智慧校園背景下，高校辦公平臺與檔案系統的對接研究

摘 要：在智慧校園背景下提高檔案的管理效率與使用效率，實現高校辦公平臺與檔案系統的有效對接，能夠合理配置資源，消除信息溝通障礙，提升管理水平。以山東輕工職業學院為例，在對接過程中存在著兩個平臺操作系統不兼容、管理制度以及檔案格式不一致等一系列問題。這就需要我們有針對性地制定對接策略，優化系統設計，選擇合理對接模式，規范檔案管理要求，提高檔案工作效率。本文基于對智慧校園的理論探討，匯總了智慧校園背景下高校辦公平臺和檔案系統對接的必要性及其存在的問題，并給出了解決措施，旨在為相關理論與實踐研究提供理論參考。

關鍵詞：智慧校園；辦公平臺；檔案系統；對接

高校檔案是高校在行政管理、教育教學、人才培養、社會服務以及科學研究等活動中產生的圖表、文字、數字、光盤、聲像等歷史記錄，是師生在教學活動、教學管理以及教學研究過程中形成的具備保存價值以及參考意義的歷史記錄。完善的高校檔案可以直觀再現一系列高校教學流程，是推動高校教學改革、提升教學質量、強化教學評估、維護合法權益的重要依據。我國高校檔案長期采取二元管理模式，從傳統辦公模式向信息化辦公模式轉變，高校檔案管理系統需要構建一套兼顧紙質文檔和電子文檔差異，并能融合兩種文檔的優點，充分發揮各自使用價值，確保兩類文檔能夠實現無縫對接的管理體系。隨著信息資源多元化開發，其存在形式不斷變化，高校資源利用需求也發生了改變。傳統辦公程序和檔案管理機制無法滿足二元管理模式的要求，需要將智能化、自動化以及數字化技術納入高校實際工作當中，推動智能檔案系統和辦公平臺的對接，成為目前高校構建現代信息管理機制的任務。

一、智慧校園概述

近年來，信息技術得到飛速發展，國家大力倡導“互聯網+教育”模式，不斷推進教育信息化升級和轉型，以“互聯網+技術”引領與支撐教育信息化。教育部頒布的《2018年教育信息化和網絡安全工作要點》以及《教育信息化“十三五”規劃》中提出了建設“智慧教育示范區”的設想，將智慧校園與數字校園建設作為核心任務，要求發揮地方以及學校的積極性，引導高校根據自身的實際情況進行特色化發展。這也表明，智慧化校園的建設逐漸邁入了全新的發展階段，現階段的任務在于全面轉換傳統工作思維模式，將學校各個部門的工作并入校園“一網通辦”系統，實現數字校園向智慧校園的轉化。智慧校園指的是使用大數據、物聯網、云計算等技術，感知、傳送以及處理校園內應用服務系統獲取各類信息的系統化工程，能夠按照高校的實際情況做出個性化定制，為師生提供更加高效、便捷的服務。山東輕工職業學院高度重視教育信息化和智能化水平的全面提高，將智慧教育項目建設納入“十四五”和中長期發展規劃。2021年6月，學校入選山東省“智慧教育示范區（校）”創建單位。“智慧檔案”作為“智慧教育”的一項重要任務，也被納入了學校檔案的長遠規劃。檔案管理部門與高校各職能部門、師生均有關聯，因此，其信息化水平將會對智慧校園服務水平產生直接影響。高校檔案管理系統涉及全體教職員工以及學生的根本利益，對其進行系統升級，實現與辦公平臺的對接，勢在必行。

智慧校園的發展為高校檔案系統與辦公平臺的對接創設了機遇。一方面，智慧校園信息系統能夠為檔案系統與辦公平臺對接提供物質保障；另一方面，大數據、物聯網以及云計算等技術的有效運用，使得收集、存儲以及處理大量數據成為可能，為高校檔案系統優化升級給予技術支持。但是，與此同時，智慧校園的發展也會導致海量信息沖擊高校數據中心、傳統管理模式與新興業務不匹配、信息化系統運行存在安全隱患等問題，使得高校檔案系統升級面臨著一定的挑戰。

二、智慧校園背景下辦公平臺與檔案系統對接的價值

1.歸檔自動化

當前，高校辦公已經實現了自動化，多數電子文件都能夠通過辦公平臺進行統一管理，在管理中要理順檔案的分類、歸檔范圍以及潛在的價值，結合各部門職能分工不同按照不同的性質納入與之對應的數據庫，有助于檔案管理人員對組卷進行管理。比如，對于一般性公告、通知以及新聞等可以使用存根不編排的方式歸檔。對于紅頭文件等具備一定執行力的文件需要依據《檔案法》對其整理、收集以及歸檔，保證電子文檔可以準確、成體系地從辦公平臺轉移到檔案系統中。因為辦公平臺中的電子文件轉換歸檔不同于傳統紙質檔案，其無論是在管理制度、證據性還是在管理方法等方面都無法取代紙質檔案，因此辦公平臺需要將電子檔案和紙質檔案進行融合，發揮各自的優勢，只有這樣才能夠保證電子檔案與紙質檔案的同步整理與歸檔。

2.管理制度化

利用高校辦公平臺進行電子文件的分類，并且將需要歸檔的合同、公文以及協議等相關資料準確納入檔案資料庫當中，確保電子檔案的產生、處理更加有效、科學。在處理檔案的進程中，要對電子文檔的歸檔、保管、移交等流程、制度進行優化，產生有制度、有原則的約束，保證電子檔案能夠在操作上實現有章可循，最終做到制度化管理，確保電子檔案的可靠性、真實性以及完整性。

3.格式規范化

自動化平臺對傳統辦公模式產生了一定沖擊，同時也給傳統文件歸檔理念帶來了極大變革。辦公平臺產生的各類電子文檔，工作人員不僅要鑒定這些文檔是否具備價值，還要和相關部門聯系，明確文件是否完整，從而加強檔案的歸檔工作。高校辦公平臺日常需要處理大量的信息，涉及繁雜的內容，各個管理部門間的信息互動和亟待處理的文件眾多，不僅造成了信息資源的分散，同時也使得文檔的格式雜亂繁多，不僅存在word文檔，還包含大量pdf、excel、ppt等格式的文件。而辦公平臺與檔案系統的對接，能夠按照實際需要，規范歸檔步驟，嚴格檔案管理，將電子文件轉變為電子檔案，保證電子文件格式的有序化和標準化。

三、智慧校園背景下辦公平臺與檔案系統對接中存在的問題

1.操作系統煩瑣

雖然不同高校的工作內容存在差異性，但也存在很鮮明的共性，即操作系統非常繁雜。所以，高校辦公軟件要定期優化和更新，只有這樣才能夠保證辦公平臺的高效。辦公平臺和檔案系統的對接，無論是操作流程，還是操作規范上都存在著差異，使得那些剛接觸系統的工作人員無所適從，很難馬上進行熟練操作。與此同時，不同員工的素質和信息素養差異，也增加了對接的難度，導致融合系統的優勢難以得到充分發揮，甚至還會造成運行效率低下。此外，辦公平臺和檔案管理系統存在著差異性，使得兩種系統的操作人員技術方向不同，想要在短期內培養能夠熟練操作兩個系統的技術人員，難度較大。

山東輕工職業學院的辦公平臺也經歷了幾個發展階段，早在2009年學校引入OA辦公系統，后限于擴容，無法滿足學校各部門管理需要，2018年，學校自主開發了CRP辦公平臺，圍繞信息化基礎平臺建設，逐步實現了“全校一張網、基礎一平臺、網站一個群、上網一個號、校園一張虛擬卡”等目標。2010年，學校安裝了檔案管理系統。2019年，檔案管理系統升級，容量進一步擴充，運行更為簡便迅捷。但在2021年以前，學校的辦公系統與檔案管理系統為兩套獨立的運行系統，互不兼容。電子文件在辦公平臺辦結后沒有經過程序的處理，不符合檔案系統歸檔要求，檔案室仍然需要手工掃描，造成人力和物力的浪費，而且極易出錯。

2.安全等級不對等

高校辦公和檔案工作領域在信息安全等級設定上存在不同。檔案信息化是一個系統化的問題，需要信息技術的支持、檔案數字化以及安全模式等各方面緊密結合。電子文件、電子檔案要做到管理過程可控、數據存儲可靠。相較于辦公系統，檔案管理系統的內容保密級別更高，因此，電子檔案安全保障也演變為工作重點。辦公系統盡管也存在著安全要求，可是安全等級不如檔案管理高，導致高校辦公平臺與檔案系統安全級別不對等，必然會對二者的對接產生影響。

3.管理制度不統一

因為高校辦公平臺和檔案系統的性質不同，如辦公平臺多為公開性的，檔案管理則通常帶有保密性質。所以，二者制定、遵從的管理制度也不同，這種差異表現為工作規范要求、操作流程、標準設定和監督事項等多個層面。因此，制度差異會造成高校辦公系統和智能檔案管理無法深度對接，難以構建一套健全的管理機制。

四、智慧校園背景下辦公平臺與檔案系統對接策略

1.科學設置操作系統

首先，全面提升辦公平臺的科學性與系統性，優化設計專業化的檔案信息化管理軟件。檔案管理部門要參與到辦公平臺的設計過程中，防止辦公平臺設計功能和內部工作程序、系統之間存在不銜接或者是不兼容的問題。檔案工作人員要和系統研發人員討論檔案自動化管理系統的需求以及功能，不僅要保證總體框架設計簡潔，同時也要認真梳理整個流程，通過檔案部門和研發企業之間協作，保證整個系統可以更快地處理文書和資料，同時也能夠肩負起后續的歸檔管理工作，全面提高檔案管理的時效性、科學性、準確性。其次，確保檔案管理系統的安全。（1）要全面提高電子檔案辦公平臺管理的安全性。在健全系統軟件功能的前提下，通過加密技術、防火墻技術以及區塊鏈技術等，提高電子檔案辦公平臺管理安全性。（2）健全文書檔案辦公自動化管理的相關規章制度。辦公平臺與檔案系統對接完成以后，檔案管理部門要會同高校內其他部門共同健全規章制度，全面貫徹落實安全責任制，構建多部門集體參與的電子檔案安全保密體系。（3）要強化對相關人員的安全教育工作，理順使用與操作流程，不僅要加強技術層面的安全管控，同時也要防范人為因素造成的安全問題，全面保證辦公平臺與檔案系統對接后的安全。

2.合理選擇對接模式

高校辦公平臺與檔案系統對接的模式包括了以文件交換為核心的多系統并行模式、以檔案系統為基礎的多系統融合模式以及以辦公平臺為基礎的單系統對接模式。首先，以文件交換為基礎的多系統并行模式下，系統之間的交流是采用文件交換的形式實現，也就是按照標準文件格式，保證文件端的交換。從本質上看，其更加傾向于高校規模小、學生數量少、空間距離遠、數據交換頻率低的地方性職業院校和專科院校。其次，以辦公平臺為基礎的單系統銜接模式。該模式下，辦公平臺不再開發各種已經成熟的業務系統，而是通過接口的方式完成與這些系統的對接，保證功能的有效銜接。從本質來看，該模式為業務集成模式，其適用于學生數量相對較多、空間距離比較近、檔案文件數量較多的省級綜合類院校。最后，以檔案系統為基礎的多系統融合模式。該模式采用大數據思維，對高校二元檔案進行綜合性管理，在數據級整合二元數據，并且將檔案系統作為基礎，全面融合多種業務系統的綜合性檔案管理系統。該模式下，檔案管理是核心，除了原有的檔案管理內容以外，拓展了其他綜合性業務模塊，使其能夠成為模塊化的管理平臺。這種模式多運用于學生數量巨大、檔案資料繁多、空間距離遠、經費重復的全國性綜合類高校。山東輕工職業學院采取了以文件交換為基礎的模式，學校檔案室梳理對接要求，與信息中心進行一次次溝通，先是在學校辦公平臺建立了鏈接——“同步到檔案系統”。為保證文件齊全完整，電子文件作為兩個部分來實現，即文件本身轉換成符合電子文件的歸檔格式，流轉過程生成符合歸檔格式的電子文件，通過兩個步驟，實現辦公平臺文件同步到檔案系統。

3.規范管理檔案要求

傳統檔案多為紙質文件，檔案管理人員需要從自身的經驗出發對檔案進行歸檔處理，檔案管理進程中難以實現規范統一，對檔案管理質量產生了不利影響。智慧校園的發展前景，對檔案管理工作提出了全新的要求。紙質文檔與電子文檔被廣泛關注。電子文檔的生成、管理、傳輸以及開發進程中都需要在計算機中自動完成。這就需要檔案管理人員在電子檔案的搜集、登記以及分類、管理等諸多環節都要依據檔案辦公平臺的規范與要求操作，保證檔案信息的系統與準確。山東輕工職業學院辦公平臺的公文包含收文和發文兩種格式。收文在流轉過程中審閱、簽批等處理環節形成的材料，發文在制發過程中經過領導審批、簽發等環節形成的過程性材料，以及重要的文件修改稿等電子文件材料，如果沒有經過相應處理，不符合檔案系統歸檔要求，就無法做到檔案的完整性和可用性。同時，還需要確定檔案管理人員明確職責范圍與具體職責，健全檔案管理制度，充分結合檔案管理系統的要求，健全辦公平臺中檔案管理工作的相關機制，不斷優化辦公平臺流程，提升檔案的管理效率。

六、結語

信息技術不斷更新迭代的今天，“智慧+”概念已經融入了各行各業的發展中，推動智慧校園項目在學校落地實施，是未來的一大趨勢。辦公平臺和檔案系統對接是推動文檔保存系統發展的有效方式，能夠提升檔案保護的管理水平。在智慧校園背景下，將會有更多更加高效的管理模式與優化方案涌現出來，檔案管理人員需要提升檔案管理能力，為辦公平臺管理以及檔案保護提供更加優質的對接服務。實施辦公平臺與檔案管理系統的對接，建立兩個既獨立又相互關聯的數據庫，實現兩個數據庫的相互轉換和利用，逐步建設完成智慧檔案一體化管理系統，實現信息互聯互通、共建共享，為高校智慧校園建設提供充足的信息儲備和信息基礎。實現檔案管理與辦公業務過程化管理，提高工作效率，有效保證紙質檔案的安全性和完整性，是檔案信息化進程的需要，也是未來檔案管理的發展趨勢。

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（作者單位：山東輕工職業學院）

作者簡介：國艷秀（1971—），女，漢族，山東淄博人，碩士，館員，研究方向：檔案信息資源開發與利用。