數字化視域下醫院檔案管理創新提升對策研究

張波（1981.02-），女，漢族，山東泰安，本科，檔案館員，研究方向：檔案管理。

摘要：本文主要研究數字化視域下醫院檔案管理創新提升對策，分析了傳統紙質檔案管理方式的不足之處以及醫院檔案數字化管理的優勢，指出了醫院檔案數字化管理存在的問題，提出了數字化視域下醫院檔案管理創新提升對策，希望通過數字化手段提高醫院檔案管理的效率和質量。

關鍵詞：數字化視域；醫院檔案管理；創新提升；對策研究

一、傳統紙質檔案管理方式的不足之處

隨著信息技術的發展和應用，檔案數字化管理已經成為醫院檔案管理的必然趨勢，但傳統的紙質檔案管理方式仍然在一些醫院中廣泛應用。本章將分析傳統紙質檔案管理方式的不足之處，包括信息共享不便、難以管理和維護、信息安全性低等方面。

（一）信息共享不便

1.信息共享效率較低。由于紙質檔案只能通過傳統的物理方式傳遞，如郵寄、傳真、快遞等，導致信息傳遞效率低，無法保證信息的及時傳遞。

2.信息查找困難。紙質檔案存儲方式不統一，可能存放在不同的科室和部門，查找起來比較困難，需要耗費大量的時間和人力。

3.信息共享受限制。紙質檔案需要實物傳遞，存在時間和空間上的限制，不便于實現跨部門、跨地區的信息共享。

（二）難以管理和維護

1.紙質檔案需要存放在專門的檔案室內，需要大量的存儲空間，并且只能依靠手動分類、整理和存儲，容易出現混亂和丟失的情況，必須專人進行管理和維護，增加了管理成本。

2.紙質檔案需要手動查找和取出，所需時間較長，不便于醫院工作人員進行查詢和使用，造成效率低下。

3.紙質檔案需要進行定期的維護和保養，包括防潮、防蟲、防火等措施，增加了管理成本和工作量。

（三）信息安全性低

1.紙質檔案屬于物理性存儲方式，容易被盜或丟失。一旦檔案丟失，將導致患者的隱私信息被泄露、非法復制或篡改，可能會對患者的身體健康和生命安全造成嚴重影響。

2.紙質檔案需要存放在柜子或柜架中，存儲環境不安全，容易受到灰塵、潮濕、霉變等因素的影響，導致檔案損壞或信息泄露。

3.紙質檔案無法實現精確的權限管理，檔案的查閱權限不明確，可能會導致未經授權的人員查閱患者隱私信息，造成信息泄露。

二、醫院檔案數字化管理的優勢

（一）提高醫院管理效率

數字化時代對醫院的發展產生了深遠影響，一方面為開展工作提供了便利和機遇，另一方面也帶來了全新的挑戰。以現代科學技術代替傳統人工的檔案數字化成為檔案事業發展的趨勢，也成為電子政務和信息化建設的重要組成部分，是服務社會的最佳技術手段和途徑。檔案數字化管理通過計算機技術和網絡技術等手段進行病歷的錄入、存儲、查詢、管理和傳輸等工作，可以更加高效地進行檔案管理和維護，實現無紙化辦公，節省人力、物力、財力等資源。檔案數字化管理作為一種新型載體，已經被廣泛應用于醫療工作中，在提升管理水平、優化資源配置以及提供優質服務方面有著非常重要的作用。

（二）降低醫院管理成本

1.檔案數字化管理通過使用電子化設備和軟件對檔案進行管理，不需要占用大量的實體空間進行存儲，同時也減少了紙張、印刷、復印、傳遞等成本。

2.檔案數字化管理采用電子簽名技術，便于用戶識別紙質資料和非紙本文件，并有效地保護文檔安全。

3.檔案數字化管理是基于網絡信息技術的一項創新應用，打破了傳統的業務流程模式，提供了全新的信息化辦公環境，將數據直接傳輸到計算機內進行分析處理，節省了人力物力和財力。

4.檔案數字化管理可以與醫院信息系統聯網，在信息共享、資源共享上具有很大優勢，有利于醫務人員掌握最新的醫療知識，更好地為患者服務。

（三）方便查詢和使用

1.檔案數字化管理可以通過搜索關鍵詞等方式快速定位需要的檔案，方便查詢和使用。

2.檔案數字化管理可以通過搜索關鍵詞等方式迅速查找需要的病歷，如病人姓名、性別、年齡、出生年月、就診時間、住院日期、門診號、科室名稱、職稱等級、住址等。

3.檔案數字化管理可以通過搜索關鍵詞等方式查找相關資料或文件，如搜索“電子處方”系統就可以查實價格，從而節省紙質材料費用，方便了醫生的診斷和治療。

4.當患者病情發生變化時，檔案數字化管理也可以隨時修改記錄，以便及時更新信息。

因此，檔案數字化管理系統可以為臨床提供更加便捷有效的服務，并且具有很好的可擴展性，使其更容易推廣普及。

（四）提高檔案安全性

1.檔案數字化管理可以通過權限設置、加密等方式，避免發生檔案被盜竊、丟失等情況，以保證醫院檔案的安全性。

2.檔案數字化管理可以實現電子數據與紙質資料同步存儲，確保病人的姓名、住址、身份證號、電話、電子簽名等基本個人信息不會被泄露或外泄，從而保障醫療質量安全，降低醫務人員的工作量，滿足醫護工作者需求。

3.檔案數字化管理能夠方便地將文件轉交給其他用戶，減少因信息傳遞不暢造成的損失。

三、醫院檔案數字化管理存在的問題

（一）技術難度和成本較高

檔案數字化管理需要投入大量的資金、技術和人力，操作復雜、繁瑣，且費用昂貴。隨著信息技術不斷發展，人們對數字檔案存儲的要求也越來越高。雖然醫院開展了相應信息化建設工程，引入了檔案管理系統、電子文檔管理系統等信息化管理工具，但從整體來看，醫院檔案管理的信息化電子化建設遠遠不夠，現有的智能設備和管理體系難以有效處理大量的檔案數據信息，影響了醫院檔案管理的有效性和實效性。此外，電子處方錄入系統不完善、紙質病歷處理流程不夠科學和準確、數據庫建設滯后于業務需求等問題都制約著醫院發展。現階段，醫院很難做到真正意義上的“無紙化辦公”。

（二）檔案數據安全問題

檔案數字化管理中存在數據泄露、網絡攻擊等安全問題，尤其是隱私信息受到侵犯時，將給患者帶來嚴重影響。由于醫療活動本身具有很強的隱蔽性，如果不能及時發現并采取有效措施加以防范，將會造成巨大的經濟損失，導致許多醫護人員為此而付出慘重代價。另外，隨著我國醫療衛生事業的快速發展，人們也越來越關注個人健康信息與個人身份之間的聯系，從而增加了隱私權的風險。為了防止出現這種情況，檔案數字化管理必須加強個人信息的保密意識，以避免因不當行為引發醫療糾紛或訴訟，從而產生不必要的后果，對社會造成不良影響。

（三）檔案管理制度不完善

檔案制度不健全會導致醫院和個人浪費大量的時間和資源來管理維護檔案信息，造成工作效率低下，增加醫院管理成本。

1.缺乏完整的檔案分類體系。檔案分類體系是檔案管理的基礎，分類體系不完整會導致無法對檔案進行準確地歸納和分類，難以進行有效地管理和利用。

2.缺乏完善的檔案鑒定制度。檔案鑒定是檔案管理的關鍵環節，鑒定制度不完善會導致檔案的真實性、完整性和可信度無法得到保障，影響檔案管理的效果和價值。

3缺乏完備的檔案保管制度。檔案保管是檔案管理的重要環節，保管制度不完備會導致檔案的安全性和完整性無法得到保障，容易出現檔案丟失、損壞等問題。

4.缺乏完善的檔案利用制度。檔案利用是檔案管理的重要目標之一，利用制度不完善會影響檔案的利用效果和價值，無法滿足用戶的需求。

5.缺乏科學的檔案數字化制度。隨著信息技術的發展，檔案數字化已成為檔案管理的重要手段。如果檔案管理制度體系不健全會導致檔案數字化制度缺乏科學性和規范性，影響檔案數字化的效果和價值。

（四）檔案管理人才短缺

目前，醫院檔案管理隊伍中的高級職稱和專業技術人員數量較少，缺乏一支高素質、專業化的隊伍。隨著信息技術的發展，檔案數字化管理已經成為現代檔案管理的必備技能。首先，檔案管理人員需要掌握數字化存儲和保護、數字化檢索和利用等方面的技能，才能夠對檔案管理工作中的數據進行分析和挖掘，更好地了解檔案的特點和規律，為醫院管理工作提供更加精準地支持。隨著信息化程度的不斷提高，檔案管理工作中的信息安全問題也日益突出。其次，檔案管理人員需要掌握信息安全技能，并且能夠制定信息安全方案、識別和防范信息安全風險、應對信息安全事件等。最后，檔案管理人員需要具備創新能力，能夠不斷探索新的檔案管理模式和技術手段，以適應信息化時代的發展需求，為檔案管理工作提供更好的支持。現階段，做好醫院檔案數字化管理是提高醫院檔案管理的規范性和效率以及促進醫院發展和提高服務質量的重要措施，能夠為醫院管理和決策提供可靠的依據，并推動醫院高質量發展。

綜上所述，醫院檔案數字化管理具有廣闊的發展前景和巨大的優勢，但同時也需要建立監督和評估機制，以保障其健康發展，有效地促進我國醫療衛生事業更好地向前邁進。

四、數字化視域下醫院檔案管理創新提升的對策

隨著醫院信息化的發展，醫療檔案管理也面臨著數字化的挑戰。為了提升醫院檔案管理水平，必須采取一系列創新對策，以滿足醫院數字化轉型的需求。本文提出以下四個方面的創新對策：

（一）推行醫院檔案數字化管理

1.制定數字化管理規劃。明確數字化的目標、路徑和步驟，制定相應的計劃和時間表，確保數字化工作有條不紊地推進。

2.選用專業的檔案管理軟件。引進智能化檔案管理軟件，實現對數字化檔案的管理、查詢、借閱、共享、歸還、銷毀等功能。同時，該軟件還具有安全可靠的數據存儲和備份功能。智能化檔案傳輸設備可以實現檔案的遠程傳輸和共享，支持多種數據傳輸方式，如無線網絡、藍牙等，以便用戶在不同場所間共享檔案信息，從而有效提高檔案管理的效率和質量。

3.建立檔案數字化系統。建立醫院檔案數字化系統，將紙質檔案數字化。系統能夠提供快速、準確的檔案檢索功能，用戶可以通過關鍵詞、分類、編號等多種方式進行檔案檢索。此外，系統還能夠對檔案進行統計分析，生成各種報表和圖表，為醫院管理決策提供數據支持。

4.引進智能化設備。例如，智能化檔案柜可以通過電子鎖、指紋識別等方式進行管理，實現對檔案的安全存儲和準確歸檔；智能化檔案掃描儀可以快速、高效地將紙質檔案數字化，并且支持自動識別和分類；智能化檔案檢索終端可以通過電子屏幕、觸摸屏等方式實現檔案的快速檢索和瀏覽，從而提高檔案管理的效率和精度，減少人工操作的錯誤率。

（二）增強醫院檔案數據安全性

1.制定完善的數據管理制度，包括數據采集、存儲、傳輸、備份、恢復、銷毀等規定，確保數據的安全可靠。

2.增強員工對數據安全的意識，加強員工培訓，使員工能夠正確處理和保護醫院檔案數據。

3.建立嚴格的數據訪問控制機制，對醫院檔案數據進行分類管理和權限控制，確保只有授權人員能夠訪問和使用數據。

4.對于醫院檔案中的敏感數據，如患者個人信息、病歷記錄等，應采取加密等措施進行保護，確保數據在傳輸和存儲過程中不被竊取或篡改。

5.建立完善的數據備份和恢復機制，定期備份醫院檔案數據，并測試數據恢復的可行性，確保數據在意外情況下可以及時恢復。

6.加強網絡安全防護措施，包括安裝防火墻、殺毒軟件、入侵檢測等，確保醫院檔案數據不受網絡攻擊和病毒感染等威脅。

（三）加強醫院檔案管理制度建設

1.制定檔案管理的技術規范和標準。明確目標和需求，確定規范和標準的適用范圍、目的、要求和實施方式等。

2.邀請相關領域的專家和實施者參與，參考相關的國家標準、行業標準和法規，以確保規范和標準的合法性、科學性和實用性，并進行內部審批和公開征求意見，最后制定具體的實施方案和監督機制，以確保規范和標準能夠有效實施。

3.健全醫院檔案查詢利用機制。明確檔案查詢的權限、條件、程序、規范以及檔案查詢的監督和管理要求。

4.建立檔案查詢審批機制，對檔案查詢的申請進行審批和授權。定期檢查和審計檔案查詢情況，及時發現和糾正問題，以確保檔案查詢的合法性和安全性。

5.制定檔案管理制度的監督和評估機制。加強內部監督管理，建立內部控制制度，明確監督責任和監督方式，定期對檔案管理制度進行監督和評估，發現問題及時糾正，確保檔案管理工作的質量和效率。

6.加強外部監督管理，接受上級監管部門和社會公眾的監督，及時回應監督意見和建議，確保檔案管理工作的公正、透明和規范。

（四）加強醫院檔案管理人才培養

1.建立檔案管理人員學習交流平臺，制定全面的培訓計劃，包括專業知識培訓、技能培訓和管理能力培訓等，以提高檔案管理人員的專業素質和管理水平。

2.利用醫院內部資源，組織內部培訓，邀請專業人士講授相關知識和技能，為檔案管理人員提供實際操作和應用經驗。

3.鼓勵檔案管理人員參加外部培訓，如行業會議、專業論壇和培訓課程等，以了解最新的檔案管理理念和技術，提高管理人員的專業素質和工作能力。

4.建立完善的考核評價機制，細化考核監管。對檔案管理人員進行對專業知識進行考核，如檔案管理法律法規、檔案管理標準、檔案管理技能等方面，以評估其專業水平；對檔案管理人員的工作業績進行考核，如檔案管理質量、檔案管理效率、檔案管理安全等方面，以評估其工作能力；對檔案管理人員的個人素質進行考核，如責任心、團隊合作、溝通能力等方面，以評估其綜合素質。通過考核評價機制來提高管理人員的工作能力和專業素質，為醫院檔案管理工作提供更加有力的保障。

五、結束語

本文研究發現檔案數字化管理是醫院檔案管理發展的必然趨勢，檔案數字化管理的實踐應用也已經取得了一定的成效。然而，檔案數字化管理的發展仍然面臨著技術、安全和管理等方面的問題和挑戰。因此，本文建議加強檔案數字化管理的建設和管理，不斷推進檔案數字化管理的創新和發展，為醫院的信息化建設提供更加全面、高效、安全的支持，實現醫院檔案管理的現代化和數字化，為醫院的可持續發展注入新的活力和動力。

作者單位：張波 泰安市口腔醫院

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