借文檔一體化“東風”?探秘電子公文檔案管理系統

馬鳴堃

電子公文檔案管理系統是集中接收、統一管理電子公文檔案的數據整合工具，也是各部門數據信息管理的資源系統。隨著文檔一體化的進一步發展，各檔案部門都針對目前電子公文檔案管理的具體要求，積極轉變檔案管理模式，推動文檔一體化建設，并取得了矚目的成就。但是，在瞬息萬變的信息化網絡環境中，電子公文檔案文檔一體化管理也面臨著許多困難和挑戰。這就要求相關管理人員進一步整合檔案管理業務，優化信息分類數據庫檢索、數據存儲等基本流程，同時提高自身專業素養，提升電子公文檔案管理系統的安全性。現首先從文檔一體化背景著手，分析電子公文檔案系統建設的重要意義；其次，根據目前系統建設面臨的挑戰，探究文檔一體化電子公文檔案系統建設管理的優化策略，以期為相關研究提供借鑒。

在文檔一體化的發展背景下，電子公文檔案管理可以借助各種信息技術，如大數據、云存儲等，實現對電子公文檔案的實時分享和跨區域傳輸，尤其是智能數據處理，可以通過關鍵詞篩選，在較短的時間內找到需要的全部信息。因此，文檔一體化管理有助于實現電子公文檔案高效化、科學化管理。當前，越來越多的專家、學者和檔案部門管理者將大數據和電子公文檔案文檔一體化相結合，致力于凸顯信息化時代一體化管理的技術優勢，同時充分挖掘電子公文檔案所需要的數據信息價值，實現了文檔一體化背景下大數據文檔管理系統建設的穩步推進。

文檔一體化背景下電子公文檔案管理系統的主要功能

信息管理功能

文檔一體化背景下，電子公文檔案管理涵蓋文檔審批、報表統計分析、電子公文檔案收發等基本內容。在文檔一體化管理系統中，檔案管理是管理者與檔案轉移部門之間普遍進行的工作項目，兩者在轉移公文檔案時還應當對相關檔案的入庫時間、入庫格式的規范性以及入庫數據的安全性進行檢驗。一般來說，在檔案管理中，檔案的密級決定了入庫的限制，這要求檔案管理者根據信息使用者的權限劃分等級，以便為其信息獲取提供更多便利。以婦幼保健類機構為例，其日常管理部門需要開展后勤管理、主營業務管理、緊急公關、醫療輔助、外部口碑管理等業務，因此其檔案管理工作也需要針對以上管理工作進行公文檔案的優化管理，以滿足各部門獲取信息的需求。

業務流程管理和檔案存儲功能

在文檔一體化管理過程中，業務流程與技術數據存儲是核心模塊。它要求相關管理者收集業務開展過程中產生的各種關鍵信息，并對其進行加工和處理，例如在電子公文檔案管理過程中進行文件歸檔、電子公文接收、歸檔文件的接收、電子文件的獲取和檢索以及檔案實體單位業務數據備份等。其中，基礎數據存儲主要指對各種類型的用戶管理報表進行存儲，內容涵蓋各種歸檔文件的元數據以及電子文檔的元數據。基本信息存儲則指對文件材料的目錄內容、主題序號進行分類統計和管理。在保存電子文檔信息時還需要進行歸檔記錄，并保存電子檔案數據庫的中文信息。此外，電子公文檔案管理系統還具有基礎數據備份和恢復的功能，它主要包括將已歸檔的重要資料或文檔資料備份至光盤或硬盤等存儲器中；還可以將用戶在使用過程中所產生的新電子業務項目信息保存到系統中，以實現電子公文大數據的安全存儲。

數據檢索功能

在文檔一體化管理過程中，電子公文檔案管理系統的檢索功能要覆蓋電子文件的搜索、瀏覽，檔案全文檢索，實體檔案檢索等。它要求檔案管理部門能在短時間內快速調取相關人員的檔案信息，滿足不同用戶分類檢索信息的具體需求，進而為電子公文檔案的高效使用提供便利。以婦幼保健院相關機構為例，檔案管理部門在對患者的數據文檔信息進行存儲和管理時，往往會產生海量數據，尤其是婦幼的生產與護理方面，需要對各種用藥、參保內容進行存儲，同時，在為患者進行醫療服務時還需要及時調取病人醫療等方面的信息，以便進一步提高醫療服務的效率。電子公文檔案的一體化管理能夠提高部門之間的數據協同性和共享性，滿足急救門診等數據調取的需求。另外，電子公文檔案系統的數據檢索功能還能為相關單位的財務管理、績效管理、人力資源管理等提供信息技術支持。

文檔一體化背景下電子公文檔案管理面臨的挑戰

電子公文檔案的文檔資源整合難度增加

文檔一體化管理要求相關人員必須結合電子公文檔案管理所具有的非結構化特點，對檔案資源進行整合。因此，管理者面對的電子公文信息內容往往較為復雜，且數據量十分龐大，如果相關管理者并未構建有關大量一體化信息的分類系統，也未更換數據庫，很可能無法對電子供應檔案做到條理清晰、科學系統的管理。在文檔一體化管理中，管理者面臨的數據量也會進一步擴大。以上因素同樣影響了電子公文檔案管理系統的底層計算，它要求進一步提升系統軟件技術的水平，要求檔案一體化技術實現跨越式發展。另外，為了更好地實現文檔一體化管理的目標，電子公文檔案管理系統應當對紛繁復雜的數據內容做好存儲工作，同時構建安全管理的數據庫，滿足人們通過關鍵詞篩選獲取數據信息的實際需求，還要利用數據庫管理的層次機制，進一步提升管理系統的檢索速度和檢索能力。

檔案管理從業者缺乏文檔一體化意識和信息化管理專業素養

從文檔一體化技術發展以及平臺構建的要求來看，相關管理人員的技術必須過關，并具備數據安全管理一體化的意識。但是，目前許多在崗人員并不具備文檔一體化的綜合素養，在信息化管理方面，檔案管理者的專業知識儲備不過關，無法達到系統化管理的標準。在具體的文檔管理過程中，管理者文檔一體化意識的缺失很容易導致電子公文檔案管理系統出現漏洞。一般來說，文檔一體化管理需要相關人員根據用戶的檢索需求進行分類管理，以及構建不同用戶群體的相應使用權限，以便其能通過高級檢索對特定的信息進行批改、刪除，這就要求管理人員要根據自身權限及時對用戶信息內容進行查看。當系統內部出現信息漏洞或管理安全問題時，相關人員要及時予以解決，以保證用戶使用體驗，同時防止用戶發生意外。但是，目前許多部門的文檔一體化建設進程緩慢，專業技術人員水平較低，缺少信息化管理的操作意識和操作技術，對檔案管理平臺的操作和使用不夠專業，權限管理也不夠嚴謹。

電子公文檔案的一體化管理易受到數據安全性的挑戰

隨著信息技術的發展，人類社會已經進入大數據時代，電子公文檔案管理空間的開放性、互動性與交流性日益增加。尤其是在一體化數據管理過程中，更容易產生信息安全隱患。這要求相關管理者要構建更加嚴格的電子公文檔案管理權限等級和文檔一體化系統，以免檔案信息被濫用。同時，區分普通用戶和特殊用戶，著重保護保密性文件，這些都對一體化管理的技術人員提出了更高要求。目前，文檔一體化管理過程中還存在一些用戶操作的規范性問題，如某些用戶對電子公文檔案信息的隨意獲取、下載和使用會導致文檔信息內容被泄漏。在某些電子檔案一體化管理平臺建設中，相關管理者設置的信息安全防火墻不夠牢固，制定的使用規范不夠嚴謹，或者某些機構為了更好地提高數據信息內容的使用效率，降低了文檔信息的使用門檻，這容易使一體化管理系統內部面臨更多信息泄露的風險。

文檔一體化背景下電子公文檔案管理系統建設發展的具體策略

發揮信息技術優勢，提升文檔一體化管理效率

在文檔一體化發展過程中，信息技術的迭代升級有助于在技術層面實現電子公文檔案管理的規范化和科學化。因此，未來電子公文檔案管理系統的優化發展應做到以下幾點。一要借助信息技術管理優勢，突破文書系統、檔案系統、辦公系統、單位內部管理系統之間的信息壁壘，提高信息共享效率、數據同步效率、信息傳輸效率和數據一站式服務效率，進而提高檔案管理的整體效率。二要實現云共享和“互聯網+”有機融合。例如，有關部門可以與百度云、阿里云等科技云端供應商合作，充分發揮電子公文檔案等信息的共享價值，提高文檔信息的利用率。三是可以構建基于單位機構的智能平臺和信息技術文檔處理平臺，實現文檔的一體化管理。總之，為了更好地避免人員錄入的失誤或其他原因導致的信息采集錯誤，要發揮文檔大數據管理系統優勢，利用智能平臺收集、整理、錄入文檔信息，以確保電子部門檔案信息的完整性和準確性，同時要減少工作人員開展文檔管理工作的時間，提高一體化管理的整體效率。

明確公文檔案管理人員責任，提高其專業素養

電子公文檔案管理系統的一體化管理效率還與從事文檔管理工作人員的專業素養及工作態度有很大關系。因此，為了更好地實現文檔一體化管理，必須進一步引進先進的文檔管理理念，提高相關責任人和工作人員對文檔管理工作的科學認識，促使相關人員熟練掌握文檔管理的工作內容和具體職責，更好地適應信息化時代文檔一體化管理的新趨勢和新變化。首先，要培養相關人員的文檔管理理念，通過專業學習和定向培養，將安全管理的理念滲透到工作人員的檔案管理業務中。同時，要提高管理者與其他部門的協作意識，以減少一體化管理的漏洞。其次，要加強文檔管理人員的專業素養與能力。為了更好地培養管理者延伸管理和超前控制的意識與能力，促使工作人員在熟知各類文件檔案的歸檔規范和專業知識內容的基礎上，提高電子部門檔案管理的整體性和統一性，一方面，要通過單位的內部培訓提升員工的信息化素養以及對電子公文檔案管理系統的操作能力；另一方面，要通過外部招聘，吸引更多有活力、有知識、有技術的人參與到單位內部的電子公文檔案管理工作中來。最后，通過部門協作構建更加高效的檔案一體化管理機制。比如，可以由兩個或多個部門領導牽頭，共同組成文檔管理專家隊伍，共同探討符合本單位電子文檔信息管理實際的基本模式。

增強電子公文檔案管理的系統安全性

大數據時代的文檔一體化建設使電子公文檔案管理系統面臨著許多安全隱患。為此，首先要進一步培養相關人員的安全管理意識，對管理人員進行安全管理教育，同時保證管理系統的有效運行。在遇到具體的安全問題時，可以通過合理分工或相互協助，在第一時間找到并解決問題。其次，構建更加完善的安全管理體系，通過加強部分聯系，形成安全管理網絡。將所有涉及電子公文檔案管理系統的部門或人員納入安全管理體系建設中，提高部門的協同性，發揮安全管理人員、安全管理技術、安全管理制度的有效性，彌補安全管理漏洞。最后，提高電子公文檔案的物理安全性。盡管電子公文檔案在存儲、檢索、使用方面有著超越紙質檔案的諸多優勢，但電子公文檔案的保存也面臨著許多安全管理問題。為此，要構建更加有效的物理保護設施和保護機制。例如，在保存相關磁盤、光盤等設備時，要避免其受到電磁波或外界環境的影響；要針對不同的存儲介質構建相應的物理存儲安全措施，盡可能減少人為因素的影響，提高電子公文檔案的安全性。

重新設計和優化電子公文檔案管理系統的檢索流程

電子公文檔案管理系統的數據檢索需要建立在用戶角色分析、接檔、審批權限管理等基礎性工作之上。當用戶進行信息檢索時，需要通過角色分析授予使用者部分權限，并在用戶驗證登錄之后為其提供加密數據。因此，為了減少電子公文檔案管理數據傳輸過程中可能存在的數據泄露問題，相關人員需要增強加密設計，并結合密鑰的使用規范，杜絕數據盜取、數據更換和數據竊聽等問題的產生。以天水婦幼保健院為例，單位管理部門可以根據關鍵詞檢索的具體需要設置常規搜索詞匯，還可以引進反監聽監控技術和數據加密技術，規避電子公文檔案管理中可能出現的信息盜取、修改、刪減問題。此外，優化電子公文檔案一體化管理設計還可以通過多層次聯合的方式進行。

綜上所述，文檔一體化管理平臺可以從管理功能、業務流程功能、基礎數據存儲和檢索功能、信息資源共享平臺等方面進行優化，完成對平臺工作內容的補充。該平臺對檔案管理人員的日常管理工作至關重要，其不僅可以高效完成檔案的分類工作，還可以獲取檔案的來源以及檢驗其中是否存在不可入庫的因素。本文主要針對當前公文檔案一體化的管理工作展開研究，致力于提升其檔案管理質量，以便為其之后的經營管理提供便利。從文檔一體化管理系統建設中存在的具體問題出發，如其在硬件、系統、管理人員等方面存在的問題，并在信息技術引用、檔案管理人員優化、系統安全性提升、電子工程檔案的優化和檢索等基礎上制定相應的優化策略，以期為之后的公文檔案管理工作提供相關建議。

（作者單位：天水市婦幼保健院）