案管理真正“活”起來。其中，部分人事檔案屬于涉密檔案，對個人公開要慎之又慎，如五類政審材料、八類處分材料，原則上一般不予網上公開查閱。涉及個人需要調閱查看、復制調取時，則必須上報上級組織，在經得領導審核批準后，才可開放一次性查閱權限，適度公開。在滿足此要求后，逐步明確規則，分步驟合理安排好工作進度，按照循序漸進的原則，逐步架構人事檔案一體化網絡管理框架。

2.實現人事檔案數據高效、便捷利用

高職院校人事部門通過對人事檔案管理數據庫的建立完善，借助檔案管理軟件，通過細化分類的原則，用不同標準對教職工信息進行分類解析，越來越多個人有價值的信息資源匯聚于數據庫平臺。通過借助管理干預，使日常人事檔案信息的取用調閱更為便捷，既方便利用者，也能方便管理者，最終充分發揮檔案管理服務利用這一終極目標，使人事檔案管理工作開展有序、合理、科學。平臺授權原則一般是個人只能查閱本人部分檔案信息內容，各職能部門負責人只能查閱本人及所屬部門相關人員部分檔案信息內容，校級領導可查閱全校教職工部分檔案信息內容。其中，具有權威性、代表性的個人檔案信息可授權所有教職工公開查閱權限，大家都可在校園人事檔案數據庫中瀏覽查詢到。比如，七類獲獎勵材料，高職院校名專家、名教授及在行業內有一定影響力的權威學者，教職工關注度也高，他們獲得的各級各類榮譽獎勵也是學校的成績，公開業績成果也是學校的榮光，能適時起到激勵年輕教師勇攀高峰的信心。將高職院校人才數據作為工作開展的基礎，能極大提高部門內部和部門之間的工作效率，檔案信息交流快速便捷，檔案數據內容實時更新，檔案數據庫系統安全維護到位。在“互聯網+”背景下，高職院校人事檔案的信息整合、匯總歸納與共享傳遞也變得越來越便捷，體現高職院校對人事檔案利用的規范化、合理化、科學化的高質量管理水平。

3.打造人事檔案數據安全技術高地

在“互聯網+”時代，人事檔案管理工作日益依托網絡高效、快捷、異地調取等強大的優勢，不斷改變傳統人事檔案管理工作的封閉局面，不僅防止了人事檔案信息被私自篡改造假和丟失現象，還能全程記錄人事檔案管理人員收集、完善、更新、調閱等各環節步驟，從而全面提升人事檔案使用服務效率，根本上解決人事檔案的權威性、真實問題和調取利用服務效率問題。此外，人事檔案管理工作要逐步提升安全防護壁壘，嚴防人事檔案系統遭受網絡黑客攻擊、跨域攻擊、網絡掃描攻擊等，不斷筑牢人事檔案網絡安全防護屏障。一是更新防火墻。阻斷未審核通過、不具備規范資質的用戶訪問，禁止其他網絡同行隨意侵襲本地網絡，發揮防火墻作為隔離屏障的技術優勢。二是部署隔離網關。對珍貴的人事檔案信息保存在校園內網中，避免非法站點訪問，杜絕危險隱患。三是物理隔離方法。這種方法更加適用于使用率較低的人事檔案。四是元數據技術。通過爬蟲工具等捕獲不同檔案的類型、時間戳等信息，分析標簽信息，實現海量元數據的管理。檔案管理人員還要對計算機終端系統定期殺毒，檢測系統中是否含有木馬病毒等，及時消除，提高安全性。對全局網絡實施動態化的監管，第一時間發現非法介入，采用加固外圍的方法，應用異常檢測技術、會話狀態檢測技術、應用層協議解析技術等，實時檢測并分析Web服務器網絡數據包，阻斷惡意訪問，提高檔案安全度。

如今，新媒體對人們的生活方式產生了更加深刻的影響，通過豐富的在線應用，人人都可以成為信息的創造者、傳播者，在各種媒介傳播。在大數據等技術的支撐下，各行各業的聯動性加強，個人信息的傳播空間和范圍不斷擴大，信息技術的發展，極大增加了第三方在媒體傳播過程中收集和泄露數字檔案個人信息的可能性。由于數字檔案個人信息涵蓋內容多、涉及范圍廣，其安全工作需要借助高職院校各機構、各職能部門之間協調合作以及科學、有效的個人信息管理平臺。然而，就目前實踐情況看，高效、科學的數字檔案信息管理體系尚不完備，導致數字檔案個人信息安全工作缺乏戰略層面的規劃，掌控能力不足，數字檔案個人信息缺失、泄密、失控情況比較嚴重。由于數字檔案個人信息安全事故頻發，提升數字檔案個人信息應急能力、完善應急管理機制迫在眉睫。一方面，在數字檔案個人信息安全管理工作中，需要建立聯動的應急反應機制。“互聯網+”環境下的個人信息安全管理工作不能僅僅依靠檔案部門，而是需要多部門協調聯動，明確各部門職責，統一指揮、協同配合。當數字檔案個人信息安全事故發生時，應在第一時間由所屬地應急管理部門牽頭，建立風險事故統一指揮平臺，以高職院校檔案部門為首的各部門主體聯動反應，實現各種優勢資源的合理配置，統籌調度各單位資源，以提高事故處理效率。另外，針對當前數字檔案個人信息安全管理工作，在應急響應和后續恢復方面存在的不足，可以采取應急措施應對各種入侵，在系統被不慎入侵后，采取相應的措施還原系統，以全面確保信息安全，不斷推動人事檔案管理工作規范化、數字化發展。

4.培育人事檔案數據安全專業人才

“互聯網+”時代，人事檔案信息安全相關工作依賴于檔案工作人員的管理，檔案工作人員能夠參與數字檔案的整個生命周期，檔案風險意識不強、實踐過程不夠規范、出于利益原因非法干預個人信息等失誤，都會對數字檔案個人信息安全造成危害。數字檔案個人信息涵蓋了個人基本信息安全、個人查詢信息安全、個人利用信息安全以及個人反饋信息安全等，其主要作用就是記錄數字檔案個人信息基本內容，確定數字檔案個人信息價值，保證數字檔案個人信息的真實性、準確性、完整性與可用性。檔案管理人員需要識別導致這些問題發生的直接或間接原因，并識別出風險發生的概率以及導致的風險后果。

傳統的高職院校人事檔案紙質化管理，導致檔案內在價值長期未能得到充分開發挖掘，個人有價值的信息材料不能及時收集匯總，也不能為高職院校人事部門決策提供權威依據。具體體現在人事檔案信息內容匯集是否全面完整、更新個人檔案信息是否及時準確等，這些詳盡信息對高職院校人才建設發展起到了重要的參考作用。可見，無論是從組織人事任命及“三齡兩歷”認定方面，還是從高層次人才引進交流培養方面，再或是在高職院校學科建設發展及專業領軍人物建設方面，人事檔案權威的信息內容均可以給領導提供重大決策參考。在“互聯網+”環境下，高職院校人事檔案管理人員要秉持開拓務實精神，不僅要牢牢掌握檔案管理業務基本技能，更要學習在網絡管理環境下人事檔案管理新技術，既要掌握傳統意義上規范流程、保密意識下的檔案管理工作步驟，也要充分認識到對極具價值的人事檔案信息的開發利用。檔案服務于教職員工，才是檔案價值的真正體現和終極目標。基于此，檔案管理人員需要與時俱進，加強安全防范意識，勤練內功，逐步提高現代化技術的運用能力和水平。

三、結語

綜上所述，“互聯網+”時代的到來，給檔案管理帶來了翻天覆地的革命性變化。高職院校人事檔案工作需要用科學的檔案管理意識，不斷更新理念、創新思路，充分借助互聯網技術便捷地傳輸數據，借助大數據技術充分發揮人事檔案蘊含的內在信息價值，不斷提升高職院校人事檔案科學化管理水平，更好地為學校發展建設服務。

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（作者單位：安徽廣播影視職業技術學院）

基金項目：安徽省高等學校檔案工作協會2023年協會基金重點研究項目“高職院校人事檔案管理研究”（項目編號：2023ZD016）。

作者簡介：李玉梅（1975—），女，漢族，安徽蕪湖人，碩士研究生，副研究館員，研究方向：檔案管理，人事檔案數字信息化管理。