大數(shù)據(jù)背景下的地質(zhì)檔案信息化管理

吐思耐·依不拉音

地質(zhì)檔案信息化管理即運用現(xiàn)代計算機軟件和數(shù)字化技術(shù)，推進地質(zhì)檔案管理工作的有序開展。現(xiàn)闡述大數(shù)據(jù)背景下做好地質(zhì)檔案信息化管理的必要性，分析檔案管理信息化建設和管理工作的現(xiàn)狀，指出信息化檔案管理工作中存在的問題，并針對這些問題提出改進思路和建議，希望為地質(zhì)檔案信息化管理提供參考。

大數(shù)據(jù)背景下，各行業(yè)都加大了對大數(shù)據(jù)技術(shù)的運用力度，以推動管理工作順利開展。將大數(shù)據(jù)技術(shù)運用于地質(zhì)檔案管理中，可以使地質(zhì)檔案管理工作更加高效，同時促進檔案管理模式的轉(zhuǎn)型升級[1]。新形勢下，計算機技術(shù)、通信網(wǎng)絡技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)、智能化技術(shù)進一步發(fā)展，各行業(yè)的信息化建設、深化改革越來越重要。地質(zhì)檔案管理是與國家安全、能源戰(zhàn)略、民生工程等多個方面有關的重要工作，因此需要結(jié)合實際情況，運用先進的技術(shù)實現(xiàn)信息化建設，進而提升地質(zhì)檔案管理工作的質(zhì)量。

地質(zhì)檔案信息化管理概述

地質(zhì)檔案主要指地質(zhì)單位在完成各項地質(zhì)工作，并對其進行驗收后，運用文字、實物、數(shù)據(jù)庫等多種形式形成的一套能夠反映工作成果的文獻資料。地質(zhì)檔案具有連續(xù)性、地域性的特點。地質(zhì)檔案被廣泛運用在礦產(chǎn)開采、地災、環(huán)評等多種研究中。地質(zhì)檔案可以將地區(qū)地質(zhì)環(huán)境變化、地質(zhì)演變的過程反映出來，因此，地質(zhì)檔案具有時間長、范圍廣以及材料豐富等特點。實現(xiàn)地質(zhì)檔案信息化管理，可以使檔案管理工作更加系統(tǒng)，有利于檔案的保存和收集，為檔案的查詢和利用提供便利，為地質(zhì)工作的順利開展提供依據(jù)[2]。此外，信息化檔案管理還可以促進檔案共享，實現(xiàn)全天候、全方位的資源開放。

A省地質(zhì)檔案信息化管理現(xiàn)狀

A省地質(zhì)檔案館是該省統(tǒng)一管理的檔案管理中心，其主要工作是根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《地質(zhì)資料管理條例》等法律法規(guī)，對A省各類地質(zhì)檔案進行收集、鑒定、整理、保存以及開發(fā)利用，同時為社會各界提供相應的檔案借閱、信息咨詢服務。截至2020年1月，該地質(zhì)檔案館館藏地質(zhì)檔案資料總數(shù)達100余萬件，涉及礦產(chǎn)勘查、地震監(jiān)測、地質(zhì)調(diào)查、水工環(huán)等8個方面20多類。21世紀以來，該檔案館在國家政策的支持下開展了檔案管理信息化建設工作，建立了A省地質(zhì)檔案資料管理服務平臺，同時配套搭建了咨詢服務平臺。按照國家標準完成了超7000檔存量的地質(zhì)檔案資料目錄數(shù)據(jù)采集工作，建立了專業(yè)化的地質(zhì)檔案資料目錄數(shù)據(jù)庫，并實現(xiàn)了該類資料的全網(wǎng)檢索。該檔案館雖然在信息化建設及管理方面取得了一些成績，但是在現(xiàn)代技術(shù)及行業(yè)進一步發(fā)展的背景下，也暴露出了一些不足。

數(shù)據(jù)庫建設及服務數(shù)據(jù)管理存在的不足

大數(shù)據(jù)背景下，地質(zhì)檔管理信息化建設雖然取得了一定的成就，各地質(zhì)檔案館均構(gòu)建了自己的數(shù)據(jù)庫，但是數(shù)據(jù)庫的質(zhì)量仍有待提升，且依然存在數(shù)據(jù)類型單一、數(shù)據(jù)庫安全風險防控不到位的問題。值得注意的是，A省檔案館將大部分精力和資源投入基礎數(shù)據(jù)庫建設方面，忽略了服務型數(shù)據(jù)庫的建設。具體表現(xiàn)為檔案館的基礎數(shù)據(jù)庫不具備較強的服務能力，缺少完善的服務體系[3]。同時現(xiàn)有數(shù)據(jù)庫開放程度有限，數(shù)據(jù)庫在運轉(zhuǎn)時，整體效率不高。此外，部分數(shù)據(jù)庫并未對多元數(shù)據(jù)信息進行加工處理，數(shù)據(jù)庫之間未能進行有效鏈接，不能集中處理數(shù)據(jù)。一些基層地質(zhì)站點存儲檔案信息不及時，這也對地質(zhì)檔案的共享產(chǎn)生了較大的影響。在科技迅速發(fā)展的過程中，人們對地質(zhì)檔案信息的需求變得越發(fā)多樣。傳統(tǒng)檔案管理模式下的檔案資料往往難以滿足人們的需求，在此背景下，就需要對檔案資料進行二次開發(fā)，充分挖掘檔案數(shù)據(jù)所蘊含的價值[4-5]。

匯交應用管理不足，監(jiān)管機制不完善

眾所周知，地質(zhì)檔案館的作用之一是為相關產(chǎn)業(yè)乃至整個社會的發(fā)展提供有效、準確的地質(zhì)檔案資料，要發(fā)揮這一作用，關鍵在于要有良好的匯交管理能力。但是，在大數(shù)據(jù)背景下，檔案館的匯交管理數(shù)據(jù)庫以及相關的應用系統(tǒng)建設稍顯滯后。例如，與資源儲量評審、地質(zhì)工作項目以及礦業(yè)權(quán)相關的數(shù)據(jù)關聯(lián)系統(tǒng)不健全，各個單位及辦事人員需要花費大量的精力在各個系統(tǒng)中檢索，不僅影響工作效率，也會影響檔案資料的完整性和可靠性。值得一提的是，地質(zhì)檔案館通常會管理一些涉密資料，但是很多單位對這類資料的信息化處理及應缺乏科學的制度和標準，尤其是在安全性和價值利用方面做得不好。針對地質(zhì)檔案資料的匯交管理，相應的監(jiān)管機制必不可少，但是A省地質(zhì)檔案館的監(jiān)管機制存在一定的滯后性，主要表現(xiàn)為沒有充分考慮到信息化管理機制下的實際情況[6]。

大數(shù)據(jù)背景下，不論是數(shù)據(jù)利用的精細化需求，還是數(shù)據(jù)信息管理的智能化要求，都應該受到重視。地質(zhì)檔案資料的體量、復雜程度都要求地質(zhì)檔案館進行管理理念和技術(shù)的創(chuàng)新。目前，地質(zhì)檔案館受到資金和管理理念的影響，在檔案資料信息化建設及管理方面對先進技術(shù)的運用不充分，具體表現(xiàn)為地質(zhì)檔案信息儲存方式、展現(xiàn)形式較為單一，同時檔案管理系統(tǒng)的智能化數(shù)據(jù)處理能力不足，依然需要大量的人工介入。技術(shù)方面的滯后很大程度上影響了地質(zhì)檔案管理模式的創(chuàng)新和優(yōu)化。目前，地質(zhì)檔案館在地質(zhì)檔案的分類細化、針對性管理方面沒有一套較為細致、有效的制度。

地質(zhì)檔案信息化管理的優(yōu)化策略

持續(xù)做好基礎數(shù)據(jù)庫建設，提高檔案服務水平

在地質(zhì)檔案管理信息化建設過程中，基礎數(shù)據(jù)庫建設是一個長期的過程，需要持續(xù)保障數(shù)據(jù)庫架構(gòu)的穩(wěn)定性和可靠性。A省地質(zhì)檔案館于2003年成立項目組，對館藏地質(zhì)檔案資料進行數(shù)字化建設，經(jīng)過多年常態(tài)化的工作，建立了一套全覆蓋的地質(zhì)檔案圖文數(shù)據(jù)庫，并提供了電子資料借閱、資料共享服務。在地質(zhì)檔案管理信息化建設的過程中，構(gòu)建與單位實際發(fā)展情況相適應的檔案資料查詢系統(tǒng)，運用目錄查詢的方式，促進檔案資料信息查詢效率的提升，加快檔案管理信息化建設的進程。同時，地質(zhì)檔案館還應根據(jù)實際情況，對檢索系統(tǒng)進行研發(fā)，滿足不同崗位工作人員的檔案信息查詢需求，使他們只需輸入礦種、地址等關鍵詞，便能在數(shù)據(jù)庫中找到自身所需的檔案資料，打造一個便捷的服務系統(tǒng)，提升檔案服務質(zhì)量。此外，還可以運用分級錄入的方式，針對一些大文件、重要文件運用文件級著錄方式，如果出現(xiàn)幾個文件內(nèi)容相同的情況，就需采用組合級著錄的方式。這種方式可以將檔案的特征和主題顯示出來，也能減少文件著錄時的條目，確保著錄的質(zhì)量，節(jié)約著錄的時間。此外，還應當重視知識服務主體的完善。要想為相關人員提供完善的知識服務，就需要深入開發(fā)、整合檔案館中所有的智力成果，包括各種類型的信息數(shù)據(jù)，促進知識的傳播、創(chuàng)新和增值。對于地質(zhì)檔案來講，其服務內(nèi)容主要包括檔案知識的挖掘、組織以及開發(fā)。就知識挖掘來講，主要是基于用戶的需求，從眾多數(shù)據(jù)信息中提取有價值的信息，對信息中隱含的知識進行挖掘。知識組織，即知識預處理和知識獲取，運用有效的方法得到具有一定價值的信息，并將其變?yōu)橹R產(chǎn)品。知識開發(fā)，即根據(jù)知識的用途，對知識進行深度加工，并挖掘知識間的關聯(lián)性，形成特色知識產(chǎn)品。在知識檢索、知識提供方面，地質(zhì)檔案館需要結(jié)合知識的來源對其進行分類，將其轉(zhuǎn)變成實用性的工具，進而使全文檢索、資料題錄更為便利。在知識整理和加工方面，地質(zhì)檔案館需要打造特色數(shù)據(jù)庫；在知識交流和共享方面，地質(zhì)檔案館需要提供包括參考咨詢、資料共享在內(nèi)的多種服務[7]。

加強匯交管理，建立完善的監(jiān)督機制

地質(zhì)檔案資料的信息化管理應當與服務建設、監(jiān)管機制建設并行，在保障地質(zhì)檔案資料完整性、真實性的基礎上，為各項工作的開展提供可靠的支持。A省地質(zhì)檔案館應持續(xù)加強地質(zhì)檔案資料的匯交管理，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)及先進的數(shù)據(jù)庫技術(shù)，構(gòu)建該省地質(zhì)檔案資料匯交管理數(shù)據(jù)庫，同時構(gòu)建與資源儲量評審、地質(zhì)工作項目及礦業(yè)權(quán)等多個領域相關的管理系統(tǒng)。如此就可以實現(xiàn)對地質(zhì)檔案資料的匯交登記、自動化統(tǒng)計和精準檢索等。在此基礎上，地質(zhì)檔案館還需要建立完善的管理監(jiān)督機制，明確各崗位的權(quán)責。同時，還應增加在檔案保存、檔案歸檔方面的投入。在完善制度建設時，需根據(jù)自身的發(fā)展情況，采取實事求是的態(tài)度，確保規(guī)章制度具有較強的可行性，進而使制度得以落實。此外，在檔案錄入、檔案獲取、檔案保密等方面，也需制定相關的工作制度，進而為檔案的合理和科學利用提供便利。通過加強匯交管理和完善監(jiān)督機制的方式，實現(xiàn)信息化地質(zhì)檔案資料管理。

深化智慧平臺建設，實現(xiàn)精細化管理

在進行地質(zhì)檔案管理時，應運用信息化管理方式，認識到信息化檔案管理的重要意義；同時，應當注重對現(xiàn)代技術(shù)及理念的運用，不斷優(yōu)化管理機制。例如，A省地質(zhì)檔案館首先拓寬服務范圍，建立了該省地質(zhì)鉆孔數(shù)據(jù)庫，對轄區(qū)的鉆孔類型、分布情況及數(shù)量等信息進行細化采集整理，再利用相關的軟件完成超過1000個地質(zhì)項目、8000余處重要地質(zhì)鉆孔的圖片庫建設，并且持續(xù)推進三維模型構(gòu)建工作，使這類地質(zhì)檔案信息實現(xiàn)了可視化。其次，推動地質(zhì)檔案實現(xiàn)共享。A省地質(zhì)檔案館不斷更新館內(nèi)的信息技術(shù)設備，利用互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)實施信息化檔案管理，持續(xù)推進地質(zhì)檔案智慧平臺的建設。在地質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化方面，A省地質(zhì)檔案館不斷促進紙質(zhì)檔案的數(shù)字化建設，在紙質(zhì)檔案數(shù)字化的過程中確保數(shù)據(jù)的完整性，并根據(jù)不同類型的地質(zhì)檔案采用不同的數(shù)字化建設方式。

利用大數(shù)據(jù)技術(shù)整合地質(zhì)檔案，進而使檔案鑒定、歸檔以及檔案服務更加便捷。在此過程中，要注意充分發(fā)揮智能檔案管理平臺的積極作用，基于相關技術(shù)的支持，加大對服務軟件的開發(fā)力度，并結(jié)合檔案瀏覽系統(tǒng)，加強基層地質(zhì)信息、OA系統(tǒng)以及檔案管理系統(tǒng)之間的整合，推動地質(zhì)資料共享。在此過程中要確保基層地質(zhì)信息的準確性，利用相關技術(shù)優(yōu)化地質(zhì)數(shù)據(jù)信息，進而使各種類型的信息可以及時進行歸檔，然后通過檔案管理部門實現(xiàn)檔案資料的共享。

確保地質(zhì)檔案的安全。在進行信息化檔案管理的過程中，檔案管理人員要意識到網(wǎng)絡信息具有透明度高、公開性強的特點，因此信息發(fā)生泄漏的風險比較大。這對信息化地質(zhì)檔案管理造成了一定的困難。地質(zhì)檔案館在進行檔案管理時，需要根據(jù)實際情況開展檔案管理工作，運用分級、分層、分類的方式進行檔案資料的管理。如果檔案資料具有較強的保密性，就需要設置相應的資料下載權(quán)限、查詢權(quán)限，嚴格審批檔案調(diào)用人員的資質(zhì)，在確保檔案調(diào)用符合要求的情況下，才能進行查閱[8]。

加強對地質(zhì)檔案資源的收集，提高檔案資源管理的信息化水平

在大數(shù)據(jù)時代，地質(zhì)檔案管理工作正在從傳統(tǒng)的手寫式向數(shù)字化方向轉(zhuǎn)變。地質(zhì)勘探部門必須和地質(zhì)檔案部門配合，有意識地采集各種形式的，具有一定社會價值的地質(zhì)數(shù)據(jù)資源。同時，鼓勵各社會組織和個人參與到地質(zhì)檔案管理信息化建設中，不斷提高檔案資源管理的信息化水平。在此過程中要注意隨著技術(shù)的發(fā)展，不斷改變地質(zhì)檔案資料的收集方式。例如，檔案管理人員要及時查閱互聯(lián)網(wǎng)上的地質(zhì)檔案資源，并對其進行存檔。總之，信息化地質(zhì)檔案管理人員需要掌握先進的計算機信息技術(shù)，擁有先進的地質(zhì)檔案管理理念，從而在工作中逐步形成智能化、信息化、數(shù)據(jù)化的電子檔案接收和管理工作機制，并進一步提高檔案資源信息化管理的能力。

總之，大數(shù)據(jù)背景下，要想實現(xiàn)信息化地質(zhì)檔案管理，相關部門就必須認識到開展信息化檔案管理的價值，并提出科學、有效的管理策略，建立完善的檔案管理機制，加強數(shù)據(jù)庫建設，加大相關地質(zhì)檔案人才的培養(yǎng)力度，樹立信息化管理理念，有效突破知識服務的瓶頸，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案的信息化管理。

（作者單位：新疆地礦局第一水文工程地質(zhì)大隊）

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