郭曉峰 劉言東
“我們已經建成紙質檔案數字化系統,實現了檔案的上傳、保存、訪問、在線查詢等功能,服務自然資源管理的水平大幅提升。”方城縣自然資源局檔案室負責人說。
近年來,方城縣自然資源局把數字化建設作為提升檔案管理水平的有力抓手,成立專門機構,按照籌劃、試點、建庫、應用四步走戰略,扎實推進檔案信息化管理工作。
系統規劃? ?試點先行
針對之前檔案查詢效率低、管理難度大等問題,方城縣自然資源局及時成立專門的工作機構——信息中心,并于2021年啟動紙質檔案數字化工作。
工作中,信息中心通過主動與各股(室)充分對接,了解檔案資料要件構成,圍繞“保存什么資料、如何保存使用”進行研討,廣泛聽取意見建議,最終采用檔案掃描錄入方式,對建局以來各類紙質檔案進行信息化處理。結合實際工作需要,信息中心主動加強與技術協作單位對接,廣泛了解建庫要素條件,圍繞“建什么樣的系統、如何建設數據庫”進行研討,多方收集信息,充分進行調研,確定了建庫所需的掃描件格式、形成的電子版資料命名形式,明確了系統框架構成、功能體現,形成了建庫初步規劃。
鑒于開展此項工作暫無可借鑒經驗,該局決定按照“試點先行、由點帶面、總結提升、全面展開”原則開展工作,試點股(室)指定專人,根據入庫條件要求,對所有檔案資料按年度、類別等進行整理、掃描,并列出檔案資料的目錄清單。按照建庫規劃,技術協作單位指定專業技術人員,編寫系統程序,實施建庫工作,多次組織座談會,對基本框架結構、模塊組成進行調整完善。
嚴格把關? ?建成系統
方城縣自然資源局組建以后,如何更好地為履行“兩統一”核心職責提供支撐保障,成為檔案管理工作的重點和難點。原國土資源局、規劃局檔案信息化水平差異較大,而通過紙質檔案數字化系統建設,實現了檔案資源標準統一和質量提升、各類檔案的有序管理與規范利用,為行政管理職能的履行起到了重要支撐作用。
針對股(室)歷史積累的檔案資料多、掃描入庫工作量大等問題,為加快工作進度,該局在先期試點股(室)取得經驗基礎上,組織機關各股(室)利用掃描儀、復印機、手機等同步開展掃描工作。信息中心與主辦股(室)通過反復對接,從掃描格式、掃描質量、存儲形式、命名方式、成果內容等方面不斷修正、完善和規范。
為全面做好紙質檔案數字化系統建設,做到掃描建庫兩不誤,該局通過與協作單位反復商討,從框架布局、存儲上傳、搜索功能、編輯刪除、賬號管理和權限設置等方面經過多次調整、修正和完善,將紙質檔案數字化系統安裝到系統服務器。信息中心按照工作規范,先后將移交掃描成果的股(室)掃描成果導入系統數據庫,并進行反復調試。根據應邀人員校驗、檢驗情況,結合其實踐運用體驗效果,積極采納合理化意見建議,并多次邀請技術協作單位對數據成果和系統及時進行完善,順利完成紙質檔案數字化系統基礎功能建設。
全面應用? ?效能提升
信息中心作為紙質檔案數字化建設的具體承擔單位,依托既有的先進網絡基礎環境,充分發揮人才優勢、技術優勢,加大資金投入,配備業務骨干,為建設數字化檔案提供了有力支撐保障。
該局邀請協作單位對信息中心人員進行系統使用、錄入操作、運行維護等方面的培訓,達到系統操作熟練、規范使用;對所有需要進行檔案入庫掃描的股(室)掃描人員進行系統的規范化培訓,提高掃描操作能力和應用能力,做到掃描成果清晰、高效、規范,適時組織開展各股(室)新檔案資料掃描錄入工作,并及時把完成掃描任務、達到技術要求的股(室)掃描成果錄入數據庫,實現掃描、錄入一體化。
按照管理權限和資料密級等級,該局建立自然資源數據共享體系,設置不同賬號訪問權限,加強數字化系統的實踐操作和成果運用,充分發揮系統的功能和性能。制定出臺《方城縣自然資源局檔案管理制度》,在明確工作職責的同時,明確檔案的收集、整理、分類、存儲和使用等工作,嚴格執行檔案保密、保管制度,確保檔案的完整、安全,實現數字檔案的規范管理和有效使用,有效提升服務能力和水平。(作者單位:方城縣自然資源局,河南省自然資源綜合保障中心)