高職院校外事信息管理系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)

徐穎　宋子雄

關(guān)鍵詞：外事信息管理系統(tǒng)；系統(tǒng)功能；設(shè)計與實現(xiàn)

中圖分類號：TP311 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文章編號：1009-3044（2023）12-0044-04

為了更好地整合教育資源，實現(xiàn)資源的優(yōu)化配置，積極開展國際化辦學(xué)是提升中國職業(yè)教育的國際影響力的必然選擇。隨著近年來海外交流的不斷深入，外事出訪大幅度增加，給工作人員在日常事務(wù)和提供相關(guān)的統(tǒng)計數(shù)據(jù)方面增加一定難度。通過建設(shè)外事信息管理系統(tǒng)，提升學(xué)校的國際影響力，提高辦公自動化水平，加快審批速度，提升服務(wù)效能，更好地滿足學(xué)校外事工作需求，對促進(jìn)學(xué)校外事管理水平的提高，具有較大的現(xiàn)實意義。

1 外事信息管理系統(tǒng)的發(fā)展趨勢

建設(shè)高校外事信息管理系統(tǒng)，一方面滿足外事業(yè)務(wù)部門任務(wù)批件、護(hù)照辦理、護(hù)照簽證等管理功能，另一方面立足以人為本的理念，通過申請表單填寫指南、短信微信郵件等手段指導(dǎo)申請者如何準(zhǔn)確填寫申請表單和實時了解審批進(jìn)度以及護(hù)照、簽證等信息來提升服務(wù)水平。近年來，隨著高職院校國際化進(jìn)程的加快，外事管理呈現(xiàn)電子化的發(fā)展趨勢。

1.1 規(guī)范化的申請表單

基于外事信息管理系統(tǒng)對申請表單需要填寫的內(nèi)容進(jìn)行規(guī)范化定義，解決了傳統(tǒng)紙質(zhì)申請表單部分內(nèi)容在填寫時不規(guī)范、表述不準(zhǔn)確的現(xiàn)象，避免經(jīng)常出現(xiàn)改件和退件的現(xiàn)象。同時，通過下拉列表對話框?qū)σ恍┩|(zhì)性的欄目進(jìn)行固定化選擇填寫，通過前期的數(shù)據(jù)整理為后期的統(tǒng)計報表打下基礎(chǔ)。

1.2 科學(xué)化的審批流程

外事信息管理系統(tǒng)涉及因公出國（境）、長（短）期外籍專家、校際交流等信息管理，通過建設(shè)外事管理系統(tǒng)，科學(xué)設(shè)計審批流程，優(yōu)化審批步驟，避免傳統(tǒng)紙質(zhì)材料流轉(zhuǎn)不到位、審批不規(guī)范的情況發(fā)生，從而提高審批效率。

1.3 自動化的辦公手段

外事信息管理系統(tǒng)后臺管理包括批件管理、簽證管理、證照管理、查詢統(tǒng)計等，涉及范圍廣，可通過“一鍵輸出”、自動發(fā)送短信微信郵件等功能，滿足申請者實時了解相關(guān)證照的動態(tài)信息[1]，解決辦公流程不夠高效、信息傳遞不及時的問題，提高了辦事效率。

2 外事信息管理系統(tǒng)目標(biāo)分析

基于滿足對申報全過程信息化進(jìn)行有效管理、方便快捷查詢與統(tǒng)計有關(guān)信息、優(yōu)化傳統(tǒng)的工作模式、實現(xiàn)證照檔案的周全管理的業(yè)務(wù)需求，該系統(tǒng)需要達(dá)到界面的友好性與操作的方便性、任務(wù)進(jìn)度掌握的隨時性、各種信息查詢的方便性、有關(guān)數(shù)據(jù)的完整性與安全性、系統(tǒng)安裝維護(hù)操作的簡單性等目標(biāo)。

3 功能需求分析

3.1 外事信息管理系統(tǒng)用戶角色

系統(tǒng)管理員，享有使用外事信息管理系統(tǒng)中所有功能的最高權(quán)限。

外事專管員，享有使用外事信息管理系統(tǒng)中除用戶信息管理和角色管理外的所有功能。

普通用戶，僅限使用外事信息管理系統(tǒng)中綜合查詢、信息瀏覽、個人密碼修改以及注銷等。

3.2 用戶功能需求

1） 出國（境）團(tuán)組申報

由二級部門申報，交由國際交流中心和人事部門初步審核，通過后交給校級領(lǐng)導(dǎo)審查，通過后再由外事專管員（學(xué)校與上級主管單位及政府外事部門的聯(lián)絡(luò)專員）向上級主管單位及政府外事部門申報，通過后辦理出訪前包括辦理護(hù)照、生物信息的采集、辦理簽證等手續(xù)。

2） 證照管理

因公出訪得到了政府批準(zhǔn)，即獲得政府外事部門出具的出訪任務(wù)批件，接下來就可以辦理因公護(hù)照等證件。獲得證照后由外事專管員將證照信息先行存入數(shù)據(jù)庫，再由出訪人員履行外借手續(xù)后交外事專管員辦理因公簽證、出入境等手續(xù)。待出訪人員歸國時履行交還手續(xù)并交給外事專管員。為了加強(qiáng)證照的有效管理，系統(tǒng)對逾期未歸還證照的持證者發(fā)送信息，提醒其及時歸還證照。

3） 長（短）期來訪專家管理

由二級部門聯(lián)系后向?qū)W校申報，經(jīng)由國際交流中心和教務(wù)處審核資質(zhì)再交由校級領(lǐng)導(dǎo)審核，通過后，就能為其開具來華邀請信等相應(yīng)的辦理簽證文件，并全程記錄在系統(tǒng)中，同時將成功聘請或邀請的外籍人士的信息全部錄入系統(tǒng)，以便管理，方便查詢和統(tǒng)計。

4） 個人管理

方便出國人員在系統(tǒng)中實時查看有關(guān)信息，包括查看當(dāng)前參與的團(tuán)組手續(xù)辦理進(jìn)展信息和參與的歷史團(tuán)組信息。

5） 后臺管理

通過對系統(tǒng)維護(hù)、賬戶權(quán)限和密碼等后臺管理，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)作。

4 外事信息管理系統(tǒng)設(shè)計與實現(xiàn)

4.1 總體架構(gòu)設(shè)計

為了實現(xiàn)外事信息管理系統(tǒng)能夠有效地收集、整理、存儲、分析、報告外事活動等相關(guān)信息，該系統(tǒng)的總體架構(gòu)設(shè)計包含多個重要的部分，它們之間存在著聯(lián)系，彼此能夠協(xié)同工作，以支持高職院校外事管理的需求。它們包括：用戶管理、外事信息管理、外事活動管理、權(quán)限管理以及日志管理等功能。外事信息管理系統(tǒng)總體架構(gòu)設(shè)計如圖1所示，包括：用戶層、平臺服務(wù)層、應(yīng)用支撐層、數(shù)據(jù)層、網(wǎng)絡(luò)層。

1） 外事信息管理系統(tǒng)用戶層設(shè)計

外事信息管理系統(tǒng)用戶層設(shè)計是一種基于系統(tǒng)安全性和用戶便捷性的設(shè)計，是根據(jù)不同的終端訪問設(shè)備，來保證不同設(shè)備類型用戶對系統(tǒng)的訪問兼容性。同時還可以有效地提高用戶訪問系統(tǒng)的便捷性，為不同終端的用戶提供功能服務(wù)。

2） 外事信息管理系統(tǒng)平臺服務(wù)層的設(shè)計

外事信息管理系統(tǒng)平臺服務(wù)層的設(shè)計

是建立在許多現(xiàn)代IT技術(shù)的基礎(chǔ)之上，是外事系統(tǒng)的主體部分，應(yīng)根據(jù)功能需求提高外事系統(tǒng)的可用性和可擴(kuò)展性，以滿足各種現(xiàn)代高職院校外事管理中的復(fù)雜需求。

3） 外事信息管理系統(tǒng)應(yīng)用支撐層設(shè)計

外事信息管理系統(tǒng)應(yīng)用支撐層設(shè)計是實現(xiàn)系統(tǒng)整體目標(biāo)的關(guān)鍵組成部分，應(yīng)具備穩(wěn)定性、可靠性和可擴(kuò)展性。因此，外事系統(tǒng)應(yīng)用支撐層的設(shè)計應(yīng)著重考慮功能、性能、穩(wěn)定性、可靠性和可擴(kuò)展性等多方面的要求，實現(xiàn)高效、穩(wěn)定、可靠的系統(tǒng)運(yùn)行。

4） 外事信息管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)層設(shè)計

外事信息管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)層設(shè)計是整個系統(tǒng)的核心部分，負(fù)責(zé)管理和維護(hù)系統(tǒng)的所有數(shù)據(jù)，設(shè)計需要考慮到用戶的數(shù)據(jù)安全性和隱私保護(hù)等方面。重點在于構(gòu)建一個高可用性的數(shù)據(jù)存儲系統(tǒng)，以滿足外事信息管理系統(tǒng)的需求。同時需要考慮到數(shù)據(jù)的容量、可用性、安全性和可維護(hù)性等方面，以保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。

5） 外事信息管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)層設(shè)計

外事信息管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)層設(shè)計是基本組成部分，負(fù)責(zé)實現(xiàn)系統(tǒng)的計算機(jī)通信和網(wǎng)絡(luò)接入功能，網(wǎng)絡(luò)層設(shè)計必須具備較高的可靠性和安全性。同時根據(jù)外事信息管理系統(tǒng)的特點和實際需求，合理設(shè)計網(wǎng)絡(luò)拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)，以確保網(wǎng)絡(luò)的可靠性和可控性，并采用加密技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)訪問控制技術(shù)等多種安全技術(shù)，來保護(hù)網(wǎng)絡(luò)安全，確保系統(tǒng)的安全運(yùn)行。

4.2 外事信息管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫設(shè)計

外事信息管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫設(shè)計必須以提高數(shù)據(jù)庫的可用性、可靠性和安全性為基本原則，應(yīng)確定實體、關(guān)系和字段。下面采用外事信息管理系統(tǒng)E-R設(shè)計圖如圖2所示和數(shù)據(jù)庫表結(jié)構(gòu)表1～表4來描述外事信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的結(jié)構(gòu)。

1） 外事信息管理系統(tǒng)E-R圖的設(shè)計

2） 數(shù)據(jù)庫表的結(jié)構(gòu)設(shè)計

4.3 外事信息管理系統(tǒng)功能模塊設(shè)計與實現(xiàn)

外事信息管理系統(tǒng)的功能模塊設(shè)計應(yīng)當(dāng)充分考慮各個功能模塊之間的相互關(guān)系，以便更好地實現(xiàn)系統(tǒng)的功能需求。系統(tǒng)擬劃分為5大功能模塊，即：登錄管理模塊、系統(tǒng)管理模塊、信息管理模塊、信息查詢模塊、申報管理模塊，如圖3所示。

1） 外事信息管理系統(tǒng)登錄管理模塊設(shè)計與實現(xiàn)

外事信息管理系統(tǒng)登錄管理模塊的設(shè)計需要考慮到賬號的安全性和登錄的可靠性。在賬號的安全性方面，可以采用兩步驗證的方式，即用戶在輸入用戶名和密碼之后，再輸入驗證碼。在登錄的可靠性方面，實時監(jiān)控用戶活動，對發(fā)現(xiàn)的異常操作及時采取自動鎖定賬號等措施，確保登錄的可靠性。同時采取加密技術(shù)，對用戶信息進(jìn)行加密存儲，以防止數(shù)據(jù)泄露。此外，定時備份，以確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性。為提高用戶的便捷性，可以提供用戶記住賬號、多種認(rèn)證方式、多語言等，提升用戶的使用體驗。

2） 外事信息管理系統(tǒng)用戶管理模塊設(shè)計與實現(xiàn)

外事信息管理系統(tǒng)用戶管理模塊設(shè)計是提供對整個外事用戶信息的管理，包括：密碼修改、權(quán)限修改、信息修改等。針對不同的業(yè)務(wù)場景，能夠?qū)崿F(xiàn)高效的外事管理，滿足學(xué)校對外事業(yè)務(wù)的需求，提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

3） 外事信息管理系統(tǒng)信息管理模塊設(shè)計與實現(xiàn)

外事信息管理系統(tǒng)信息管理模塊是外事系統(tǒng)的重要功能之一，應(yīng)充分考慮安全性、可靠性和可用性等多方面的因素，設(shè)計出有效的證照管理、備案管理、項目信息管理等功能[2]，使外事系統(tǒng)的信息管理更加安全和高效。

4） 外事信息管理系統(tǒng)信息查詢模塊設(shè)計與實現(xiàn)外事信息管理系統(tǒng)信息查詢模塊的設(shè)計涉及多種功能的實現(xiàn)，包括：查詢信息的檢索和活動情況的統(tǒng)計分析和頁面打印等多種功能。查詢信息的檢索功能可以實現(xiàn)用戶根據(jù)關(guān)鍵字進(jìn)行檢索，查詢到相關(guān)的外事信息。外事系統(tǒng)活動統(tǒng)計分析功能可統(tǒng)計分析外事活動的情況，提供有效的數(shù)據(jù)決策依據(jù)。打印功能，可以便于用戶在紙質(zhì)上查看相關(guān)的外事信息。

5） 外事信息管理系統(tǒng)申報管理模塊設(shè)計與實現(xiàn)

外事信息管理系統(tǒng)申報管理模塊[3]是外事管理系統(tǒng)的核心部分。它可以為用戶提供便捷的申報服務(wù)，同時幫助外事管理者有效管理外事申報信息。申報管理模塊可以對外事的申報信息進(jìn)行登記、查詢、修改和刪除操作，以及審批流程中短信或郵件辦理進(jìn)度的提醒功能。

4.4 外事信息管理系統(tǒng)主要界面設(shè)計與實現(xiàn)

1） 外事信息管理系統(tǒng)登錄頁面設(shè)計與實現(xiàn)

外事信息管理系統(tǒng)登錄頁面是外事信息管理系統(tǒng)的入口[4]，用戶可以登錄系統(tǒng)登錄頁面如圖4所示。采用Bootstrap前端開源工具包技術(shù)，為外事系統(tǒng)界面提供簡潔統(tǒng)一的解決方案，同時因其包含了功能強(qiáng)大的內(nèi)置組件[5]，易于外事系統(tǒng)前端頁面的定制。同時基于Bootstrap 的響應(yīng)式CSS，使得外事信息管理系統(tǒng)能夠較好地自適應(yīng)于臺式機(jī)、平板電腦和手機(jī)等各類終端設(shè)備，提高用戶使用體驗感。

2） 外事信息管理系統(tǒng)的主界面設(shè)計與實現(xiàn)

外事信息管理系統(tǒng)的主界面設(shè)計如圖5所示，要考慮到用戶的使用習(xí)慣，以便提供有效、快速、簡潔、易用的操作界面。要符合系統(tǒng)的功能需求特性，包括系統(tǒng)首頁、網(wǎng)上申報、綜合查詢、統(tǒng)計分析等模塊，以滿足用戶在外事活動中所需要的信息管理需求。

5 結(jié)束語

通過外事信息管理系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)，實現(xiàn)了外事業(yè)務(wù)的電子化操作，提供了更可靠、更及時的服務(wù)，優(yōu)化了辦公流程，有效提升了學(xué)校外事管理水平和效率，為學(xué)校的國際化戰(zhàn)略提供數(shù)據(jù)支持。