電子檔案管理的元數(shù)據(jù)方案探析

趙鈺婷

一、引言

電子檔案被定義為“具有憑證、查考和保存價值并歸檔保存的電子文件”，由于容量大、占地小、便于檢索和管理，逐漸成為當今時代常用且與時俱進的檔案形式。在檔案管理中，元數(shù)據(jù)是描述檔案資源內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景等的數(shù)據(jù)，有助于高效管理電子檔案，保障其真實性、完整性、可靠性和可用性等。隨著電子檔案的大量產(chǎn)生，識別、收集和管理用于電子檔案管理的元數(shù)據(jù)至關(guān)重要，迫切需要探析科學的元數(shù)據(jù)方案，定義電子檔案元數(shù)據(jù)和元數(shù)據(jù)元素之間的邏輯結(jié)構(gòu)，助力電子檔案管理工作，以便為后續(xù)的檔案信息化建設(shè)工作提供指導。

二、元數(shù)據(jù)對電子檔案的作用

（一）規(guī)范電子檔案管理流程

元數(shù)據(jù)是電子檔案不可或缺的組成部分，伴隨著電子文件的產(chǎn)生到歸檔的全程，因此，充分捕獲與收集元數(shù)據(jù)十分重要。與傳統(tǒng)的檔案收集相比，電子環(huán)境下以更準確和科學的方式和數(shù)據(jù)形式捕捉檔案的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景。可以說，元數(shù)據(jù)作為重要的基本數(shù)據(jù)，是實現(xiàn)電子檔案標準化管理的重要基礎(chǔ)[1]，它貫穿電子文件生命全程，組成電子檔案，并規(guī)范其管理流程。

（二）輔助電子檔案數(shù)據(jù)查詢

在檔案數(shù)據(jù)管理時代，任何類型的檔案數(shù)據(jù)采集都離不開對元數(shù)據(jù)的關(guān)注[2]。元數(shù)據(jù)是電子檔案數(shù)據(jù)查詢的基礎(chǔ)，查詢與利用電子檔案就是檢索元數(shù)據(jù)。元數(shù)據(jù)不僅能輔助電子檔案查詢，如輸入文件名、機構(gòu)等元數(shù)據(jù)實現(xiàn)電子檔案的精準定位，還能通過設(shè)置并規(guī)范填寫元數(shù)據(jù)輔助結(jié)構(gòu)化分析，基于此可以實現(xiàn)電子檔案的統(tǒng)計、編研、分析利用。

（三）助力電子檔案四性檢測

四性檢測是電子檔案生命周期管理的關(guān)鍵要素，其目的是通過驗證電子檔案的真實性、完整性、可靠性和可用性。電子文件是可復制、可修改的，而元數(shù)據(jù)是伴隨電子文件從生成到最終歸檔管理的數(shù)據(jù)，能充分記錄其各項內(nèi)容信息，包括電子文件自身屬性、技術(shù)環(huán)境等，是電子檔案真實性的重要保障，可以說，元數(shù)據(jù)構(gòu)成了四性檢測的來源和基礎(chǔ)。

（四）推動電子檔案資源開發(fā)

元數(shù)據(jù)是實現(xiàn)語義網(wǎng)的基礎(chǔ)，它能為不同形態(tài)的電子檔案提供描述方法、基準，也為分布式信息以及多種檔案資源的信息系統(tǒng)提供整合工具，令其具備最基礎(chǔ)的結(jié)構(gòu)特征[3]。元數(shù)據(jù)不僅是確保電子檔案真實性、完整性、可讀性等的基礎(chǔ)，也是整合檔案資源和信息集成與共享系統(tǒng)不可或缺的工具。可以說，元數(shù)據(jù)是電子檔案數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)和核心，有利于電子檔案的保護與長期有效的存儲、有利于科學管理電子檔案、有利于電子檔案的查詢和利用[4]，以此推動電子檔案資源開發(fā)。

三、電子檔案及其對元數(shù)據(jù)方案的影響

（一）電子檔案的特性

第一，電子檔案基于系統(tǒng)生成，并且在創(chuàng)建電子文件的同時生成相關(guān)元數(shù)據(jù)。從創(chuàng)建電子文件到歸檔形成電子檔案的整個過程都離不開系統(tǒng)支持，元數(shù)據(jù)記錄了各種痕跡、特征，是電子檔案系統(tǒng)依賴性的直接體現(xiàn)。第二，由于在虛擬環(huán)境生成，檔案工作者難以通過固定載體來判斷電子檔案是否為原件。電子文件從生成到歸檔始終處于實時運轉(zhuǎn)過程，由于其與載體的可分離性，判斷是否為原件需采用技術(shù)手段，通過嚴格的運作程序，能夠最大程度避免失真。第三，電子檔案的存儲時間長且要求高。不同種類檔案的重要性和保存要求也存在差異[5]，憑證價值的維護、復雜的數(shù)據(jù)形態(tài)和巨大的數(shù)據(jù)體量也對電子檔案的保存構(gòu)成了挑戰(zhàn)，因此，電子檔案的存儲要求比普通計算機數(shù)據(jù)嚴格得多。

（二）電子檔案對元數(shù)據(jù)方案的影響

上述特點使電子檔案面臨真實性、完整性、可用性和安全性等多方面的挑戰(zhàn)，繼而影響電子檔案管理的元數(shù)據(jù)方案設(shè)計。一方面，檔案與其他事物最本質(zhì)的區(qū)別在于其原始性和真實性，因而要突出元數(shù)據(jù)能夠保證電子檔案的原始性和真實性的價值[6]，電子檔案可修改復制、元數(shù)據(jù)的完整性維護、電子檔案不同組成部分的關(guān)系保持等都是需要考慮的問題；另一方面，對元數(shù)據(jù)方案的設(shè)計提出功能實施層面的要求，由于電子檔案種類繁多，需要按照電子檔案的類型、技術(shù)環(huán)境、職能等特征進行標準化分類，便于各個領(lǐng)域獲取相應(yīng)的檔案資源。

四、電子檔案管理的元數(shù)據(jù)方案

（一）設(shè)計原則

第一，電子檔案也是檔案，其相應(yīng)的元數(shù)據(jù)方案應(yīng)以尊重檔案、尊重客觀、尊重元數(shù)據(jù)與整體間的有機聯(lián)系為原則，使元數(shù)據(jù)與電子檔案內(nèi)容信息保持關(guān)聯(lián)。第二，電子檔案元數(shù)據(jù)伴隨其整個生命階段生成，元數(shù)據(jù)方案的設(shè)計應(yīng)始終堅持前端控制與全過程管理的原則，推動電子檔案管理工作科學展開。第三，充分考慮數(shù)據(jù)格式、編碼規(guī)則等，使得元數(shù)據(jù)與電子檔案內(nèi)容信息間的關(guān)聯(lián)有效、有邏輯可言，進而實現(xiàn)數(shù)據(jù)交換、信息共享，提高元數(shù)據(jù)管理的效率。

（二）元數(shù)據(jù)方案

元數(shù)據(jù)伴隨電子檔案的生命全過程，從生成到捕獲，再到封裝，最后到維護，每一環(huán)節(jié)環(huán)環(huán)相扣，需要進行合理的安排，以此助力電子檔案管理工作。

在生成環(huán)節(jié)，主要是確定元數(shù)據(jù)的值域以便形成確定的元數(shù)據(jù)內(nèi)容，應(yīng)采用統(tǒng)一軟件進行處理，避免元數(shù)據(jù)格式轉(zhuǎn)換中的錯誤，并將識別的元數(shù)據(jù)內(nèi)容存儲在數(shù)據(jù)庫中。在捕獲環(huán)節(jié)，采用人工與計算機著錄相結(jié)合的方式，并檢查元數(shù)據(jù)的內(nèi)容、邏輯等，做好質(zhì)量控制。在封裝環(huán)節(jié)，按照不同級別對元數(shù)據(jù)進行封裝，每一個封裝包要包含一個基于XML結(jié)構(gòu)的數(shù)據(jù)文件和相關(guān)元數(shù)據(jù)，多個文件封裝包就形成了更高一級的基于XML結(jié)構(gòu)的數(shù)據(jù)文件。在維護環(huán)節(jié)，關(guān)鍵在于保持電子檔案與元數(shù)據(jù)間的關(guān)聯(lián)，避免由于存儲方法而影響電子檔案的整合和它們之間關(guān)系的穩(wěn)定性。

為了更好地進行電子檔案管理，充分發(fā)揮電子檔案價值，電子檔案的原始文本及其索引數(shù)據(jù)可以單獨保存，由專門的文件資源管理系統(tǒng)對接數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。前者負責獲取存儲站點和數(shù)據(jù)文件之間的關(guān)系，并將數(shù)據(jù)報告給后者便于其記錄與存儲，而后者則是通過XML的元數(shù)據(jù)記錄導入或更新數(shù)據(jù)表，并通過這些數(shù)據(jù)表提供其他應(yīng)用程序、訪問和服務(wù)（圖1）。

在電子檔案管理過程引入元數(shù)據(jù)方案，旨在更好地記錄電子檔案著錄信息、標識、管理信息，并為用戶提供完善的服務(wù)。電子檔案的所有索引信息存儲在與電子檔案的原始文本相對應(yīng)的XML文件中，新增文件資源管理系統(tǒng)，以確保索引文件與相應(yīng)檔案的原始文本之間的關(guān)系不受干擾，用戶通過前臺系統(tǒng)提取所需檔案相關(guān)信息。如此一來，系統(tǒng)可以自動完成關(guān)于電子檔案的一切操作，并且記錄電子檔案的讀取時間、操作過程，從而在一定程度上保證了電子檔案真實性、完整性、可靠性和可用性。

五、實施路徑探析

（一）制定科學的元數(shù)據(jù)標準

目前為止，我國已經(jīng)制定了一些元數(shù)據(jù)行業(yè)標準，如《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》《照片類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》和《電子文件元數(shù)據(jù)標準》等。沒有及時捕獲、記錄和有效管理元數(shù)據(jù)是造成電子檔案損失的一大風險因素，應(yīng)對此類風險因素，國家層面應(yīng)當制定電子檔案長期保存元數(shù)據(jù)標準，相關(guān)部門也亟需制定科技類、音頻類、視頻類電子檔案元數(shù)據(jù)標準。除了對電子檔案元數(shù)據(jù)的設(shè)計和捕獲提出要求，還應(yīng)關(guān)注其管理，制定相關(guān)元數(shù)據(jù)管理標準，以此對元數(shù)據(jù)檢測、保存和記錄等管理方面的要求作出規(guī)定。此外，還應(yīng)區(qū)分不同類型的元數(shù)據(jù)，制定專門針對長期保存的元數(shù)據(jù)標準[7]，為電子檔案的價值發(fā)揮奠定基礎(chǔ)。

（二）探尋獨特的檔案元數(shù)據(jù)

檔案與諸如圖書、情報之類的其他相似事物有本質(zhì)區(qū)別，在其他領(lǐng)域成功實踐的元數(shù)據(jù)標準難以直接運用于電子檔案管理，因此，檔案界迫切需要建立屬于檔案領(lǐng)域自身的元數(shù)據(jù)標準。在現(xiàn)有的標準基礎(chǔ)上，根據(jù)檔案領(lǐng)域特殊要求擴充一些新的元數(shù)據(jù)信息，既不影響通用標準的使用，也可以在電子檔案備份、還原、移交等業(yè)務(wù)操作過程中保持電子檔案信息的完整。當然，若電子檔案元數(shù)據(jù)只是簡單地著錄，沒有建立起數(shù)據(jù)間的關(guān)聯(lián)關(guān)系，則很難真正發(fā)揮電子檔案價值。因此，為了更科學有效地管理電子檔案，最大程度揭示并整合電子檔案之間的有機聯(lián)系，有學者提出了“檔案元數(shù)據(jù)核心集”的概念[8]。基于完整描述檔案自身形成過程中歷史聯(lián)系的信息，在可視化描述中展現(xiàn)檔案的內(nèi)部聯(lián)系。應(yīng)結(jié)合歷史主義精神，根據(jù)檔案歷史聯(lián)系與歷史的“同構(gòu)性”規(guī)律[9]，挖掘檔案所特有的元數(shù)據(jù)標準并構(gòu)建專屬檔案領(lǐng)域的元數(shù)據(jù)核心集[10]。

（三）構(gòu)建完善的前后端管理

一方面，應(yīng)依托前端控制思想，改造前端業(yè)務(wù)系統(tǒng)。電子文件轉(zhuǎn)化為電子檔案的時間節(jié)點不清晰，且涉及管理權(quán)的轉(zhuǎn)移，若只關(guān)注電子檔案的形成結(jié)果而忽視其形成過程，易產(chǎn)生電子檔案真實性存疑的風險并且不可逆轉(zhuǎn)。為了避免這種安全風險，首先應(yīng)以前端控制思想為指引改造原有的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，在形成電子檔案期間按照相應(yīng)要求收集所有類型的元數(shù)據(jù)，做到應(yīng)收盡收，以證明電子檔案的創(chuàng)建在整個過程中處于受控狀態(tài)。

另一方面，還應(yīng)建立實時響應(yīng)機制和備份機制。電子檔案數(shù)據(jù)庫應(yīng)定期備份電子檔案及其元數(shù)據(jù)，便于在遭到破壞后及時恢復數(shù)據(jù)。但若電子檔案管理系統(tǒng)沒有及時獲知破壞信息，錯誤的電子檔案及其元數(shù)據(jù)就會自動備份，使電子檔案的真實性存疑。因此，可以同時建立實時響應(yīng)機制、備份機制，完善電子檔案管理的后端工作，切實保障電子檔案信息的安全，以便后續(xù)開發(fā)利用。

（四）形成豐富的元數(shù)據(jù)描述

在電子檔案時代，檔案元數(shù)據(jù)具有了結(jié)構(gòu)化、集中化、標準化等基本屬性，一般以XML格式進行表達[11]。元數(shù)據(jù)不僅可以為不同形式的電子檔案提供標準化的描述標準和方法，還可以為由多個電子檔案組成的分布式信息系統(tǒng)提供集成工具和鏈接。然而，在電子檔案管理實踐中，利用元數(shù)據(jù)對電子檔案進行初步的語義描述只能解決資源描述問題，語義異構(gòu)問題依然嚴重。各檔案機構(gòu)采用的元數(shù)據(jù)規(guī)范不同，不利于電子檔案規(guī)范化管理工作的開展。而語義本體是元數(shù)據(jù)的補充形式，對電子檔案具有強大的描述能力，給異構(gòu)元數(shù)據(jù)間的映射、轉(zhuǎn)換、互操作提供幫助。它以XML和RDF為基礎(chǔ)，在完成電子檔案語義描述的前提下，促進數(shù)字檔案資源的關(guān)聯(lián)與共享，在語義層面上形成豐富描述[12]。

六、結(jié)語

元數(shù)據(jù)有助于完整地記錄電子檔案的背景、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)等信息，在保障電子檔案的真實性、完整性、可靠性和可用性等方面發(fā)揮著重要作用。隨著電子檔案的大量產(chǎn)生，元數(shù)據(jù)方案的確定、捕獲與管理尤為重要。本文提出了元數(shù)據(jù)方案的設(shè)計原則，認為在電子檔案管理過程引入元數(shù)據(jù)方案有助于記錄電子檔案著錄信息、標識、管理信息，并為用戶提供完善的服務(wù)。具體實施路徑包括制定科學的元數(shù)據(jù)標準、探尋獨特的檔案元數(shù)據(jù)、構(gòu)建完善的前后端管理、形成豐富的元數(shù)據(jù)描述，以此提升電子檔案管理水平，便于后續(xù)開發(fā)利用。

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作者單位：上海大學文化遺產(chǎn)與信息管理學院