事業(yè)單位退休干部人事檔案管理現(xiàn)狀研究

李曉蕓

［摘 要］隨著社會的不斷進(jìn)步和事業(yè)單位干部人事檔案管理的規(guī)范化，事業(yè)單位退休干部人事檔案管理亟須引起重視，本文通過文獻(xiàn)研究法、經(jīng)驗總結(jié)法對其管理流程現(xiàn)狀進(jìn)行研究，針對收集、鑒定、整理中的問題提出相應(yīng)策略，從而為事業(yè)單位做好退休干部人事檔案管理工作提供一定的參考。

［關(guān)鍵詞］事業(yè)單位；退休干部；檔案管理

［中圖分類號］G27文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

事業(yè)單位退休干部人事檔案記錄著所有事業(yè)單位干部的學(xué)歷水平、工作經(jīng)歷、績效考核、黨性修養(yǎng)、職稱職務(wù)等各個方面的具體情況。隨著退休高峰期到來及人均壽命增長，事業(yè)單位退休干部人數(shù)不斷增加，干部退休之后的檔案管理工作日益重要。然而，事業(yè)單位對人事檔案管理流程中基礎(chǔ)性環(huán)節(jié)不夠重視導(dǎo)致退休干部人事檔案管理中的問題日益暴露。本文對退休干部人事檔案管理流程中的基礎(chǔ)性環(huán)節(jié)進(jìn)行分析，針對收集、鑒定、整理中的問題提出相應(yīng)策略，從而為事業(yè)單位做好退休干部人事檔案管理工作提供一定的參考。

1 事業(yè)單位退休干部人事檔案的管理現(xiàn)狀

事業(yè)單位退休干部人事檔案是從在職干部人事檔案角色轉(zhuǎn)變過來的，是在職干部人事檔案的延續(xù)。退休干部人事檔案是養(yǎng)老保險待遇核算的依據(jù)，干部人事檔案的齊全完整關(guān)系著每一位退休干部的切身利益，因此要重視干部人事檔案管理中的收集、鑒定、整理這些基礎(chǔ)性環(huán)節(jié)。

1.1 事業(yè)單位退休干部人事檔案收集現(xiàn)狀

退休干部人事檔案由早年學(xué)習(xí)工作所形成的檔案材料以及退休時所形成的材料構(gòu)成，由于時間跨度大，所以檔案材料收集不全面。隨著現(xiàn)代通信技術(shù)的發(fā)展，事業(yè)單位負(fù)責(zé)退休干部人事檔案收集的工作人員根據(jù)《干部人事檔案工作條例》《中共中央組織部關(guān)于完善干部人事檔案材料的通知》要求，通過電話、微信、短信等方式與退休干部或者與退休干部原工作單位聯(lián)系，催要退休教職工未歸檔的檔案材料或者讓原工作單位移交未歸入本人檔案的原始檔案材料。現(xiàn)階段退休干部人事檔案需繼續(xù)收集以下三階段的檔案材料。

首次就業(yè)在事業(yè)單位，且從參加工作到退休都沒有調(diào)離原工作單位的退休人員，即只收集齊全完整干部本人在本單位所形成的干部人事檔案材料。例如，大學(xué)畢業(yè)后被分配至事業(yè)單位工作的人員，檔案材料主要包含：干部（職工）履歷表、事業(yè)單位工資表、學(xué)籍檔案、各類證明材料、職務(wù)任免表、職稱評定材料、事業(yè)單位轉(zhuǎn)正定級審批表等。

首次工作但不在本事業(yè)單位的，此類人員檔案收集所涉及的內(nèi)容較多，即除了收集本單位工作中形成的檔案材料，重點收集來本單位之前所形成的特殊檔案材料。例如，退伍軍人轉(zhuǎn)業(yè)的，這類人員的檔案包含的內(nèi)容豐富且特殊，由于部隊的管理體系與其他單位不同，導(dǎo)致所形成的檔案材料目錄名稱不同于常見的檔案材料，收集和辨別難度大，涉及入伍體檢表、入伍登記表、退伍鑒定表、部隊的各種獎勵登記表、士兵警銜報告表、退出現(xiàn)役登記表、安置退伍軍人審批表等；通過調(diào)動手續(xù)來到事業(yè)單位的，來事業(yè)單位前有可能是通過招工首次參加工作或者是有民辦教師、插隊等經(jīng)歷，后來從全日制大中專畢業(yè)再次分配就業(yè)的，這類退休職工經(jīng)歷復(fù)雜，在職時干部基本信息審核認(rèn)定或退休核算養(yǎng)老保險待遇時都可能會短缺工作經(jīng)歷材料，所以在退休前此類職工檔案材料收集應(yīng)盡量齊全，最大限度維護(hù)干部職工的檔案權(quán)益。

干部退休時及退休后的檔案收集，即收集干部退休時及其以后的檔案，主要有退休審批表、各種退休金領(lǐng)取情況登記表等材料。

1.2 事業(yè)單位退休干部人事檔案鑒定現(xiàn)狀

鑒定是檔案管理工作的關(guān)鍵性環(huán)節(jié)，如果鑒定標(biāo)準(zhǔn)不嚴(yán)格、鑒定人員工作不認(rèn)真，就會影響事業(yè)單位退休干部人事檔案的價值［1］。在整理檔案的過程中要根據(jù)制定的鑒定原則和標(biāo)準(zhǔn)對檔案材料進(jìn)行鑒別斟酌，但是筆者在查閱退休干部人事檔案及整理檔案的過程中發(fā)現(xiàn)有不少退休干部的人事檔案中，同一退休干部出現(xiàn)多個參加工作時間的證明材料，退休干部人事檔案材料是否屬于干部本人有待考證，尤其是同名同姓干部的檔案材料，存在錯裝、漏裝、誤裝等情況。由于歷史原因以及干部人事檔案整理鑒定政策的變化，退休干部人事檔案的鑒定工作需要在與時俱進(jìn)的同時保留時代特征，鑒別剔除多余重復(fù)檔案材料，保護(hù)原有檔案中特有的檔案材料。

1.3 事業(yè)單位退休干部人事檔案整理現(xiàn)狀

目前仍有部分事業(yè)單位沒有嚴(yán)格按照干部人事檔案分類要求整理退休干部人事檔案。大多數(shù)檔案管理人員并不具備專業(yè)的檔案知識，他們完全是憑借經(jīng)驗對檔案進(jìn)行分類。由于檔案整理工作量大，緊急時事業(yè)單位采用檔案外包服務(wù)，專門整理退休干部人事檔案，導(dǎo)致整理粗糙，抽檢達(dá)標(biāo)率低。筆者通過實地走訪了解事業(yè)單位退休干部人事檔案具體情況，有相當(dāng)一部分事業(yè)單位的人事檔案原件內(nèi)容無法閱讀，退休檔案因最初形成人事檔案時隨意折疊或因?qū)嶓w檔案保存條件不合適等造成檔案材料字跡模糊或者殘缺不完整。同時，在歸檔的材料中，還有一些重復(fù)歸檔的材料，如先進(jìn)工作者登記表、黨員登記表等。

2 事業(yè)單位退休干部人事檔案管理主要問題

事業(yè)單位退休干部人事檔案管理問題主要產(chǎn)生在管理流程中，涉及檔案材料收集不夠齊全、鑒定工作重視度不夠及整理不夠規(guī)范三方面。

2.1 人事檔案材料收集不夠齊全

退休干部人事檔案由學(xué)生時代的學(xué)籍學(xué)歷材料、參加工作時的干部履歷表、職工履歷表、年度考核表、工資表、工作變換時的調(diào)動表、思想政審表以及退休時的退休審批表等構(gòu)成，具有時間跨度大、收集范圍廣、收集難度大的特點［2］。目前事業(yè)單位退休干部人事檔案材料存在嚴(yán)重缺失的情況，需要較長周期才能完成干部人事檔案材料的收集工作。因而事業(yè)單位需耗費(fèi)大量時間和人力財力才能完成收集人事檔案的工作。盡管現(xiàn)在干部人事檔案管理中要求每千卷檔案配備一名專職檔案管理員，實際上檔案管理人員達(dá)不到這個標(biāo)準(zhǔn)。檔案人員遇到檔案檢查、限期審核時才倉促催收短缺檔案材料，這時的效果往往不盡如人意。

2.2 人事檔案鑒定工作重視度不高

檔案鑒定是根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)對檔案材料進(jìn)行甄別判斷，去粗取精，把有長期保存價值的檔案留存下來的重要工作，起著承上啟下的作用。干部人事檔案鑒定最基礎(chǔ)的工作是鑒別檔案中每一份材料的真實性、完整性和有效性，在鑒別基礎(chǔ)上把檔案材料整理齊全完整，核心是對檔案“三齡兩歷一身份”的審核認(rèn)定，即檔案信息的鑒定工作，并且干部人事檔案審核認(rèn)定是退休干部待遇核算的依據(jù)，關(guān)系每一位職工的切身利益。但是一部分事業(yè)單位并沒有意識到鑒定檔案材料的重要性，導(dǎo)致鑒定檔案信息困難。在干部人事檔案鑒定中主要存在以下問題：檔案中缺乏原始依據(jù)材料，無法認(rèn)定或者無法準(zhǔn)確認(rèn)定干部年齡、黨齡、參工時間、學(xué)歷以及身份等信息。組織人事部門并沒有嚴(yán)格執(zhí)行歸檔材料的審查要求，沒有把干部人事檔案鑒定工作放在關(guān)鍵位置。一部分檔案管理員認(rèn)為人事檔案鑒定只要把交過來的材料歸檔就行，一旦重新認(rèn)定檔案中的重要信息，可能會損害部分干部的利益，特別是涉及檔案造假的問題更是如燙手山芋，所以選擇走過場開展人事檔案鑒定工作，不愿意認(rèn)真處理鑒定中出現(xiàn)的問題。

2.3 人事檔案的整理不夠規(guī)范

只有科學(xué)合理地整理案卷，才能保證檔案管理工作的有序開展。目前單位退休干部人事檔案整理工作存在以下幾個問題：沒有準(zhǔn)確劃分人事檔案材料，不規(guī)范排序編碼，影響檔案正常的使用和查閱；沒有規(guī)范裱糊檔案材料，不利于檔案材料的保存；檔案裝訂極為隨意，沒按標(biāo)準(zhǔn)尺寸打孔裝訂，案卷中甚至存在脫頁狀況，可能出現(xiàn)材料丟失的情況；沒有統(tǒng)一紙張大小，影響檔案保存。出現(xiàn)以上問題的原因包括三個方面：一是事業(yè)單位檔案管理員責(zé)任意識不強(qiáng)，沒有及時按標(biāo)準(zhǔn)歸檔人事檔案材料；二是檔案管理員業(yè)務(wù)水平有待提高，干部人事檔案管理員只有具備專業(yè)檔案知識、較高的政治素養(yǎng)和實踐經(jīng)驗才能高效完成這項工作；三是專職檔案管理員不足，部分事業(yè)單位受限于人力資源問題，不得不安排其他工作人員兼職管理干部人事檔案，這類工作人員沒有接受過培訓(xùn)，缺乏必備的業(yè)務(wù)能力。此外，檔案管理工作內(nèi)容極為瑣碎，對檔案管理人員的效率提出很高的要求，由于以上主客觀因素影響，所以有相當(dāng)一部分事業(yè)單位無法規(guī)范地做好退休干部人事檔案整理工作。

3 事業(yè)單位退休干部人事檔案管理對策

要做好退休干部人事檔案管理，有必要在檔案管理基礎(chǔ)性環(huán)節(jié)下功夫，注重檔案收集這一起始環(huán)節(jié)，嚴(yán)控檔案鑒定這一關(guān)鍵性環(huán)節(jié)，及時進(jìn)行檔案整理這一核心環(huán)節(jié)。

3.1 注重退休干部人事檔案收集工作

事業(yè)單位在退休干部人事檔案日常管理中，要制定嚴(yán)格的干部人事檔案歸檔制度和歸檔期限表，并把這項基礎(chǔ)工作納入年度考核范圍，要求檔案管理員及時規(guī)范完成日常歸檔工作，只有這樣才能大大減少后續(xù)整理工作。事業(yè)單位在開展收集干部檔案過程中，需要注意以下幾方面內(nèi)容：

事業(yè)單位按規(guī)定做好干部人事檔案交接登記工作。依據(jù)本單位的實際情況，創(chuàng)建移交人事檔案臺賬，并及時更新臺賬信息。這樣才能真實、準(zhǔn)確地記錄干部人事檔案移交的信息和數(shù)量，便于后續(xù)干部人事檔案的查閱。

事業(yè)單位及時做好干部人事檔案收集工作。只有事業(yè)單位及時有效地收集人事檔案并歸檔，才能保障人事檔案的完整性。因為一旦發(fā)生組織架構(gòu)、人事變動或者干部工作調(diào)整，極有可能出現(xiàn)人事檔案材料丟失的情況，最終導(dǎo)致人事檔案不齊全。及時催要檔案材料才能確保每一卷干部人事檔案內(nèi)容的完整性和信息的準(zhǔn)確性。事業(yè)單位應(yīng)充分發(fā)揮“6·9”國際檔案日等特定時間作用，提升干部對檔案的認(rèn)知，確保干部檔案收集工作的有序開展。

事業(yè)單位管理人員要認(rèn)真核查移交來的干部人事檔案及歸檔材料，需要核查每一份檔案材料內(nèi)容、蓋章簽字信息、填寫字跡、用紙規(guī)范、檔案形成日期以及移交日期是否符合邏輯等情況。

3.2 嚴(yán)控退休干部人事檔案鑒定工作

加強(qiáng)檔案專業(yè)人才的培育及引進(jìn)。事業(yè)單位必須定期組織檔案管理人員進(jìn)行干部人事檔案專業(yè)知識學(xué)習(xí)，要求他們實時了解國家最新人事政策、檔案鑒定理論及干部人事檔案管理政策，有利于工作人員依據(jù)相關(guān)工作標(biāo)準(zhǔn)有序開展干部人事檔案鑒定工作。只有事業(yè)單位工作人員全面掌握鑒定標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容，才能在收集整理檔案的過程中做到綜合研判，有序開展檔案鑒定工作，才能有效規(guī)避后續(xù)在退休干部人事檔案工作中出現(xiàn)的一系列負(fù)面問題。事業(yè)單位應(yīng)引進(jìn)具備人事檔案管理相應(yīng)經(jīng)驗的專職檔案人員從事有關(guān)工作。目前不少事業(yè)單位沒有專職的檔案管理員，亟須引進(jìn)檔案專業(yè)人才進(jìn)行檔案管理，因為專業(yè)人才不僅具備檔案管理相關(guān)的專業(yè)知識，而且在鑒定人事檔案方面積累了豐富的經(jīng)驗，他們能夠采取最恰當(dāng)?shù)姆椒ㄓ行蜷_展檔案鑒定工作，能從專業(yè)角度從嚴(yán)鑒定退休干部個人信息，有助于對組織和干部負(fù)責(zé)，有助于有序開展檔案管理工作

強(qiáng)化事業(yè)單位“三齡兩歷一身份”信息認(rèn)定。對于檔案工作人員而言，要嚴(yán)格落實“凡提必審”“凡進(jìn)必審”“凡轉(zhuǎn)必審”的原則，依照干部人事檔案相關(guān)政策，在干部動議、考察、任職前公示、人才引進(jìn)階段，在檔案轉(zhuǎn)遞、接收等環(huán)節(jié)做好干部人事檔案審核工作，規(guī)避人事檔案信息被篡改和造假的情況發(fā)生［3］。在接收退休干部人事檔案環(huán)節(jié)，首先要鑒定檔案材料是否是人事檔案范疇內(nèi)容，其次要甄別材料是否屬于本人，最后要檢查材料的內(nèi)容、手續(xù)以及材料是否符合要求，嚴(yán)格落實干部人事檔案工作條例規(guī)定有序開展工作，如果發(fā)現(xiàn)材料不全、信息填寫不規(guī)范、檔案交叉歸檔等情況，應(yīng)結(jié)合實際情況和有關(guān)單位的權(quán)威證明進(jìn)行認(rèn)定，最大限度保障退休干部合法權(quán)益，同時不損害其他退休干部的合法權(quán)益。

事業(yè)單位要定期對干部進(jìn)行人事檔案培訓(xùn)。事業(yè)單位可以聘請檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)專業(yè)人員、檔案館專業(yè)工作人員、高校檔案專職教師來到事業(yè)單位開展有關(guān)人事檔案歸檔、人事檔案政策及填寫標(biāo)準(zhǔn)培訓(xùn)。這樣有助于干部本人增強(qiáng)檔案意識，了解國家相關(guān)干部人事檔案歸檔規(guī)定，有助于規(guī)范填寫檔案信息。

3.3 及時進(jìn)行退休干部人事檔案整理工作

檔案整理是把具有保存價值的檔案材料進(jìn)行組織、排列，使之系統(tǒng)化和條理化的過程，必須把檔案整理作為工作重點，從以下兩方面著手開展工作：

第一，事業(yè)單位定期安排檔案工作人員參加干部人事檔案整理標(biāo)準(zhǔn)的講座，從思想上認(rèn)識到檔案整理的重要性，了解檔案整理分類標(biāo)準(zhǔn)，充實檔案管理員的理論知識并付諸實踐，高效完成干部人事檔案整理工作。

第二，事業(yè)單位及時整理歸檔干部人事檔案材料。事業(yè)單位核查完收集來的干部人事檔案之后，根據(jù)干部人事檔案整理要求和標(biāo)準(zhǔn)及時分類、編目進(jìn)而整理歸檔，做好裝訂工作，避免檔案散材料丟失，從而有序開展后續(xù)的日常工作。

參考文獻(xiàn)

［1］黃霄羽. 外國檔案管理學(xué)［M］.北京：中國人民大學(xué)出版社，2008.

［2］高榮芳. 淺談干部人事檔案管理的現(xiàn)狀及對策［J］. 陜西檔案，2020（6）：39-40.

［3］朱辰. 社會化管理企業(yè)退休人員人事檔案工作的實施路徑［J］. 人才資源開發(fā)，2020（24）：95-96.