??建設智慧校園　打造高校檔案管理機制

任苗苗

檔案作為重要信息資源需要進行簡單、安全、快捷的現代化管理，檔案管理工作肩負著“保存歷史、還原歷史、總結歷史、評價歷史、促進發展”的使命。當前在數智化時代，檔案數字化轉型和電子文件管理對檔案工作提出了新的技術要求。與信息技術深度融合是檔案工作走向現代化的必由之路。在智慧校園建設背景下，高校應建立檔案安全管理長效機制，推動檔案事業創新發展、轉型發展、高質量發展。

數字化轉型是當前各大領域的一大熱點，隨著人工智能、大數據、物聯網等技術的日漸成熟，智慧校園已然成為未來校園的發展趨勢。智慧校園建設一直是教育信息化建設的重點工程，在當前背景下，“數智化”既是國家政策的導向，也有利于滿足檔案治理的需求，并取得了顯著成效。

智慧校園綜述

智慧校園的概念特征

信息化時代背景下，高校智慧校園的發展面臨著思想、方法和認知等方面的困難，深刻影響著大學信息化的全面發展。智慧校園指的是以物聯網為基礎的智慧化的校園工作、學習和生活一體化環境，這個一體化環境以各種應用服務系統為載體，將教學、科研、管理和校園生活進行充分融合（如圖1）。數據治理是建設智慧校園的必由之路，有效的數據治理可以確保數據高效可信，從而全面釋放數據資產的價值，為高校的健康發展賦能。

智慧校園建設的發展

推動智慧校園建設的意義重大，不僅有利于實現數據共享，有效避免出現“信息孤島”，還有利于提高工作效率和信息化應用水平，同時提升學校形象，增強其綜合競爭力。近年來，國家出臺了大量政策支撐中國智慧校園的建設與完善，《國家教育事業發展“十三五”規劃》明確指出要支持各級各類學校建設智慧校園，綜合利用互聯網、大數據、人工智能和虛擬現實技術探索未來校園管理新模式。因此，高校必須轉變傳統智慧校園建設思路，通過打造“云中大學”，完善強大的智慧校園“底座”，借助新媒體平臺，從智慧環境、數字資源、信息素養等六個方面明確智慧校園建設的目標和任務，構建基于云端的統一身份認證系統，建設混合云校園平臺。

高校智慧檔案管理工作

在信息化時代，從數字化校園向智能化校園的轉變是高校轉型的明確方向。以國家政策為指引，智慧校園建設之路就在腳下，實現全面覆蓋只是時間問題。教育部數據表明，2022年，全國共有高等學校3013所；全國普通、職業本專科共招生1014.54萬人，比上年增長6.11%；全國共有高等教育專任教師197.78萬人。檔案是全國3000多所高等學校工作的重要組成部分，檔案工作是提效管理和辦學的必要條件，是維護高校歷史真實面貌的重要工作。對于高校而言，檔案是在日常校園管理、招生工作、教學工作、學校基礎建設、校園科學研究等活動中直接或間接形成的對國家、社會、學校和學生具有保存價值的記錄，是對大學的辦學歷程、教學經驗、科研成果等的全面真實記錄，具有極大的數據價值和科研價值。與傳統的檔案管理相比，基于智慧校園建設背景所開展的高校檔案管理工作具有無法比擬的優勢。

傳統高校檔案管理存在的問題

高校檔案材料較分散，收集、提交不及時

高校檔案種類眾多，分散在各個院系；兼職檔案管理人員沒有受過專業訓練，工作效率不高，在進行檔案收集工作時常出現漏收或誤收的現象；管理機制缺乏統籌規劃，檔案收集的完整性和提交的及時性不足。

檔案存儲空間不足，急需拓展數字檔案室

許多高校用密集架對檔案進行排架和保存，隨著業務量逐年遞增，檔案數量大幅增加，檔案存放空間不足，檔案電子化、數字化進程緩慢，難以滿足增量管理的需求。

服務理念及方式滯后，降低檔案利用效率

高校檔案尤其是教學、科研等資料，使用率高，靠人工服務難以滿足用戶的需求，急需通過在線化、數字化手段提升檔案查閱、借用效率，助力高校管理與運營更好地開展。當前傳統高校檔案管理工作需要制訂智慧高校檔案數字化管理解決方案，助力高校實現數字化管理升級，賦能教學提質提效。

檔案管理制度不完善，缺乏專業的檔案管理人員

對于高校檔案管理來說，其管理制度直接影響著檔案管理各項工作的效率及質量，管理制度不完善會在一定程度上造成檔案管理混亂。就實際情況來看，高校在檔案管理制度建設方面投入的精力較少，制定的管理制度不夠完善，未能明確每個崗位的工作職責，存在職責交叉、多頭管理等問題，嚴重影響了高校檔案管理的工作質效。同時，高校檔案管理人員的能力及素質是開展各項工作的重要基礎，但是部分檔案管理人員身兼多職，檔案管理能力不足，無法保證高校檔案管理的工作質量，也無法滿足檔案管理的信息化發展需求。

智慧校園建設下完善高校檔案管理機制的路徑研究

高校應以檔案數字化建設為契機，優化檔案的收集、管理、使用業務流程，進一步加快數字檔案的規范化管理，推動高校檔案管理工作邁上新臺階，促進高校檔案管理的高質量發展。

加強領導，建立完善的檔案管理工作制度

高校應當成立智慧校園建設領導小組，結合學校辦學特色，制訂學校信息化發展規劃和智慧校園建設計劃，秉承“需求導向、分步實施、軟硬并重、突出應用”的建設理念，將智慧環境、智慧學習、智慧管理三條主線作為建設的重點，按計劃推進智慧校園建設。依規管檔是保證檔案工作健康發展的重要手段，要嚴格執行檔案管理制度，嚴格履行檔案查閱手續，杜絕隨意翻閱等現象，確保檔案管理安全可靠。根據高校實際情況構建科學的檔案管理體系，進一步加強高校檔案管理工作的規范化、標準化建設，將高校檔案管理工作推上科學化、規范化、制度化之路。同時，在檔案管理設施上加大經費投入，檔案室實行專人管理，為檔案管理人員安排專用辦公室，配置電腦、打印復印一體機、檔案盒、檔案裝訂設備等專用設施，進一步提高高校檔案精細化管理水平。

創新理念，實現與智慧校園的有效連接

智慧校園信息化建設的不斷深入對高校檔案管理提出了更高的要求。如何將大數據等新興技術應用于高校數字檔案館，做好智慧校園背景下的高校檔案管理工作是當前的重要課題。高校必須遵循“泛檔案觀”“以人為本”“知識服務”理念，在落實國家檔案局規范性文件的同時，根據高校檔案館轉型需求制訂高校檔案館信息化解決方案。在高校檔案管理工作中結合云計算、物聯網、大數據、移動互聯網等新興技術，在建設數字檔案館基礎上，以全面透徹的感知、寬帶泛在的互聯、智能融合的應用以及以人為本的可持續創新理念為主要建設內容，對數字檔案信息進行異構采集、智能管理、安全保存，并通過各種平臺提供公共檔案信息主動服務和共享利用的檔案信息集成系統。

挖掘特色，實現高校檔案全生命周期管理

推動高校智慧檔案館建設是推動高校智慧校園工作提升跨越的有力抓手。“智慧檔案館”是智慧城市背景下社會公眾對檔案事業的一種期望，是檔案工作者為適應智慧城市發展給未來的檔案館設定的一個愿景。它是檔案資源、檔案管理業務、檔案館舍設施以及檔案管理人員在以云計算構筑的信息生態環境下呈現出的檔案館新形態。高校智慧檔案館的建設離不開無線射頻識別技術，RFID讀寫器通過無線信號采集檔案信息，通過RFID芯片實現實體檔案從形成、歸檔、利用及精準定位查找等全生命周期的管理，實現了檔案的無序存放、有序管理，擺脫了高校檔案存放次序混亂的困境（見圖2）。智慧化高校檔案管理要實現以人為本的可持續創新，為學生提供包括學籍檔案翻譯與認證、成績復印蓋章、學歷學位認證、在讀證明等在內的自助式檔案服務。同時，結合3D技術與多媒體技術，通過互聯網在線展示校園特色文化。為了更好地管理和長期保存教務系統中產生的大量電子文件，探索實踐電子文件單套制管理模式和應用OFD版式格式，也是高校智慧檔案館建設的“必修課”。

科學管理，切實增強高校檔案管理的安全性

檔案實體保管安全、數據存儲安全、系統應用安全、用戶訪問安全等可以為檔案提供多層次安全保護，加強智能融合的應用。建立科學高效的高校檔案管理系統，加強檔案的全周期管理，從文件產生源頭著手，實現文檔檔案一體化管理，從檔案收集整理到歸檔入庫，到借閱使用，打破傳統檔案管理方式，確保檔案“收存管用”更加高效，保證文件處于受控安全的狀態。以高校檔案信息資源庫為主要依托，采用先進的數據挖掘技術，通過文件分類、文件聚類、語義分析、專題聚合、多維建模等手段對數據進行深入挖掘，將數據轉化為知識，并構建知識庫。寬帶泛在網絡極大地提高了工作的效率，保障了檔案管理的安全性。如基于局域網，通過集成自助查詢終端和身份識別設備等，為到館查檔的師生提供高效、便捷、自助式的檔案利用服務；基于校園網，面向在校學生、教職工提供全面的檔案信息資源利用服務，實現跨門類、跨格式、跨數據庫的全文檢索；基于移動互聯網，開放檔案利用，實現在線查檔。

順應時代，加快建設檔案管理人才隊伍

檔案管理人才隊伍的建設至關重要。智慧校園建設背景下，高校檔案管理工作的重要任務就是加快推進檔案數字化建設。第一，強化責任意識。切實做好日常的檔案資料數字化歸檔工作，大力提升學校檔案信息化管理水平。第二，規范檔案管理，建立健全檔案管理機制。第三，加強業務學習，加強檔案管理隊伍建設，運用現代化管理技術，推動高校檔案實現資源數字化、管理現代化、服務網絡化，不斷提高高校檔案管理的科學化水平。在未來，智慧校園背景下的高校檔案管理人員應進一步提升檔案利用服務水平，助推歷史文化傳承，努力推動實現檔案資源共享，使檔案能夠真正服務于校園和社會。

新時代，檔案工作是維護學校歷史真實面貌，服務學校中心工作，保障廣大師生根本利益的重要事業，檔案管理智能化、便捷化、信息化成為檔案管理人員的主要訴求。智慧校園建設背景下，應進一步加強檔案資源體系、治理體系、利用體系、安全體系建設，推動檔案治理效得到新提升，檔案資源建設邁出新步伐，檔案利用服務達到新水平，檔案安全防線得到新加強，檔案信息化建設再上新臺階，校史研究、檔案編研再出新成果，創建多校區檔案事業協調發展的新機制，檔案科技創新實現新突破，檔案人才隊伍建設取得新發展，從而充分發揮檔案工作存史、資政、育人的作用，助力高校高質量發展。

（作者單位：浙江廣廈建設職業技術大學）